Best Practices für Projektmanagement in Microsoft Teams
Microsoft Teams hat sich als eine der führenden Plattformen für die Teams-Zusammenarbeit und -Kommunikation durchgesetzt. Aber wie kann es effizient im Projektmanagement eingesetzt werden? In diesem Blogpost gehen wir auf die Stärken von Microsoft Teams ein und geben Ihnen konkrete Best Practices für Projektmanagement in Microsoft Teams an die Hand.
Was Sie in diesem Blogpost lernen können
- Die Stärken von Microsoft Teams im Projektmanagement
- Best Practices für die effiziente Verwaltung von Projekten in Teams
- Wie Sie Teams in verschiedene Projektmanagement-Modelle integrieren können
Stärken von Microsoft Teams
Integrierte Kommunikation
Microsoft Teams bietet eine zentrale Plattform für Chats, Videokonferenzen und Dateiaustausch. Dies erleichtert die Kommunikation und Kollaboration im Team enorm.
Flexibilität durch Apps und Tools
Teams lässt sich durch eine Vielzahl von Apps und Tools erweitern. Von Projektmanagement-Tools wie Planner bis hin zu Entwickler-Tools wie GitHub – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.
Einfache Einbindung in den Microsoft 365-Kosmos
Teams ist nahtlos in die Microsoft 365-Welt integriert. Das bedeutet, dass Tools wie SharePoint, OneNote und viele andere direkt in Teams verfügbar sind.
Best Practices: Projektmanagement in Microsoft Teams
Definieren Sie Use Cases
Anstatt Teams als weiteres Tool in der Landschaft einzuführen, identifizieren Sie spezifische Anwendungsfälle oder Szenarien, in denen Teams den größten Mehrwert bietet.
Weniger ist mehr
Überfrachten Sie Teams nicht mit zu vielen Apps und Tools. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die tatsächlich benötigt werden, um die Arbeit effizienter zu gestalten.
Regeln und Etikette
Legen Sie klare Regeln für die Nutzung von Teams fest. Dies kann von der Benennung von Kanälen bis hin zur Verwendung von Emojis reichen. Ein klarer Rahmen hilft, Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Aktive Rolle der Projektleiter
Die Projektleiter sollten eine aktive Rolle in der Verwaltung von Teams übernehmen. Dies beinhaltet die Durchsetzung der festgelegten Regeln und die regelmäßige Aktualisierung von Aufgaben und Dokumenten.
Integration in Projektmanagement-Modelle
Teams eignet sich besonders gut für agile Projektmanagement-Modelle wie Scrum oder Kanban, da es die Kommunikation und Kollaboration fördert. Aber auch im klassischen Projektmanagement kann Teams eine wertvolle Ergänzung sein, insbesondere durch die Integration von Projektmanagement-Tools.
Hier finden Sie einige Beispiele, wie Sie MS Teams in verschiedene Projektmanagement-Modelle integrieren können.
Agile Modelle: Scrum und Kanban
- Daily Stand-ups: Nutzen Sie die Videokonferenz-Funktion für tägliche Stand-up-Meetings. Jedes Teammitglied kann kurz seine Aufgaben und Herausforderungen teilen.
- Backlog-Verwaltung: Mit Microsoft Planner können Sie ein agiles Backlog direkt in Teams erstellen und verwalten. Jedes “To-Do” kann als User Story oder Task betrachtet werden.
- Sprint-Review: Dokumente für Sprint Reviews können in einem speziellen Kanal geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.
Klassisches Projektmanagement
- Gantt-Diagramm: Integrieren Sie ein Tool wie “Wrike” oder “Project for the Web” in Teams, um ein Gantt-Diagramm zu erstellen und den Projektverlauf zu verfolgen.
- Ressourcenplanung: Nutzen Sie Tabellen oder spezialisierte Apps, die in Teams integriert werden können, um die Ressourcenplanung durchzuführen.
- Risikomanagement: Erstellen Sie einen eigenen Kanal für das Risikomanagement, in dem alle Risiken dokumentiert und diskutiert werden können.
Hybride Projekt-Modelle
- Kombination von Tools: In hybriden Modellen können Sie die Stärken von Planner für agile Elemente und Project for the Web für klassische Elemente kombinieren.
- Kommunikation: Nutzen Sie Chats für schnelle Abstimmungen und Teams-Kanäle für themenspezifische Diskussionen, um die Vorteile beider Modelle optimal zu nutzen.
Fazit
Microsoft Teams ist kein Allheilmittel, aber es bietet eine stabile vielfältige Plattform. Wenn sie richtig eingesetzt wird, kann diese Ihr Projektmanagement erheblich verbessern. Durch die Beachtung von Best Practices und die aktive Rolle von Projektleitern können Sie sicherstellen, dass Ihr Team die bestmöglichen Ergebnisse erzielt.
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CEO bei Solutions2Share – Christian Groß ist ein Teams-Experte der ersten Stunde. In den letzten 4 Jahren entwickelte er 6 Teams Apps, baute ein eigenes Dienstleistungsunternehmen auf und gründete zudem die größte deutschsprachige Teams Konferenz.
