Azure IAM: Identity and Access Management in Microsoft 365 erklärt
Was ist Azure IAM und warum ist es wichtig?
Azure Identity and Access Management (IAM) ist das zentrale Konzept, um in Microsoft 365 zu steuern, wer Zugriff hat und welche Berechtigungen gelten. Ohne klare Richtlinien entsteht schnell Chaos:
- Mitarbeitende behalten Zugriffsrechte, obwohl sie die Abteilung wechseln.
- Externe Gäste bleiben aktiv, obwohl Projekte längst beendet sind.
- Compliance-Nachweise für Audits fehlen.
Mit Azure IAM sichern Unternehmen ihre Daten, reduzieren Risiken und erfüllen regulatorische Anforderungen.
In diesem Blogartikel erfährst du, was Azure IAM genau ist, welche Tools und Funktionen Microsoft dafür bereitstellt und warum die Verwaltung von externen Nutzern häufig zu kurz kommt. Außerdem zeige ich dir, wie der External User Manager diese Lücke schließt – mit klaren Vorteilen bei Übersicht, Automatisierung und Sicherheit.
Tipp: Du willst direkt wissen, wie du ein gutes Microsoft 365 Gästemanagement sicherstellen kannst? Sieh dir den External User Manager an.
Welche Prozesse umfasst Azure Identity and Access Management (IAM)?
Azure IAM beschreibt alle Prozesse, mit denen digitale Identitäten verwaltet und deren Zugriffsrechte auf Ressourcen in der Microsoft-Cloud kontrolliert werden.
Früher war hierfür vor allem Azure Active Directory (Azure AD) zuständig. Heute ist dieser Dienst unter dem Namen Microsoft Entra ID Teil der Microsoft Entra Plattform, die moderne IAM-Funktionen übergreifend abbildet.
IAM regelt zwei zentrale Fragen:
- Wer bist du? → Authentifizierung
- Was darfst du? → Autorisierung
Ein typischer IAM-Prozess funktioniert so:
- Ein Benutzer meldet sich in Microsoft 365 an – zum Beispiel mit Benutzername, Passwort und einem zweiten Faktor wie SMS-Code oder App-Bestätigung.
- Microsoft prüft die Identität anhand gespeicherter Daten und ggf. Multifaktor-Authentifizierung.
- Basierend auf Richtlinien und Rollen wird entschieden, auf welche Ressourcen (Teams, SharePoint, Dateien etc.) Zugriff gewährt wird.
- Falls nötig, greifen weitere Bedingungen wie Gerätezustand oder Standort (Conditional Access).
IAM sorgt also dafür, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugriff auf genau die Ressourcen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Was sind Gründe für Azure IAM in Microsoft 365?
Ohne eine durchdachte Identitäts- und Rechteverwaltung ist IT-Sicherheit kaum möglich. Azure IAM ist daher ein zentrales Element in jeder Microsoft-365-Umgebung – sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Organisationen mit verteilten Teams.
Die wichtigsten Gründe für Azure IAM:
- Sicherheit: Verhindert unautorisierten Zugriff auf sensible Daten.
- Compliance: Unterstützt gesetzliche Anforderungen wie DSGVO, ISO 27001 oder NIS2.
- Transparenz: Klare Rollen und Rechte verhindern Wildwuchs in der Rechtevergabe.
- Automatisierung: Weniger manuelle Administration spart Zeit und reduziert Fehler.
Beispiele aus der Praxis:
- Beim Onboarding neuer Mitarbeitender wird über Azure IAM festgelegt, welche Teams, Dateien und Apps sofort verfügbar sind.
- Wenn jemand das Unternehmen verlässt, kann über Lifecycle Management sichergestellt werden, dass alle Zugriffsrechte automatisch entzogen werden.
- Rechte für sensible Daten oder Admin-Zugänge werden regelmäßig über Access Reviews oder PIM überprüft und dokumentiert.
Gerade bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern oder Dienstleistern zeigt sich, wie wichtig strukturierte IAM-Prozesse sind – aber auch wo die Grenzen der Standardfunktionen liegen. Mehr dazu weiter unten im Blogartikel.
Was ist der Unterschied zwischen Azure Identity Management und Access Management?
IAM setzt sich aus zwei Bereichen zusammen:
- Identity Management (Identitätsverwaltung): Verwaltung von Benutzerkonten, Gastkonten, Gruppen und Rollen; Zuweisung zu Abteilungen, Standorten oder Projekten; Pflege von Profilinformationen und Attributen
- Access Management (Zugriffsverwaltung): Regelung, auf welche Ressourcen Nutzer Zugriff haben inklusive Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Conditional Access, Rollen und Berechtigungen.
Nur wenn beide Bereiche sauber ineinandergreifen, entsteht ein sicheres, wartbares IAM-System.
Beispiel: Ein Benutzer ist in der Abteilung „Finanzen“ (Identity Management), erhält daher Zugriff auf das Budget-SharePoint (Access Management), aber nur wenn er sich mit MFA über ein Firmen-Endgerät anmeldet.
Welche Funktionen bietet Azure IAM?
Microsoft stellt verschiedene Dienste bereit, um Identitäten und Zugriffe abzusichern:
- Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD): Der zentrale Identity Provider für Microsoft 365
- Conditional Access: Steuerung des Zugriffs basierend auf Standort, Gerät, Risikolevel u. a.
- Multi-Factor Authentication (MFA): Zusätzlicher Schutz gegen kompromittierte Konten
- Privileged Identity Management (PIM): Temporäre Zuweisung von Admin-Rechten mit Genehmigungsprozessen
- Access Reviews: Regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen durch Vorgesetzte oder Systemverantwortliche
- Lifecycle Management: Automatische Erstellung, Änderung und Löschung von Benutzerkonten
- Azure AD B2B: Einladung und Verwaltung externer Geschäftspartner
Diese Services lassen sich kombinieren, um ein ganzheitliches IAM-Konzept mit klar definierten Rollen, Zugriffen und Sicherheitsstufen aufzubauen.
Warum bleiben externe Nutzer in Azure IAM oft unkontrolliert?
Während Microsoft Entra ID für interne Nutzer umfangreiche Funktionen bietet, bleiben externe Benutzer oft ein blinder Fleck im System.
Zwar ermöglicht Azure AD B2B das Einladen von Microsoft Teams Gästen, doch bei der Verwaltung stößt man schnell an Grenzen:
- Kein vollständiger Überblick über alle Gastkonten
- Veraltete oder inaktive Gäste bleiben unbemerkt im System
- Manuelles Onboarding über Einzeleinladungen ist fehleranfällig
- Keine Ablauffristen oder automatische Verlängerungen
- Keine integrierte Übersicht innerhalb von Microsoft Teams
Die Folge: Sicherheitsrisiken, übermäßige Berechtigungen und fehlende Audit-Nachweise.
Mehr zu den Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Microsoft Teams Gastzugang findest du in unserem Blogartikel dazu.
Wie ergänzt der External User Manager Azure IAM?
Der External User Manager (EUM) ergänzt die Azure IAM-Funktionen gezielt um alles, was für das Management von Gastnutzern fehlt.
Diese Funktionen bietet External User Manager:
- Import aller vorhandenen Gastnutzer – auch vor der Einführung von EUM
- Automatisiertes Onboarding von Gästen mit Antragsformularen
- Einbindung von Genehmigungsprozessen
- Gast-Accounts mit Ablaufdatum, Verlängerung oder automatischer Entfernung
- Zentrale Übersicht aller Gäste – direkt in Microsoft Teams
Mit External User Manager wird Gastverwaltung in Microsoft 365 automatisiert, transparent und auditfähig.
| Bereich | Microsoft IAM | External User Manager |
|---|---|---|
| Interne Benutzerverwaltung | ✅ Ja | – |
| Externe Benutzerverwaltung | ⚠️ Eingeschränkt | ✅ Vollständig |
| Automatisiertes Onboarding | ⚠️ Teilweise | ✅ Ja |
| Gast-Import | ❌ Nicht möglich | ✅ Ja |
| Ablauf-Management | ⚠️ Manuell | ✅ Automatisiert |
| Integration in Teams | ❌ Nein | ✅ Ja |
Best Practices für Azure IAM in Kombination mit External User Manager
- Zugriffsrichtlinien definieren: MFA, Conditional Access und Rollen klar regeln.
- Lifecycle-Prozesse etablieren: automatische Entfernung inaktiver Nutzer.
- Gastzugänge zentralisieren: mit External User Manager und Workflows.
- Regelmäßige Access Reviews: Berechtigungen alle 30-90 Tage prüfen.
- Audit-Reporting sicherstellen: Dokumentation für interne und externe Prüfungen.
Häufige Fragen zu Azure IAM und External User Manager
Was ist Azure IAM?
Azure IAM steht für Identity and Access Management in der Microsoft-Cloud. Es regelt, wer sich anmelden darf und welche Berechtigungen er oder sie erhält.
Wie funktioniert Azure IAM grundsätzlich?
Azure IAM prüft bei jeder Anmeldung, wer du bist (Authentifizierung) und was du darfst (Autorisierung). Auf Basis von Benutzerrollen, Gruppen, Sicherheitsrichtlinien und Gerätezustand wird entschieden, ob der Zugriff auf eine bestimmte Ressource erlaubt ist oder nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Entra ID und Azure AD?
Azure AD wurde von Microsoft in Entra ID umbenannt. Die Funktionen sind größtenteils identisch, der neue Name soll die Plattform besser im Entra-Portfolio positionieren.
Wie unterscheidet sich Identity Management von Access Management?
Identity Management kümmert sich um Benutzerkonten und Gruppen. Access Management steuert den Zugriff auf Ressourcen – basierend auf Rollen, Regeln oder Geräten.
Welche Microsoft-Services gehören zu Azure IAM?
Zu Azure IAM zählen unter anderem Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD), Conditional Access, Multi-Factor Authentication (MFA), Privileged Identity Management (PIM), Access Reviews und Lifecycle Management. Diese Dienste bilden gemeinsam die Grundlage für die Verwaltung von Identitäten und Zugriffsrechten in Microsoft 365.
Warum reicht Azure IAM allein nicht aus?
Für interne Nutzer ist Azure IAM gut geeignet. Für externe Gäste fehlen jedoch zentrale Funktionen wie eine Übersicht, automatisierte Abläufe oder integrierte Genehmigungsprozesse. Tools wie der External User Manager ergänzen diese Lücken und verbessern die Kontrolle über Gastzugänge deutlich.
Wie unterstützt der External User Manager beim Azure IAM?
Der External User Manager ergänzt Azure IAM gezielt im Bereich der externen Benutzerverwaltung. Er bietet Übersicht über alle Gäste, automatisiertes Onboarding, Ablaufregeln und Genehmigungsprozesse – direkt integriert in Microsoft Teams.
Fazit: Azure IAM und External User Manager in Kombination für vollständige Governance in Microsoft 365
Azure IAM ist das Fundament für sichere Identitäts- und Rechteverwaltung in Microsoft 365. Mit Entra ID, MFA, Conditional Access, PIM und weiteren Tools stellt Microsoft eine leistungsfähige Basis bereit. Doch beim Thema externe Gäste stoßen Unternehmen schnell an Grenzen.
Mit dem External User Manager automatisierst du Onboarding, Lifecycle und Audits.
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Chief Commercial Officer und Governance Spezialist bei Solutions2Share
Florian Pflanz verfügt über mehr als 8 Jahre Erfahrung mit Microsoft 365 und hat über 250 Workshops zu Teams Governance begleitet.
Seine Schwerpunkte liegen auf Lifecycle-Management, Provisioning und Compliance-Anforderungen in regulierten Branchen.
Er gibt Best Practices an IT-Admins und Entscheider weiter, um Komplexität zu reduzieren und sichere Zusammenarbeit in Teams zu stärken.
