Private Kanäle: Governance in Microsoft Teams (Update 2025)

Warum brauchen private Kanäle Governance?

Private Kanäle ermöglichen es einem Teil der Teammitglieder, abgeschottet zusammenzuarbeiten: Sie erhalten eine eigene SharePoint-Site mit separaten Berechtigungen. Diese Isolation ist hilfreich für Themen wie HR, Finanzen oder kundenspezifische Projekte. Gleichzeitig entstehen aber Sicherheits-Schwachpunkte, wenn nicht gesteuert wird, wer private Kanäle erstellen darf, wann sie sinnvoll sind und wie sie regelmäßig überprüft werden.

Damit du die Kontrolle über deine Daten behältst, stellen wir dir hier eine kurze Anleitung zur richtigen Verwaltung privater Teams-Kanäle zur Verfügung.

Wie behältst du die Kontrolle über private Kanäle?

In jedem Fall ist der Einsatz von privaten Kanälen zu empfehlen, da sie häufige Kommunikationsprobleme innerhalb größerer Teams lösen können. Damit private Kanäle aber nicht zu “blinden Flecken” im Unternehmen werden, empfiehlt es sich, sie mit den folgenden drei Einstellungen zu steuern:

• Kontrolle auf Anwenderbasis

Das Recht, private Kanäle zu erstellen, kann einzelnen Benutzern zugewiesen werden. Es wird empfohlen, dass diese Benutzer zunächst eine Schulung über die Funktionen, Möglichkeiten und die unternehmerische Verantwortung des Erstellers und Besitzers von privaten Kanälen erhalten. Nach Abschluss der Schulung, eventuell durch Bestehen eines kleinen Microsoft Forms-Quiz, kann die Berechtigung an den Benutzer vergeben werden.

Hinweis für Admins: Über Richtlinien für Teams-Kanäle lässt sich das Erstellen privater Kanäle pro Benutzer oder Benutzergruppe erlauben oder blockieren. Kombiniere das idealerweise mit einer Schulung für Team-Besitzer und einem Genehmigungsprozess in deinem Governance-Tool für Microsoft Teams.

• Kontrolle pro Team

Da die Funktion der privaten Kanäle von den Teambesitzern pro Team aktiviert oder deaktiviert werden kann, sollte pro Team entschieden werden, ob private Kanäle wirklich notwendig sind oder nicht. Manchmal ist ein schneller Gruppenchat oder sogar ein komplett neues Team die bessere Wahl. Auch sollte die Funktion nur in den Teams aktiviert werden, in denen private Channels einen sinnvollen Mehrwert generieren und die Teambesitzer sich daher aktiv dafür entscheiden, diese zu nutzen. Private Channels sollten die Ausnahme sein, nicht die Regel. Weitere Informationen findest du in unserem ersten Blog-Beitrag zu privaten Kanälen in Microsoft Teams.

Admin-Hinweis: Dokumentiere, wann private Kanäle sinnvoll sind und wann stattdessen ein neues Team oder ein Shared Channel verwendet werden sollte, um Datensilos und doppelte Strukturen zu vermeiden.

• Teambesitzer muss Mitglied des privaten Kanals sein

Ein Teambesitzer ist für sein Team verantwortlich und muss daher wissen, was in ihm vor sich geht. Sind die gespeicherten Informationen korrekt und aktuell? Teameigentümer können dieser Verantwortung nicht nachkommen, wenn sie von den privaten Kanälen ausgeschlossen sind. Es wird daher empfohlen, dass Teameigentümer auch in den privaten Kanälen des Teams mindestens die Rolle eines Mitglieds haben.

Admin-Hinweis: Setze diese Regel per Richtlinie oder automatisierter Prüfung durch. Für besonders vertrauliche HR- oder Legal-Kanäle kann ein definierter Ausnahmeprozess dokumentiert werden, wenn nötig.

Was hat sich in der SharePoint-Administration geändert?

Private-Channel-Sites werden im SharePoint Admin Center unter „Aktive Websites“ angezeigt und können wie andere Sites verwaltet werden, bleiben aber weiterhin getrennt vom Hauptteam. Sie nutzen eigene Vorlagen und bleiben technisch isoliert.

Was bedeutet das für Admins?

• Du kannst private-Channel-Sites zentral prüfen (Speicher, Freigaben, Labels).
• Du brauchst eine Governance-Automatisierung, um Besitzer, Mitglieder und Lebenszyklen in größerem Umfang zu managen.

Governance

Um herauszufinden, ob ein privater Kanal noch aktiv genutzt wird, hilft es, sich einige Fragen zu stellen: 

1. Haben Kanäle nur ein Mitglied, den Ersteller? 
2. Gibt es keine Dateien in der Site Collection des privaten Kanals? 
3. Gibt es keine Aktivität in einem privaten Kanal? 
4. Sind Eigentümer, Mitglieder und Berechtigungen des privaten Kanals korrekt? 
5. Ist die Beschreibung des privaten Kanals korrekt? 

Je nach Antwort kann es sein, dass andere Szenarien, z. B. ein Gruppenchat, besser geeignet sind, aber auch private Kanäle müssen ggf. aktualisiert oder sogar archiviert/gelöscht werden. Damit wird auch klar, warum Microsoft dafür gesorgt hat, dass es immer mindestens einen Besitzer des Kanals geben muss und warum es empfehlenswert ist, den Teambesitzer auch zu einem Mitglied des privaten Kanals zu machen.

Um private Kanäle zu verwalten, muss sichergestellt sein, dass eine verantwortliche Person die oben genannten Fragen beantworten kann und das Unternehmen die Kontrolle über seine Daten behält. 

Wir empfehlen, einen regelmäßigen Prüfungsprozess einzuführen. Zum Beispiel sollten alle sechs Monate die oben genannten Szenarien überprüft werden, und die privaten Kanalbesitzer sollten aufgefordert werden, die Richtigkeit der Daten zu bestätigen. Wenn keine Aktivität mehr besteht, sollten die Besitzer ihre Teams Kanäle archivieren.

Neben einer regelmäßigen Überprüfung sollten auch Richtlinien definiert werden, wann ein privater Kanal nicht mehr benötigt wird. Zum einen kann dies gemeinsam, z. B. nach dem Ende eines Projekts mit dem entsprechenden Team erfolgen. Wurde ein privater Kanal z.B. für ein Teilprojekt genutzt, ist es auch möglich, dass die entsprechenden Informationen vor dem Ende des gesamten Teams nicht mehr benötigt werden. Eine solche Löschung muss derzeit noch manuell vorgenommen werden und erfordert daher wieder einen Verantwortlichen für den privaten Kanal. 

Hinweis für Admins: Bei großen Umgebungen (bis zu 1.000 private Kanäle pro Team) ist ein manueller Prozess nicht mehr umsetzbar. Setze rechtzeitig ein Microsoft Teams Governance-Tool ein, das Erkennung, Reviews und Lebenszyklen automatisiert.

Admin-Checkliste für private Kanäle (Quick Wins)

• Festlegen, wer private Kanäle erstellen darf (Policy + Schulung)
• Entscheidungsmatrix: privater Kanal vs. Shared Channel vs. neues Team
• Private-Channel-Sites im SharePoint Admin Center prüfen und kennzeichnen
• Regelmäßige Owner-Bestätigungen und Lebenszyklusregeln planen
• Skalierung beobachten (bis zu 1.000 private Kanäle pro Team)

Wo ein Governance-Tool hilft

Administratoren, die täglich tausende Kanäle und Seiten über mehrere Tenants verwalten müssen, unterstützt dabei ein Teams-Governance-Tool wie der Teams Manager:

• Alle privaten Kanäle und zugehörigen SharePoint-Sites identifizieren (inkl. Besitzer/Mitglieder)
• Erstellungsregeln per Policy durchsetzen (wer darf private Kanäle erstellen)
• Regelmäßige Zugriffs-Reviews und Owner-Bestätigungen durchführen
• Lebenszyklen automatisieren, z.B. Archivierung und Löschung nach Inaktivität
• Audit-Berichte für Sicherheit und Compliance bereitstellen

Damit ersetzt der Teams Manager solches Tool Excel-Listen, manuelle Prüfungen und PowerShell-Skripte durch automatisierte Governance und Lebenszyklus-Management für private Kanäle.

FAQ zu Governance für privater Kanäle

Weitere Informationen über private Kanäle in Microsoft Teams

Es gibt mehrere hilfreiche Artikel auf Microsoft Learn:

• Private Kanäle in Microsoft Teams (Architektur, Grenzen, Mitgliedschaft)
• SharePoint-Integration: Mit Teams verbundene Seiten und Seiten mit privaten Kanälen
• Planung der Governance: Leitfaden zur Planung der Microsoft Teams-Governance

Private Kanäle: Governance, nicht nur Konfiguration

Private Kanäle sind praktisch, aber ohne klare Regeln und Automatisierung werden sie schnell zu versteckten Datensilos, unkontrollierten SharePoint-Seiten und Compliance-Risiken. Ziel ist nicht, sie komplett zu deaktivieren, sondern kontrolliert einzusetzen: mit Regeln für Besitzer, Überprüfung des Lebenszyklus und automatisierten Reviews statt manuellem Nachfassen.

Wenn Deine Teams-Umgebung stark wächst, ist Governance keine Option mehr, sondern eine feste Sicherheitsanforderung.

Wie Teams Manager private Kanäle automatisch verwaltet

Mit dem Teams Manager erhalten IT-Admins die vollständige Governance-Kontrolle über Microsoft Teams, inklusive privater Kanäle, Vorlagen, Metadaten, Lebenszyklus-Richtlinien und Genehmigungsprozesse.

• Regelbasierte Erstellung (wer darf private Kanäle anlegen)
• Automatischer Lebenszyklus (Archivierung, Löschung, Review)
• Vollständige Übersicht über alle Kanäle, private Kanäle, dazugehörige Seiten & Besitzer
• Audit-fähige Protokolle für Compliance
• Keine manuellen Aufräumprozesse mehr
• Komplett in Microsoft Teams integriert, schneller Rollout, kein PowerShell nötig

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