Office 365 Gruppen erstellen und verwalten
Was sind Office 365 Gruppen?
Office 365 Groups sind Gruppen von internen und externen Kollegen sowie eine Sammlung von Ressourcen, die sich je nach Anforderung unterscheiden. Die Basis einer Office 365 Gruppe ist eine SharePoint Site Collection. Office 365 Groups verbinden reguläre SharePoint-Gruppen mit Collaboration-Tools wie Planner oder OneNote. Sie können Office 365 Gruppen mit Outlook, Planner, Yammer, Teams, Stream, SharePoint, Admin Center und unserem Collaboration Manager 365 oder seinem Nachfolger, dem Teams Manager, erstellen.
Im Folgenden sehen wir uns an, wie Office 365 Gruppen mit Outlook, Teams, Admin Center, SharePoint und dem Collaboration Manager erstellt werden. Wenn Sie gerne sehen möchten, wie dieses Thema mit dem Teams Manager umgesetzt werden kann, buchen Sie eine kurze Demo mit einem unserer Experten!
Erstellen von Office 365 Gruppen mit Outlook
Sie sollten Office 365 Gruppen mit Teams erstellen, wenn Ihre Unterhaltungen hauptsächlich per Live-Chat und Online-Meetings stattfinden. Teams bietet Live-Chatrooms, in denen Sie Kanäle erstellen können, um Unterhaltungen zu bestimmten Themen zu teilen. Meetings unterstützen sowohl Audio als auch Video, wobei der Chat gespeichert wird. Auch Chatbots sind eine mögliche Ergänzung.
Erstellen von Office 365 Gruppen mit dem Admin Center
Sie können eine Office 365 Gruppe über das Admin Center erstellen und später weitere Tools hinzufügen.
Office 365 Gruppen mit SharePoint erstellen
Wenn Sie bereits SharePoint verwenden, können Sie eine Office 365 Gruppe über SharePoint erstellen und später weitere Tools wie z.B. den Planner hinzufügen.
Office 365-Gruppen mit dem Collaboration Manager erstellen
Das Erstellen von Office 365 Gruppen ist auch mit unserer Collaboration Manager App für SharePoint möglich. Sie können einfach eine Office 365 Gruppe erstellen, indem Sie O365 Gruppe als Inhaltstyp auswählen und das Formular ausfüllen. Sie haben sogar die Möglichkeit, diese direkt nach Microsoft Teams zu migrieren.
In Office 365 Groups enthaltene Tools
Office 365 Groups enthalten meist die gleichen Tools – Office 365-Gruppen, die von Yammer erstellt werden, sind derzeit eine Ausnahme. Outlook-Postfach und -Kalender zur Verwaltung von Besprechungen und Ereignissen, eine voll funktionsfähige SharePoint Site Collection, Teams-Chat (wenn die Office 365 Gruppe privat ist und weniger als 600 Benutzer hat), Planner zur Verwaltung von Aufgaben, OneNote zur Aufbewahrung von Notizen und, wenn die Office 365 Gruppe mit Outlook oder Teams erstellt wird, eine integrierte Dokumentenbibliothek. Eine Office 365 Gruppe, die mit Yammer erstellt wurde, enthält weder Teams-Chat noch eine integrierte Dokumentenbibliothek oder Outlook.
Sichtbarkeit von Office 365-Gruppen
Bei der Erstellung einer Office 365 Gruppe gibt es ein paar Dinge zu beachten. Zum Beispiel gibt es zwei verschiedene Optionen für die Sichtbarkeit: öffentlich und privat. Bei öffentlichen Office 365 Gruppen hat jeder in Ihrem Unternehmen Zugriff auf die Inhalte und jeder Kollege kann beitreten. Wenn die Sichtbarkeit auf privat eingestellt ist, können nur die Mitglieder der Office 365 Gruppe den Inhalt sehen und nur der Eigentümer kann andere Mitglieder einladen.
Die standardmäßige Einstellung der Sichtbarkeit basiert auf dem Tool, mit dem die Office 365 Gruppe erstellt wurde, kann aber beim Erstellen geändert werden. Outlook-Apps, Planner und Yammer erstellen öffentliche Office 365 Gruppen, während Outlook im Web, SharePoint, Stream und Teams private Office 365 Gruppen erstellen.
Standard-Berechtigungsgruppen
Es gibt drei verschiedene standardmäßige Berechtigungsgruppen. Besitzer sind wie Moderatoren. Sie können Mitglieder hinzufügen und entfernen, Chats löschen und Office 365 Gruppeneinstellungen wie Beschreibung und Name ändern. Mitglieder können alle Inhalte sehen und Gäste einladen, können aber keine Einstellungen ändern. Gäste sind externe Kollegen und haben die gleichen Berechtigungen wie Mitglieder. Sie können natürlich zusätzlich eigene Berechtigungsgruppen hinzufügen und die Berechtigungen für jede Gruppe konfigurieren.
Office 365 Gruppen provisionieren
Es gibt zwei Möglichkeiten, Office 365 Gruppen zu provisionieren. Office 365 Gruppen sind standardmäßig “offen”. Daher können alle Mitglieder neue Office 365 Gruppen erstellen. Die andere Möglichkeit ist “kontrolliert”, was bedeutet, dass nur eine Sicherheitsgruppe neue Office 365 Gruppen erstellen kann. Die kontrollierte Provisionierung ist besonders hilfreich, um den Überblick über die angelegten O365 Gruppen zu behalten.
Office 365 Gruppen verwalten
Um Gruppen zu verwalten, können Sie das Microsoft 365 Admin Center, Microsoft Azure, den Collaboration Manager oder PowerShell verwenden. Im Admin Center können Sie die allgemeinen Einstellungen der O365 Gruppe wie Name und Beschreibung ändern und Mitglieder und Besitzer zu einer bestehenden Office 365 Gruppe hinzufügen.
Office 365 Gruppen löschen
Da es keine automatische Möglichkeit gibt, Office 365 Gruppen zu löschen, können Sie diese manuell über das Admin Center oder den Collaboration Manager löschen. Im Admin Center müssen Sie Office 365 Gruppen einzeln löschen, während Sie über den Collaboration Manager mehrere Office 365-Gruppen gleichzeitig löschen können.
CEO bei Solutions2Share – Christian Groß ist Teams Experte der ersten Stunde. In den letzten 4 Jahren entwickelte er mit seinem Team 6 Teams Apps mit über 20.000 Installationen weltweit, baute ein eigenes Dienstleistungsunternehmen auf und gründete zusätzlich noch die größte deutschsprachige Teams Konferenz.
