Struktur und Automatisierung in M365: Wie riha WeserGold Zeit spart
Die riha WeserGold Getränke GmbH & Co. KG setzt seit Beginn der Corona-Pandemie auf Microsoft Teams, um die Zusammenarbeit auch unter veränderten Bedingungen zuverlässig zu ermöglichen. Die Einführung erfolgte damals kurzfristig und pragmatisch. In den darauffolgenden Jahren wurde die Nutzung weiterer Microsoft 365-Produkte kontinuierlich ausgebaut.
Durch das dynamische Wachstum der digitalen Zusammenarbeit entstand eine vielseitige Umgebung, in der klare Standards und Strukturen zunächst noch nicht überall etabliert waren. Dies stellte die IT vor neue, anspruchsvolle Aufgaben, insbesondere im Hinblick auf Transparenz, Namenskonventionen und die Steuerung externer Zugriffe.
Um Microsoft 365 noch strukturierter und zukunftsorientiert zu nutzen, entschied sich riha WeserGold für die Einführung von Teams Manager und External User Manager von Solutions2Share. Seitdem profitiert das Unternehmen von deutlich mehr Übersicht, klaren Prozessen und einer spürbaren Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe.
“Wir haben sofort gemerkt, dass das genau das Richtige ist, weil wir nach einem Manager gesucht haben, bei dem es einen Genehmigungsprozess und ein übersichtliches Reporting gibt.“ Dmitri Morgenstern, IT-Systemadministrator riha Wesergold GmbH & Co. KG
Herausforderungen bei riha WeserGold
Die größte Aufgabe bestand darin, in die gewachsene Microsoft 365-Umgebung mehr Struktur und Übersicht zu bringen. Durch die schnelle Einführung wurden Teams zunächst flexibel und bedarfs- gerecht genutzt, wobei einheitliche Regeln und klar definierte Zuständigkeiten noch im Aufbau waren. Auch die Nachverfolgung externer Zugriffe war mit einem erhöhten Aufwand verbunden. Für die IT-Admins stand im Mittelpunkt, einen transparenten und effizienten Genehmigungsprozess zu etablieren. Ziel war es, die Anlage neuer Teams und externer Zugriffe klar zu steuern, ohne dabei die Flexibilität der Mitarbeitenden einzuschränken oder das IT-Team mit zusätzlichem manuellem Aufwand zu belasten. riha WeserGold suchte daher gezielt nach einer Governance-Lösung, die Struktur, Steuerung und Übersicht vereint und sowohl die Anforderungen der IT als auch die Bedürfnisse der Nutzenden in Einklang bringt.
Unsere Lösung für riha WeserGold
Mit Teams Manager und External User Manager fand riha WeserGold genau diesen Ansatz. Ausschlaggebend war der klar definierte Genehmigungsprozess sowie die zentrale Steuerung von Teams und externen Nutzern. Im Teams Manager wurde zunächst eine Vorlage eingerichtet, die Metadaten, Namenskonventionen und Lifecycle- Regeln definiert. Neue Teams werden seither über einen geregelten Prozess beantragt, welche aktuell noch durch die IT genehmigt wird. Zukünftig sollen jedoch unterschiedliche Genehmigergruppen je nach Abteilung und Metadaten ein- gebunden werden. Der External User Manager übernimmt das Onboarding externer Nutzer, welches u.a. die Unterzeichnung der Daten- schutzerklärung fordert. Externe Nutzer werden korrekt in Entra ID angelegt und sind jederzeit vollständig nachvollziehbar. Regelmäßige Access Reviews unter- stützen dabei, kritisch zu prüfen, ob Zugriffe weiterhin erforderlich sind.
Nutzen bei riha WeserGold
Durch den Einsatz von Teams Manager und External User Manager ist das Teams- und Gästemanagement von riha WeserGold nicht nur sicherer und übersichtlicher geworden, sondern reduziert den Zeitaufwand des IT-Teams in diesem Bereich um die Hälfte. Der automatisierte Anfrage- und Genehmigungsprozess sorgt für diese Tätigkeit sogar für eine Zeitersparnis von rund 90 %. Neben der funktionalen Entlastung schätzt rihaWeserGold die kontinuierliche Weiterentwicklung der Solutions2Share Lösungen sowie die umfangreiche Knowledge Base.
