Главная страница » блог » Microsoft Teams гостевой доступ – часть 2

Microsoft Teams гостевой доступ – часть 2

Microsoft Teams гостевой доступ

Все, что нужно знать о добавлении гостевых пользователей в MS Teams

В нашей первой статье о гостевом доступе в Microsoft Teams мы сосредоточились на активации и настройках в Teams Admin Center. В этой второй статье блога мы более подробно рассмотрим, как добавлять гостевых пользователей в команду.

Так что давайте окунемся с головой!

КАК ДОБАВИТЬ ГОСТЯ В СВОЮ КОМАНДУ В MICROSOFT TEAMS

После того, как вы убедитесь, что ваши гостевые настройки активированы, и настроите общеорганизационные настройки в центре администрирования Teams, вы должны быть готовы к добавлению гостевых пользователей!

ПРИМЕЧАНИЕ: Чтобы добавлять гостей в Teams, вы должны быть владельцем команды. Если вы являетесь IT-администратором, возможно, вам придется повысить свой статус до владельца команды (для этого просто перейдите в Центр администрирования команд и выберите Команды ➜ Управление командами).

Ниже приведен пошаговый процесс добавления гостей в вашу Команду:

  • Зайдите в приложение MS Teams, выберите Teams в навигационной панели слева и выберите команду, в которую вы хотите добавить гостя.
  • Нажмите на три точки “…” рядом с названием команды, а затем на “Добавить участника”.
  • Введите адрес электронной почты внешнего пользователя и выберите “Добавить [email] в качестве гостя”.
  • Нажмите на карандаш рядом с именем гостя, выберите “Редактировать информацию о госте” и измените его автоматически созданное имя пользователя на обычное имя. Подтвердите выбор нажатием на галочку.
  • Затем нажмите “Добавить”.
  • Теперь ваш гостевой пользователь получит приглашение по электронной почте.
Добавление гостей в Microsoft Teams

ПРИМЕЧАНИЕ: Ваш гость должен иметь аккаунт Microsoft 365 (рабочий или школьный). Если у него его нет, ему будет предложено создать бесплатный аккаунт Microsoft, связанный с его электронной почтой, прежде чем он сможет присоединиться к вашей команде.

НАСТРОЙКА РАЗРЕШЕНИЙ ГОСТЕЙ ДЛЯ ОТДЕЛЬНЫХ КОМАНД

Если вы являетесь владельцем команды и хотите предоставить индивидуальные разрешения своим гостям после их успешного добавления, все, что вам нужно сделать, это выполнить следующие шаги:

  • Выберите Команды на панели навигации в левой части приложения Microsoft Teams.
  • Нажмите на три точки “…” рядом с названием команды, а затем на “Управление командой”.
  • В “Настройках” откройте раздел “Разрешения для гостей”. Затем выберите разрешения, которые вы хотите включить. Вы можете решить дать гостям разрешение на создание и обновление каналов и даже, отдельно, на удаление каналов. (Здесь вы не найдете разрешения на файлы – их может настроить только глобальный администратор в настройках SharePoint).
Разрешения для гостей в Microsoft Teams

СОХРАНЯЙТЕ КОНТРОЛЬ НАД КОНТЕНТОМ, ПРЕДОСТАВЛЯЯ ГОСТЕВОЙ ДОСТУП КОМАНДАМ MS

РАЗНИЦА МЕЖДУ ВНЕШНИМ ОБЩИМ ДОСТУПОМ К ФАЙЛАМ И ГОСТЕВЫМ ДОСТУПОМ

Внешний обмен файлами популярен среди организаций для совместной работы над некоторым контентом с внешними пользователями. Однако у него есть и недостаток: Владельцу необходимо следить за общим содержимым и постоянно управлять им, чтобы сохранить контроль над содержимым с течением времени.

С другой стороны, гостевой доступ в MS Teams облегчает работу владельца команды, сохраняя весь контент в безопасности в арендованном помещении организации, где его можно легко защитить, отслеживать и контролировать.

ВЫВОД

В настоящее время организации переходят на новую сферу ведения бизнеса. Виртуальное сотрудничество через страны и границы, а также постоянная работа из дома в последние месяцы привели к тому, что использование Microsoft Teams получило значительное развитие.

В этих условиях Microsoft Teams играет важную роль в инновациях современной работы и цифровизации бизнес-операций. Microsoft предлагает два вышеупомянутых варианта добавления гостевых пользователей с настраиваемыми разрешениями, поскольку ваши потребности могут быть разными.

Эта функция полезна во многих отношениях, в основном потому, что в какой-то момент вам, вероятно, придется использовать комбинацию обоих вариантов для бесперебойного функционирования вашей организации. В таком случае Microsoft Teams помогает пользователям поднять свои организации на более высокий уровень, предоставляя обе возможности, одновременно или по отдельности.

Кроме того, это позволяет вам проводить обучение и повышать осведомленность членов вашей команды и устанавливать политики управления для обоих методов. Таким образом, вы можете быть уверены, что ваш контент и данные остаются в безопасности – независимо от того, предпочитают ли ваши пользователи внешний обмен файлами или гостевой доступ в Microsoft Teams.

Предоставление владельцам команд возможности утверждать новых гостевых пользователей, прежде чем они смогут присоединиться к команде, добавляет еще один уровень безопасности. Именно поэтому мы разработали Менеджер внешних пользователей (External User Manager) для Microsoft Teams. Он позволяет членам вашей команды запрашивать доступ для внешних пользователей, который владельцы команд могут одобрить или отклонить. После этого можно контролировать количество и деятельность приглашенных пользователей с помощью обзора разрешений, истории доступа и отчетов.

Узнайте больше о программе External User Manager и присоединяйтесь к нашей программе Early Adopter здесь:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт защищен reCAPTCHA и применяются Политика конфиденциальности и Условия обслуживания Google.