Microsoft 365 Governance in Australien: So nutzt du Microsoft 365 sicher und regelkonform
Was bedeutet Microsoft 365 Governance in Australien?
Die Einführung und Nutzung von Microsoft 365 ist für viele australische Unternehmen heute Standard. Ohne klare Governance entstehen jedoch Risiken: unkontrollierte Teams, fehlende Transparenz bei Berechtigungen, ungesicherter Gastzugang und Schwierigkeiten bei Audits.
Australien stellt strenge Anforderungen an Informationssicherheit. Lokale Richtlinien wie Protective Security Policy Framework (PSPF) die APRA CPS 234 oder das Information Security Manual (ISM) verpflichten Unternehmen, den Zugriff auf Daten nachweislich zu kontrollieren.
Mit OneDot61, einem erfahrenen Cybersecurity-Partner aus Australien, und den Governance-Apps von Solutions2Share bieten wir eine effektive Lösung für australische Unternehmen: lokal abgestimmt, direkt integriert und schnell einsetzbar.
Du erfährst in diesem Blogartikel, worauf du bei M365 und Microsoft Teams Governance in Australien achten musst und wie wir dir dabei helfen können.
Warum ist Microsoft 365 Governance für australische Unternehmen wichtig?
Ohne klare Governance wird Microsoft Teams schnell zur Schwachstelle:
- Unkontrollierte Erstellung von Teams und Gruppen
- Verwaiste oder doppelte Teams
- Unkontrollierte Gastzugriffe von Externen
- Datenablage ohne Klassifizierung oder Schutz
- Fehlende Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
Welche Compliance-Standards müssen australische Unternehmen beachten?
Australische Unternehmen, besonders aus regulierten Branchen wie Bau, Energie, Gesundheit oder dem öffentlichen Sektor, müssen strenge Standards erfüllen:
- Privacy Act 1988: Schutz personenbezogener Daten.
- PSPF (Protective Security Policy Framework): Sicherheitsanforderungen im öffentlichen Sektor.
- APRA CPS 234: Pflicht für Finanzinstitute, Informationssicherheit nachzuweisen.
- ISM (Information Security Manual): Leitlinien zur sicheren Verwaltung von IT-Systemen.
Alle Standards verlangen Nachvollziehbarkeit von Zugriffsrechten und dokumentierte Governance-Prozesse.
Worauf ist in Australien bei Microsoft 365 Governance zu achten?
Datenresidenz in Australien
Gerade bei sensiblen Daten muss sichergestellt sein, dass diese in Australien gespeichert und verarbeitet werden. Hierfür gibt es spezielle Add-Ons von Microsoft. Die Verantwortung für die Umsetzung und Kontrolle liegt aber immer noch beim Unternehmen. Ohne Governance-Lösung ist eine dauerhafte Absicherung kaum möglich.
PSPF und ISM Compliance in Microsoft 365
Sowohl PSPF als auch ISM definieren klare Anforderungen an Zugriffskontrollen, Identitätsmanagement, Audits und Datenklassifizierung. Diese Anforderungen lassen sich mit Standardfunktionen von Microsoft 365 jedoch nur begrenzt umsetzen.
Sichere Verwaltung von Gastzugriffen
In vielen Unternehmen werden externe Gäste ohne geregelten Prozess eingeladen. Das erhöht die Gefahr von unkontrolliertem Datenzugriff. Eine Governance-Lösung, wie der External User Manager, ermöglicht eine einfache und sichere Verwaltung von Microsoft Teams Gastzugängen mit Genehmigungsworkflows, Übersicht über Gäste und automatischen Reviews.
Siehe auch: Microsoft 365 Gastzugang und Compliance in Australien
Multi-Tenant-Umgebungen in Konzernen
Australische Unternehmen, besonders Konzerne mit Tochtergesellschaften oder internationalen Beteiligungen, arbeiten häufig mit mehreren Microsoft 365-Tenants. Für eine einheitliche Governance sind abgestimmten Prozesse und eine zentrale Verwaltung notwendig. Hier können Tools wie Teams Manager unterstützen.
5 Best Practices für Microsoft Teams Governance in Australien
- Strukturierte Teams-Erstellung mit Vorlagen und Namenskonventionen
Mit Teams Manager lässt sich genau steuern, wer Teams erstellen darf, welche Informationen beim Anlegen abgefragt werden, und welche Namenskonventionen gelten. - Automatisierte Genehmigungsprozesse in Microsoft Teams
Durch Freigabeworkflows für neue Teams, Microsoft 365 Gruppen oder Planner bleiben Übersicht und Kontrolle gewährleistet. - Lifecycle-Management
Verwaiste oder veraltete Teams können automatisch erkannt, zur Überprüfung markiert und bei Bedarf gelöscht oder archiviert werden. Das spart Platz, schützt Daten und erhöht die Sicherheit. - Gastverwaltung: Zugriffssteuerung für Gäste und externe Partner
Externe erhalten nur dann Zugriff, wenn der Gastzugriff genehmigt und regelmäßig überprüft wird. Mit dem External User Manager können Unternehmen alle M365 Gäste anzeigen und effizient verwalten. - Klassifizierung und Compliance-Kontrolle
Teams und Inhalte lassen sich mit Sensitivity Labels, Richtlinien und automatisierten Überprüfungen schützen. Funktionen dazu gibt es im Teams Manager und über Entra ID.
Was decken native M365-Funktionen ab und wo liegen die Grenzen?
Microsoft 365 bietet grundlegende Governance-Features wie:
- Azure AD Naming Policies für Namenskonventionen,
- Ablaufdaten für Gastzugänge,
- Security & Compliance Center für Protokollierung.
Doch in der Praxis stoßen Unternehmen schnell an Grenzen:
- Hoher manueller Aufwand für IT-Teams.
- Keine automatischen Genehmigungs-Workflows für Team-Erstellung oder Gäste.
- Keine zentrale Übersicht aller Teams, Gruppen und Gäste.
- Begrenzte Reporting-Funktionalitäten für Audits.
Wie unterstützen Teams Manager und External User Manager bei Microsoft 365 Governance in Australien?
Teams Manager
- Regeln für Team-Erstellung: Wer darf Teams anlegen, mit welchen Vorlagen?
- Namenskonventionen: Einheitliche Strukturen für klare Teamnamen.
- Lifecycle-Management: Automatisches Archivieren oder Löschen inaktiver Teams.
- Klassifizierung: Teams nach Sensibilität oder Abteilung kategorisieren.
External User Manager
- Kontrollierter Gastzugang: Einladungen nur über Genehmigungs-Workflows.
- Self-Service-Formulare: Pflichtfelder für Projektdaten, Verantwortliche, Ablaufdatum.
- Automatisches Lifecycle-Review: Gästezugänge laufen nach definierten Fristen ab.
- Audit-Berichte: Nachweise für APRA, PSPF oder ISM.
Gemeinsam sorgen die beiden Tools für eine vollständige Governance-Lösung in Microsoft 365 und Teams für australische Unternehmen.
Warum ist OneDot61 als lokaler Partner wichtig?
OneDot61 ist ein in Australien ansässiger Spezialist für Cybersecurity, Microsoft-Technologien und Compliance-Beratung. Das Team bringt über 25 Jahre Erfahrung im australischen Markt mit, insbesondere mit Kunden aus Behörden und stark regulierten Branchen.
Australische Unternehmen profitieren von der Kombination aus internationaler Expertise von Solutions2Share und lokaler Marktkenntnis von OneDot61:
- Schnelle Einführung mit geringem IT-Aufwand
- Beratung mit Fokus auf australische Compliance-Anforderungen.
- Unterstützung bei Implementierung und Anpassung an regionale Vorgaben.
- Direkter Support im lokalen Markt.
- Eine zentrale Governance-Lösung voll integriert in Microsoft Teams und M365
- Weniger manuelle Aufgaben, dafür mehr Sicherheit und Transparenz
Unternehmen erhalten damit nicht nur die passenden Tools, sondern auch das nötige Know-how für Australien-spezifische Microsoft 365 Governance.
Hier findest du weitere Informationen:
Microsoft Teams Management mit Teams Manager
Gästemanagement mit External User Manager
Zur Website von Onedot61
FAQ – Microsoft 365 Governance in Australien
Erfüllt Microsoft 365 PSPF- und ISM-Anforderungen?
Microsoft 365 stellt grundlegende Funktionen bereit, die Anforderungen lassen sich aber nur begrenzt umsetzen. PSPF/ISM verlangen zusätzliche Kontrollen. Diese lassen sich nur durch zusätzliche Prozesse und Tools wie Teams Manager oder External User Manager vollständig abdecken.
Warum Teams Governance mit Partner in Australien umsetzen?
Ein lokaler Partner kennt die regulatorischen Rahmenbedingungen in Australien genau. OneDot61 bringt Erfahrung mit Behörden und kritischen Infrastrukturen mit. Das spart Zeit, senkt Risiken und sorgt für eine zielgerichtete Umsetzung.
Wie lassen sich Gastzugriffe in Microsoft Teams steuern?
Mit dem Genehmigungsworkflow des External User Manager lassen sich Gäste einladen und genehmigen. Gastzugriffe können regelmäßig überprüft und durch Lebenszyklen automatisch entfernt werden.
Was bringt Teams Manager für Teams Governance?
Teams Manager reduziert Wildwuchs in der Teams-Struktur, automatisiert Prozesse und verbessert die Übersicht. Vor allem spart er Zeit in der Administration und erhöht die Sicherheit.
Wie schnell lässt sich M365 Governance in Australien einführen?
Durch die enge Zusammenarbeit mit OneDot61 und die direkte Integration in Microsoft 365 kann die Lösung schnell produktiv eingesetzt werden. Buche eine kostenlose Demo, um die Umsetzung für deinen Fall konkret zu besprechen.
Fazit: Sichere und schnelle Governance-Lösung für Microsoft 365 in Australien
Australische Unternehmen benötigen Governance-Lösungen, die sich an lokale Anforderungen anpassen lassen. Gemeinsam mit OneDot61 bietet Solutions2Share mit Teams Manager und External User Manager die passende Lösung für australische Unternehmen.
Entdecke, wie du mit Solutions2Share und OneDot61 deine Microsoft 365 Umgebung in Australien effizient und sicher verwalten kannst.
Jetzt Demo buchen und erfahren, wie du Governance in Microsoft 365 einfach umsetzt:
Chief Commercial Officer und Governance Spezialist bei Solutions2Share
Florian Pflanz verfügt über mehr als 8 Jahre Erfahrung mit Microsoft 365 und hat über 250 Workshops zu Teams Governance begleitet.
Seine Schwerpunkte liegen auf Lifecycle-Management, Provisioning und Compliance-Anforderungen in regulierten Branchen.
Er gibt Best Practices an IT-Admins und Entscheider weiter, um Komplexität zu reduzieren und sichere Zusammenarbeit in Teams zu stärken.
