Externe Freigabe in Microsoft Teams
Externe Genehmigungen sind für die Zusammenarbeit in den meisten Unternehmen unverzichtbar. Office 365 bietet Ihnen sehr fein abgestimmte Steuerungen zum Einrichten von Genehmigungen. Allerdings sind diese über mehrere Admin Center verteilt. Daher kann das Einrichten von externen Freigaben für Administratoren ein wenig beunruhigend sein.
Es gibt Steuerungen auf der höchsten Ebene, die sich auf alles darunter auswirken. Aber je näher Sie an jede Gruppe, jedes Team und jeden Standort herankommen, desto feiner sind die Steuerelemente, die Ihnen vielleicht vorher nicht bewusst waren.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihre Benutzer irgendwann einmal mit jemandem außerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten müssen, d.h. ein Gast Teams extern nutzen möchte, und Ihre Benutzer Teams extern teilen. Wenn Sie kein bestehendes System für die externe Freigabe haben, lassen Sie Ihre Benutzer entscheiden, wann und wie sie Inhalte extern freigeben. Das Risiko ist vielleicht noch nicht offensichtlich, aber sobald Daten Ihr System verlassen, verlieren Sie jegliche Kontrolle darüber, wohin sie gehen. Wissen Sie wirklich, was mit Ihren Daten passiert, sobald sie in den Händen externer Benutzer sind? Ist die Verwendung des External User Managers bei der Verwaltung externer Benutzer in Microsoft Teams für Sie eventuell sinnvoll?
Externer Zugriff vs. Gastzugang
Es ist wichtig, genau zu wissen, wo und wie Sie diese Funktionen in Azure AD, Microsoft Teams, SharePoint Online und OneDrive for Business konfigurieren. In der Benutzeroberfläche Ihres Team Admin Centers fällt Ihnen vielleicht der Begriff “Externer Zugriff” auf. Dieser Begriff macht den feinen, aber wichtigen Unterschied zwischen externem Zugriff und Gastzugang aus:
- Der externe Zugriff gewährt Zugriff auf eine ganze Domäne, d.h. der Teilnehmer hat jeweils nur mit einem anderen Benutzer Zugriff auf den verbundenen Chat.
- Der Teilnehmer hat jedoch keinen Zugriff auf die Teams oder Teamressourcen des einladenden Unternehmens.
- Der Gastzugang gibt einer Einzelperson die Möglichkeit, auf Ressourcen wie Kanalunterhaltungen und Dateien zuzugreifen.
Da es sich hier um externe Freigaben für die Nutzung von Teams extern handelt, liegt unser Fokus auf der Vergabe von Gastzugängen, d.h. in Microsoft Teams Externe einladen.
Als Office 365 Admin sollten Sie über einen Link in Ihrem Admin Center direkt auf das Azure Active Directory Portal zugreifen können. Hier können Sie Ihre Gastbenutzer einsehen, neue anlegen und die Genehmigungseinstellungen für Ihre B2B-Gastbenutzer verwalten.
Wie Sie damit umgehen sollten
In Ihren organisatorischen Einstellungen (z. B. B2B) können Sie diese Kontrollen genauer einstellen. Sollen Gastbenutzer das Verzeichnis durchsuchen können? Wollen Sie Mitgliedern oder Eigentümern erlauben, Gäste einzuladen? Außerdem finden Sie Einstellungen, mit denen Sie einmalige Zugangscodes per E-Mail für Gäste und Einschränkungen der Zusammenarbeit in Domänen einrichten können.
Für die externe Freigabe in Microsoft Teams ist der erste Schritt, diese Funktion für Office 365 zu aktivieren.
Sie können Ihre Freigabeeinstellungen im Microsoft 365 Admin Center unter Einstellungen → Sicherheit und Datenschutz aktivieren. Anschließend müssen Sie die Freigabe auch auf der Ebene der Office 365-Gruppen aktivieren.
Gehen Sie in den Office 365 Gruppeneinstellungen auf “Dienste und Add-Ins”. Hier finden Sie zwei Optionen.
Sollten Gäste Zugriff auf Gruppen erhalten?
Dürfen Besitzer diese Gäste hinzufügen?
Wenn Sie die erste Option wählen, aber nicht die zweite, muss Ihr Betriebs- oder AD-Team alle Gastbenutzer sowohl im Verzeichnis als auch in jeder Gruppe hinzufügen. Dies erfordert viel manuelle Arbeit, bietet aber mehr Sicherheit, wenn Sie sich mit dem Gedanken unwohl fühlen, Gruppenbesitzern das Einladen von Gastbenutzern zu erlauben.
Schließlich kommen wir zum Microsoft Teams Admin Center. Gehen Sie dort auf Organisationsweite Einstellungen → Gastzugang → Gastzugang in Teams aktivieren. Nachdem Sie diese Einstellung aktiviert haben, können Sie weiter feineinstellen, wie Gäste Teams extern nutzen können (z. B. können sie Nachrichten löschen? Können sie GIFs verwenden?). Warten Sie ein paar Stunden, bis die Einstellung wirksam wird.
Wenn Sie möchten, dass SharePoint Ihre Einstellungen für externe Freigaben an Azure B2B überträgt, gehen Sie wie folgt vor:
- In den Einstellungen von Microsoft 365 Admin Center → Zugriffsdienste und Add-Ins → SharePoint.
- Setzen Sie die Option “Benutzer können teilen mit:” auf “Nur bestehende Gäste”
Wenn Sie hingegen möchten, dass SharePoint unabhängig von Azure B2B funktioniert und eine eigene Liste mit externen Freigaben hat, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Microsoft 365 Admin Center Einstellungen→ Dienste und Add-ins → SharePoint auf.
- Setzen Sie die Option “Benutzer können teilen mit:” auf “Jeder”
Dadurch können alle Benutzer, auch anonyme Benutzer, SharePoint nutzen.
Eine weitere Feinabstimmung kann über die Einstellungen für den Gastzugang für jede Website vorgenommen werden.
Wenn Sie in MS Teams Externe einladen möchten, können Sie mit dem External User Manager Sie Ihre externen Benutzer mithilfe von Genehmigungs-Workflows, Zugriffskontrolle und Reporting noch besser verwalten.
Account Manager bei Solutions2Share – David beschäftigt sich seit 2018 mit Microsoft 365 und hat sich auf Microsoft Teams Governance und Guest Management spezialisiert. Er teilt sein Wissen über M365 und unterstützt die Einführung von Governance-Lösungen.
