M365 & Microsoft Teams Governance in Australien
In diesem Video gehen wir auf die wirklichen Herausforderungen des Gastzugangs in Microsoft 365 ein, die insbesondere für australische Unternehmen relevant sind, die sich mit Compliance, Governance und Sicherheit befassen.
Warum ist M365 und Microsoft Teams Governance in Australien wichtig?
Ohne klare Governance birgt Microsoft 365 und Teams viele Risiken für australische Unternehmen. Unkontrollierte Teams-Erstellung, unübersichtliche Berechtigungen und Sicherheitslücken durch externe Nutzer können zum Problem werden.
Australische Unternehmen müssen das Privacy Act 1988, das Protective Security Policy Framework (PSPF), das Information Security Manual (ISM) und in regulierten Branchen APRA CPS 234 erfüllen. Unternehmen müssen jederzeit zeigen können, dass Zugriffe auf sensible Daten kontrolliert und dokumentiert sind.
Erfahre hier mehr über die spezifischen Anforderungen in Australien: Microsoft 365 Governance in Australien
Welche Probleme entstehen ohne Governance in Microsoft Teams?
- Wildwuchs an Teams: Jeder kann Teams erstellen, Projekte werden doppelt angelegt.
- Unkontrollierter Gastzugang: Externe bleiben länger im System als nötig.
- Fehlende Transparenz: IT verliert den Überblick über Berechtigungen und Zugriffe.
- Audit-Risio: Bei Prüfungen fehlen die geforderten Nachweise.
Was sind die Anforderungen an M365 und Teams Governance in Australien?
Eine gute Governance-Strategie für Microsoft Teams sollte folgende Punkte abdecken:
- Kontrolle über Teamerstellung: Wer darf Gäste einladen, und nach welchen Regeln?
- Namenskonventionen und Standards: Einheitliche Benennung für bessere Übersicht.
- Lebenszyklus-Management: Wie lange bleibt der Zugriff bestehen, und wer prüft das?
- Sicherer Gastzugang: Einladung nur nach klaren Prozessen und mit zeitlicher Begrenzung
- Nachweis und Reporting: Dokumentierte Prozesse, die Audit-Anforderungen erfüllen.
Welche Risiken bestehen beim Gastzugang in Teams?
Die zwei üblichen Extreme:
- Tür offen: Jeder Mitarbeiter darf Gäste einladen. Ergebnis: kaum Nachverfolgbarkeit, hohes Risiko.
- Tür zu: Gastzugriff ist global gesperrt. Ergebnis: Zusammenarbeit leidet, Schatten-IT, Dateien werden per Mail oder unsichere Cloud-Dienste geteilt.
Die Lösung liegt dazwischen: kontrollierter Gastzugang mit klaren Prozessen.
Hier findest du unseren Leitfaden zum Gastzugang: Microsoft 365 Gastzugang und Compliance in Australien
Wie kann Governance für Teams und M365 technisch umgesetzt werden?
Microsoft 365 bietet mit der Azure AD Naming Policy und Basisfunktionen einfache Möglichkeiten für Regeln. Doch in der Praxis reichen diese oft nicht aus.
Der External User Manager (EUM) bietet erweiterte Möglichkeiten:
| Schritt | Zweck | Wer ist beteiligt? |
|---|---|---|
| Einladung durch Self-Service-Formular | Metadaten erfassen (Projekt, Verantwortlicher, Ablaufdatum) | End-User |
| Genehmigung | Vier-Augen-Prinzip | Vorgesetzter / IT |
| Onboarding-Portal | NDA, GDPR-/PSPF-Dokumente signieren, MFA starten | Gast |
| Lebenszyklus & Review | Automatische Verlängerung oder Entzug des Zugriffs | System-Workflow |
Mit dem External User Manager kombinierst du Sicherheit, Effizienz und Audit-Fähigkeit ohne zusätzliche Belastung für die IT.
Vorteile speziell für australische Unternehmen:
- APRA-CPS 234-Nachweis: Alle Gastaktivitäten sind protokolliert.
- PSPF-/ISM-Konformität: Sensible Teams können mit restriktiven Einstellungen versehen werden, während offene Kollaboration weiterhin möglich bleibt.
- ASD-Blueprint-Richtlinien abbilden: Gastkonfigurationen lassen sich an die Vorgaben des Australian Signals Directorate angleichen.
Warum External User Manager für Teams Governance in Australien?
Mit External User Manager erhältst du eine Lösung, die Compliance, Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit vereint.
- Direkt integriert: External User Manager ist direkt in Microsoft Teams integriert.
- Flexibel: Anpassbar an Compliance-Anforderungen in Australien.
- Erfahrung: 60.000 Installationen weltweit und Zusammenarbeit mit australischen Partnern.
- Support und Beratung: Schnelle Einführung und sichere Audits.
Fazit: Mit dem External User Manager gelingt es dir, Gastzugänge kontrolliert zu verwalten, Prozesse zu automatisieren und Audits problemlos zu bestehen.
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Chief Commercial Officer und Governance Spezialist bei Solutions2Share
Florian Pflanz verfügt über mehr als 8 Jahre Erfahrung mit Microsoft 365 und hat über 250 Workshops zu Teams Governance begleitet.
Seine Schwerpunkte liegen auf Lifecycle-Management, Provisioning und Compliance-Anforderungen in regulierten Branchen.
Er gibt Best Practices an IT-Admins und Entscheider weiter, um Komplexität zu reduzieren und sichere Zusammenarbeit in Teams zu stärken.
