Microsoft Teams Namenskonventionen – Best Practices für klare Team-Namen

Kennst du das? Du suchst ein bestimmtes Team in der Liste, aber findest es nicht, weil es “Projekt 3” heißt oder “Test-2022-neu-final”? Genau hier kommen Microsoft Teams Namenskonventionen ins Spiel.

Dieser Beitrag liefert dir konkrete Best Practices für Microsoft Teams Namenskonventionen mit praktischen Beispielen. Du erfährst, warum einheitliche Team-Namen wichtig sind und wie du klare Regeln umsetzt, um die Struktur in deinen Teams zu verbessern.

Tipp: Du willst Namenskonventionen nicht nur definieren, sondern auch technisch durchsetzen? Der Teams Manager hilft dir dabei – automatisiert und M365-integriert.

Was bringen klare Namenskonventionen in Microsoft Teams?

• Teams schneller finden: Eindeutige, konsistente Team-Namen helfen dir und deinen Kollegen, das richtige Team in der Liste schnell zu finden.
• Doppelungen vermeiden: Mit klaren Namensregeln verhinderst du die versehentliche Erstellung von redundanten oder doppelt vorhandenen Teams.
• Überblick schaffen: Der Zweck jedes Teams wird direkt im Namen erkennbar, was eine aufgeräumte Umgebung und effizientere Zusammenarbeit fördert.

Die 10 wichtigsten Microsoft Teams Namenskonventionen Best Practices mit praktischen Beispielen

1. Verwende ein einheitliches Schema

Lege ein einheitliches Muster fest. Etabliert hat sich z.B. folgendes Muster: [Abteilung]_[Projekt]_[Thema].

Beispiel: Marketing_Website_Relaunch

2. Halte Team-Namen kurz

• Verwende prägnante Namen mit idealerweise unter 30 Zeichen, damit du die Namen in der Seitenleiste komplett lesen kannst und sie nicht abgeschnitten werden.
• Beachte die technische Limitierung der Länge von 30-36 Zeichen je nach Groß-/Kleinschreibung

3. Verwende Präfixe

Verwende feste Kürzel, um Team-Typen zu kennzeichnen.

Beispiele für funktionale Präfixe:

• DEPT_ für Abteilungsteams (z.B. “DEPT_Marketing_Kampagnen”)
• P_ für Projektteams (z.B. “P_Website_Relaunch_2024”)
• WG_ für Arbeitsgruppen (z.B. “WG_Digitalisierung”)

4. Verwende Suffixe

Verwende einen Suffix in deinem Team-Namen für zusätzlichen Kontext.

• Regionale Kennzeichnungen: _DE, _EU, _APAC
• Status-Indikatoren: _AKTIV, _ARCHIV, _TEMP
• Prioritäten: _P1, _P2, _P3

5. Vermeide Sonderzeichen oder Emojis

Verzichte auf Zeichen wie # % & / \ ? * : < > | – , da sie zu technischen Problemen (z. B. in SharePoint-URLs) führen und die Suche erschweren können. Bleibe bei Buchstaben, Zahlen und Bindestrichen oder Unterstrichen als Trennzeichen.

6. Stelle die Eindeutigkeit sicher

Wähle Namen, die unverwechselbar sind. Falls nötig, ergänze Standort, Jahr oder Bereich, um ähnliche Teams klar voneinander zu unterscheiden.

Beispiel: Sales_DACH_Q1_2024

7. Nutze Begriffe und Abkürzungen konsistent

Lege firmenweit gebräuchliche Abkürzungen fest (z. B. HR für Human Resources) und bleibe in allen Teams dabei. So entsteht keine Verwirrung durch unterschiedliche Schreivarianten und du erhöhst die Wiedererkennbarkeit.

8. Überprüfe deine Namenskonventionen regelmäßig

Überprüfe alle paar Monate, ob die Konventionen noch zum Unternehmen passen und ob sie eingehalten werden. Passe Namenskonventionen an, falls sich Unternehmensstrukturen oder Bedürfnisse ändern

9. Verwende Namenskonventionen auch für Kanäle und OneNotes

Auch Kanäle sollten klar benannt werden. Verwende spezielle Namenskonventionen für verschiedene Kanal-Typen.

Beispiele:

• Projekte: Project: [Projektname] oder Proj: [Name]
• Temporäre Themen: Temp-[Problembezeichnung]
• Arbeitsgruppen: WG: [Arbeitsgruppen-Name]
• Teams: Team: [Team-Name]
• Archivierte Kanäle: ARCHIVIERT-[ursprünglicher Name]

Bei der Erstellung von OneNotes empfehlen wir dieses Muster [Team-Name]_Notes.

Beispiel: DEPT_Marketing_Kampagnen_Notes

10. Vermeide häufige Fehler

Vermeide diese häufigen Fehler:

• Zu kreative Namen: Vermeide kryptischen oder spielerischen Bezeichnungen.
• Inkonsistenz: Verwende Regeln einheitlich und konsistent.
• Fehlende Kontextinformationen: Stelle sicher, dass der Zweck immer erkennbar ist.
• Doppelte Teams: Verhindere doppelte Teams durch klare Namensgebung.

Was sind gute und schlechte Beispiele für Teams-Namen?

Gutes Beispiel: Marketing_Website_Relaunch2024

Enthält Abteilung, Projekt und Jahr. Jeder versteht sofort, worum es geht und welches Team gemeint ist.

Schlechtes Beispiel: Website Projekt

Kein Hinweis auf die Abteilung oder das Jahr. Es ist unklar, zu welchem Bereich das Team gehört und es ist leicht mit anderen Projekten verwechselbar.

Gutes Beispiel: IT Support_Windows11Rollout

Nutzt ein Präfix (IT-Support) für den Team-Typ und beschreibt klar das Thema (Windows 11 Rollout).

Schlechtes Beispiel: Neues Team 3

Sagt nichts über den Zweck oder die Zugehörigkeit. Solche generischen Namen führen zu Chaos, da niemand den Inhalt erahnen kann.

Wie setze ich Namenskonventionen in Teams unternehmensweit durch?

Als Administrator kannst du in Microsoft Entra ID (Azure AD) eine Microsoft 365 Benennungsrichtlinie einrichten. Damit werden automatisch bestimmte Präfixe/Suffixe (z. B. Abteilungskennungen) an neue Team-Namen angehängt und unerwünschte Wörter blockiert.

Die Microsoft 365 Naming Policy besteht aus zwei Hauptfunktionen:

• Präfix-Suffix-Richtlinie: Definiert die Namenskonvention mit festen Strings oder Benutzerattributen
• Blockierte Wörter: Upload einer CSV-Datei mit unerwünschten Begriffen

Noch komfortabler und flexibler geht es aber mit dem Teams Manager. Dieses Governance-Tool ermöglicht dir umfassende Kontrolle über die Teams-Erstellung und -Benennung.

Du kannst:

• Mehrere unternehmensspezifische Namensregeln definieren und zentral verwalten
• Präfixe/Suffixe automatisch anwenden: Custom Namen, Attribut-basiert (Template, Classification, Sensitivity Label) oder mit zuvor gesammelten Metadaten
• Einheitliche Namen für SharePoint, OneNote, Planner und Teams erzwingen
• Policy Packages mit Namenskonventionen erstellen

Der Teams Manager erzwingt die Konvention bei der Team-Erstellung automatisch. Jede neue Microsoft Teams-Gruppe hält somit eure Naming Convention ein.

Durch eine passende Namensgebung für alle verbundenen Ressourcen, sorgt der Teams Manager für Konsistenz in der gesamten Microsoft 365-Umgebung und spart dir manuelle Nacharbeit.

Namenskonventionen mit Teams Manager

Mit dem Teams Manager kannst du ganz einfach verschiedene Namenskonventionen definieren und diese in Microsoft Teams Vorlagen und Richtlinien einbinden.

Sieh dir hier das Video-Tutorial mit Schritt-für-Schritt-Anleitung an:

Deine nächsten Schritte für bessere Microsoft Teams Namenskonventionen

Mit unseren Microsoft Teams Namenskonventionen Best Practices sparst du Zeit, reduzierst Fehler und bringst Ordnung in deine digitale Arbeitsumgebung. Du schaffst eine Grundlage für Microsoft Teams Governance, Übersicht und bessere Zusammenarbeit.

Starte noch heute mit strukturierten Team-Namen! Definiere ein einheitliches Schema und nutze Microsoft 365 Naming Policies oder den Teams Manager. Vergiss nicht, deinen Nutzern die Wichtigkeit und Vorteile zu kommunizieren und regelmäßige Überprüfungen durchzuführen.

Möchtest du sehen, wie einfach eine Automatisierung von Namenskonventionen aussehen kann? Der Teams Manager bietet dir die professionelle Lösung.