Microsoft Teams Projektmanagement: Projekte erfolgreich steuern und verwalten

In der heutigen Geschäftswelt hat sich das Projektmanagement zu einer entscheidenden Komponente für den Erfolg von Unternehmen aller Branchen entwickelt. Als Fachleute sind wir ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, unsere Projektmanagement-Fähigkeiten zu verbessern und Technologien zu nutzen, um die Effizienz zu maximieren. Hier kommt Microsoft Teams ins Spiel, eine leistungsstarke, einheitliche Plattform zur Optimierung des Projektmanagements und der Zusammenarbeit.

In diesem umfassenden Blogartikel werden wir tief ins Projektmanagements einsteigen und uns speziell darauf konzentrieren, wie du profitieren kannst, indem du Projekte in Microsoft Teams verwaltest. Wir untersuchen die wichtigsten Funktionen und Vorteile der Verwendung von Microsoft Teams für das Projektmanagement, einschließlich der verbesserten Zusammenarbeit, der Unterstützung des agilen Projektmanagements und der benutzerfreundlichen Tools für kleinere Teams. Darüber hinaus erörtern wir die Wettbewerbsvorteile und Effizienzgewinne von Microsoft Teams im Vergleich zu herkömmlichen Projektmanagement-Tools und -Methoden.

Dieser Blogartikel soll Ihnen ein umfassendes Verständnis der Projektmanagementprinzipien und der einzigartigen Möglichkeiten von Microsoft Teams vermitteln und aufzeigen, wie du die Funktionen der Plattform nutzen kannst, um deine Projekte zum Erfolg zu führen. Ganz gleich, ob du ein erfahrener Projektmanager oder ein Neuling auf diesem Gebiet bist, dieser Leitfaden vermittelt dir wertvolle Einblicke und praktische Tipps, um deine Projektmanagementfähigkeiten zu verbessern und dein Team in die Lage zu versetzen, seine Ziele zu erreichen.

Inhalt

• Warum Projektmanagement mit MS Teams?
• Die Vorteile von MS Teams für Projektmanagement auf einen Blick
• Bei welchen Projekten kann Microsoft Teams unterstützen?
• Microsoft Teams im Projektmanagement integrieren: Tools, Apps und Software
• Funktionen und die Verwendung von MS Teams für Projektmanagement
• Microsoft Teams für Projektmanagement einrichten und organisieren
• Erfolgsfaktoren im Projektmanagement: Best Practices und Erfahrungen aus der Praxis mit Teams
• Case Study Projektmanagement: GEBRÜDER PETERS Gebäudetechnik AG
• Das Wichtigste für erfolgreiches Projektmanagement mit MS Teams
• FAQs zu Projektmanagement in Microsoft Teams
• Mehr zu Projektmanagement mit Microsoft Teams

Warum Projektmanagement mit MS Teams?

Warum ist Projektmanagement so wichtig?

Projektmanagement ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg von Projekten. Um nur einige Vorteile zu nennen: im Projektmanagement geht es um die klare Festlegung von Zielen, die effiziente Zuweisung von Ressourcen und die Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Projektteams. Darüber hinaus trägt es dazu bei, Risiken zu minimieren, Zeit und Kosten zu managen, die Qualität aufrechtzuerhalten und sich an veränderte Bedingungen anzupassen.

Effektives Projektmanagement sorgt für den erfolgreichen Abschluss von Projekten, eine kontinuierliche Verbesserung durch konstante Lernprozesse und nicht zuletzt einen Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen.

Warum braucht man Projektmanagement-Tools in Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist bereits ein umfangreiches Tool zur Organisation der Teams Collaboration und deckt damit auch die Grundfunktionen für Projektmanagement ab. Für komplexe Projekte oder spezielle Anforderungen und Prozesse gibt es jedoch zahlreiche Tools, die die Zusammenarbeit noch besser unterstützen können.

Wenn Projektarbeit zunimmt, zeigen sich die Schwächen meist in der Projektmanagement-Governance: zu viele Projekträume, uneinheitliche Kanal- und Ordnerstrukturen, doppelte Dateien, unklare Verantwortlichkeiten und kein einheitlicher Prozess nach dem Abschluss der Projekte (d.h. Archivierung / Löschen). Genau hier sind Teams-Projektvorlagen und automatisierte Projekt-Lebenszyklen relevant. Insbesondere, wenn es darum geht, IT-Admins oder PMOs die nötige Kontrolle zu geben.

Optimiere dein Microsoft Teams-Projektmanagement mit Teams Manager. Mit seiner Fähigkeit, deine Teamstrukturen einzurichten, zu verwalten und zu organisieren, macht er die Projektkoordination zu einem Kinderspiel.

Erfolgsfaktoren für das Projektmanagement mit Microsoft Teams

Wie führt man ein Projekt zum Erfolg? Welche Faktoren sind beim Projektmanagement mit Microsoft Teams nötig, um die Projektziele zu erreichen?

• realistische Planung
• messbare Ziele
• klare Verteilung von Rollen und Aufgaben
• qualifizierte Mitarbeiter und Projektleitung
• regelmäßige Überprüfung der Vorgaben
• gute Kommunikation

Als zentraler Faktor gilt die realistische Planung, bei der eine klare Festlegung von messbaren Zielen sowie die eindeutige Verteilung von Rollen und Aufgaben klar im Vordergrund stehen. Für Ziele sollte stets die „SMART“-Formel gelten, d.h. Ziele sollen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert formuliert sein. Gerade die zeitliche Planung muss ungeschönt und realistisch erfolgen, da sonst durch Abhängigkeiten der einzelnen Projektbestandteile untereinander ein hohes Risiko auf Verzug besteht.

Für das Projektteam gilt es zunächst, eine Teamleitung und Mitarbeiter mit den benötigten Kompetenzen auszuwählen. Diesen muss auch die erforderliche Zeit und Raum für das Projekt eingeräumt werden.

Bei der Projektsteuerung ist eine feinfühlige Hand gefragt. Micro-Management sollte ebenso vermieden werden wie eine Laissez-Faire Einstellung. Durch eine konstante, regelmäßige Überprüfung der Ziele, Aufgaben und Meilensteine können frühzeitig eventuelle Hürden identifiziert werden. Gerade bei Projekten, die über einen längeren Zeitraum laufen, ist auch eine konstante Überprüfung der Anforderungen sinnvoll. Gelten die Definitionen und Ziele, die vor Monaten gemacht worden, noch, oder sollte man sie an neue Gegebenheiten anpassen?

Zuletzt steht und fällt jedes Projekt mit der Kommunikation. Es muss sichergestellt sein, dass alle Projektmitglieder jederzeit auf dem aktuellen Stand sind und alle Informationen haben, die für ihre Arbeit nötig sind. Unterlagen sollten stets aktuell gehalten werden. Auch die Kommunikation des Projekts außerhalb des Projektteams, z.B. an Stakeholder, spielt eine wichtige Rolle.

Microsoft Teams als Projektmanagement-Lösung

Microsoft Teams bietet als Kommunikations- und Kollaboration-Plattform hervorragende Voraussetzungen für das Projektmanagement.

Bereits für sich genommen deckt MS Teams die Anforderungen für kleinere Projekte gut ab. Die wichtigsten Funktionen wie das Teilen von Dateien und Chat zur Absprache des Projektteams sind nativ abgedeckt.

Für komplexere Projekte lassen sich zusätzlich spezialisierte Projektmanagement-Tools zur Aufgabenverteilung, Zeitplanung und Zeiterfassung, wie z.B. Microsoft Planner, Microsoft Project, Asana, Monday, Clickup etc.

Auch die Integration von SharePoint und OneDrive erleichtert die Zusammenführung von Informationen und Projektdateien innerhalb von Microsoft Teams.

Hinzu kommt, dass Microsoft Teams in zahlreichen Unternehmen bereits eine zentrale Rolle einnimmt und Benutzer im Umgang damit erfahren sind. Adoptions-Hürden sind hier also deutlich niedriger als bei anderen, neu eingeführten Projektmanagement-Lösungen.

Die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten ist dank External User Manager kein Problem mehr. Verwalte nahtlos die Zugriffsberechtigungen, behalte den Überblick über externe Mitwirkende und stelle sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit den richtigen Zugriff erhalten. Mit External User Manager kannst du dich von den Risiken und Sorgen der externen Zusammenarbeit in deinem Projektmanagement verabschieden.

Die Vorteile von MS Teams für Projektmanagement auf einen Blick

Vorteile von Microsoft Teams für Projektmanagement	Details
Verbesserte Zusammenarbeit	Kombinierte Dateifreigabe, Chat, Meetings und andere Kommunikationstools in einer zentralen Plattform.
Unterstützung für agiles Projektmanagement	Agile Methoden wie Scrum und Kanban und Integration mit Tools wie Planner und Microsoft Project.
Benutzerfreundlichkeit für kleinere Teams	Intuitive Benutzeroberfläche und anpassbare Funktionen, um kleineren Teams den Einstieg zu erleichtern.
Integration in Microsoft	Nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Applikationen wie Office 365, SharePoint, OneDrive und Power BI.
Anpassbar und erweiterbar	Ein breites Spektrum an anpassbaren Funktionen und Einstellungen sowie die Möglichkeit, Anwendungen von Drittanbietern zu integrieren.
Sichere Kommunikation und Datenspeicherung	Sicherheitsfunktionen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und fortschrittlicher Datenschutz.
Plattformübergreifende Kompatibilität	Verfügbar auf mehreren Geräten und Betriebssystemen (Windows, macOS, iOS und Android).
Co-Authoring und Bearbeitung in Echtzeit	Gemeinsame Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen in Echtzeit.

Bei welchen Projekten kann Microsoft Teams unterstützen?

• Kleine Projekte mit geringer Komplexität und ohne Terminplanung lassen sich praktisch ausschließlich über Microsoft Teams managen. Die integrierten Lösungen für Aufgabenmanagement und Dateiablage sind hier in den meisten Fällen ausreichend.
• Für mittlere Projekte mit Terminplanung: Teams ist ein guter Ausgangspunkt. Je nach Komplexität empfiehlt es sich, hier zusätzliche Tools für das Projektmanagement zu integrieren.
• Größere Projekte mit Termin- und Ressourcenplanung und von hoher Komplexität sollten nicht allein über Microsoft Teams gemanagt werden. Hier wäre das Risiko zu hoch, den Überblick zu verlieren. Stattdessen sollten zusätzliche Apps für die Aufgabenverteilung und das Zeitmanagement eingesetzt werden, bzw. je nach Anforderungen auch weitere Tools.

Je nach Anzahl der Projekte kann es sinnvoll sein, ein Tool für die automatisierte Provisionierung von Projekträumen zu verwenden und so den Projektbeauftragten bzw. den IT Admins viel Zeit bei der Einrichtung von neuen Projekträumen zu sparen. Mit dem Teams Manager lassen sich Vorlagen bis ins kleinste Detail anpassen – von Kanälen und Tabs über Planner mit vordefinierten Buckets und bereits angelegten Tasks bis hin zu fertigen Ordnerstrukturen und hinterlegten Dateien.

Microsoft Teams im Projektmanagement integrieren: Tools, Apps und Software

Wie startest du die Integration von Microsoft Teams im Projektmanagement deines Unternehmens?

Je nach Art und Umfang deiner Projekte sollte die Integration von Microsoft Teams in dein Projektmanagement gut geplant sein. Sinnvoll ist sie in jedem Fall!

Die Integration von Microsoft Teams in das Projektmanagement beginnt damit, die Anforderungen deines Unternehmens zu verstehen. Ermittle die Art der Projekte, an denen dein Team arbeitet, die Art der Kommunikation und Zusammenarbeit, die erforderlich ist, und wie Microsoft Teams diesen Prozess erleichtern kann.

Als Nächstes richtest du Microsoft Teams-Konten für alle Teammitglieder ein. Wenn dein Unternehmen bereits über ein Microsoft 365-Abonnement verfügt, hast du Zugang zu Teams. Sobald die Konten eingerichtet sind, organisierst du dein Team, indem du “Teams” und “Kanäle” innerhalb von Microsoft Teams erstellst. Teams können nach Projekten, Abteilungen oder anderen für dein Unternehmen relevanten Bereichen unterteilt werden, während Kanäle für bestimmte Themen oder Aufgaben erstellt werden können. Auf diese Weise bleiben die Diskussionen konzentriert und organisiert.

Genauso wichtig ist die Schulung deiner Mitarbeiter. Um das Beste aus Microsoft Teams herauszuholen, müssen alle Mitglieder die Funktionalitäten verstehen. Biete die notwendigen Schulungen an, die die wichtigsten Funktionen abdecken, z. B. wie man Teams erstellt und ihnen beitritt, an Kanälen teilnimmt und Dateien austauscht.

Die Entwicklung von Best Practices ist ein wichtiger Schritt bei der Integration eines neuen Tools. Lege Normen fest, wann Chat und wann E-Mail, Dateiorganisation, Erwähnungen usw. zu verwenden sind. So erhältst du eine klare Struktur für die Nutzung von Microsoft Teams.

Lege klare Kommunikationsrichtlinien fest, um Verwirrung zu vermeiden. Lege fest, wie und wann Microsoft Teams verwendet werden soll.

Und schließlich: Analysiere und kontrolliere, wie Microsoft Teams in deinem Unternehmen eingesetzt wird. Hole Feedback von deinem Team ein, identifiziere Probleme und passe die Nutzung entsprechend an. Denk daran, dass die Integration eines neuen Tools in deinen Projektmanagement-Workflow sorgfältige Planung, Schulung und Kommunikation erfordert. Es kann einige Zeit dauern, bis sich alle mit Microsoft Teams vertraut gemacht haben, aber mit Geduld und entsprechender Anleitung kann es die Effizienz deines Projektmanagements erheblich verbessern.

Bringe mit MindMap Klarheit und Struktur in deinen Projektplanungsprozess. Visualisiere deinen Projektzeitplan, weise Ressourcen effektiv zu und überwache den Projektfortschritt in Echtzeit. Mit MindMap kann dein Team komplexe Projekte in überschaubare, leicht verständliche visuelle Pläne verwandeln.

Wie finde ich die passende PM App und Software für mein Unternehmen?

Bei der Vielzahl an Projektmanagement-Apps auf dem Markt ist es nicht leicht, die richtige für das eigene Unternehmen zu finden. Niemand hat die Zeit, all diese Tools einzeln zu testen!

Erstelle als erstes eine Liste deiner Anforderungen und deines Budgets und priorisiere, welche Features für dich am wichtigsten sind. Auf dieser Basis findest du bereits heraus, welche Projektmanagement-Tools für Microsoft Teams in die engere Auswahl kommen.

Für diese Apps kannst du nun Erfahrungsberichte von Kunden lesen (optimalerweise aus deiner oder einer vergleichbaren Branche) und sich eine Testversion holen oder eine Demo geben lassen, bevor du sich letztendlich entscheidest.

Funktionen und die Verwendung von MS Teams für Projektmanagement

Was sind typische Anwendungsfälle für Microsoft Teams Projektmanagement?

Microsoft Teams ist eine vielseitige Plattform, die in verschiedenen Projektmanagement-Szenarien eingesetzt werden kann, z. B:

Software-Entwicklungsprojekte: Entwickler können verschiedene Kanäle für verschiedene Teile des Projekts erstellen, z. B. einen Kanal “Front-End-Entwicklung”, einen Kanal “Back-End-Entwicklung” oder einen Kanal “Fehlerberichte”. Im Kanal “Bug Reports” können Teammitglieder zum Beispiel alle gefundenen Bugs posten. Mit der Teams-Integration in Microsoft Azure DevOps kann automatisch ein Ticket in Azure erstellt werden, und Aktualisierungen des Ticketstatus werden zurück in den Teams-Kanal gepostet. Auf diese Weise bleibt das gesamte Team über den Status des Bugs auf dem Laufenden, ohne Teams verlassen zu müssen.

Verwaltung von Marketingkampagnen: Du kannst einen Kanal speziell für die Kampagne erstellen und ihn für die Planung und Koordinierung von Aufgaben nutzen. Bei einer Produkteinführungskampagne zum Beispiel kannst du an einem Ort Diskussionen führen, Dateien speichern, Zeitpläne und Fristen verwalten und sogar Besprechungen abhalten. Auf der Registerkarte “Planner” von Teams kannst du Aufgaben im Zusammenhang mit der Kampagne erstellen, zuweisen und verfolgen. Du kannst Teams auch in Marketing-Automatisierungstools integrieren, um den Fortschritt und die Ergebnisse der Kampagne zu verfolgen.

Produkteinführungen: bei Produkteinführungen können Teams zur Koordinierung zwischen allen beteiligten Abteilungen – Design, Marketing, Vertrieb, Kundensupport usw. – eingesetzt werden. Beispielsweise kann der Kanal “Produktdesign” für den Austausch und die Diskussion von Produktentwürfen und Prototypen, der Kanal “Marketing und Vertrieb” für die Planung von Marketingstrategien und Verkaufszielen und der Kanal “Kundensupport” für die Vorbereitung von FAQs und Supportmaterial verwendet werden. Teams können auch für Meetings zur Produkteinführung und für Präsentationen verwendet werden, bei denen du deinen Bildschirm freigeben, eine Präsentation halten und die Sitzung sogar für spätere Zwecke aufzeichnen kannst.

Planung und Verwaltung von Veranstaltungen: wenn du eine Veranstaltung planst und verwaltest, kannst du in Teams ein eigenes Team für die Veranstaltung erstellen. Hier kannst du Veranstaltungsdetails besprechen, die Logistik planen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen. Wenn du z. B. ein unternehmensweites Seminar planst, kannst du im Team verschiedene Kanäle für unterschiedliche Aspekte der Veranstaltung einrichten – “Veranstaltungsort und Logistik”, “Referenten”, “Tagesordnung” und “Werbeaktionen”. Du kannst Teams auch nutzen, um die Veranstaltung bei Bedarf virtuell zu veranstalten oder sie für diejenigen zu streamen, die nicht persönlich teilnehmen können.

Zusammenarbeit im Remote-Team: für ein Remote-Team kannst du Kanäle für verschiedene Abteilungen oder Projekte einrichten. Wenn dein Unternehmen beispielsweise an der Neugestaltung einer neuen Website arbeitet und alle Mitarbeiter von zu Hause aus tätig sind, kannst du einen Kanal “Neugestaltung der Website” einrichten. In diesem Kanal kannst du Ideen diskutieren, Entwürfe austauschen, in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten und Videokonferenzen abhalten. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.

Wie kann ich Microsoft Teams für Projektmanagement einrichten und organisieren?

Wie erstelle ich ein neues Team als Projektraum?

Erstellen eines neuen Teams als Projektraum: für jedes neue Projekt sollte ein neues Team erstellt werden. So behalten Projekt-Mitglieder besser den Überblick. Außerdem lässt sich nach Abschluss des Projekts der komplette Inhalt leichter archivieren.

Hinweis: für einheitliche, gut strukturierte Projekträume solltest du vorab eine standardisierte Kanal- und Ordnerstruktur definieren. Auch für wiederkehrende Aufgaben, Dokumente und OneNotes solltest du dir den manuellen Aufwand beim Anlegen sparen. Genau hier zahlen sich Teams-Projektvorlagen und die automatische Provisionierung von Projekträumen aus.

Wie strukturiere ich Projekt-Kanäle in Teams?

Erstellen von Kanälen für verschiedene Aspekte des Projekts: zusätzlich zum standardmäßig vorhandenen „Allgemein“-Kanal kannst du nun weitere private oder „geteilte“ Kanäle für verschiedene Aspekte des Projekts erstellen, z.B. für verschiedene Projektphasen oder Projektbereiche.

Auch für Kanäle macht es Sinn, für ähnlich ablaufende Projekte eine standardisierte Kanalstruktur im Voraus zu definieren und immer identisch zu verwenden, um den Mitarbeitern die Orientierung zu erleichtern.

Wie füge ich Projektmitglieder (auch Gäste) sicher hinzu?

Hinzufügen von Teammitgliedern: als nächstes fügst du nun die Projektmitglieder zu dem Team hinzu. Füge am besten gleich mehrere Mitglieder auf einmal hinzu, um Zeit zu sparen. Außerdem kann man über Teams Externe einladen, die an dem Projekt mitarbeiten: gib dafür einfach die Emailadresse ein. Tipp: bearbeite den Namen der Gäste, damit nicht ein ominöses Email-Kürzel stattdessen angezeigt wird.

Wenn für eure Projekte häufig Zusammenarbeit mit Externen nötig ist, solltest du dies im Voraus einplanen: durch Genehmigungsprozesse, Sichtbarkeit aller Gäste und Lebenszyklus-Richtlinien. (Der External User Manager hilft dir bei der Einrichtung deines Projekts).

Wie weise ich Aufgaben in Teams zu?

Zuweisen von Aufgaben an Projektmitglieder: Bevor du Aufgaben erstellst und an deine Projektmitglieder zuweisen kannst, benötigst du zunächst ein Tool für das Aufgabenmanagement. Wie oben beschrieben gibt es dafür mehrere Optionen von Microsoft selbst (To-Do, Planner, Project) oder externe Lösungen von Drittanbietern. Füge das Tool entweder im Allgemein-Kanal oder einem der anderen Kanäle hinzu, je nachdem wo es für dein Projekt am meisten Sinn ergibt.

Tipp: für komplexe Projekte mit zahlreichen Aufgaben ist es eine große Zeitersparnis, auch diese vorab in einer standardisierten Vorlage anzulegen und dann für jedes neue Projekt einfach zu kopieren (bzw. zu provisionieren).

Das ist ein wichtiger Punkt für die Governance von Teams-Projekten: Wenn jedes Projekt zu Beginn anders aussieht, sind Berichte und Übergaben zeitaufwendig umzusetzen. Mit Projektraumvorlagen für Teams (mit vordefinierten Kanälen, Registerkarten, Planner-Buckets/-Aufgaben und Dateien) kannst du diese Unerschiede beseitigen und für Struktur sorgen.

Wie organisiere ich Projekt-Dateien in Teams?

Erstellen von Ordnern und Hinzufügen von Projektdateien: Eine gute Ordnerstruktur erleichtert es dem Projekt-Team, Dateien zu finden. Erstelle für jeden Kanal entsprechend die benötigten Ordner. Für Dateien, die bei jedem Projekt zum Einsatz kommen, empfiehlt es sich ebenfalls, eine Projekt-Vorlage zu erstellen. So müssen diese Dateien nicht jedes Mal manuell erneut hinzugefügt werden.

Erfolgsfaktoren im Projektmanagement: Best Practices und Erfahrungen aus der Praxis mit Teams

Was sind die Erfolgsfaktoren im Projektmanagement?

Effektive Kommunikation ist das Fundament eines erfolgreichen Projektmanagements, und Teams zeichnet sich durch eine integrierte Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit aus. Seine Funktionen ermöglichen eine transparente Kommunikation, so dass jeder über den Projektfortschritt informiert ist. Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist das Task Management.

Die Integration von Teams in Microsoft Planner ermöglicht eine optimierte Erstellung, Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben, wodurch sichergestellt wird, dass Fristen effizient eingehalten werden. Microsoft Teams bietet außerdem eine zentrale Anlaufstelle für alle projektbezogenen Informationen, die für alle Teammitglieder zugänglich sind und die Gesamtorganisation des Projekts verbessern.

Durch die Anpassbarkeit an individuelle Projektanforderungen und die Integration mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Apps und -Diensten wird die Effizienz gesteigert. Das Speichern von Vorlagen für künftige Projekteinrichtungen beschleunigt zudem den Projektstart. Und schließlich sorgt die Möglichkeit, den Fortschritt transparent und in Echtzeit zu verfolgen, dafür, dass alle Teammitglieder einen klaren Überblick über ihre Aufgaben und den gesamten Projektstatus haben.

Effektive Kommunikation, integriertes Aufgabenmanagement, zentralisierte Informationen, Anpassbarkeit und transparente Nachverfolgung tragen zum Projekterfolg bei.

Zusammengefasst: die folgenden Faktoren tragen zum Erfolg deiner Projekte bei, auch im großen Maßstab.

• Projektvorlagen, damit jedes Projekt mit der gleichen einheitlichen Struktur beginnt.
• Namenskonventionen und Metadaten, damit Projekte durchsuchbar und auswertbar sind.
• Automatisierung des Projektlebenszyklus, damit abgeschlossene Projekte einheitlich archiviert werden.
• Kontrollierte Erstellung (durch einen Antrags- und Genehmigungsprozess), damit kein Wildwuchs von Projekträumen entsteht.

Case Study Projektmanagement: GEBRÜDER PETERS Gebäudetechnik AG

Die GEBRÜDER PETERS Gebäudetechnik AG, ein Unternehmen, das Bauprojekte verwaltet, hat Microsoft Teams erfolgreich für das Projektmanagement, die Aufgabenverwaltung, die Dateiablage und die Dokumentation eingeführt.

Zuvor hatten die Mitarbeiter Schwierigkeiten, auf projektbezogene Dateien zuzugreifen. Um dies zu verbessern, plante das Unternehmen einen standardisierten Projektraum innerhalb von Microsoft Teams mit einer vordefinierten Ordnerstruktur, einer OneNote mit allen Inhalten und einem vordefinierten Planer mit Aufgaben.

Die Einrichtung dieser standardisierten Projekträume erforderte jedoch einen hohen manuellen Aufwand, der sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig war.

Um dieses Problem zu lösen, hat GEBRÜDER PETERS den Teams Manager eingeführt, eine vollständig in Microsoft Teams integrierte Anwendung. Mit diesem Tool kann das Unternehmen auf einfache Weise standardisierte Projekträume bereitstellen, einschließlich Plannerkörbe, Aufgaben und vordefinierte OneNotes, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand und die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich reduziert werden.

Der Teams Manager bietet zudem Funktionen wie automatisierte Vorlagen und Lebenszyklen für die Archivierung sowie Namenskonventionen für eine einheitliche Benennung von Projekträumen. Dies führt nicht nur zu einer Zeitersparnis, sondern bringt auch Konsistenz und Klarheit in die Projektorganisation.

Erfahre mehr über Teams Manager und die Zusammenarbeit mit GEBRÜDER PETERS Gebäudetechnik AG in unserer Case Study.

Das Wichtigste für erfolgreiches Projektmanagement mit MS Teams

Die Umstellung auf Microsoft Teams für das Projektmanagement mag wie ein großer Schritt erscheinen, aber die zahlreichen Vorteile, die es mit sich bringt, sind es wert und machen Microsoft Teams zu einer idealen Wahl für das Projektmanagement:

Klare Kommunikation: Teams vereinfacht die Kommunikation, indem es alle Beteiligten auf eine einzige Plattform bringt. Instant Messaging, Videokonferenzen und Teamkanäle ermöglichen eine mühelose Zusammenarbeit und stellen gleichzeitig sicher, dass alle Beteiligten informiert bleiben.

Zentralisierte Dokumentation: Mit Teams befinden sich alle deine Dateien, Notizen und Dokumente an einem einzigen Ort. Du kannst Dateien im Team freigeben, in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und bei Bedarf sogar auf ältere Versionen zugreifen.

Aufgabenverwaltung: Die Integration von Microsoft Planner in Teams ermöglicht es dir, Aufgaben innerhalb deines Teams zu erstellen, zuzuweisen und zu verwalten. Du kannst den Fortschritt überwachen, Fristen setzen und die Arbeitsbelastung effektiv verwalten – alles über ein Dashboard.

Verstärkte Sicherheit: Microsoft Teams erfüllt eine Reihe von Datenschutzstandards und gewährleistet, dass deine Projektdaten sicher bleiben.

Automatisierung und Standardisierung: In Kombination mit zusätzlichen Tools wie dem Teams Manager kann Teams deinen Projektmanagementprozess erheblich automatisieren und standardisieren, was Zeit spart und Fehler reduziert.

Zum Schluss haben wir noch 5 Tipps für effektives Projektmanagement mit Microsoft Teams zusammengefasst:

Tipps für effektives Projektmanagement	Umsetzung mit Microsoft Teams
1. Regelmäßige Status-Updates teilen	Nutze die Teamkanäle, um häufige Projektaktualisierungen, Meilensteine und andere wichtige Informationen zu teilen. Nutze auch @-Erwähnungen, um relevante Teammitglieder zu benachrichtigen.
2. Festlegung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten	Verwende den Abschnitt “Beschreibung” jedes Teams, um die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitglieder zu umreißen. Verwende außerdem den Planner, um den einzelnen Personen klare Aufgaben zuzuweisen und die Transparenz zu erhöhen.
3. Priorisierung der Aufgaben und Verfolgung der Fortschritte	Nutze Microsoft Planner in Teams, um Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und zu priorisieren. Das Tool ermöglicht auch die Verfolgung des Fortschritts jeder Aufgabe und des Gesamtprojekts.
4. Integration von Apps und Bots	Nutze die in Microsoft Teams verfügbaren Integrationen optimal aus. Apps und Bots können Prozesse automatisieren, Erinnerungen senden, Analysen bereitstellen und viele andere Aufgaben ausführen, um das Projektmanagement zu optimieren.
5. Ermutigung zu einer Kultur der Zusammenarbeit	Nutze die Teams-Funktionen wie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, das Brainstorming an virtuellen Whiteboards und das Feiern von Teamerfolgen im gemeinsamen Kanal, um das Gefühl der Teamarbeit und der gemeinsamen Leistung zu fördern.

Mit External User Manager kannst du dich von den Risiken und Sorgen der externen Zusammenarbeit in deinem Projektmanagement verabschieden.

FAQs zu Projektmanagement in Microsoft Teams

Projektmanagement mit Microsoft Teams verbessern

Wenn du mit Projektmanagement in Microsoft Teams loslegen willst, denk daran, dass du durch die Integration mit Teams Manager deine Prozesse weiter optimieren und Aufgaben automatisieren. Setze auf intelligentes Projektmanagement mit Microsoft Teams und Teams Manager.

Richte deine Projekte mit Teams-Projektvorlagen ein, wende die Teams-Governance für Projektmanagement an und nutze die Automatisierung des Projekt-Lebenszyklus, damit deine Umgebung bei der Skalierung übersichtlich bleibt.