Gäste zu Microsoft Teams hinzufügen
Was musst du über das Hinzufügen von Gastbenutzern in MS Teams wissen?
In unserem ersten Artikel zum Microsoft Teams Gastzugriff haben wir uns auf die Aktivierung und die Einstellungen im Teams Admin Center konzentriert. In diesem zweiten Blog-Artikel gehen wir nun genauer darauf ein, wie man Gäste zu Microsoft Teams hinzufügen kann.
Lass uns also gleich starten!
WIE KANNST DU GÄSTE ZU MICROSOFT TEAMS HINZUFÜGEN?
Nachdem du dich vergewissert hast, dass deine Gasteinstellungen aktiviert sind und du deine organisationsweiten Einstellungen im Teams Admin Center konfiguriert hast, solltest du bereit sein, Gastbenutzer in Microsoft Teams hinzuzufügen!
HINWEIS: Um Gäste in Teams hinzuzufügen, musst du ein Team-Besitzer sein. Falls du stattdessen IT-Administrator bist, musst du dich ggf. zum Team-Besitzer machen (gehe dazu einfach in das Teams Admin Center und wähle Teams ➜ Teams verwalten).
Im Folgenden wird Schritt für Schritt beschrieben, wie du Gäste in Microsoft Teams hinzufügen kannst.
Wie kann man in Teams Externe einladen?
- Gehe in die MS Teams-App, wähle in der Navigationsleiste auf der linken Seite „Teams“ aus und wähle das Team, zu dem du einen Gast hinzufügen möchtest.
- Klicke auf die drei Punkte “…” neben dem Teamnamen und dann auf “Mitglied hinzufügen”.
- Gebe die E-Mail-Adresse des externen Benutzers ein und wähle “[E-Mail] als Gast hinzufügen”.
- Klicke auf den Bleistift neben dem Namen des Gastes und wähle “Gastinformationen bearbeiten” und ändere den automatisch generierten Benutzernamen in einen normalen Namen. Bestätige mit einem Klick auf das Häkchen.
- Klicke anschließend auf “Hinzufügen”.
- Dein Gastbenutzer erhält nun eine Einladung per E-Mail.
- So einfach kannst du in Teams Externe einladen.
HINWEIS: Dein Gast muss ein Microsoft 365-Konto haben (entweder ein Arbeits- oder ein Schulkonto). Wenn er keines hat, wird er aufgefordert, ein kostenloses Microsoft-Konto zu erstellen, das mit seiner E-Mail verknüpft ist, bevor er deinem Team beitreten kann.
WIE KANNST DU GASTBERECHTIGUNGEN FÜR EIN EINZELNES TEAM FESTLEGEN?
Wenn du ein Teambesitzer bist und deinen Gästen nach dem erfolgreichen Hinzufügen individuelle Berechtigungen erteilen möchtest, musst du nur die folgenden Schritte ausführen:
- Wähle „Teams“ in der Navigationsleiste auf der linken Seite der Microsoft Teams-App aus.
- Klicke auf die drei Punkte “…” neben dem Team-Namen und dann auf “Team verwalten”.
- Öffne in den “Einstellungen” den Bereich für “Gastberechtigungen”. Wähle dann die Berechtigungen aus, die du aktivieren möchtest. Du kannst entscheiden, ob du deinen Gästen die Berechtigung gibst, Kanäle zu erstellen und zu aktualisieren und sogar, separat, Kanäle zu löschen. (Berechtigungen bezüglich Dateien findest du hier nicht – diese können nur von einem globalen Admin in den SharePoint-Einstellungen konfiguriert werden).
BEHALTE DIE KONTROLLE ÜBER DEINE INHALTE, INDEM DU GASTZUGRIFF AUF MS TEAMS GEWÄHRST
WAS IST DER UNTERSCHIED ZWISCHEN EXTERNER DATEIFREIGABE UND GASTZUGRIFF?
Die externe Dateifreigabe ist in Unternehmen sehr beliebt, um gemeinsam mit Externen an bestimmten Inhalten zu arbeiten. Sie bringt jedoch einen Nachteil mit sich: Der Eigentümer muss die freigegebenen Inhalte im Auge behalten und kontinuierlich verwalten, um dauerhaft die Kontrolle über die Inhalte zu behalten.
Auf der anderen Seite macht es der Gastzugriff in MS Teams dem Team-Besitzer leichter, da alle Inhalte im Tenant der Organisation verbleiben, wo sie leicht geschützt, überwacht und kontrolliert werden können.
WARUM SOLLTEST DU GÄSTE ZU TEAMS HINZUFÜGEN?
Die virtuelle Zusammenarbeit über Länder und Grenzen hinweg sowie die Arbeit von zu Hause aus haben der Nutzung von Microsoft Teams in den letzten Monaten einen großen Schub gegeben.
Unter diesen Umständen spielt Microsoft Teams eine wesentliche Rolle bei der Innovation des modernen Arbeitens und der Digitalisierung von Geschäftsabläufen. Microsoft bietet, wie oben erwähnt, zwei Möglichkeiten, Gastbenutzer mit benutzerdefinierten Berechtigungen hinzuzufügen.
Diese Funktion ist in vielerlei Hinsicht hilfreich, vor allem, weil du wahrscheinlich irgendwann eine Kombination aus beiden für das reibungslose Funktionieren deiner Organisation verwenden musst. In einem solchen Fall hilft Microsoft Teams den Anwendern, ihre Organisation voranzubringen, indem es beide Optionen gleichzeitig oder einzeln zur Verfügung stellt.
Darüber hinaus ermöglicht es dir, deine Teammitglieder zu schulen und zu sensibilisieren und Governance-Richtlinien für beide Methoden einzurichten. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass deine Inhalte und Daten sicher bleiben – egal, ob deine Benutzer die externe Dateifreigabe oder den Gastzugang in Microsoft Teams bevorzugen.
Wenn du deinen Team-Besitzern ermöglichst, neue Gäste zu genehmigen, bevor sie dem Team beitreten können, wird eine weitere Sicherheitsebene hinzugefügt. Aus diesem Grund haben wir den External User Manager für Microsoft Teams entwickelt. Er ermöglicht es deinen Team-Mitgliedern, den Teams Gastzugang für externe Benutzer zu beantragen, was die Team-Besitzer dann genehmigen oder verweigern können. Behalte anschließend die Kontrolle über die Anzahl und die Aktivitäten von Gästen mit einer Berechtigungsübersicht, Zugriffshistorie und Reportings.
Erfahre mehr über den External User Manager und wie du für besseres Microsoft 365 Gästemanagement sorgen kannst: Klicke hier, um eine kostenlose Demo zu buchen!
Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
