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Verwalten Sie Gastbenutzer in Microsoft Teams

Reporting, Kontrolle und Zugriffsverwaltung

Preise
Gäste in Microsoft Teams verwalten
Gastbenutzer verwalten in Microsoft Teams

Genehmigungs-Workflow

Behalten Sie die Kontrolle mit dem integrierten Genehmigungs-Workflow und lassen Sie Ihre Anwender Zugriffsanfragen für Gastbenutzer stellen.

Zugriffskontrolle

Behalten Sie den Überblick mit der Berechtigungsübersicht und der Zugriffshistorie für Gastbenutzer und erstellen Sie Regeln für NDA und DSGVO.

Gastbenutzer Reporting

Sehen Sie aktive und inaktive Benutzer, erhalten Sie Benachrichtigungen über Regelverstöße und behalten Sie die Kontrolle über Ihre Umgebung.

Features

Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten durch einfaches Verwalten von Gastbenutzern in Microsoft Teams und Microsoft 365 Gruppen.

Interessiert? Jetzt External User Manager Preise ansehen oder Demo buchen.

Governance Automatisierung

 External User Manager
Anfragen von Gästen in Microsoft Teamsg
Anfragen von Gästen in Microsoft 365 Gruppeng
Genehmigungs-Workflowg
Metadateng
  Benutzerdefinierte Metadaten für Gästeg
RichtlinienDemnächst
  NamenskonventionenDemnächst
  AufbewahrungsrichtlinienDemnächst
  KlassifizierungenDemnächst
Lebenszyklus-Managementg
  basierend auf Zeitg
  basierend auf TriggernDemnächst
    Metadaten-InformationenDemnächst
    Inaktive GästeDemnächst
Zugriffsregelng
  Channel-Berechtigungeng
  Teams-Berechtigungeng
Governance zur Adoptiong
  Onboarding-Portalg
    LMSg
    Zertifikateg
    Konzept für Teams Adoptionsregelng
    DSGVO / NDA / Zustimmung der Gästeg
Webjob: Deaktivierung des externen Zugriffs für bestehende Teamsg
    Whitelistg

Compliance

 External User Manager
Zugriffskontrolleg
  Berechtigungsübersicht für GastbenutzerDemnächst
  Zugriffshistorie für GastbenutzerDemnächst
Regelkontrolleg
  Vereinbarungsprüfung und -historie für Endnutzerg
  NDA-Prüfung und -Historieg
  DSGVO-Prüfung und -Historieg

Information für Team-Besitzer

 External User Manager
Übersicht über Gastbenutzerg
Berechtigungsübersichtg
Zugriffshistorieg
Zugriffsanfrageng
Übersicht Zugriffsanfrageg

Sicherheit

 External User Manager
Gastzugang (ein/aus)g
Prozess für Zugriffsanfrageng

Bot

 External User Manager
Benachrichtigungen zum Lebenszyklusg
Bot zur Strukturierung von bestehenden GastbenutzernDemnächst
Benachrichtigungen zu Zugriffsanfrageng

Reporting

 External User Manager
Inaktive GästeDemnächst
Aktive Gästeg
Bericht zu Zugriffsanfrageng
Compliance-Berichtg
Berechtigungsübersicht und -historieDemnächst

Benutzerfreundlichkeit

 External User Manager
Lösung für Mitarbeiterschulungeng
Dokumentationeng
Schulungsvideosg

Enterprise (optional)

 External User Manager
Webhook-Implementierungg
Blocker für SharePoint-Seiteng
Rest APIg
Flow zum Genehmigungsprozess hinzufügeng
Buchen Sie eine Demo zu unseren Microsoft Teams Apps

DEMO (30-Minuten)

Es ist uns wichtig, Ihre Anforderungen und Ziele zu verstehen. Wir hören zu und arbeiten gemeinsam daran, Ihnen das beste Tool für das Verwalten Ihrer Gastbenutzer in Microsoft Teams zu bieten.

Preise

Gastbenutzer Verwaltung in Teams
Ab 0,11
/ User / Monat*
Anfrage von Gastbenutzern
Genehmigungs-Workflow
Namens- und Aufbewahrungsrichtlinien
Lebenszyklus Management
Zugriffsregeln
Adoption Governance
Reporting
Berechtigungsübersicht
Zugriffshistorie

Bitte beachten Sie: Der verpflichtende Support ist nicht im Preis enthalten.

*Nur als Jahresabonnement erhältlich. Preise ohne Steuer.

Sie möchten kaufen statt abonnieren? Kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected]

External User Manager Blog-Beiträge

Hier finden Sie einige unserer Blog-Beiträge zum External User Manager

External User Manager Release mit Bugfixes, Webhook, etc.

Wir haben das neueste Release für den External User Manager erfolgreich veröffentlicht. Gastbenutzer in Microsoft 365 Gruppen einladen, Mehrsprachigkeit Deutsch und Englisch, Webhook, Deaktivierung bestehender Teams für Gastbenutzer.

Microsoft Teams Sicherheit Teil 1 – Collaboration-Aspekte

In diesem ersten Teil unserer Blogserie zu Sicherheit in Microsoft Teams werfen wir einen Blick auf Aspekte der Zusammenarbeit wie Teams Meetings, Kanalmoderation, App-Richtlinien, Zugänge von Externen und Cloud-Aufzeichnungen.

Microsoft Teams Gastzugriff – Teil 1

Alles, was Sie über Berechtigungen und Einstellungen für Gastbenutzer in Microsoft Teams wissen müssen. So können Sie mit Benutzern von außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten und Ihre Daten trotzdem sicher halten.

Alle Blog-Beiträge

FAQ zur Gastbenutzer Verwaltung in Microsoft Teams

Eine Liste mit häufig gestellten Fragen zur Verwaltung von Gastbenutzern in Microsoft Teams.

Kann ich den Gastzugriff in Microsoft Teams zentral steuern?

Für eine gute Governance-Struktur ist es sehr wichtig, den Gastzugriff zu einzelnen Teams zu kontrollieren. Je nach Strategie und Art des bestehenden Teams können Gastzugriffe erlaubt oder blockiert werden. Mit dem External User Manager lässt sich der Gastzugriff sehr einfach für alle auf dem Tenant befindlichen Teams automatisch abschalten. Möchte man einzelne Teams davon ausschließen, nimmt man diese in eine Whitelist auf.

Wie behalte ich die Übersicht über alle Gastzugriffe in MS Teams?

Wenn über Teams Personen außerhalb der eigenen Firma Einsicht in ganze Projekte oder auch einzelne Dokumente bekommen, ist es sehr wichtig die Übersicht über diese Zugriffe zu bewahren. In der Anfragen-Übersicht des External User Manager sehen Administratoren alle genehmigten, abgelehnten oder zur erneuten Überprüfung stehenden Gastanfragen. Hier kann sowohl der jeweilige Status, als auch die Team-Zugehörigkeit, der Zugriffszeitpunkt und viele weitere Informationen eingesehen werden.

Was mache ich mit inaktiven Gästen auf meinem Tenant?

Gerade in Projekten ermöglicht Teams als Kollaborationssoftware die Zusammenarbeit verschiedener Personen. Nach einem erfolgreichen Projektabschluss kommt es häufig dazu, dass sowohl die Teams als auch deren Gastzugriffe vergessen werden – der Zugriff bleibt ohne manuellen Aufwand jedoch bestehen. Mit dem External User Manager kann man jedem aktiven Gast einen Lebenszyklus zuweisen. Dieser veranlasst automatisch eine erneute Überprüfung durch den Team-Besitzer nach einer selbst definierbaren Zeitspanne. Wird der User aus dem letzten Team entfernt, kann ihn der External User Manager automatisch aus der Azure AD entfernen. Somit entsteht kein Datenmüll im Hintergrund.

Muss ich Gäste manuell in der Azure AD anlegen um sie zu verwalten?

Gastaccounts können generell in der Azure AD einzeln angelegt werden. Für Gäste, die mit dem External User Manager einem Team hinzugefügt oder für ein Team angefragt werden, wird nach Beendigung des Prozesses ein Azure AD Gastaccount angelegt.

Benötige ich für die Gastbenutzer Verwaltung besondere Berechtigungen?

Teams-Nutzer haben häufig unterschiedliche Berechtigungen. Der External User Manager lässt sich innerhalb weniger Minuten aus dem Microsoft Teams App Store herunterladen und installieren. Bei der Erstinstallation muss der Tenant-Admin dem External User Manager initial ein Berechtigungsset erteilen. Alle weiteren Nutzer oder Administratoren der App benötigen keine besonderen Berechtigungen.

Wer trägt die Verantwortung für Gast-Anfragen in Microsoft Teams?

In der Regel sind ausschließlich IT-Administratoren oder M365 Consultants befugt, Einstellungen im Teams Admin Center und der Azure AD zu steuern. Mit dem External User Manager kann man diese Verantwortung teilen. Derjenige, der den External User Manager initial auf dem Tenant installiert, wird als Administrator des External User Managers angelegt. Dieser kann weitere Administratoren hinzufügen oder den Team-Besitzern die Verantwortung über die Gastanfragen ihrer Teams weiterleiten.

Gibt es einen Bericht über alle Gastzugriffe in Microsoft Teams?

Für Revisionszwecke ist es wichtig, Informationen über Accounts zu sichern, besonders wenn diese Zugriff auf den Unternehmens-Tenant und die damit verbundenen Daten hatten. Mit dem External User Manager kann man jeden Gast vor dem Zugriff auf den Tenant einen Onboarding-Prozess durchlaufen lassen. In diesem können Administratoren des External User Managers Gäste Vertraulichkeitsdokumente unterschreiben, selbst definierbare Metadatenfelder ausfüllen oder Videos anschauen lassen. Erst danach erhalten Gastbenutzer Zugriff auf den Tenant und zu einem Team. Diese Informationen lassen sich für jeden aktiven Gastzugriff als Zugangsbericht herunterladen und archivieren.

Mehr zu Microsoft Teams Governance

Weitere Informationen rund um den External User Manager und das Thema Microsoft Teams Governance finden Sie auf unserer Microsoft Teams Governance Themenseite.

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GDPR Compliance & IT-Sicherheit
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Governance made in Germany
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Solutions2Share ist der größte Entwickler von Governance-Apps für Microsoft Teams, SharePoint und Microsoft 365. Anerkannt als Microsoft Gold Partner / Managed Partner.

Sicheres Hosting in Microsoft Azure
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Redundanz durch Hosting in zwei verschiedenen Microsoft Rechenzentren. Hosting in Microsoft Azure bedeutet, dass Sie von den Standardkonformitäts- und Sicherheitskontrollen (Azure CIS, SOC TSP, PCI DSS, ISO 27001 usw.) profitieren.