Microsoft Teams Shared Channels
Warum Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen Governance braucht
Wenn Projekte mehrere Abteilungen oder externe Partner umfassen, werden oft zu viele Teams angelegt – Dateien verteilen sich, Kommunikation wird unübersichtlich und Zugriffsrechte werden unklar.
Shared Channels lösen dieses Problem: Sie ermöglichen direkte Zusammenarbeit mit externen Nutzern, ohne dass Gäste in deinem Tenant angelegt werden müssen.
Doch auch hier gilt: Ohne Governance kann die vereinfachte Zusammenarbeit schnell zum Sicherheitsrisiko werden.
Was ist ein Shared Channel in Microsoft Teams?
Ein Shared Channel ist ein freigegebener Kanal, in dem interne und externe Benutzer gemeinsam arbeiten – ohne Tenant-Wechsel oder Gastkonto.
Chats, Dateien und Meetings laufen direkt im Kanal – die Daten bleiben immer im Tenant der erstellenden Organisation.
💡 Verfügbar ab Microsoft 365 E3/E5 und Teams Premium mit aktiviertem B2B Direct Connect.
Wie aktiviere ich Shared Channels?
- Shared Channels im Teams Admin Center aktivieren
→ Teams Admin Center > Teams-Richtlinien > Freigegebene Kanäle zulassen - B2B Direct Connect in Entra ID einschalten
→ Externe Identitäten > Cross-Tenant Access Settings - Einladungen zu externen Organisationen erlauben
- Governance-Richtlinien festlegen (Namenskonventionen, Sensitivity Labels, Verantwortliche)
- Test durchführen, bevor der Rollout startet
Vorteile von Shared Channels
- Kein Tenant-Wechsel: Externe Partner nutzen ihre eigene Teams-Umgebung.
- Höhere Sicherheit: Keine Gastkonten im Verzeichnis.
- Schnellere Zusammenarbeit: Direkter Zugriff auf Dateien und Chats.
- Klare Datenhoheit: Alle Daten bleiben im Tenant des Gastgebers.
Einschränkungen und Besonderheiten
| Funktion | Shared Channel | Standard-Channel | Privater Channel |
|---|---|---|---|
| Externe Zusammenarbeit | ✅ Ja (mit B2B Direct Connect) | ❌ Nein | ❌ Nein |
| Gastbenutzer | ❌ Nicht unterstützt | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Teams-Mitgliedschaft erforderlich | ❌ Nein | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Dateispeicher | SharePoint-Site des Hosts | SharePoint-Site | Separate Site |
| Apps & Bots | Eingeschränkt (nach Trust-Policy) | Voll | Eingeschränkt |
| Governance / Reporting | Eingeschränkt | Standard | Standard |
💡 Wichtig: Nur Tenants mit aktivierter Cross-Tenant-Freigabe können beitreten.
Governance und Sicherheit bei Shared Channels
Auch wenn Shared Channels viel vereinfachen, brauchen sie klare Richtlinien:
- Vertraulichkeitsbezeichnungen zur Einstufung und Datenschutz-Kontrolle.
- Erstellungsrechte über Teams-Policies beschränken.
- Cross-Tenant-Zugriff regelmäßig in Entra ID überprüfen.
- Lifecycle Management: Kanal nach Projektende archivieren oder löschen.
Wie Solutions2Share-Apps Shared Channel Governance unterstützen
🧭 Teams Manager
- Namenskonventionen und Metadaten auch für Shared Channels
- Genehmigungs-Workflows vor Erstellung
- Integration in Team-Vorlagen
- Automatische Archivierung nach Projektende
🛡️ External User Manager
- Überwachung externer Kollaboration in Shared Channels
- Audit und Zugriffsberichte für Cross-Tenant Verbindungen
- Richtlinien für Besitzer und Mitglieder definieren
- Regelmäßige Access Reviews automatisieren
FAQs zu Shared Channels in Microsoft Teams
Ersetzen Shared Channels den Gastzugang?
Nein – sie ergänzen ihn. Shared Channels nutzen B2B Direct Connect statt klassischer Gastkonten.
Können mehrere Organisationen einen Kanal teilen?
Ja, bis zu 50 Tenants pro Shared Channel.
Wo werden Dateien gespeichert?
Immer im SharePoint des erstellenden Tenants.
Können Apps und Bots verwendet werden?
Nur, wenn beide Tenants die App zulassen und Richtlinien es erlauben.
Fazit: Zusammenarbeit ohne Risiko
Shared Channels erleichtern die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen – doch nur mit klarem Governance-Rahmen bleibt sie sicher und nachvollziehbar.
Mit Teams Manager und External User Manager setzt du Richtlinien um, automatisierst Workflows und sicherst Compliance vom ersten Tag an.
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Chief Commercial Officer und Governance Spezialist bei Solutions2Share
Florian Pflanz verfügt über mehr als 8 Jahre Erfahrung mit Microsoft 365 und hat über 250 Workshops zu Teams Governance begleitet.
Seine Schwerpunkte liegen auf Lifecycle-Management, Provisioning und Compliance-Anforderungen in regulierten Branchen.
Er gibt Best Practices an IT-Admins und Entscheider weiter, um Komplexität zu reduzieren und sichere Zusammenarbeit in Teams zu stärken.
