Microsoft 365 Gruppen: Definition, Risiken & Governance-Lösungen

Warum können Microsoft 365 Gruppen zu einem Governance-Risiko werden?

Microsoft 365 Gruppen dienen als Basis für verschiedene Microsoft-Dienste wie Teams, SharePoint, Outlook und Planner und stellen somit eine zentrale Funktion für die Zusammenarbeit in Unternehmen dar.

Das Ziel ist eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Projektteams. Ohne klare Regeln wächst die Zahl der Gruppen aber schnell unkontrolliert.

Die Folgen

• Wildwuchs: hunderte Gruppen ohne Struktur oder Verantwortliche.
• Sicherheitslücken: Externe behalten Zugriff, auch wenn Projekte längst vorbei sind.
• Hoher Admin-Aufwand: IT-Abteilungen müssen manuell nachpflegen.
• Audits: fehlende Nachweise über Gruppen, Mitglieder oder Berechtigungen.

Wer keine Strategie zur Verwaltung der Microsoft 365 Gruppen hat, riskiert Chaos, Datenverlust und Compliance-Probleme.

IT-Administratoren stehen vor der Herausforderung, M365 Gruppen effektiv zu verwalten, Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen und den Lebenszyklus zu steuern.

Mit Governance Automation Tools wie dem Teams Manager können Governance-Regeln automatisiert und IT-Admins entlastet werden.

In diesem Artikel verrate ich dir alles, was du zu M365 Gruppen wissen musst, wie du sie verwalten kannst und wie du mit Teams Manager eine optimale Microsoft 365 und Microsoft Teams Governance sicherstellst.

Was sind Microsoft 365 Gruppen und wie nutzt man sie?

Microsoft 365 Gruppen sind eine zentrale Funktion von Microsoft 365 für die Verwaltung von Berechtigungen und die Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365.

Eine Microsoft 365 Gruppe führt mehrere Dienste zusammen:

• Microsoft Teams
• SharePoint Online
• Outlook Kalender & Postfach
• Planner, OneNote, Power BI

Mitglieder einer M365 Gruppe erhalten Zugriff auf Dienste wie SharePoint-Bibliotheken, Team-Kalender oder gemeinsame Postfächer und können gemeinsam daran arbeiten.

Warum sollte man Microsoft 365 Gruppen nutzen?

Viele Unternehmen setzen Microsoft 365 Gruppen ein, um ihre Teams zu organisieren und Arbeitsprozesse zu optimieren.

Folgende Vorteile bringen M365 Gruppen mit sich:

• Automatische Berechtigungsvergabe: Zugriff auf Ressourcen, ohne dass ein Administrator eingreifen muss.
• Zentralisierte Zusammenarbeit: Einheitliche Plattform für den Austausch von Informationen über verschiedene Microsoft-Dienste hinweg.
• Bessere Nachverfolgbarkeit: Alle relevanten Ressourcen werden an einer zentralen Stelle verwaltet werden.
• Erhöhte Sicherheit: Durch klare Berechtigungen und Governance-Richtlinien lassen sich unerlaubte Zugriffe verhindern.

Wie interagieren M365 Gruppen mit Teams, SharePoint & Outlook?

Wenn ein neues Team in Microsoft Teams erstellt wird, entsteht im Hintergrund automatisch eine zugehörige Microsoft 365 Gruppe. Diese Gruppe verwaltet die Mitgliedschaften und Berechtigungen für verbundene Dienste wie SharePoint, OneDrive und Planner.

Besitzer einer Microsoft 365 Gruppe können auch eine bereits vorhandene Microsoft 365 Gruppe bei der Erstellung eines Teams verwenden.

Beachte dies bei M365 Gruppen:

• Das Löschen eines Teams kann zur Löschung der zugehörigen Microsoft 365 Gruppe führen, wenn keine Schutzrichtlinien existieren.
• Jedes Team hat eine Microsoft 365 Gruppe, aber nicht jede Gruppe wird automatisch zu einem Team.
• Die Gruppenzugehörigkeit bestimmt die Zugriffsebenen für SharePoint-Websites, Team-Chats und geteilte Dateien.

Gruppenmitgliedschaften

Wenn ein Mitglied eines Teams in Microsoft Teams hinzugefügt oder entfernt wird, wird es auch in der M365 Gruppe hinzugefügt oder entfernt. Das Team und die Kanäle werden unmittelbar vom Teams Client entfernt und Berechtigungen schnell aktualisiert.

Wenn Teammitglieder außerhalb von Teams (etwa über das Microsoft 365 Admin Center oder Microsoft Entra) hinzugefügt oder gelöscht werden, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Berechtigungen aktualisiert werden.

Man unterscheidet zwei zentrale Arten von Mitgliedschaften:

• Dynamische Mitgliedschaften: Mithilfe von Azure AD-Dynamikregeln lassen sich Benutzer automatisch in Gruppen einordnen, basierend auf bestimmten Attributen (z. B. Abteilung, Standort oder Position im Unternehmen). Mehr dazu hier:  Erstellen und Konfigurieren der Regeln für eine dynamische Microsoft Entra-Gruppe.
• Statische Mitgliedschaften: Hierbei müssen Benutzer manuell hinzugefügt und entfernt werden. Dies erfordert regelmäßige Pflege durch Administratoren.

Automatische Lizenzierung

In Microsoft Entra ID können Sicherheitsgruppen konfiguriert werden, sodass Benutzer beim Beitritt zu einer Gruppe automatisch die benötigten Lizenzen erhalten. Dies wird als gruppenbasierte Lizenzierung berzeichnet. Dadurch entfällt der manuelle Zuweisungsaufwand für IT-Abteilungen und es wird sichergestellt, dass alle Mitglieder über die richtigen Berechtigungen verfügen.

Mehr dazu hier: Anweisungen zum Konfigurieren der gruppenbasierten Lizenzierung für eine Azure-Sicherheitsgruppe.

Was sind die Beschränkungen bei M365-Gruppen?

Die folgenden Grenzwerte gelten für Microsoft 365-Gruppen:

	Maximale Anzahl
Besitzer pro Gruppe	100
Gruppen, die ein Benutzer erstellen kann	250
Gruppen, die ein Administrator erstellen kann	Kein gruppenspezifischer Grenzwert für Microsoft 365; allgemeiner Microsoft Entra Objektgrenzwert (spezifisch für jede organization)
Anzahl Mitglieder	Mehr als 1.000 möglich, aber nur 1.000 können gleichzeitig auf die Gruppenunterhaltungen zugreifen.
Anzahl von Gruppen, in der ein Benutzer Mitglied sein kann	7.000
Dateispeicher	1 Terabyte + 10 GB pro abonnierter Benutzer. Eine unbegrenzte Menge an zusätzlichem Speicher kann zusätzlich erworben werden.
Größe des Gruppenpostfachs	50 GB

Die verfügbaren Funktionen und Tools innerhalb der Gruppen hängen zudem vom verwendeten Microsoft 365-Plan, den Azure-Active-Directory-Funktionen und den zugewiesenen Lizenzen ab.

Grundsätzlich unterstützen Business Essentials und Business Premium sowie Enterprise E1, E3 und E5 Microsoft 365 Gruppen, die spezifischen Verwaltungs- und Sicherheitsoptionen hängen jedoch von Abonnement und Organisationsstruktur ab.

Wie kannst du M365 Gruppen korrekt erstellen?

Es gibt verschiedene Vorgehensweisen wie du deine Microsoft 365 Gruppen erstellen kannst;

• direkt in Microsoft Teams,
• über das Microsoft 365 Admin Center,
• über Azure Active Directory oder
• per PowerShell.

Je nach deinen Anforderungen und technischen Kenntnissen kannst du die passende Methode für dich wählen:

Microsoft Teams

Du kannst ein neues Team in Microsoft Teams erstellen (dabei wird automatisch eine Microsoft 365 Gruppe mit allen zugehörigen Ressourcen angelegt) oder eine bereits bestehende Microsoft 365 Gruppe um Teams-Funktionen erweitern. Diese Methode ermöglicht dir besonders einfach und schnell neue Gruppen direkt innerhalb von Microsoft Teams zu erstellen.

Microsoft 365 Admin Center

Über das Admin Center kannst du Microsoft 365 Gruppen zentral verwalten und steuern. Außerdem kannst du zusätzliche Einstellungen wie Datenschutzrichtlinien, Gruppennamen und Berechtigungen konfigurieren.

Azure Active Directory

Wenn du erweiterte Governance-Anforderungen hast, solltest du auf diese Methode zurückgreifen. In Azure Active Directory kannst du Gruppen dynamisch erstellen und verwalten und dabei automatisierte Regeln nutzen.

PowerShell

Solltest du große Mengen an Gruppen verwalten oder wiederkehrende Aufgaben automatisieren wollen, dann ist PowerShell die richtige Wahl für dich. Mit Hilfe von Skripten kannst du hier Gruppen in Massen erstellen, aktualisieren oder löschen.

Während Microsoft Teams und das Admin Center besonders für einfache Gruppenstrukturen geeignet sind, erhältst du über Azure AD und PowerShell mehr Kontrolle und Automatisierungsmöglichkeiten auch für größere Organisationen. Allerdings solltest du beachten, dass diese Standardmethoden oft zu einer unkontrollierten Gruppenerstellung führen können.

Der Teams Manager bietet eine strukturierte und sichere Möglichkeit, Microsoft 365 Gruppen zu erstellen und gleichzeitig Governance-Richtlinien durchzusetzen. So kannst du sicherstellen, dass nur genehmigte Gruppen erstellt werden und diese mit den richtigen Einstellungen versehen sind.

Wer kann M365 Gruppen erstellen?

Standardmäßig kann jeder Benutzer Gruppen erstellen. Hier solltest du jedoch aufpassen, denn das kann zu unkontrollierter Gruppenvermehrung führen. Daher empfehle ich, die Microsoft 365 Gruppenerstellung mit Governance-Richtlinien zu begrenzen und z. B. nur bestimmten Benutzern oder Rollen zu erlauben, neue Gruppen anzulegen.

Wie verwalte ich Microsoft 365 Gruppen?

Wie lässt sich Microsoft 365 Gruppenverwaltung effizient gestalten?

Diese Möglichkeiten hast du in der Verwaltung:

• Namenskonventionen: klare Regeln für Abkürzungen, Abteilungen, Standorte.
• Lifecycle-Management: automatische Archivierung oder Löschung inaktiver Gruppen.
• Mitglieder und Rollen: Wer gehört zur Gruppe und welche Berechtigungen hat er?
• Vertraulichkeitsbezeichnungen: Schutz sensibler Daten durch Zugriffsebenen.
• Vorlagen: standardisierte Gruppen für bestimmte Abteilungen oder Projekte.
• Regelmäßige Reviews: Prüfung von Mitgliedschaften und Berechtigungen.

Ohne Automatisierung bleibt dieser Aufwand für IT-Abteilungen kaum beherrschbar.

Wer ist für die Verwaltung von M365 Gruppen verantwortlich?

In der Regel sind IT-Administratoren für die Verwaltung zuständig, allerdings lassen sich einige Aufgaben auch an Team-Owner delegieren.

Hier eine Übersicht zu den Gruppenrollen und ihren Verantwortlichkeiten:

• Gäste: Externe Benutzer, die in eine Gruppe eingeladen wurden. Ohne Einschränkungen durch den Administrator können Gäste von jedem Gruppenmitglied hinzugefügt werden.
• Gruppenbesitzer: Moderatoren einer Gruppe. Sie können Mitglieder hinzufügen oder entfernen und haben besondere Berechtigungen zur Anpassung der Gruppeneinstellungen, wie Name, Beschreibung oder Richtlinien.
• Mitglieder: Reguläre Nutzer der Gruppe, die Zugriff auf Ressourcen haben, jedoch keine administrativen Änderungen vornehmen können.

Welche Gefahren entstehen durch unkontrollierte M365 Gruppen?

Das sind typische Herausforderungen vor denen Unternehmen stehen:

• Unkontrollierte Gruppenerstellung: Doppelte oder verwaiste Gruppen.
• Sicherheitsrisiken: Externe Nutzer oder sensible Daten sind nicht abgesichert.
• Datenchaos: Verstreute Dateien, doppelte Dokumente und unübersichtliche Freigaben.
• Fehlende Lifecycle-Strategie: Projekte abgeschlossen, Gruppen bleiben bestehen.

Unkontrollierte Gruppenerstellung

Wenn jeder Benutzer Microsoft 365 Gruppen erstellen kann, kann dies schnell zu einer unübersichtlichen Umgebung führen. Es kommt zu doppelten oder verwaisten Gruppen, die schwer zu verwalten sind. Ohne Richtlinien wächst die Zahl der Gruppen unkontrolliert weiter und Ineffizienz ist die Folge.

Sicherheitsrisiken

Ohne eine geregelte Zugriffssteuerung und regelmäßige Überprüfungen können sensible Daten ungewollt mit externen Nutzern geteilt werden und ehemalige Mitarbeiter oder unautorisierte Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen haben. Es entsteht ein erhöhtes Risiko für Datenschutzverletzungen und Sicherheitslücken.

Datenchaos

Durch eine unstrukturierte Gruppenerstellung entstehen verstreute Dateien, doppelte Dokumente und unübersichtliche Freigaben. Mitarbeiter verlieren schnell den Überblick, arbeiten weniger effizient und schnell.

Fehlende Lifecycle-Strategie

Nicht mehr genutzte Gruppen bleiben bestehen, auch wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dies führt zu einer unübersichtlichen Umgebung und überflüssigen Daten und erhöht den administrativen Aufwand für IT-Administratoren erheblich.

Ohne eine durchdachte Microsoft 365 Governance kann der Einsatz von Microsoft 365 Gruppen mehr Probleme als Vorteile mit sich bringen. Daher ist es ratsam, eine klare Strategie für die Verwaltung und Kontrolle von Microsoft 365 Gruppen zu implementieren. Der Teams Manager bietet hier eine ideale Lösung, um automatisierte Prozesse einzuführen.

Wie unterstützt der Teams Manager bei M365 Gruppen-Governance?

Mit Teams Manager kannst du sicherstellen, dass Microsoft 365 Gruppen organisiert, sicher und effizient verwaltet werden.

Teams Manager ermöglicht dir eine automatische Durchsetzung von Governance-Richtlinien und eine zentrale Kontrolle über die Gruppenverwaltung:

• Kontrolle über Gruppenerstellung durch definierte Genehmigungsworkflows
• Automatische Lifecycle-Richtlinien zur Vermeidung verwaister Gruppen
• Einheitliche Namensrichtlinien, für eine besser Übersicht und mehr Klarheit
• Automatische Berichte, um die Nutzung und Sicherheit zu überwachen

Bereich	Native Funktion	Mit Teams Manager
Gruppen-Erstellung	jeder darf, wenig Kontrolle	Genehmigungsprozesse und Vorlagen
Namenskonventionen	eingeschränkt über Azure AD	automatische Regeln und Pflichtfelder
Lifecycle	manuell, unübersichtlich	automatische Archivierung/Löschung
Transparenz	keine zentrale Übersicht	Dashboard mit allen Gruppen & Teams
Verantwortlichkeiten	unklar	definierte Owner-Rollen und Reviews

Ergebnis: Weniger Chaos, mehr Sicherheit, geringerer IT-Aufwand.

Erstellung und Verwaltung von M365 Gruppen mit Teams Manager

Mit dem Teams Manager kannst du einfach neue Microsoft 365 Gruppen mit vordefinierten Regeln, Lebenszyklen, Namenskonventionen und Genehmigungsprozessen erstellen. So stellst du sicher, dass nur genehmigte Gruppen mit den richtigen Berechtigungen und Richtlinien erstellt werden.

Durch Genehmigungsworkflows können Gruppen nur nach Freigabe durch eine verantwortliche Person erstellt werden. So wird eine unkontrollierte Gruppenerstellung vermieden.

Mit Microsoft 365 und Microsoft Teams Lebenszyklen kannst du verhindern, dass ungenutzte Gruppen im System verbleiben und Ressourcen belegen. Mit Teams Manager kannst du festlegen, dass Gruppen regelmäßig überprüft werden oder nach einem bestimmten Zeitraum automatisch archiviert oder gelöscht werden.

Namenskonventionen sorgen für eine einheitliche Gruppenstruktur und leicht auffindbare Gruppen. Du kannst Präfixe und Suffixe definieren, doppelte Namen prüfen und vermeiden, und Gruppen kategorisieren.

Mit vordefinierten Templates bei der Erstellung von Microsoft 365 Gruppen kannst du sicherstellen, dass jede neu erstellte Gruppe den Unternehmensrichtlinien entspricht.

FAQ: Häufige Fragen zu Microsoft 365 Gruppen

Alles, was du über Microsoft 365 Gruppen wissen musst, kurz zusammengefasst:

Fazit: Ordnung in Microsoft 365 Gruppen mit Teams Manager schaffen

Microsoft 365 Gruppen sind essenziell für die Zusammenarbeit in modernen Unternehmen. Ohne Governance führen sie jedoch zu Wildwuchs, Risiken und unnötigem Aufwand.

Teams Manager hilft dir dabei, Microsoft 365 Gruppen automatisiert zu verwalten und den administrativen Aufwand zu reduzieren.

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