Verwalten Sie Gastbenutzer in Microsoft Teams
Mehr Überblick und Sicherheit in Microsoft Teams durch Gäste-Lebenszyklen und Zugriffsverwaltung für IT-Admins
Features
Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten durch einfaches Verwalten von Gastbenutzern in Microsoft Teams und Microsoft 365 Gruppen.
Anfrage & Genehmigung von Gastzugängen in Microsoft Teams & Microsoft 365 Gruppen
Richten Sie einen Genehmigungsprozess für Gastbenutzer in Teams & Microsoft 365 Gruppen ein.
Der Zugang für Gastbenutzer in Teams kann direkt in ihrem Team beantragt werden. Team-Besitzer und vorab definierte Genehmiger können eine Liste aller offenen Anfragen sehen und diese genehmigen oder ablehnen.
Mithilfe eines Webjobs können Sie den Gastzugang automatisch für alle Teams deaktivieren. Teams, bei denen der Gastzugang aktiv bleiben soll, können einer Whitelist hinzugefügt werden.


Mit Access Review, Lebenszyklen & Berichten den Überblick über Gastbenutzer behalten
Konfigurieren Sie einen Access Review-Prozess, um Ihre externen Benutzer regelmäßig zu überprüfen. Mithilfe von Lebenszyklen können Sie Gastbenutzer auch automatisch aus dem System entfernen, basierend auf vordefinierten Regeln oder Inaktivität. Darüber hinaus bietet External User Manager detaillierte Berichte über:
- Anzahl der externen Benutzer
- Anzahl der inaktiven Benutzer (demnächst)
- Anzahl der neuen externen Benutzer




Sicherheit & Compliance für Gastbenutzer in Teams & Microsoft 365 Gruppen
Der Onboarding-Prozess hilft Ihnen, verbindliche Richtlinien festzulegen und Gastbenutzern den bestmöglichen Start zu bieten. Passen Sie das Onboarding an Ihre Anforderungen an. Sie können zum Beispiel:
- den Gastbenutzer um zusätzliche Informationen bitten
- Dokumente zum Lesen und Unterschreiben anbieten (GDPR, NDA, etc.)
- Videos zum Ansehen und Unterschreiben einbinden
- hilfreiche Informationen über Ihr Unternehmen anbieten


Verwalten Sie bereits vorhandene Gastbenutzer in Microsoft Teams
Der External User Manager prüft, wie viele Gäste bereits im System vorhanden sind und nicht verwaltet werden. Durch den Gastimport können diese Gäste in die Verwaltung des External User Managers aufgenommen werden.
- Angefragte Gastbenutzer standardmäßig genehmigen
- Onboarding überspringen
- Automatischer Request nach X Tagen
- Statusbericht über bereits vorhandene Gäste
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- Fehlender Überblick über alle Externen auf dem Tenant
- Fehlender Überblick, zu welchen Teams die Gäste Zugang haben
- Großer manueller Aufwand für Geheimhaltungsvereinbarungen
- Fehlender Schutz für sensible Daten
- Fehlende Lebenszyklen – Gäste müssen manuell entfernt werden
- Einfacher Überblick über alle Gäste
- Direkt ersichtlich, zu welchen Teams Gäste Zugang haben
- Onboarding-Portal mit benutzerdefinierten Geheimhaltungsvereinbarungen oder Datenschutzrichtlinien, die Gäste erst unterschreiben müssen, bevor sie Zugriff auf Ihre Umgebung erhalten
- Automatisierte Lebenszyklen, um inaktive Gäste zu entfernen
- Automatisierte Access Reviews und Lebenszyklen, um Gäste nach einem festgelegten Zeitraum zu überprüfen oder entfernen
External User Manager Videos
Sehen Sie sich unsere Videos an, um einen Einblick in den External User Manager und seine Funktionen zu erhalten.
Wie Sie die Kontrolle über Ihre Gastbenutzer in Microsoft Teams behalten
Wir stellen Ihnen External User Manager vor, unsere App zur Kontrolle von Gastbenutzern in Microsoft Teams.
Erhalten Sie einen Überblick über den External User Manager
Mit dem External User Manager können Sie den Gastzugang in Microsoft Teams verwalten.
Verwaltung von Gastbenutzern in Microsoft Teams - Kurze Demo
Sehen Sie sich die Verwaltung von Gastbenutzern mit dem External User Manager genauer an!
Die Funktionen des External User Managers im Überblick
Governance Automatisierung
External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
|
Anfragen von Gästen in Microsoft Teams | ||
Anfragen von Gästen in Microsoft 365 Gruppen | ||
Gäste-Import | ||
– Vorhandene Gäste importieren und verwalten | ||
Genehmigungs-Workflow | ||
Metadaten | ||
– Benutzerdefinierte Metadaten für Gäste | ||
Richtlinien | Demnächst | |
– Namenskonventionen | Demnächst | |
Lebenszyklus-Management | E5 Lizenz | |
– basierend auf Zeit | E5 Lizenz | |
– basierend auf Triggern | Demnächst | |
– Metadaten-Informationen | Demnächst | |
– Inaktive Gäste | Demnächst | |
Governance zur Adoption | ||
Onboarding-Portal zur Verfügungstellung von Compliance-Dokumenten in Form von PDFs, Videos, HTML-Seiten (z.B. DSGVO, NDAs, Onboarding-Videos, …) | ||
Akzeptieren von AGBs | E5 Lizenz | |
Webjob: Deaktivierung des externen Zugriffs für bestehende Teams | ||
– Whitelist |
Compliance
External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
|
Zugriffskontrolle | ||
– Berechtigungsübersicht für Gastbenutzer | Demnächst | |
– Historie für Gastbenutzer | Demnächst | |
Regelkontrolle | ||
– Vereinbarungsprüfung und -historie für Endnutzer | ||
– NDA-Prüfung und -Historie | ||
– DSGVO-Prüfung und -Historie |
Information für Team-Besitzer
External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
|
Übersicht über Gastbenutzer | ||
Zugriffsanfragen | ||
Übersicht Zugriffsanfrage |
Sicherheit
External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
|
Gastzugang (ein/aus) | ||
Prozess für Zugriffsanfragen | E5 Lizenz |
Bot
External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
|
Benachrichtigungen zum Lebenszyklus | ||
Benachrichtigungen zu Zugriffsanfragen |
Reporting
External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
|
Inaktive Gäste | Demnächst | |
Aktive Gäste | ||
Bericht zu Zugriffsanfragen | ||
Compliance-Bericht |
Benutzerfreundlichkeit
External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
|
Lösung für Mitarbeiterschulungen | ||
Dokumentationen | ||
Schulungsvideos |
Enterprise (optional)
External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
|
Webhook-Implementierung | ||
Blocker für SharePoint-Seiten | ||
Rest API | ||
Flow zum Genehmigungsprozess hinzufügen |
DEMO (30-Minuten)
Es ist uns wichtig, Ihre Anforderungen und Ziele zu verstehen. Wir hören zu und arbeiten gemeinsam daran, Ihnen das beste Tool für das Verwalten Ihrer Gastbenutzer in Microsoft Teams zu bieten.
Diese Kunden profitieren bereits von unseren Lösungen
Warum Unternehmen den External User Manager verwenden
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Kundenstimmen
Lesen Sie, wie unser Management Tool für Microsoft Teams unseren Kunden geholfen hat, die Kontrolle über Gastbenutzer in Microsoft Teams zu behalten.
Preise
Bitte beachten Sie: Der optionale Support ist nicht im Preis enthalten.
*Nur als Jahresabonnement erhältlich. Preise ohne Steuer.
Sie möchten kaufen statt abonnieren? Kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected]
External User Manager Blog-Beiträge
Hier finden Sie einige unserer Blog-Beiträge zum External User Manager
FAQ zur Gastbenutzer Verwaltung in Microsoft Teams
Eine Liste mit häufig gestellten Fragen zur Verwaltung von Gastbenutzern in Microsoft Teams.
Kann ich den Gastzugriff in Microsoft Teams zentral steuern?
Für eine gute Governance-Struktur ist es sehr wichtig, den Gastzugriff zu einzelnen Teams zu kontrollieren. Je nach Strategie und Art des bestehenden Teams können Gastzugriffe erlaubt oder blockiert werden. Mit dem External User Manager lässt sich der Gastzugriff sehr einfach für alle auf dem Tenant befindlichen Teams automatisch abschalten. Möchte man einzelne Teams davon ausschließen, nimmt man diese in eine Whitelist auf.
Wie behalte ich die Übersicht über alle Gastzugriffe in MS Teams?
Wenn über Teams Personen außerhalb der eigenen Firma Einsicht in ganze Projekte oder auch einzelne Dokumente bekommen, ist es sehr wichtig die Übersicht über diese Zugriffe zu bewahren. In der Anfragen-Übersicht des External User Manager sehen Administratoren alle genehmigten, abgelehnten oder zur erneuten Überprüfung stehenden Gastanfragen. Hier kann sowohl der jeweilige Status, als auch die Team-Zugehörigkeit, der Zugriffszeitpunkt und viele weitere Informationen eingesehen werden.
Was mache ich mit inaktiven Gästen auf meinem Tenant?
Gerade in Projekten ermöglicht Teams als Kollaborationssoftware die Zusammenarbeit verschiedener Personen. Nach einem erfolgreichen Projektabschluss kommt es häufig dazu, dass sowohl die Teams als auch deren Gastzugriffe vergessen werden – der Zugriff bleibt ohne manuellen Aufwand jedoch bestehen. Mit dem External User Manager kann man jedem aktiven Gast einen Lebenszyklus zuweisen. Dieser veranlasst automatisch eine erneute Überprüfung durch den Team-Besitzer nach einer selbst definierbaren Zeitspanne. Wird der User aus dem letzten Team entfernt, kann ihn der External User Manager automatisch aus der Azure AD entfernen. Somit entsteht kein Datenmüll im Hintergrund.
Muss ich Gäste manuell in der Azure AD anlegen um sie zu verwalten?
Gastaccounts können generell in der Azure AD einzeln angelegt werden. Für Gäste, die mit dem External User Manager einem Team hinzugefügt oder für ein Team angefragt werden, wird nach Beendigung des Prozesses ein Azure AD Gastaccount angelegt.
Benötige ich für die Gastbenutzer Verwaltung besondere Berechtigungen?
Teams-Nutzer haben häufig unterschiedliche Berechtigungen. Der External User Manager lässt sich innerhalb weniger Minuten aus dem Microsoft Teams App Store herunterladen und installieren. Bei der Erstinstallation muss der Tenant-Admin dem External User Manager initial ein Berechtigungsset erteilen. Alle weiteren Nutzer oder Administratoren der App benötigen keine besonderen Berechtigungen.
Wer trägt die Verantwortung für Gast-Anfragen in Microsoft Teams?
In der Regel sind ausschließlich IT-Administratoren oder M365 Consultants befugt, Einstellungen im Teams Admin Center und der Azure AD zu steuern. Mit dem External User Manager kann man diese Verantwortung teilen. Derjenige, der den External User Manager initial auf dem Tenant installiert, wird als Administrator des External User Managers angelegt. Dieser kann weitere Administratoren hinzufügen oder den Team-Besitzern die Verantwortung über die Gastanfragen ihrer Teams weiterleiten.
Gibt es einen Bericht über alle Gastzugriffe in Microsoft Teams?
Für Revisionszwecke ist es wichtig, Informationen über Accounts zu sichern, besonders wenn diese Zugriff auf den Unternehmens-Tenant und die damit verbundenen Daten hatten. Mit dem External User Manager kann man jeden Gast vor dem Zugriff auf den Tenant einen Onboarding-Prozess durchlaufen lassen. In diesem können Administratoren des External User Managers Gäste Vertraulichkeitsdokumente unterschreiben, selbst definierbare Metadatenfelder ausfüllen oder Videos anschauen lassen. Erst danach erhalten Gastbenutzer Zugriff auf den Tenant und zu einem Team. Diese Informationen lassen sich für jeden aktiven Gastzugriff als Zugangsbericht herunterladen und archivieren.
Mehr zu Microsoft Teams Governance
Weitere Informationen rund um den External User Manager und das Thema Microsoft Teams Governance finden Sie auf unserer Microsoft Teams Governance Themenseite.