Besprechungen mit externen Teilnehmern in Microsoft Teams
Mit Microsoft Teams ist es sehr einfach, Besprechungen mit externen Teilnehmern abzuhalten. In diesem Blogbeitrag lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein externes Meeting in MS Teams erstellen.
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Zeitaufwand: 1 Minute
- Schritt 1: Kalender öffnen
Öffnen Sie Microsoft Teams und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Kalender.
- Schritt 2: Neues Meeting erstellen
Klicken Sie oben rechts auf „Neue Besprechung“. Geben Sie einen Titel für Ihr Meeting ein.
- Schritt 3: Teilnehmer hinzufügen
Um Teilnehmer hinzuzufügen, suchen Sie nach den Namen und wählen Sie sie aus. Für externe Gäste geben Sie deren E-Mail-Adresse ein.
- Schritt 4: Verfügbarkeit überprüfen
Teams kann basierend auf Ihren Kalendern Zeiten vorschlagen, zu denen alle internen Teilnehmer verfügbar sind. (Für externe Teilnehmer können Sie die Verfügbarkeiten leider nicht sehen.) Für eine detailliertere Ansicht klicken Sie auf „Terminplanungs-Assistent“.
- Schritt 5: Datum und Uhrzeit festlegen
Zurück auf der Registerkarte „Details“: Geben Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Besprechung ein.
- Schritt 6: Einen Kanal benachrichtigen (optional)
Wenn Sie möchten, dass alle Mitglieder eines Team-Kanals benachrichtigt werden, wählen Sie den Kanal auf der Registerkarte „Details“ aus.
- Schritt 7: Besprechungsort
Lassen Sie das Feld „Ort“ leer, wenn Sie eine Online-Besprechung planen, oder fügen Sie bei Bedarf einen physischen Besprechungsraum hinzu.
- Schritt 8: Beschreibung hinzufügen
Wenn nötig, fügen Sie eine kurze Beschreibung für das Meeting hinzu.
- Schritt 9: Meeting erstellen und Einladungen senden
Klicken Sie auf „Senden“, um das Meeting zu erstellen und E-Mail-Einladungen an alle Teilnehmer zu senden.
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Das war’s schon! Besprechungen mit externen Teilnehmern in Microsoft Teams zu planen, ist wirklich unkompliziert. Besonders wenn Sie Erfahrung mit der Erstellung von Besprechungen in Outlook haben, sollte die Erstellung von Besprechungen in Microsoft Teams ebenfalls kein Problem darstellen.
Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
