Microsoft 365 Governance: Wie du eine sichere und kontrollierte Umgebung aufbaust

Ohne klare Governance für Microsoft 365 entstehen Sicherheitslücken, Compliance-Risiken und ein unkontrollierter Wildwuchs in Teams, SharePoint und allen verbundenen Diensten. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du eine funktionierende Governance-Strategie für Microsoft 365 einführst, welche Risiken du damit vermeidest und wie Automatisierung und Tools wie der Teams Manager dich dabei unterstützen.

Ein Praxisbeispiel von Der Beck zeigt, wie ein strukturiertes Governance-Modell in der Realität aussieht und welchen Unterschied es im Tagesgeschäft macht.

Was umfasst Microsoft 365 Governance und warum ist sie wichtig?

Microsoft 365 Governance legt fest, wie dein Unternehmen Microsoft 365 nutzt: von Identität und Zugriff, über Datenhaltung bis hin zu Compliance-Regeln. Es geht nicht nur um Microsoft Teams, sondern das gesamte Ökosystem: Exchange, SharePoint, OneDrive, Planner, Microsoft Teams und Microsoft Entra ID.

Die Entscheidung, wer was darf, wo Daten gespeichert werden, wie externe Nutzer eingebunden werden und welche Prozesse automatisiert werden, ist zentral für Sicherheit und Effizienz.

Wie unterscheiden sich M365 Governance und Microsoft Teams Governance?

Microsoft 365 Governance bezieht sich auf die komplette Service-Landschaft:

• Identitäten und Rechte
• Datenklassifizierung und Schutz
• Compliance-Regeln
• Nutzung von Diensten
• Monitoring und Berichte
• App- und Service-Konfiguration

Microsoft Teams Governance betrifft einen fokussierten Teilbereich:

• Erstellung und Struktur von Teams
• Kanäle, Tabs und Berechtigungen
• Lebenszyklen
• Namensregeln
• externe Gäste
• Vorlagen und Provisionierung

Beides gehört zusammen: Ohne saubere M365-Regeln führt Teams schnell zu Chaos. Ohne klare Teams-Regeln verliert ein Unternehmen die Kontrolle über Daten, Gruppen und Berechtigungen.

Wie unterstützen Drittanbieter-Tools deine Microsoft 365 Governance?

Viele Unternehmen benötigen mehr Kontrolle, als Microsoft standardmäßig bietet. Typische Lücken:

• fehlende Kontrolle über die Teamerstellung
• fehlende Standardisierung durch Namenskonventionen
• kein einheitlicher Lifecycle
• manuelle Arbeit bei Genehmigungen
• fehlende zentrale Übersicht über alle Teams
• inkonsistente Berechtigungen

Der Teams Manager schließt genau diese Lücken. Er ermöglicht:

• automatisierte Genehmigungsprozesse
• Vorlagen und Provisionierung
• standardisierte Namensregeln
• Metadaten
• Kontrolle über den gesamten Lifecycle
• automatische Archivierung inaktiver Teams
• klare Vorgaben für alle Arbeitsbereiche

So vermeidest du Wildwuchs und stellst sicher, dass jedes Team die Anforderungen von Sicherheit und Compliance erfüllt.

Wie gehört Risikomanagement zu Microsoft 365 Governance?

Risikomanagement ist ein zentraler Teil der Governance. Du erkennst Sicherheitsprobleme frühzeitig und stellst sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

Wichtige Prüfpunkte:

• Berechtigungen: nur Berechtigte dürfen Daten sehen oder bearbeiten
• Security Logs: Auffälligkeiten sollten sofort sichtbar sein
• Compliance: gesetzliche und interne Vorgaben müssen erfüllt sein

Empfohlene Sicherheitsrichtlinien:

• Verschlüsselung
• Multi-Faktor-Authentifizierung
• Sensitivitätsbezeichnungen
• klare Passwort- und Identitätsrichtlinien

Wichtige Tools:

• Microsoft Secure Score: zeigt Sicherheitslücken und Empfehlungen
• Compliance Center: bewertet Datenschutz und Archivierung
• Activity Dashboards: zeigen Nutzung, Gruppenverhalten und Risiken

So strukturierst du Risiken und leitest konkrete Maßnahmen ab.

Wie setzt du Zero Trust in Microsoft 365 um?

Zero Trust geht davon aus, dass Bedrohungen immer möglich sind – intern wie extern. Jede Aktion muss überprüft werden.

Bestandteile:

• Identitätssicherung über Microsoft Entra ID
• Conditional Access
• MFA für alle Nutzer
• minimale Rechtevergabe
• Schutz sensibler Daten über Microsoft Information Protection
• Geräteschutz über Defender for Endpoint
• Überwachung von Sessions und riskanten Aktivitäten

Zero Trust ist kein einzelner Schritt, sondern ein Sicherheitsrahmen, der kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Welche Governance-Prozesse kannst du in Microsoft 365 automatisieren?

Automatisierung macht Governance skalierbar und entlastet IT-Teams bei wiederkehrenden Aufgaben.

Benutzerverwaltung

• automatische Erstellung und Löschung von Accounts
• Zuweisung von Rollen nach Abteilung
• automatisierte Passwort-Zurücksetzungen

Richtlinienumsetzung

• MFA für alle
• Compliance-Regeln wie Aufbewahrungsfristen
• Speicherorte für Dateien
• Gerätevorgaben wie Gerätesperren

Reporting

• Berichte zu Aktivitäten und Vorfällen
• automatische Zustellung an Verantwortliche
• Alerts bei ungewöhnlichem Verhalten

Tools:

• PowerShell
• Power Automate
• Azure Automation
• Logic Apps

Teams Manager automatisiert zentrale Governance-Elemente wie Genehmigungen, Vorlagen, Lifecycle-Prozesse und Namensregeln.

External User Manager automatisiert das Onboarding und Offboarding externer Gäste – ein wichtiger Governance-Bereich, der oft unterschätzt wird.

Wie unterstützen Reporting und Analyse deine Governance?

Überwachung ist entscheidend, um zu prüfen, ob Regeln funktionieren. Wichtige Aspekte:

• Nutzung von Teams und SharePoint
• externe Aktivitäten
• auffälliges Verhalten
• Datenfreigaben
• Richtlinienverstoß
• inaktive Arbeitsbereiche

Die wichtigsten Werkzeuge:

• Admin Center Reports
• Compliance Manager
• Security und Compliance Dashboards

Regelmäßige Auswertungen helfen dir, Schwachstellen zu erkennen und deine Governance nachzuschärfen.

Was bedeutet Collaboration Governance in Microsoft 365?

Collaboration Governance beschreibt die Regeln, wie Teams, SharePoint-Sites und Gruppen entstehen und genutzt werden. Dazu gehören:

• Erstellungsregeln für Teams
• Berechtigungsmodelle
• Verantwortlichkeiten
• externe Zugriffe
• Namensregeln
• Archivierung und Löschung
• einheitliche Vorlagen

Ein guter Governance-Plan definiert:

• Rollen
• Sicherheit
• Datenklassifizierung
• Nutzung externer Tools
• Aktivierung neuer Funktionen
• Überprüfung inaktiver Bereiche

Microsoft Learn bietet vertiefende Ressourcen dazu.

Was leistet das Microsoft 365 Adoption Center?

Das Adoption Center hilft Unternehmen bei:

• Einführung von Microsoft 365
• Change Management
• Verbesserung der Zusammenarbeit
• Schulung der Mitarbeitenden
• Kommunikation neuer Funktionen

Governance wirkt nur, wenn Nutzer sie verstehen und akzeptieren. Adoption und Governance müssen daher gemeinsam gedacht werden.

Wie entwickelt sich Microsoft 365 Governance weiter?

Zentrale Entwicklungen:

Mehr Automatisierung

Regeln, Klassifizierungen und Berichte werden zunehmend automatisch angewendet.

Stärkerer Einsatz von KI

KI unterstützt bei Mustererkennung, Risikobewertung und Entscheidungsfindung.

Höhere Compliance-Anforderungen

Neue Vorgaben führen zu mehr Überwachung und klaren Richtlinien.

KI bringt Chancen, aber auch Herausforderungen rund um Datenschutz und Transparenz. Governance muss diese Entwicklungen berücksichtigen.

Siehe dich an, wie der Teams Manager bei der Microsoft 365 Governance helfen kann: