Microsoft Teams Team-Vorlagen
Warum unstrukturierte Team-Erstellung ein Risiko ist
In vielen Unternehmen werden Teams spontan erstellt: Projekt startet, jemand klickt „Team erstellen“, wählt einen Namen, fügt Kanäle, Apps und Mitglieder hinzu — und schon entsteht Wildwuchs.
Die Folgen:
- Mehrere Teams für ähnliche Projekte
- Fehlende Standardkanäle oder Apps
- Keine Namenskonvention oder Governance
- Globale Regelungen schwer durchzusetzen
Ohne Struktur sinkt die Produktivität und das Risiko.
Was sind Team-Vorlagen in Microsoft Teams?
Eine Team-Vorlage ist ein vordefiniertes Modell für ein Team: Kanäle, Registerkarten, Apps, Struktur, Einstellungen. Mit Vorlagen lassen sich neue Teams schneller und einheitlicher bereitstellen.
Admins können vordefinierte Microsoft-Vorlagen nutzen oder eigene Vorlagen im Teams Admin Center, PowerShell bzw. Graph erstellen.
Wichtige Einschränkungen:
- Private und gemeinsame (shared) Kanäle werden aktuell nicht unterstützt.
- Einige Einstellungen (z. B. Gäste, Teambild) lassen sich nicht zuverlässig über Vorlagen steuern.
Wie erstellt und verwaltet man Vorlagen?
Checkliste: Team-Vorlagen bereitstellen
- „Team-Vorlagen“ im Teams Admin Center aktivieren → Teams → Team-Vorlagen
- Entscheidung: vorgefertigte Vorlage nutzen oder eigene Vorlage erstellen
- Eigene Vorlage definieren: Kanäle, Registerkarten, Apps, Beschreibung, Namenskonventionen
- Vorlagen-Richtlinie festlegen: Wer darf welche Vorlage nutzen?
- Vorlage testen und neue Teams über Vorlage erstellen
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Vorlagen
Vorteile von Vorlagen
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Geschwindigkeit | Teams schnell bereitgestellt von standardisiertem Modell |
| Einheitlichkeit | Gleiche Struktur, Kanäle, Apps für jedes Team |
| Governance | Policies, Namensregeln und Lifecycle lassen sich leichter einhalten |
| Skalierung | Geeignet für organisationsweite Bereitstellungen |
Wo Microsoft aufhört und wie Teams Manager erweitert
Die nativen Vorlagen von Microsoft bringen Struktur, aber es fehlen erweiterte Governance-Funktionen:
- Keine privaten/geteilten Kanäle in Vorlagen
- Änderungen an einer Vorlage wirken sich nicht automatisch rückwirkend auf bereits erstellte Teams aus
- Keine umfassende Lifecycle- oder Archivierungsautomatisierung
Mit Teams Manager kannst du:
- Metadaten und Lifecycle-Regeln für Vorlagen definieren
- Vorlagen auch auf bereits existente Teams anwenden
- Dokumente, Ordner, Kanal-Einstellungen und Namenskonventionen integrieren
- Nutzung überwachen und Standards durchsetzen
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Die häufigsten Fragen zum Thema Microsoft Teams Team-Vorlagen (FAQ)
Welches sind die häufigsten Microsoft Teams Team-Vorlagen?
Die am häufigsten genutzten Typen von MS Teams Team-Vorlagen sind DepartmentTeams, ProjektTeams, ZusammenarbeitsTeams und TestTeams.
Können Ordnerstrukturen in MS Teams Team-Vorlagen vordefiniert werden?
Die Microsoft Teams Team-Templates bieten dieses Feature out of the box nicht an. Hierzu bedarf es einer Drittanbieter-Applikation wie dem Teams Manager.
Können vordefinierte OneNotes in Team-Vorlagen zur Verfügung gestellt werden?
Über die Microsoft Teams Team-Vorlagen selbst ist das nicht möglich. Mit den Vorlagen des Teams Manager lassen sich jedoch vordefinierte OneNotes umsetzen.
Können vordefinierte Planner-Aufgaben in Team-Vorlagen eingesetzt werden?
Mit den Microsoft Teams Team-Vorlagen selbst lässt sich das nicht umsetzen. Der Teams Manager kann in Team-Vorlagen Planner mit oder ohne vordefinierte Aufgaben einsetzen.
Wo kann ich Team-Vorlagen erstellen?
Vorlagen kannst du im Teams Admin Center anlegen. Dafür benötigst du Teams Admin Rechte. Für umfassende, stärker benutzerdefinierte Team-Vorlagen in Microsoft Teams kannst du auch den Teams Manager verwenden.
Fazit
Team-Vorlagen sind ein starker Hebel, um Struktur, Einheitlichkeit und Geschwindigkeit in Microsoft Teams zu bringen.
In Kombination mit Teams Manager deckst du sowohl Erstellung als auch Governance effizient ab.
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CEO und Governance Experte bei Solutions2Share
Christian Groß ist seit den Anfängen ein Experte für Microsoft Teams Governance. In den letzten 6 Jahren hat er 6 Teams-Apps entwickelt, Solutions2Share gegründet und das deutschsprachige Microsoft 365 Präsenz-Event in Mainz ins Leben gerufen.
Er spricht regelmäßig auf internationalen M365-Events und unterstützt IT-Leiter beim Aufbau skalierbarer Governance-Strategien.
