M365-Apps für IT-Administratoren: Wie Teams Manager und External User Manager dich entlasten

Als IT-Administrator bist du verantwortlich dafür, Microsoft 365 sicher, effizient und compliant zu betreiben. Gleichzeitig wächst die Zahl der Teams, Anfragen und externen Gäste ständig – und mit ihr die Arbeitslast.

Manuelle Freigaben, fehlende Standards und unkontrollierte Zugriffe kosten dich Zeit und stellen ein Risiko für die gesamte Organisation dar.

Teams Manager und External User Manager helfen dir, diese Herausforderungen in den Griff zu bekommen. Sie automatisieren Governance-Prozesse, reduzieren Ticketlast und verschaffen dir die Kontrolle über deine M365-Umgebung zurück.

Wie stellst du sicher, dass Teams-Anfragen regelkonform ablaufen?

Ohne klare Regeln landen täglich neue Team-Anfragen bei dir oder im Ticketsystem. Jede manuelle Prüfung kostet Zeit, und trotzdem können sich Fehler einschleichen – vom falschen Teamnamen bis hin zu fehlenden Governance-Vorgaben.

Mit Teams Manager setzt du Standards durch, ohne dich selbst um jede Anfrage kümmern zu müssen:

1. Genehmigungs-Workflows: Neue Teams-Anfragen laufen über ein automatisiertes Verfahren – du entscheidest, wer Genehmiger ist.
2. Standardisierte Templates: Vordefinierte Strukturen mit Kanälen, Tabs und Planner stellen sicher, dass jedes Team gleich aufgebaut ist.
3. Namenskonventionen: Automatisch durchgesetzte Regeln verhindern Wildwuchs bei der Team-Benennung.
4. Metadaten-Felder: Zusätzliche Infos wie Abteilung, Projekt-ID oder Verantwortliche machen Reporting und Steuerung einfacher.
5. Governance Policies: Unternehmensrichtlinien werden technisch abgesichert – ohne manuelle Nachkontrolle.

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Wie verhinderst du Wildwuchs und Compliance-Risiken durch Lebenszyklen-Management?

Eines der größten Probleme in M365: Teams bleiben aktiv, obwohl Projekte längst abgeschlossen sind. Die Folge: ungenutzte Daten, Sicherheitsrisiken und eine unübersichtliche Umgebung.

Teams Manager nimmt dir diese Arbeit ab:

• Nach X Tagen Inaktivität werden Team-Owner automatisch benachrichtigt.
• Reagieren sie nicht, geht das Team in den Archiv-Modus.
• Nach einer definierten Frist wird es gelöscht – nachvollziehbar und dokumentiert.

External User Manager erweitert dieses Prinzip auf Gäste:

• Zugriffe sind zeitlich befristet.
• Gäste werden regelmäßig überprüft und automatisch entfernt, wenn sie nicht mehr aktiv sind.
• Du hast jederzeit einen klaren Audit-Trail für Compliance-Prüfungen.

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Wie kontrollierst du externe Gäste zuverlässig?

Unkontrollierte Gastzugriffe gehören zu den größten Sicherheitslücken in Microsoft 365. Gäste bleiben oft über Jahre aktiv, ohne dass es jemand merkt.

External User Manager macht Schluss damit:

1. Anfrage- und Genehmigungsprozess: Kein Gast wird ohne Genehmigung eingeladen.
2. Domain-White-/Blacklisten: Nur Gäste aus vertrauenswürdigen Domains erhalten Zugriff.
3. Onboarding-Portal: Gäste müssen deine Compliance- und Datenschutzrichtlinien aktiv bestätigen.
4. Automatisierte Zugriffsüberprüfungen: Inaktive Gäste werden automatisch entzogen.
5. Reporting & Dashboards: Volle Transparenz, wer wann Zugriff hatte – ein Pluspunkt bei jedem Audit.

Beispiel aus der Praxis: In einem Energieversorger konnte der Anteil ungenutzter Gastkonten innerhalb eines Jahres um 65 % reduziert werden – dank automatischem Entzug.

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Wie reduzierst du manuelle Routineaufgaben?

Anfragen prüfen, Gäste verwalten, Teams aufräumen, Reports erstellen – viele Admins verbringen Stunden pro Woche mit diesen Routinetätigkeiten.

Mit Teams Manager und External User Manager erledigst du das automatisiert:

• Automatisierte Routinen ersetzen manuelle Freigaben und Nacharbeiten.
• Dashboards & Reports liefern dir auf Knopfdruck die nötige Übersicht.
• Erinnerungen & Benachrichtigungen binden Teambesitzer ein, ohne dass du hinterherlaufen musst.

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Welche Vorteile bringen dir die Apps konkret?

Als IT-Administrator profitierst du von:

• Weniger Tickets: Routineaufgaben laufen automatisch.
• Mehr Sicherheit: Gastzugriffe und Team-Lebenszyklen sind kontrolliert.
• Nachweisbare Compliance: Automatisierte Reports für Audits.
• Bessere Übersicht: Dashboards statt Excel-Listen.

Kurz gesagt: Du entlastest dein IT-Team, minimierst Risiken und stellst Governance sicher – ohne Mehraufwand.

Warum Solutions2Share?

Wir entwickeln Apps speziell für IT-Administratoren, die täglich Governance sicherstellen müssen. Über 60.000 Installationen zeigen: unsere Lösungen sind nicht nur beliebt, sondern erfüllen die hohen Anforderungen von Organisationen weltweit.

Was uns auszeichnet:

• Tiefe Governance-Expertise: Seit 2016 auf M365- und Teams-Governance spezialisiert.
• Praxisnah entwickelt: Unsere Funktionen basieren auf hunderten Workshops mit IT-Abteilungen – nicht auf theoretischen Annahmen.
• Sicherheitsorientiert: Wir entwickeln nach ISO/IEC 27001:2022 und DSGVO-Standards, damit du bei Audits auf der sicheren Seite bist.

Kurz gesagt: Wir sprechen die Sprache von IT-Admins – und entwickeln Tools, die eure täglichen Probleme wirklich lösen.

Wie startest du mit Teams Manager und External User Manager?

Der Einstieg ist für IT-Administratoren bewusst einfach gehalten:

1. Pilotphase einrichten – teste die Apps in einer ausgewählten Abteilung, um Prozesse und Policies realistisch zu prüfen.
2. Governance-Richtlinien definieren – nutze Vorlagen für Namenskonventionen, Lebenszyklen-Regeln und Gastzugriffe, angepasst an deine Compliance-Vorgaben.
3. Rollout planen – erweitere Schritt für Schritt auf alle Abteilungen, während wir dich mit Support und Best Practices begleiten.

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