Microsoft 365 Gruppen erstellen und verwalten
Was sind Microsoft 365 Gruppen?
Microsoft 365 Groups sind Gruppen von internen und externen Kollegen sowie eine Sammlung von Ressourcen, die sich je nach Anforderung unterscheiden. Die Basis einer Microsoft 365 Gruppe ist eine SharePoint Site Collection. M365 Groups verbinden reguläre SharePoint-Gruppen mit Collaboration-Tools wie Planner oder OneNote. Sie können M365 Gruppen mit Outlook, Planner, Yammer, Teams, Stream, SharePoint, Admin Center und unserem Collaboration Manager 365 oder seinem Nachfolger, dem Teams Manager, erstellen.
Im Folgenden sehen wir uns an, wie Microsoft 365 Gruppen mit Outlook, Teams, Admin Center, SharePoint und dem Collaboration Manager erstellt werden. Wenn Sie gerne sehen möchten, wie dieses Thema mit dem Teams Manager umgesetzt werden kann, buchen Sie eine kurze Demo mit einem unserer Experten!
Erstellen von Microsoft 365 Gruppen mit Outlook
Sie sollten Microsoft 365 Gruppen mit Teams erstellen, wenn Ihre Unterhaltungen hauptsächlich per Live-Chat und Online-Meetings stattfinden. Teams bietet Live-Chatrooms, in denen Sie Kanäle erstellen können, um Unterhaltungen zu bestimmten Themen zu teilen. Meetings unterstützen sowohl Audio als auch Video, wobei der Chat gespeichert wird. Auch Chatbots sind eine mögliche Ergänzung.
Erstellen von M365 Gruppen mit dem Admin Center
Sie können eine Microsoft 365 Gruppe über das Admin Center erstellen und später weitere Tools hinzufügen.
Microsoft 365 Gruppen mit SharePoint erstellen
Wenn Sie bereits SharePoint verwenden, können Sie eine M365 Gruppe über SharePoint erstellen und später weitere Tools wie z.B. den Planner hinzufügen.
M365-Gruppen mit dem Collaboration Manager erstellen
Das Erstellen von Microsoft 365 Gruppen ist auch mit unserer Collaboration Manager App für SharePoint möglich. Sie können einfach eine Microsoft 365 Gruppe erstellen, indem Sie M365 Gruppe als Inhaltstyp auswählen und das Formular ausfüllen. Sie haben sogar die Möglichkeit, diese direkt nach Microsoft Teams zu migrieren.
In Microsoft 365 Groups enthaltene Tools
Microsoft 365 Groups enthalten meist die gleichen Tools – Microsoft 365-Gruppen, die von Yammer erstellt werden, sind derzeit eine Ausnahme. Outlook-Postfach und -Kalender zur Verwaltung von Besprechungen und Ereignissen, eine voll funktionsfähige SharePoint Site Collection, Teams-Chat (wenn die M365 Gruppe privat ist und weniger als 600 Benutzer hat), Planner zur Verwaltung von Aufgaben, OneNote zur Aufbewahrung von Notizen und, wenn die M365 Gruppe mit Outlook oder Teams erstellt wird, eine integrierte Dokumentenbibliothek. Eine Microsoft 365 Gruppe, die mit Yammer erstellt wurde, enthält weder Teams-Chat noch eine integrierte Dokumentenbibliothek oder Outlook.
Sichtbarkeit von Microsoft 365-Gruppen
Bei der Erstellung einer Microsoft 365 Gruppe gibt es ein paar Dinge zu beachten. Zum Beispiel gibt es zwei verschiedene Optionen für die Sichtbarkeit: öffentlich und privat. Bei öffentlichen M365 Gruppen hat jeder in Ihrem Unternehmen Zugriff auf die Inhalte und jeder Kollege kann beitreten. Wenn die Sichtbarkeit auf privat eingestellt ist, können nur die Mitglieder der M365 Gruppe den Inhalt sehen und nur der Eigentümer kann andere Mitglieder einladen.
Die standardmäßige Einstellung der Sichtbarkeit basiert auf dem Tool, mit dem die Microsoft 365 Gruppe erstellt wurde, kann aber beim Erstellen geändert werden. Outlook-Apps, Planner und Yammer erstellen öffentliche M365 Gruppen, während Outlook im Web, SharePoint, Stream und Teams private Microsoft 365 Gruppen erstellen.
Standard-Berechtigungsgruppen
Es gibt drei verschiedene standardmäßige Berechtigungsgruppen. Besitzer sind wie Moderatoren. Sie können Mitglieder hinzufügen und entfernen, Chats löschen und Microsoft 365 Gruppeneinstellungen wie Beschreibung und Name ändern. Mitglieder können alle Inhalte sehen und Gäste einladen, können aber keine Einstellungen ändern. Gäste sind externe Kollegen und haben die gleichen Berechtigungen wie Mitglieder. Sie können natürlich zusätzlich eigene Berechtigungsgruppen hinzufügen und die Berechtigungen für jede Gruppe konfigurieren.
Microsoft 365 Gruppen provisionieren
Es gibt zwei Möglichkeiten, Microsoft 365 Gruppen zu provisionieren. M365 Gruppen sind standardmäßig “offen”. Daher können alle Mitglieder neue M365 Gruppen erstellen. Die andere Möglichkeit ist “kontrolliert”, was bedeutet, dass nur eine Sicherheitsgruppe neue Microsoft 365 Gruppen erstellen kann. Die kontrollierte Provisionierung ist besonders hilfreich, um den Überblick über die angelegten M365 Gruppen zu behalten.
M365 Gruppen verwalten
Um Gruppen zu verwalten, können Sie das Microsoft 365 Admin Center, Microsoft Azure, den Collaboration Manager oder PowerShell verwenden. Im Admin Center können Sie die allgemeinen Einstellungen der M365 Gruppe wie Name und Beschreibung ändern und Mitglieder und Besitzer zu einer bestehenden Microsoft 365 Gruppe hinzufügen.
Microsoft 365 Gruppen löschen
Da es keine automatische Möglichkeit gibt, Microsoft 365 Gruppen zu löschen, können Sie diese manuell über das Admin Center oder den Collaboration Manager löschen. Im Admin Center müssen Sie M365 Gruppen einzeln löschen, während Sie über den Collaboration Manager mehrere Microsoft 365-Gruppen gleichzeitig löschen können.
CEO bei Solutions2Share – Christian Groß ist ein Teams-Experte der ersten Stunde. In den letzten 4 Jahren entwickelte er 6 Teams Apps, baute ein eigenes Dienstleistungsunternehmen auf und gründete zudem die größte deutschsprachige Teams Konferenz.
