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Verwalten Sie Gastbenutzer in Microsoft Teams

Mehr Überblick und Sicherheit in Microsoft Teams durch Gäste-Lebenszyklen und Zugriffsverwaltung für IT-Admins

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Kommentare zum External User Manager

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Kennen Sie als IT-Admin diese Herausforderungen?

  • Fehlender Überblick über alle Externen auf dem Tenant
  • Fehlender Überblick, zu welchen Teams die Gäste Zugang haben
  • Großer manueller Aufwand für Geheimhaltungsvereinbarungen
  • Fehlender Schutz für sensible Daten
  • Fehlende Lebenszyklen – Gäste müssen manuell entfernt werden

So kann Ihnen der External User Manager helfen:

  • Einfacher Überblick über alle Gäste
  • Direkt ersichtlich, zu welchen Teams Gäste Zugang haben
  • Onboarding-Portal mit benutzerdefinierten Geheimhaltungsvereinbarungen oder Datenschutzrichtlinien, die Gäste erst unterschreiben müssen, bevor sie Zugriff auf Ihre Umgebung erhalten
  • Automatisierte Lebenszyklen, um inaktive Gäste zu entfernen
  • Automatisierte Access Reviews und Lebenszyklen, um Gäste nach einem festgelegten Zeitraum zu überprüfen oder entfernen

External User Manager Videos

Sehen Sie sich unsere Videos an, um einen Einblick in den External User Manager und seine Funktionen zu erhalten.

Wie Sie die Kontrolle über Ihre Gastbenutzer in Microsoft Teams behalten

Wir stellen Ihnen External User Manager vor, unsere App zur Kontrolle von Gastbenutzern in Microsoft Teams.

Erhalten Sie einen Überblick über den External User Manager

Mit dem External User Manager können Sie den Gastzugang in Microsoft Teams verwalten.

Verwaltung von Gastbenutzern in Microsoft Teams - Kurze Demo

Sehen Sie sich die Verwaltung von Gastbenutzern mit dem External User Manager genauer an!

Die Funktionen des External User Managers im Überblick

Governance Automatisierung

  External User Manager Microsoft Teams
out of the box
Anfragen von Gästen in Microsoft Teams g g
Anfragen von Gästen in Microsoft 365 Gruppen g g
Gäste-Import g  
  – Vorhandene Gäste importieren und verwalten g  
Genehmigungs-Workflow g g
Metadaten g  
  – Benutzerdefinierte Metadaten für Gäste g  
Richtlinien Demnächst  
  – Namenskonventionen Demnächst  
Lebenszyklus-Management g E5 Lizenz
  – basierend auf Zeit g E5 Lizenz
  – basierend auf Triggern Demnächst  
    – Metadaten-Informationen Demnächst  
    – Inaktive Gäste Demnächst  
Governance zur Adoption g  
Onboarding-Portal zur Verfügungstellung von Compliance-Dokumenten in Form von PDFs, Videos, HTML-Seiten (z.B. DSGVO, NDAs, Onboarding-Videos, …) g  
Akzeptieren von AGBs g E5 Lizenz
Webjob: Deaktivierung des externen Zugriffs für bestehende Teams g  
    – Whitelist g  

Compliance

  External User Manager Microsoft Teams
out of the box
Zugriffskontrolle g g
  – Berechtigungsübersicht für Gastbenutzer Demnächst  
  – Historie für Gastbenutzer Demnächst  
Regelkontrolle g  
  – Vereinbarungsprüfung und -historie für Endnutzer g  
  – NDA-Prüfung und -Historie g  
  – DSGVO-Prüfung und -Historie g  

Information für Team-Besitzer

  External User Manager Microsoft Teams
out of the box
Übersicht über Gastbenutzer g g
Zugriffsanfragen g g
Übersicht Zugriffsanfrage g  

Sicherheit

  External User Manager Microsoft Teams
out of the box
Gastzugang (ein/aus) g g
Prozess für Zugriffsanfragen g E5 Lizenz

Bot

  External User Manager Microsoft Teams
out of the box
Benachrichtigungen zum Lebenszyklus g  
Benachrichtigungen zu Zugriffsanfragen g  

Reporting

  External User Manager Microsoft Teams
out of the box
Inaktive Gäste Demnächst  
Aktive Gäste g g
Bericht zu Zugriffsanfragen g  
Compliance-Bericht g  

Benutzerfreundlichkeit

  External User Manager Microsoft Teams
out of the box
Lösung für Mitarbeiterschulungen g  
Dokumentationen g  
Schulungsvideos g  

Enterprise (optional)

  External User Manager Microsoft Teams
out of the box
Webhook-Implementierung g  
Blocker für SharePoint-Seiten g  
Rest API g  
Flow zum Genehmigungsprozess hinzufügen g  
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DEMO (30-Minuten)

Es ist uns wichtig, Ihre Anforderungen und Ziele zu verstehen. Wir hören zu und arbeiten gemeinsam daran, Ihnen das beste Tool für das Verwalten Ihrer Gastbenutzer in Microsoft Teams zu bieten.

Diese Kunden profitieren bereits von unseren Lösungen

Warum Unternehmen den External User Manager verwenden

0 %

Nutzerorientierung und Nutzerzufriedenheit

0 #

Governance Apps im Teams Store

0 %

weniger Arbeitsaufwand durch IT pro Jahr*

0 %

weniger Kosten für IT-Berater pro Jahr*

*für 1.500+ Nutzer, mit IT-Berater 1.400€/Tag

Kundenstimmen

Lesen Sie, wie unser Management Tool für Microsoft Teams unseren Kunden geholfen hat, die Kontrolle über Gastbenutzer in Microsoft Teams zu behalten.
Der External User Manager ist sehr einfach zu bedienen, superschnell zu installieren und eine großartige Ergänzung zu einer umfassenden Governance-Strategie, selbst für KMUs. Er ist unsere GO TO Anwendung, wenn es um das Gästemanagement in Microsoft 365 geht.
Christian Gorn über External User Manager

Christian Gorn

Sales Representative, GABO mbH & Co. KG

Es gibt immer wieder Kunden, die eine bessere und kontrollierbarere Möglichkeit für Gäste in ihrem Tenant benötigen. Vor allem dann, wenn die verantwortliche Person für einen Gast nicht in der IT sitzt. Der External User Manager bietet eine schnelle und einfache Reihe von Funktionen, die vielen Kunden bei ihren Anforderungen helfen.
Hendrike Seidt über External User Manager

Hendrike Seidt

IT-Consultant, Bechtle AG

Mit dem External User Manager wissen wir genau, welche Gastnutzer auf welche Kanäle und Dateien Zugriff haben. Der Genehmigungsprozess hilft uns, einen besseren Überblick zu behalten. Und das Onboarding-Portal ermöglicht es uns, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten, indem wir unsere Gastnutzer vorher ein NDA unterschreiben lassen.
Arthur Strzalkowski über External User Manager

Artur Strzalkowski

Teamleiter Microsoft 365 Consulting, Digital Touch

Preise

Small (1-249 User)
125
/ Monat*
Gastbenutzer anfragen
Genehmigungs-Workflow
Aufbewahrungs-Richtlinien
Lebenszyklus Management
Gäste Import
Adoption Governance
Reporting
Gastbenutzer Historie
Medium (250-999 User)
315
/ Monat*
Gastbenutzer anfragen
Genehmigungs-Workflow
Aufbewahrungs-Richtlinien
Lebenszyklus Management
Gäste Import
Adoption Governance
Reporting
Gastbenutzer Historie
Large (1.000-4.000 User)
505
/ Monat*
Gastbenutzer anfragen
Genehmigungs-Workflow
Aufbewahrungs-Richtlinien
Lebenszyklus Management
Gäste Import
Adoption Governance
Reporting
Gastbenutzer Historie
XL (4.000+ User, pro User)
1,50
/ Jahr*
Gastbenutzer anfragen
Genehmigungs-Workflow
Aufbewahrungs-Richtlinien
Lebenszyklus Management
Gäste Import
Adoption Governance
Reporting
Gastbenutzer Historie

Bitte beachten Sie: Der optionale Support ist nicht im Preis enthalten.

*Nur als Jahresabonnement erhältlich. Preise ohne Steuer.

Sie möchten kaufen statt abonnieren? Kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected]

External User Manager Blog-Beiträge

Hier finden Sie einige unserer Blog-Beiträge zum External User Manager

Microsoft Teams: External User Manager

Gäste zu Microsoft Teams einzuladen ist einfach. Schwieriger wird es, den Überblick über alle Gäste zu behalten, sie rechtssicher gemäß Ihren Compliance- und Unternehmens-Richtlinien zu integrieren und nicht mehr benötigte Gäste zu …

Onboarding von Gästen in Microsoft Teams und M365-Gruppen

Das Onboarding von Gästen in Microsoft Teams mit dem automatisierten Onboarding-Portal des External User Managers sorgt dafür, dass Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Microsoft Teams Gastzugang und externe User – alles Wissenswerte zu Gästen in Microsoft Teams

In diesem Blog-Beitrag werfen wir einen Blick auf alle Details und Themen rund um den Gastzugang in Microsoft Teams. Von der Aktivierung bis hin zur Konfiguration von Berechtigungen …

Alle Blog-Beiträge

FAQ zur Gastbenutzer Verwaltung in Microsoft Teams

Eine Liste mit häufig gestellten Fragen zur Verwaltung von Gastbenutzern in Microsoft Teams.

Kann ich den Gastzugriff in Microsoft Teams zentral steuern?

Für eine gute Governance-Struktur ist es sehr wichtig, den Gastzugriff zu einzelnen Teams zu kontrollieren. Je nach Strategie und Art des bestehenden Teams können Gastzugriffe erlaubt oder blockiert werden. Mit dem External User Manager lässt sich der Gastzugriff sehr einfach für alle auf dem Tenant befindlichen Teams automatisch abschalten. Möchte man einzelne Teams davon ausschließen, nimmt man diese in eine Whitelist auf.

Wie behalte ich die Übersicht über alle Gastzugriffe in MS Teams?

Wenn über Teams Personen außerhalb der eigenen Firma Einsicht in ganze Projekte oder auch einzelne Dokumente bekommen, ist es sehr wichtig die Übersicht über diese Zugriffe zu bewahren. In der Anfragen-Übersicht des External User Manager sehen Administratoren alle genehmigten, abgelehnten oder zur erneuten Überprüfung stehenden Gastanfragen. Hier kann sowohl der jeweilige Status, als auch die Team-Zugehörigkeit, der Zugriffszeitpunkt und viele weitere Informationen eingesehen werden.

Was mache ich mit inaktiven Gästen auf meinem Tenant?

Gerade in Projekten ermöglicht Teams als Kollaborationssoftware die Zusammenarbeit verschiedener Personen. Nach einem erfolgreichen Projektabschluss kommt es häufig dazu, dass sowohl die Teams als auch deren Gastzugriffe vergessen werden – der Zugriff bleibt ohne manuellen Aufwand jedoch bestehen. Mit dem External User Manager kann man jedem aktiven Gast einen Lebenszyklus zuweisen. Dieser veranlasst automatisch eine erneute Überprüfung durch den Team-Besitzer nach einer selbst definierbaren Zeitspanne. Wird der User aus dem letzten Team entfernt, kann ihn der External User Manager automatisch aus der Azure AD entfernen. Somit entsteht kein Datenmüll im Hintergrund.

Muss ich Gäste manuell in der Azure AD anlegen um sie zu verwalten?

Gastaccounts können generell in der Azure AD einzeln angelegt werden. Für Gäste, die mit dem External User Manager einem Team hinzugefügt oder für ein Team angefragt werden, wird nach Beendigung des Prozesses ein Azure AD Gastaccount angelegt.

Benötige ich für die Gastbenutzer Verwaltung besondere Berechtigungen?

Teams-Nutzer haben häufig unterschiedliche Berechtigungen. Der External User Manager lässt sich innerhalb weniger Minuten aus dem Microsoft Teams App Store herunterladen und installieren. Bei der Erstinstallation muss der Tenant-Admin dem External User Manager initial ein Berechtigungsset erteilen. Alle weiteren Nutzer oder Administratoren der App benötigen keine besonderen Berechtigungen.

Wer trägt die Verantwortung für Gast-Anfragen in Microsoft Teams?

In der Regel sind ausschließlich IT-Administratoren oder M365 Consultants befugt, Einstellungen im Teams Admin Center und der Azure AD zu steuern. Mit dem External User Manager kann man diese Verantwortung teilen. Derjenige, der den External User Manager initial auf dem Tenant installiert, wird als Administrator des External User Managers angelegt. Dieser kann weitere Administratoren hinzufügen oder den Team-Besitzern die Verantwortung über die Gastanfragen ihrer Teams weiterleiten.

Gibt es einen Bericht über alle Gastzugriffe in Microsoft Teams?

Für Revisionszwecke ist es wichtig, Informationen über Accounts zu sichern, besonders wenn diese Zugriff auf den Unternehmens-Tenant und die damit verbundenen Daten hatten. Mit dem External User Manager kann man jeden Gast vor dem Zugriff auf den Tenant einen Onboarding-Prozess durchlaufen lassen. In diesem können Administratoren des External User Managers Gäste Vertraulichkeitsdokumente unterschreiben, selbst definierbare Metadatenfelder ausfüllen oder Videos anschauen lassen. Erst danach erhalten Gastbenutzer Zugriff auf den Tenant und zu einem Team. Diese Informationen lassen sich für jeden aktiven Gastzugriff als Zugangsbericht herunterladen und archivieren.

Mehr zu Microsoft Teams Governance

Weitere Informationen rund um den External User Manager und das Thema Microsoft Teams Governance finden Sie auf unserer Microsoft Teams Governance Themenseite.

Die Vorteile des External User Managers auf einen Blick

Kosten sparen

Der External User Manager kostet Sie weniger, als die Arbeitszeit eines IT-Beraters.

Aufwand reduzieren

Reduzieren Sie manuelle Verfahren und Arbeitsaufwand durch Automatisierungen.

Wildwuchs verhindern

Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Gastbenutzer mit dem Genehmigungs-Workflow.

Sensible Daten schützen

Schützen Sie Ihre Daten, indem Sie Lebenszyklen erstellen und inaktive Gastbenutzer entfernen.

Überblick behalten

Behalten Sie den Überblick mithilfe der Zugriffsverwaltung und Reportings.

Rechtlich sicherer Weg

Sorgen Sie mit dem Onboarding-Portal für eine bessere Einhaltung der Vorschriften.

Noch Fragen zum External User Manager? Kontaktieren Sie uns!

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Solutions2Share ist der größte Entwickler von Governance-Apps für Microsoft Teams, SharePoint und Microsoft 365.

Sicheres Hosting in Microsoft Azure
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Redundanz durch Hosting in zwei verschiedenen Microsoft Rechenzentren. Hosting in Microsoft Azure bedeutet, dass Sie von den Standardkonformitäts- und Sicherheitskontrollen (Azure CIS, SOC TSP, PCI DSS, ISO 27001 usw.) profitieren.