Governance-Richtlinien für nicht verwaltete Teams in Microsoft Teams
Der “Unmanaged Bot” des Teams Managers löst das Problem bestehender Teams, die ohne Einhaltung der Namenskonventionen oder Lebenszyklusrichtlinien einer Organisation erstellt wurden. Solche “unverwalteten” Teams stammen oft noch aus der Zeit, bevor eine Governance-Lösung für Microsoft Teams eingeführt wurde. Mit dem Unmanaged Bot können Unternehmen bestehende Teams einfach in ihre Governance-Strategie migrieren und Governance-Richtlinien auf nicht verwaltete Teams anwenden.
In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Governance-Richtlinien auf bereits bestehende Teams in Microsoft Teams anwenden können:
Nicht verwaltete Teams in Microsoft Teams steuern
Integration mit Teams Manager
Der Unmanaged Bot ist eine Funktion des Teams Managers, einer App für Microsoft Teams Governance, auf die Sie über die Registerkarte Einstellungen im Expertenmodus zugreifen können.
Auswahl der Teams für die Umwandlung
Sie können auswählen, welche nicht verwalteten Teams Sie in “verwaltete Teams” umwandeln möchten, um Ihre Governance-Richtlinien zu erfüllen. Dies beinhaltet die Anwendung von Namenskonventionen und Regeln für das Lebenszyklusmanagement.
Genehmigungsprozess
Wenn Ihre Organisation bereits einen Genehmigungsprozess für die Erstellung neuer Teams verwendet, können Sie diesen Prozess auch auf die Migration nicht verwalteter Teams anwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass Änderungen an nicht verwalteten Teams überprüft und genehmigt werden, bevor die Struktur und der Zugriff auf das Team geändert werden.
Option zum Ausschluss von Teams
Wenn es bestimmte Teams gibt, die nicht migriert werden sollen oder keine Governance-Richtlinien benötigen, können Sie diese problemlos von dem Prozess ausschließen.
Automatisierte Benachrichtigungen
Der integrierte Chatbot benachrichtigt die Team-Besitzer über den Umstellungsprozess und sorgt so für Transparenz und Beteiligung.
Auswahl der Vorlage und Metadaten
Die Teambesitzer wählen eine Vorlage aus, die zum Zweck ihres Teams passt. Diese Vorlage enthält vordefinierte Governance-Richtlinien. Wenn die Vorlage zusätzliche Informationen (Metadaten) für die Benennungsregeln erfordert, müssen die Teambesitzer diese während der Konvertierung eingeben.
Abschluss
Nach der Eingabe der entsprechenden Metadaten und der Überprüfung der Informationen, einschließlich des neuen Teamnamens, der von der Namenskonvention beeinflusst wird, sowie des Lebenszyklus, schließen die Team-Besitzer die Umwandlung ab, indem sie auf “Erstellen” klicken. Dadurch werden die Governance-Richtlinien auf das Team angewendet.
Vorteile für IT-Administratoren
Standardisierung: Es wird sichergestellt, dass alle Teams, auch die bisher nicht verwalteten, den Namenskonventionen des Unternehmens folgen, wodurch sie leichter zu identifizieren und zu verwalten sind.
Lebenszyklus-Management: Wendet Lebenszyklusmanagement-Richtlinien auf nicht verwaltete Teams an, hilft bei der automatischen Archivierung oder Löschung inaktiver Teams und verhindert Wildwuchs.
Governance-Kontrolle: Verbessert die Governance von Microsoft Teams insgesamt, indem nicht verwaltete Teams unter die Unternehmensrichtlinien gestellt werden.
Effizienz: IT-Administratoren sparen Zeit und Mühe, indem sie den Prozess der Standardisierung der Team Governance automatisieren.
Zusammengefasst: der Unmanaged Bot des Teams Managers unterstützt Organisationen bei der Migration von Teams in die Governance und löst die Herausforderungen einer inkonsistenten Team-Governance innerhalb von Microsoft Teams. Durch die Automatisierung der Anwendung von Namenskonventionen und Lebenszyklusrichtlinien auf nicht verwaltete Teams können IT-Administratoren einen gut strukturierten und effizienten digitalen Arbeitsbereich gewährleisten.
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Erfahren Sie, wie der Unmanaged Bot Ihre unstrukturierten Teams aufräumen kann:
Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
