Governance Automation: Prozesse sicher und effizient steuern

Warum ist Governance Automation in Microsoft 365 ein Muss?

Ohne klare Microsoft 365 Governance Regeln entstehen schnell Probleme:

• hunderte unkontrollierte Teams und Gruppen,
• externe Gäste mit unbefristetem Zugriff,
• fehlende Nachweise für Audits,
• hoher manueller Aufwand für IT-Abteilungen.

In vielen Unternehmen wächst die Zahl an Teams, Gruppen und Gästen kontinuierlich ohne zentrale Kontrolle. Das führt zu Sicherheitsrisiken, unübersichtlichen Strukturen und erschwerten Compliance-Prüfungen.

Governance Automation löst diese Probleme, indem Regeln und Prozesse automatisch angewendet werden.

In diesem Blogartikel zeige ich dir alles, was du zu Governance Automation, den Herausforderungen und zur erfolgreichen Umsetzung wissen musst. Außerdem gebe ich dir praktische Handlungsempfehlungen für die Einführung und Umsetzung automatisierter Governance-Prozesse in Microsoft 365.

Governance Automation Tools wie Teams Manager und External User Manager unterstützen IT-Admins bei der Governance Automation. Erfahre in diesem Artikel mehr über ihre Funktionen und wie sie dir helfen, Microsoft 365 effizient zu verwalten.

Was ist Governance Automation?

Governance Automation bezeichnet die automatische Verwaltung und Durchsetzung von Richtlinien in Microsoft 365.

Ziel ist es, manuelle Prozesse zu reduzieren und IT-Administratoren zu entlasten. Mit Governance Automation können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Microsoft 365-Umgebung nach vordefinierten Regeln verwaltet wird, ohne dass IT-Teams ständig eingreifen müssen.

Beispiele:

• Neue Teams werden nur über Vorlagen erstellt.
• Jeder Gastzugang erhält ein Ablaufdatum.
• Inaktive Teams werden nach einer definierten Zeitspanne automatisch archiviert.
• Berechtigungen werden regelmäßig überprüft.

Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, mehr Sicherheit und volle Compliance.

Vor welchen Governance Problemen stehen IT-Admins?

Ohne eine automatisierte Governance-Strategie geraten Microsoft 365-Umgebungen schnell außer Kontrolle. IT-Admins stehen vor folgenden Herausforderungen:

• Unkontrolliertes Wachstum von Teams und Gruppen: Ohne klare Richtlinien entstehen unstrukturierte und redundante Teams, die die Übersichtlichkeit erschweren.
• Erhöhte Sicherheitsrisiken: Fehlende Kontrolle über externe Benutzer, sensible Dokumente und Berechtigungen führt zu Datenschutzproblemen.
• Hoher administrativer Aufwand: IT-Admins müssen sich mit wiederkehrenden Aufgaben wie der Bereitstellung von Teams, dem Entfernen externer Benutzer oder der Verwaltung von Namenskonventionen auseinandersetzen.
• Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien: Unternehmen müssen gesetzliche Vorgaben einhalten, was ohne automatisierte Prozesse aufwendig ist.

Welche Vorteile bringt automatisierte Governance?

IT-Admins und Unternehmen profitieren bei Governance Automation von diesen Vorteilen:

• Zeitersparnis: IT-Admins verbringen weniger Zeit mit manuellen Kontrollen.
• Standardisierung: Alle Teams und Gruppen folgen denselben Regeln.
• Sicherheit: Externe Zugriffe laufen automatisch ab, Sicherheitslücken können minimiert und sensible Daten geschützt werden.
• Compliance: Compliance-Vorgaben können automatisch durchgesetzt und Audit-Prozesse vereinfacht werden.

In welchen Bereichen solltest du Governance automatisieren?

In folgenden Bereichen solltest du Governance automatisieren:

1. Automatisierte Teams-Erstellung / Provisionierung: Wer darf Teams und Gruppen erstellen? Mit welchen Vorlagen?
2. Lebenszyklus-Management: Automatisches Archivieren oder Löschen inaktiver Teams und Gruppen.
3. Namenskonventionen: Einheitliche Regeln für klare und auffindbare Teamnamen.
4. Gästemanagement: Genehmigungs-Workflows, Ablaufdaten, regelmäßige Reviews.
5. Berechtigungsmanagement: Rollen klar definieren, Zugriffe regelmäßig prüfen.
6. Compliance und Sicherheitsrichtlinien: Automatische Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien und Zugriffskontrollen, Einhaltung geltender Richtlinien.
7. Automatisierte Berichte: Automatisierte Reports für interne und externe Audits.

1. Automatisierte Teams-Erstellung / Provisionierung

Die Erstellung neuer Teams kann automatisiert werden, indem festgelegte Vorlagen und Regeln genutzt werden. So wird sichergestellt, dass Teams mit einer einheitlichen Struktur, den gewünschten Berechtigungen und Namenskonventionen erstellt werden.

Mehr zu Thema findest du in unseren Blogposts zur Microsoft 365 Provisionierung, Microsoft Teams Provisionierung und SharePoint Provisionierung.

2. Lebenszyklus-Management

Governance Automation ermöglicht das automatische Archivieren oder Löschen von Teams oder Gruppen nach vordefinierten Regeln. Ein automatisiertes Lebenszklus-Management verhindert unkontrolliertes Wachstum, Sicherheitsprobleme und Ineffizienzen. Erfahre mehr zu Lebenszyklen und Best Practices hier: Microsoft 365 Group and Microsoft Teams Lifecycle Management

3. Namenskonventionen

Teams und Gruppen können automatisiert nach definierten Regeln benannt werden. Die Durchsetzung von Namenskonventionen sorgt für eine bessere Übersicht und Struktur.

Mehr zum Thema: Microsoft Teams Namenskonventionen Best Practices

4. Gästemanagement

Nicht verwaltete externe Benutzer stellen oft ein Sicherheitsrisiko dar. Automatisierte Prozesse können sicherstellen, dass Gastzugänge automatisch verwaltet werden, nur für einen vordefinierten Zeitraum bestehen und anschließend wieder deaktiviert oder entfernt werden.

5. Berechtigungsmanagement

Durch Governance Automation können Berechtigungen automatisch nach Rolle oder Funktion vergeben oder entzogen werden. So wird verhindert, dass Nutzer unkontrollierten Zugriff auf sensible Daten erhalten.

6. Compliance und Sicherheitsrichtlinien

Automatisierte Governance-Prozesse können sicherstellen, dass Sicherheitsrichtlinien und Zugriffskontrollen automatisch durchgesetzt werden, die Erstellung unautorisierter Teams oder Gruppen verhindert wird und alle Nutzer die geltenden Richtlinien einhalten. Regulatorische Anforderungen können so leichter umgesetzt und Risken von Sicherheitsverstößen reduziert werden.

7. Automatisierte Berichte

Durch regelmäßige Audits und automatisch generierte Berichte, erhalten IT-Admins detaillierte Einblicke in die Nutzung und Sicherheit von Microsoft 365.

Wie kann ich Governance Automation umsetzen?

Die nativen Funktionen von Microsoft 365 sind oft eingeschränkt und erfordern manuelle Eingriffe, um Microsoft 365 und Microsoft Teams Governance sicherzustellen. Automatisierte Lösungen wie Teams Manager und External User Manager bieten hier eine umfassendere Unterstützung.

Was leisten native M365-Funktionen und wo helfen Tools wie Teams Manager & EUM?

	Native M365-Funktionen	Tools wie Teams Manager und External User Manager
Teams Provisionierung	Eingeschränkte Vorlagen	Automatisierte Regeln und Workflows
Lebenszyklus-Management	Grundlegende Löschrichtlinien	Erweiterte Workflows mit Benachrichtigungen
Namenskonventionen	Manuelle Kontrolle durch IT	Automatische Durchsetzung von Richtlinien
Gästemanagement	Manuelles Entfernen von Gästen	Erweiterte Workflows mit Benachrichtigungen
Rollen und Berechtigungen	Manuelle Anpassung durch Admins	Automatische Zuweisung nach Rollen
Compliance	Begrenzte Schutzmechanismen	Automatische Durchsetzung von Richtlinien
Berichte	Eingeschränkte Standardberichte	Automatisierte Berichte mit detaillierten Analysen

Wie unterstützt der Teams Manager Governance Automation?

Der Teams Manager hilft, Teams und Gruppen in Microsoft 365 strukturiert zu verwalten:

• Vorlagen & Genehmigungen für neue Teams
• Automatische Namenskonventionen
• Lifecycle-Regeln für Archivierung & Löschung
• Klassifizierungen nach Abteilung oder Sensibilität

Ergebnis: Ordnung, weniger Wildwuchs, geringerer IT-Aufwand.

Erfahre mehr über die Teams Manager Funktionen für automatisierte Governance in unserem Blogpost zu Teams Manager Basics.

Wie ergänzt der External User Manager die Governance Automation?

Der External User Manager (EUM) bietet IT-Admins automatisierte Funktionen für das Gästemanagement in Microsoft 365:

• Onboarding-Prozess
• Genehmigungs-Workflow
• Zugriffsverwaltung
• Lebenszyklen für Gastzugänge
• Automatische Überprüfung und Löschung inaktiver Gäste
• Audit-Berichte auf Knopfdruck

Ergebnis: Sichere und transparente Verwaltung externer Nutzer, ohne manuellen Aufwand.

Wie führst du Governance Automation erfolgreich ein?

1. Bestandsaufnahme
2. Ziele definieren
3. Geeignete Tools wählen
4. Implementierung von automatisierter Governance starten
5. Governance Automation Best Practices umsetzen
6. Regelmäßige Überprüfung und Optimierung

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Analysiere deine aktuelle Governance-Strategie und identifiziere Schwachstellen in den Bereichen Lifecycle-Management, Gästemanagement, Berechtigungen, Compliance, Namenskonventionen und Berichterstattung. Überprüfe bestehende Prozesse und dokumentiere, wo aktuell manuelle Eingriffe notwendig sind.

Schritt 2: Ziele definieren

Lege fest, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Dies kann Folgendes umfassen:

• Provisionierung von M365 Gruppen und Teams
• Archivierung oder Löschung inaktiver Teams und Gruppen
• Automatische Verwaltung und Entfernung von Gästen
• Automatische Zuweisung von Rollen und Rechten
• Durchsetzung von Sicherheits- und Namensrichtlinien
• Automatische Generierung von Nutzungs- und Audit-Reports

Schritt 3: Geeignete Tools wählen

Entscheide, ob du native Microsoft 365 Funktionen oder Governance Automation Tools wie Teams Manager und External User Manager nutzen möchtest. Während Microsoft 365 Basisfunktionen bietet, ermöglichen spezialisierte Tools eine tiefere Automatisierung und bessere Kontrolle.

Schritt 4: Implementierung von automatisierter Governance starten

Beginne mit einer schrittweisen Einführung der Automatisierung:

• Teste die Automatisierung zunächst in einer Testgruppe.
• Passe Workflows an, um sie an spezifische Unternehmensrichtlinien anzupassen.
• Stelle sicher, dass alle Beteiligten geschult werden und die neuen Prozesse verstehen.

Schritt 5: Governance Automation Best Practices umsetzen

Nutze diese Best Practices für eine optimale Governance Automation:

• Automatisierte Namenskonventionen für Teams einführen, um Einheitlichkeit sicherzustellen.
• Regelmäßige Audits zur Kontrolle der Gastbenutzer durchführen, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.
• Lebenszyklus-Management mit klaren Archivierungs- und Löschrichtlinien implementieren, für eine aufgeräumte Umgebung.
• Vordefinierte Berechtigungen automatisiert vergeben, sodass Nutzer nur die notwendigen Rechte erhalten.
• Compliance-Vorgaben in Automatisierungsprozesse integrieren, um Verstöße zu vermeiden.
• Berichte automatisieren, um jederzeit vollständige Transparenz über die Nutzung von Microsoft 365 zu haben.

Schritt 6: Regelmäßige Überprüfung und Optimierung

Überwache deine Automatisierung und optimiere sie regelmäßig:

• Nutze automatische Berichte, um sicherzustellen, dass alle Governance-Richtlinien eingehalten werden.
• Führe regelmäßige Überprüfungen der automatisierten Prozesse durch.
• Passe Regeln an neue Unternehmensanforderungen und Microsoft 365 Updates an.

Häufige Fragen zur Governance Automation in M365

Governance Automation sichert Effizienz und Compliance

Governance Automation ist der Schlüssel zu einer sicheren, standardisierten und effizienten Microsoft 365 Umgebung.

Unternehmen, die Governance-Prozesse nicht automatisieren, stehen vor Herausforderungen wie unkontrollierten Teams, Sicherheitsrisiken und hohem manuellen Aufwand.

Mit Teams Manager und External User Manager setzt du Regeln nicht nur fest, du automatisierst sie.
Das spart Zeit, erhöht Sicherheit und sorgt für vollständige Compliance.

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