Governance für unmanaged Teams in Microsoft Teams: So bringst du Ordnung in unkontrollierte Umgebungen
Der “Unmanaged Bot” des Teams Managers löst das Problem bestehender Teams, die ohne Einhaltung der Namenskonventionen oder Lebenszyklusrichtlinien einer Organisation erstellt wurden. Solche “unverwalteten” Teams stammen oft noch aus der Zeit, bevor eine Governance-Lösung für Microsoft Teams eingeführt wurde. Mit dem Unmanaged Bot können Unternehmen bestehende Teams einfach in ihre Governance-Strategie migrieren und Governance-Richtlinien auf nicht verwaltete Teams anwenden.
In diesem Video zeigen wir dir, wie du Governance-Richtlinien auf bereits bestehende Teams in Microsoft Teams anwenden kannst:
Warum unmanaged Teams ein Risiko für dein Unternehmen sind
In vielen Microsoft 365-Umgebungen entstehen mit der Zeit hunderte Teams – oft ohne klare Regeln, Vorlagen oder Genehmigungsprozesse. Diese sogenannten unmanaged Teams sind Teams, die außerhalb der definierten Governance-Struktur erstellt wurden.
Das Problem: Sie enthalten häufig sensible Daten, haben unklare Eigentümer oder überfällige Mitglieder und entsprechen nicht den Compliance-Vorgaben. Ohne zentrale Steuerung wächst der Aufwand für IT-Administratoren stetig. Die Folge sind Wildwuchs, redundante Teams und Sicherheitslücken.
Mit einer klaren Governance-Strategie lassen sich solche Risiken vermeiden. Doch was tun, wenn bereits viele unmanaged Teams bestehen?
Was sind unmanaged Teams genau?
Unmanaged Teams sind Teams, die ohne Richtlinien oder Vorlagen erstellt wurden – also nicht über standardisierte Prozesse wie z. B. den Teams Manager. Sie fehlen in der Governance-Übersicht, nutzen keine Namenskonventionen und haben meist kein Lebenszyklen- oder Genehmigungsworkflow hinterlegt.
Solche Teams entstehen häufig, wenn Mitarbeiter Teams manuell über die Microsoft-Oberfläche anlegen dürfen. Der Überblick geht schnell verloren – besonders in großen Organisationen.
Wie kannst du unmanaged Teams identifizieren?
Der erste Schritt zu mehr Ordnung ist Transparenz. Mit dem Teams Manager lassen sich alle bestehenden Teams in deiner Microsoft 365-Umgebung auflisten und filtern.
Dabei kannst du Kriterien definieren wie:
- Alter des Teams
- Aktivitätsstatus (z. B. keine Beiträge seit 6 Monaten)
- Besitzeranzahl
- Mitgliedszahl
- Zugeordnete Vorlagen oder Policies
So erhältst du eine klare Übersicht, welche Teams nicht verwaltet sind und wo Handlungsbedarf besteht.
(Tipp: Im Teams Manager kannst du diese Analyse mit wenigen Klicks durchführen)
Wie hilft der Unmanaged Bot von Teams Manager bei der Governance?
Um bestehende unmanaged Teams nachträglich in Governance-Strukturen zu überführen, wurde im Teams Manager der Unmanaged Bot entwickelt.
Dieser Bot durchsucht deine Umgebung nach Teams, die außerhalb der Governance erstellt wurden. Anschließend kannst du:
- Die betroffenen Teams auswählen.
- Den Besitzern automatisch eine Nachricht senden, um sie in den Governance-Prozess einzubinden.
- Für jedes Team passende Vorlagen, Namenskonventionen und Lebenszyklen anwenden.
Der Prozess läuft automatisiert und spart erheblich Zeit im Vergleich zur manuellen Nachbearbeitung.
Wie läuft der Konvertierungsprozess ab?
1. Analyse:
Zuerst erstellt der Unmanaged Bot eine Übersicht aller unmanaged Teams im Tenant.
2. Auswahl:
Du wählst, welche Teams du in den Governance-Prozess aufnehmen möchtest. Dabei kannst du Filter wie Aktivität oder Alter nutzen.
3. Besitzer-Benachrichtigung:
Die Besitzer erhalten automatisch eine Nachricht mit der Bitte, ihre Teams in Governance zu überführen.
4. Genehmigung & Vorlage:
Nach Zustimmung wird dem Team automatisch eine Vorlage aus dem Teams Manager zugewiesen – inklusive Namenskonventionen, Metadaten und Lebenszyklen.
5. Abschluss & Nachverfolgung:
Sobald alle Teams integriert sind, erscheinen sie in der zentralen Governance-Übersicht des Teams Managers. Von dort aus kannst du Änderungen und Abläufe dauerhaft überwachen.
Welche Vorteile hat die Integration von unmanaged Teams in Governance?
| Ohne Governance | Mit Governance (Teams Manager) |
|---|---|
| Unklare Eigentümerstrukturen | Automatische Zuweisung von Verantwortlichen |
| Keine Namenskonvention | Einheitliche, nachvollziehbare Teamnamen |
| Kein Lebenszyklus-Management | Automatische Archivierung oder Löschung |
| Keine Transparenz | Zentrale Übersicht aller Teams |
| Hoher manueller Aufwand | Automatisierter Prozess mit wenigen Klicks |
Die Konvertierung in Governance reduziert nicht nur Risiken, sondern sorgt auch für Standardisierung, Compliance und Effizienz in der täglichen Microsoft-365-Verwaltung.
Beispiel aus der Praxis
Ein mittelständisches Unternehmen mit über 400 aktiven Teams stand vor der Herausforderung, den Überblick zu behalten. Mit dem Unmanaged Bot konnten innerhalb von zwei Wochen:
- 120 inaktive Teams identifiziert
- 80 Teams mit Lebenszyklen versehen
- 200 Teams standardisiert und in Vorlagen überführt werden
Das Ergebnis: weniger manueller Aufwand, mehr Kontrolle und eine deutliche Reduktion von redundanten Teams.
FAQ: Häufige Fragen zu unmanaged Teams und Governance
Was zählt als unmanaged Team?
Teams, die ohne vordefinierte Vorlagen, Namenskonventionen oder Lebenszyklen erstellt wurden.
Kann ich bestimmte Teams von der Governance ausnehmen?
Ja, im Teams Manager kannst du Ausnahmen definieren oder manuell ausschließen.
Wie lange dauert die Konvertierung?
Abhängig von der Anzahl der Teams – in der Regel wenige Stunden bis Tage.
Funktioniert der Prozess auch in großen Tenants?
Ja, der Unmanaged Bot ist skalierbar und unterstützt Umgebungen mit mehreren tausend Teams.
Warum Teams Manager die beste Lösung für deine Governance ist
Mit dem Teams Manager von Solutions2Share erhältst du eine ganzheitliche Governance-Lösung für Microsoft Teams:
- Automatische Governance für neue und bestehende Teams
- Vollständige Kontrolle über Namenskonventionen, Genehmigungen und Lebenszyklen
- Integration direkt in Microsoft Teams
- ISO 27001-zertifizierte Software „Made in Germany“
Damit sicherst du langfristig Ordnung, Compliance und Transparenz in deiner Microsoft-365-Umgebung – ohne manuelle Nacharbeit.
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Chief Commercial Officer und Governance Spezialist bei Solutions2Share
Florian Pflanz verfügt über mehr als 8 Jahre Erfahrung mit Microsoft 365 und hat über 250 Workshops zu Teams Governance begleitet.
Seine Schwerpunkte liegen auf Lifecycle-Management, Provisioning und Compliance-Anforderungen in regulierten Branchen.
Er gibt Best Practices an IT-Admins und Entscheider weiter, um Komplexität zu reduzieren und sichere Zusammenarbeit in Teams zu stärken.
