DAS PROBLEM

Externe Nutzer haben Zugriff, doch niemand weiß warum

Dienstleister, Partner und Lieferanten werden in SharePoint, Teams und Microsoft 365-Gruppen eingeladen. Monate später haben sie noch Zugriff, obwohl das Projekt endete oder der Vertrag auslief.

DIE LÖSUNG

Automatische Zugriffsprüfungen und Ablauf

Lege für jede Gasteinladung ein Ablaufdatum fest, führe regelmäßige Zugriffsprüfungen durch und entziehe den Zugriff automatisch, wenn er nicht mehr nötig ist. External User Manager hält deinen Tenant sauber, ganz ohne manuelle Eingriffe.

Alle Funktionen ansehen →

External User Manager access review detail showing pending approval status with auto-rejection countdown and request metadata

DAS PROBLEM

Du weißt nicht, wer worauf Zugriff hat

Gäste sind über Hunderte Teams, Sites und Gruppen verstreut. Es gibt kein zentrales Dashboard, keinen Audit-Trail und keine Antwort auf „wer hat diese Person eingeladen und warum?“, wenn der Prüfer fragt.

DIE LÖSUNG

Volle Gast-Übersicht in einem Dashboard

Sieh jeden externen Nutzer, wo er Zugriff hat, wer ihn eingeladen hat und wann sein Zugriff abläuft, alles auf einen Blick. Filtere nach Domäne, Status oder Ressource und finde genau das, was du brauchst.

So funktioniert es →

DAS PROBLEM

Jedes Audit wird zur Feuerwehrübung

Wenn Compliance einen Bericht über externen Zugriff verlangt, wühlt sich die IT durch PowerShell-Skripte und Admin-Center. Die Daten sind unvollständig, veraltet und brauchen Tage.

DIE LÖSUNG

Audit-fertige Compliance-Berichte

Erstelle Compliance-Berichte in Sekunden statt Tagen. Verfolge jede Gasteinladung, Freigabe und Zugriffsänderung mit einem vollständigen Audit-Trail, der ISO 27001, SOC 2 und DSGVO erfüllt.

Compliance-Funktionen entdecken →

External User Manager GDPR compliance document with digital signature capture for external user consent

External User Manager onboarding wizard with step-by-step navigation including intro, additional information, GDPR compliance, and code of conduct

DAS PROBLEM

Gast-Onboarding ist langsam, Offboarding passiert nicht

Neue externe Mitarbeiter warten tagelang auf Zugriff, während die IT Tickets manuell bearbeitet. Endet ein Projekt, denkt niemand daran, sie zu entfernen. So wächst ein Pool verwaister Gastkonten.

DIE LÖSUNG

Automatischer Gast-Lebenszyklus, von Anfang bis Ende

Automatisiere den gesamten Gast-Lebenszyklus von der Einladung bis zum Offboarding. Self-Service-Formulare mit Freigabe-Workflows machen Gäste in Minuten produktiv, und der automatische Ablauf entfernt sie pünktlich.

Mehr zum Lifecycle-Management →

Alles, was du zum Verwalten externer Nutzer brauchst

Von der Einladung bis zum Offboarding deckt External User Manager den gesamten Gast-Lebenszyklus ab. Kein Scripting nötig.

Gast-Einladungsportal

Self-Service-Formulare lassen interne Nutzer Gäste mit den richtigen Freigaben einladen. Schluss mit Schatten-IT bei Gasteinladungen.

Zugriffsprüfungen

Plane regelmäßige Zugriffsprüfungen für alle externen Nutzer. Prüfer bestätigen oder entziehen den Zugriff direkt aus Teams oder per E-Mail.

Automatischer Ablauf

Lege für jedes Gastkonto ein Ablaufdatum fest. Ist die Zeit um, wird der Zugriff automatisch entzogen, ganz ohne manuelle Bereinigung.

Domänen-Zulassungs-/Sperrlisten

Steuere, welche externen Domänen eingeladen werden dürfen. Sperre private E-Mail-Anbieter und beschränke den Zugriff auf freigegebene Partner.

Freigabe-Workflows

Mehrstufige Freigabeketten für Gasteinladungen. Führungskräfte und Compliance-Verantwortliche prüfen jede externe Zugriffsanfrage.

Compliance-Reporting

Erstelle audit-fertige Berichte zu allen externen Nutzern, ihrem Zugriff und ihrer Aktivität. Bereit für ISO 27001, SOC 2 und DSGVO.

Gast-Dashboard

Sieh jeden externen Nutzer in deinem gesamten Tenant in einer Ansicht. Filtere nach Domäne, Status, Ressource oder Einladungsdatum.

DSGVO & Datenschutz

Setze Datenschutzanforderungen durch, mit automatischer Einwilligungserfassung, Auftragsverarbeitungsverträgen und Workflows für das Recht auf Vergessenwerden.

So schneidet External User Manager im Vergleich ab

Sieh, wie External User Manager gegenüber den Alternativen für die Gastverwaltung in Microsoft 365 dasteht.

FunktionFunktion	External User Manager	Natives M365	PowerShell-Skripte
Gäste-Einladungsportal	✓	✗	– Manuelle Skripte
Zugriffsprüfungen	✓	– Nur einfaches Ablaufdatum	– Manuelle Skripte
Automatisches Ablaufen	✓	– Nur Präfix	– Manuelle Skripte
Genehmigungs-Workflows	✓ Im Teams-Chat✓ Im Teams-Chat	✗	✗
Domain-Allow-/Block-Listen	✓	✗	✗
Gäste-Dashboard	✓ Volle Sichtbarkeit	– Nur Admin Center	✗
Compliance-Reporting	✓	✗	✗
Kein Code nötig	✓	–	✗ PowerShell-Kenntnisse

Das sagen IT-Admins über External User Manager

Erfahre, warum über 40.000 Admins External User Manager für die Governance ihrer Microsoft-365-Umgebung vertrauen.

Wir haben sofort gemerkt, dass das genau das Richtige ist, weil wir nach einem Manager gesucht haben, bei dem es einen Genehmigungsprozess und ein übersichtliches Reporting gibt.

Dimitri Morgenstern

IT-Systemadministrator riha Wesergold GmbH & Co. KG

Mit dem External User Manager wissen wir genau, welche Gastnutzer auf welche Kanäle und Dateien Zugriff haben. Der Genehmigungsprozess hilft uns, einen besseren Überblick zu behalten. Und das Onboarding-Portal ermöglicht es uns, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten, indem wir unsere Gastnutzer vorher ein NDA unterschreiben lassen.

Artur Strzalkowski

Teamleiter Microsoft 365 Consulting, Digital Touch

Der External User Manager ist sehr einfach zu bedienen, superschnell zu installieren und eine großartige Ergänzung zu einer umfassenden Governance-Strategie, selbst für KMUs. Er ist unsere GO TO Anwendung, wenn es um das Gästemanagement in Microsoft 365 geht.

Christian Gorn

Sales Representative, GABO mbH & Co. KG

Es gibt immer wieder Kunden, die eine bessere und kontrollierbarere Möglichkeit für Gäste in ihrem Tenant benötigen. Vor allem dann, wenn die verantwortliche Person für einen Gast nicht in der IT sitzt. Der External User Manager bietet eine schnelle und einfache Reihe von Funktionen, die vielen Kunden bei ihren Anforderungen helfen.

Hendrike Seidt

IT-Consultant, Bechtle AG

Mit dem Teams Manager und External User Manager ist die Verwaltung von Microsoft Teams ein Selbstläufer. Wir müssen uns um nichts kümmern und haben trotzdem die volle Übersicht und Kontrolle über alle Gäste und alle Teams.

Michaël Schmitt

Netzwerk Administrator bei Bioland e.V.

Seit 3 Jahren hilft uns der Teams Manager dabei, unsere Microsoft 365 Umgebung aufgeräumt und sauber zu halten. Auch den External User Manager haben wir seit 2022 mit an Bord für unser Gästemanagement. Wir sind rundum zufrieden mit der Solutions2Share und den Teams-Apps.

Guenther Kerndl

Interzero Circular Solutions Europe GmbH

Häufige Fragen

Alles, was du über External User Manager wissen musst, vom Setup bis zur Sicherheit.

Wie lange dauert die Einrichtung von External User Manager?

Die meisten Organisationen sind innerhalb von 30 Minuten startklar. External User Manager wird als Microsoft Teams App bereitgestellt. Keine On-Premises-Infrastruktur, keine komplexe Installation. Verbinde deinen Tenant, richte deine erste Gast-Richtlinie ein und verwalte externe Nutzer sofort.

Funktioniert External User Manager mit Microsoft Entra ID (Azure AD)?

Ja. External User Manager läuft nativ mit Microsoft Entra ID für die Verwaltung von Gastidentitäten, B2B-Kollaborationseinstellungen und Richtlinien für bedingten Zugriff. Es unterstützt reine Cloud- und Hybrid-Umgebungen.

Kann ich alle Gäste in meinem gesamten Tenant sehen?

Klar. External User Manager bietet ein zentrales Dashboard, das jeden Gast über alle Teams, SharePoint-Sites und Microsoft 365-Gruppen zeigt, inklusive wer ihn eingeladen hat, wann er hinzugefügt wurde und wann sein Zugriff abläuft.

Wie handhabt External User Manager Zugriffsprüfungen?

External User Manager automatisiert regelmäßige Zugriffsprüfungen, indem es Ressourcen-Eigentümer auffordert, den Gastzugriff zu bestätigen oder zu entziehen. Prüfer antworten direkt aus Teams oder per E-Mail. Nicht bestätigter Zugriff wird nach einer konfigurierbaren Schonfrist automatisch entzogen.

Ist External User Manager DSGVO- und ISO 27001-konform?

Ja. Wir sind ISO 27001-zertifiziert und vollständig DSGVO-konform. External User Manager verarbeitet Daten ausschließlich in deinem Microsoft 365-Tenant. Keine Daten verlassen deine Umgebung, und wir durchlaufen regelmäßige Sicherheitsaudits durch Dritte.

Welcher Support ist enthalten?

Jede External User Manager-Lizenz enthält E-Mail- und Ticket-Support mit garantierten Reaktionszeiten. Enterprise-Kunden erhalten einen persönlichen Success Manager, eine Prioritäts-Warteschlange und vierteljährliche Compliance-Prüfungen.

Gäste sind ein Sicherheitsrisiko, bis du sie im Griff hast.

Externe Nutzer haben Zugriff, doch niemand weiß warum

Automatische Zugriffsprüfungen und Ablauf