Verwalten Sie Gastbenutzer in Microsoft Teams

Kann ich den Gastzugriff in Microsoft Teams zentral steuern?

Für eine gute Governance-Struktur ist es sehr wichtig, den Gastzugriff zu einzelnen Teams zu kontrollieren. Je nach Strategie und Art des bestehenden Teams können Gastzugriffe erlaubt oder blockiert werden. Mit dem External User Manager lässt sich der Gastzugriff sehr einfach für alle auf dem Tenant befindlichen Teams automatisch abschalten. Möchte man einzelne Teams davon ausschließen, nimmt man diese in eine Whitelist auf.

Wie behalte ich die Übersicht über alle Gastzugriffe in MS Teams?

Wenn über Teams Personen außerhalb der eigenen Firma Einsicht in ganze Projekte oder auch einzelne Dokumente bekommen, ist es sehr wichtig die Übersicht über diese Zugriffe zu bewahren. In der Anfragen-Übersicht des External User Manager sehen Administratoren alle genehmigten, abgelehnten oder zur erneuten Überprüfung stehenden Gastanfragen. Hier kann sowohl der jeweilige Status, als auch die Team-Zugehörigkeit, der Zugriffszeitpunkt und viele weitere Informationen eingesehen werden.

Was mache ich mit inaktiven Gästen auf meinem Tenant?

Gerade in Projekten ermöglicht Teams als Kollaborationssoftware die Zusammenarbeit verschiedener Personen. Nach einem erfolgreichen Projektabschluss kommt es häufig dazu, dass sowohl die Teams als auch deren Gastzugriffe vergessen werden – der Zugriff bleibt ohne manuellen Aufwand jedoch bestehen. Mit dem External User Manager kann man jedem aktiven Gast einen Lebenszyklus zuweisen. Dieser veranlasst automatisch eine erneute Überprüfung durch den Team-Besitzer nach einer selbst definierbaren Zeitspanne. Wird der User aus dem letzten Team entfernt, kann ihn der External User Manager automatisch aus der Azure AD entfernen. Somit entsteht kein Datenmüll im Hintergrund.

Muss ich Gäste manuell in der Azure AD anlegen um sie zu verwalten?

Gastaccounts können generell in der Azure AD einzeln angelegt werden. Für Gäste, die mit dem External User Manager einem Team hinzugefügt oder für ein Team angefragt werden, wird nach Beendigung des Prozesses ein Azure AD Gastaccount angelegt.

Benötige ich für die Gastbenutzer Verwaltung besondere Berechtigungen?

Teams-Nutzer haben häufig unterschiedliche Berechtigungen. Der External User Manager lässt sich innerhalb weniger Minuten aus dem Microsoft Teams App Store herunterladen und installieren. Bei der Erstinstallation muss der Tenant-Admin dem External User Manager initial ein Berechtigungsset erteilen. Alle weiteren Nutzer oder Administratoren der App benötigen keine besonderen Berechtigungen.

Wer trägt die Verantwortung für Gast-Anfragen in Microsoft Teams?

In der Regel sind ausschließlich IT-Administratoren oder M365 Consultants befugt, Einstellungen im Teams Admin Center und der Azure AD zu steuern. Mit dem External User Manager kann man diese Verantwortung teilen. Derjenige, der den External User Manager initial auf dem Tenant installiert, wird als Administrator des External User Managers angelegt. Dieser kann weitere Administratoren hinzufügen oder den Team-Besitzern die Verantwortung über die Gastanfragen ihrer Teams weiterleiten.

Gibt es einen Bericht über alle Gastzugriffe in Microsoft Teams?

Für Revisionszwecke ist es wichtig, Informationen über Accounts zu sichern, besonders wenn diese Zugriff auf den Unternehmens-Tenant und die damit verbundenen Daten hatten. Mit dem External User Manager kann man jeden Gast vor dem Zugriff auf den Tenant einen Onboarding-Prozess durchlaufen lassen. In diesem können Administratoren des External User Managers Gäste Vertraulichkeitsdokumente unterschreiben, selbst definierbare Metadatenfelder ausfüllen oder Videos anschauen lassen. Erst danach erhalten Gastbenutzer Zugriff auf den Tenant und zu einem Team. Diese Informationen lassen sich für jeden aktiven Gastzugriff als Zugangsbericht herunterladen und archivieren.