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SharePoint Knowledge Management bei affilinet

SharePoint Knowledge Management bei affilinet

Kunde

affilinet

Größe

200 Mitarbeiter

affilinet gestaltet seit 1997 gemeinsam mit Kunden die Online-Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen. Als eines der führenden Netzwerke in Europa bietet das Unternehmen Publishern, Advertisern und Agenturen ausgereifte und leistungsstarke Lösungen.

Die Partnerprogramme und Kampagnen erzielen nachhaltige Erfolge durch den intelligenten Einsatz von Technologie und Datenanalyse. Mehr als 3.500 Advertiser und mehr als 700.000 Publisher vertrauen darauf, zum Beispiel Zalando, Thomas Cook, ADAC und die Deutsche Bahn.

Mit dem Hauptsitz in München garantiert affilinet lokale Präsenz und exzellenten Service – auch durch die Landesgesellschaften in England, Frankreich, Spanien, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden. Das Unternehmen beschäftigt 200 Mitarbeiter und ist Teil der United Internet Gruppe.

“SharePoint trägt definitiv zu einem optimalen Workflow bei und führt unsere europaweiten Niederlassungen zentral auf der Knowledge Management Suite zusammen.“Alexander Blanckarts, Director IT der affilinet GmbH

affilinet’s Herausforderungen

Die Dateien befanden sich auf mehreren Fileservern – dort wurden sie von Mitarbeitern in ganz Europa bearbeitet und gespeichert. Das bedeutete, dass die Zusammenarbeit mit externen Standorten verbessert werden konnte. Um in Zukunft eine übersichtliche Organisation, ein schnelles Auffinden und eine zügige Bearbeitung der Dokumente zu gewährleisten, entschied sich affilinet für ein neues Dokumentenmanagement-System.

Die Lösung für affilinet

Das Unternehmen entschied sich für den Aufbau eines Knowledge Management System auf Basis von SharePoint 2013, um das bisher genutzte Fileshare zu ersetzen. Zu diesem Zweck führten wir mehrere Workshops durch, um alle Anforderungen aufzunehmen und gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung zu entwickeln. Darüber hinaus berieten wir affilinet zu den entsprechenden Lizenzen für SharePoint Server, Office und Fremdsoftware.

Automatisierte Prozesse & geordnete Arbeitsbereiche

Auf SharePoint 2013 erstellten wir Abteilungs-, Projekt-, Produkt- und Kollaborationsräume, in denen die Daten verwaltet werden. Die Erstellungs- und Aktualisierungsprozesse der einzelnen Räume automatisierten wir mit dem Collaboration Manager von Solutions2Share.

Die Knowledge Management Suite von Layer2 leading solutions versieht alle Dokumente automatisch mit Metadaten. Der Collaboration Manager verteilt und aktiviert die Website-Funktion der Knowledge Management Suite. Die aktuelle Lösung ermöglicht affilinet die globale Zusammenarbeit mit externen Standorten, indem Mitarbeitern über einen automatisierten Prozess eigene Arbeitsbereiche zur Verfügung gestellt werden. Auf diese Weise findet die Zusammenarbeit auch über die bestehenden Systeme statt.

affilinet’s Nutzen

Die Anwender finden alle relevanten Dokumente in ihren personalisierten Dashboards und können gemeinsam an den Dateien arbeiten. Gleichzeitig wird durch die Versionierung sichergestellt, dass immer das aktuellste Dokument zur Verfügung steht. Die Knowledge Management Suite unterstützt die manuelle Verschlagwortung und stellt sicher, dass wiederkehrende Tags richtig gesetzt werden. Das Ergebnis: eine hoch optimierte Suche.

Darüber hinaus kann affilinet mit dem Collaboration Manager Abteilungs-, Projekt-, Produkt- und Kollaborationsräume über eine Vorlage zentral steuern, erstellen und aktualisieren.

Personalisierte Dashboards zeigen dem Benutzer relevante Dokumente und können kollaborativ bearbeitet werden

Starke Optimierung der Suche durch Erweiterung der Verschlagwortung

Site Collections werden zentral über Vorlagen gesteuert, neu erstellt und aktualisiert

Versionierung: aktuellstes Dokument ist verfügbar

 

 

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