Gastzugriff für einzelne Teams deaktivieren in Microsoft Teams
Um in Microsoft Teams das Risiko von Datenabfluss und Wildwuchs durch frei hinzufügbare Gäste zu minimieren, ist es oft sinnvoll, den Gastzugriff zu deaktivieren.
Was aber, wenn die Zusammenarbeit mit Externen zentraler Bestandteil Ihrer Arbeit ist?
Vielleicht möchten Sie nur den Gastzugriff für einige bestimmte Teams deaktivieren, statt für alle Teams gleichzeitig?
Oder umgekehrt, der Gastzugriff soll für einzelne Teams erlaubt sein, aber generell deaktiviert?
In solchen Fällen können Sie den Gastzugriff auf das einzelne Team bzw. die dazugehörige M365 Gruppe individuell steuern. Bei der Deaktivierung können neue Gäste dann nicht mehr hinzugefügt werden. Bestehende Gäste bleiben aber in der Gruppe bzw. im Team, sie werden hierdurch nicht entfernt.
Hinweis: Es gibt natürlich auch die Möglichkeit, den Gastzugriff generell zu erlauben, aber sehr detailliert zu bestimmen, was Gäste tun können und was nicht. Lesen Sie dazu unseren Blogpost Microsoft Teams Gastzugriff (Teil 1).
Umgesetzt wird die individuelle Steuerung des Gastzugriffs entweder mit Sensitivity Labels, die jedem Team bzw. jeder Gruppe zugeordnet sind, oder mit einem PowerShell Script, mit dem Sie die Gruppeneinstellungen einer einzelnen Gruppe ändern können. Auch externe Tools wie der Teams Manager und External User Manager sind oft eine praktische Lösung. (Achtung: die verknüpfte SharePoint-Seite hinter dem Team verfügt wiederum über eigene Steuerelemente für den Gastzugriff.)
Wenn Sie nach einer einfachen Methode suchen, um den Gastzugriff für einzelne Teams zu kontrollieren, empfehlen wir den Teams Manager. Die Teams Manager App ist genau dafür gebaut, Ihnen die volle Kontrolle über einzelne Teams zu geben.
Der External User Manager bietet IT-Administratoren alle Funktionen, die sie für Microsoft 365 Gästemanagement benötigen. Mit dem External User Manager minimieren Sie nicht nur das Risiko durch frei hinzufügbare Gäste, sondern können diese außerdem Dokumente wie z.B. NDAs unterzeichnen lassen und stellen so sicher, dass Gäste rechtlich korrekt in Ihr System eingebunden sind. Zusätzlich kann der External User Manager regelmäßig prüfen, ob die Gäste weiterhin Zugriff benötigen oder aus Ihrer Umgebung entfernt werden können. Ein großer Schritt in Richtung mehr Microsoft 365 Security also.
Machen Sie gerne einen kostenlosen Demo-Termin mit uns aus für mehr Informationen!
Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
