Wie verwaltest und erstellst du Kanäle in Microsoft Teams richtig?
Kanäle sind das Herzstück von Microsoft Teams – hier findet die eigentliche Zusammenarbeit statt. Doch viele Organisationen kämpfen mit denselben Problemen: Kanäle entstehen ohne klare Regeln, alte Unterhaltungen bleiben ewig bestehen, private oder geteilte Kanäle werden falsch genutzt und die Übersicht geht verloren.
In diesem Artikel erfährst du:
- Welche Kanaltypen es gibt und wofür sie gedacht sind
- Wie du neue Kanäle erstellst – manuell und automatisiert
- Wann Kanäle ausgeblendet, gelöscht oder archiviert werden sollten
- Welche Best Practices dir helfen, Ordnung zu bewahren
- Wie du mit Teams Manager das Kanalmanagement automatisierst
Welche Kanaltypen gibt es in Microsoft Teams – und wofür setzt du sie ein?
In Microsoft Teams stehen dir drei Kanalarten zur Verfügung – jede mit eigenem Zweck:
- Standard-Kanäle (public): Für alle Teammitglieder sichtbar und nutzbar. Ideal für gemeinsame Diskussionen, die alle betreffen.
- Private Kanäle: Nur für ausgewählte Mitglieder innerhalb eines Teams zugänglich. Gut für vertrauliche Projekte oder sensible Daten.
- Geteilte Kanäle (Shared / Teams Connect): Erlauben Zusammenarbeit über Teams oder sogar Organisationsgrenzen hinweg – ohne Tenant-Wechsel.
👉 Tipp: Mit Teams Manager kannst du Vorlagen für jeden Kanaltyp vordefinieren. So stellst du sicher, dass Nutzer den passenden Typ auswählen und deine Governance-Regeln automatisch greifen.
Wie erstellst du neue Teams-Kanäle?
Manuell in Microsoft Teams
Zeitaufwand: 1 Minute
So legst du einen neuen Kanal Schritt für Schritt an:
- MS Teams öffnen
Öffne das Team, in dem der Kanal entstehen soll.
- Kanal hinzufügen
Klicke auf „…“ neben dem Teamnamen und wähle „Kanal hinzufügen“.
- Details zum Kanal angeben
Gib einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
- Wählen Sie einen Kanaltyp
Wähle den Kanaltyp: Standard, Privat oder Geteilt.
- Neuen Kanal erstellen
Klicke auf „Erstellen“ – der Kanal erscheint in der Liste.
Automatisiert mit Teams Manager
Manuelle Anlage ist oft unübersichtlich und führt zu Inkonsistenzen. Mit Teams Manager läuft der Prozess strukturiert und regelkonform:
- Nutzer stellt eine Kanal-Anfrage.
- Ein Genehmigungs-Workflow prüft, ob Namenskonventionen und Richtlinien eingehalten werden.
- Der Kanal wird automatisch mit vordefinierter Struktur, Tabs und Berechtigungen erstellt.
- Lebenszyklen-Regeln starten sofort und überwachen Inaktivität.
👉 So vermeidest du Wildwuchs und sparst Zeit – erlebe die Automatisierung in einer Demo.
Wann solltest du Kanäle ausblenden?
Nicht jeder Kanal muss dauerhaft sichtbar sein. Manche sind für dich gerade irrelevant oder nur gelegentlich von Bedeutung. In diesen Fällen kannst du Kanäle in Teams ausblenden.
- Ausblenden: Der Kanal bleibt bestehen, du erhältst aber keine Benachrichtigungen mehr.
- Einblenden: Jederzeit wieder sichtbar machen.
👉 Praxis-Tipp: Nutze „Hide“ statt Löschung, wenn Inhalte zwar selten gebraucht werden, aber nicht verloren gehen sollen. Mit Teams Manager kannst du Richtlinien festlegen, wann Kanäle automatisch archiviert werden.
Wie löschst du Kanäle sicher?
Das Löschen eines Kanals sollte überlegt erfolgen – einmal entfernt, sind die Inhalte verloren.
- Wer darf löschen? Meist Teambesitzer, nicht reguläre Mitglieder.
- Wie gehst du vor? Über „… → Manage channel → Delete this channel“.
- Wann sinnvoll? Nur, wenn Inhalte endgültig nicht mehr benötigt werden.
👉 Alternative: Archivieren statt löschen – so bleibt alles erhalten, aber niemand kann Änderungen vornehmen. Mit Teams Manager kannst du automatisieren, wann Kanäle archiviert oder gelöscht werden.
Welche Best Practices helfen dir bei der Verwaltung von Teams-Kanälen?
Unübersichtliche Kanalstrukturen sind einer der Hauptgründe für Chaos in Microsoft Teams. Mit ein paar einfachen Regeln bleibst du auf Kurs:
- Regelmäßig prüfen: Entferne alte oder ungenutzte Kanäle.
- Konsistente Namenskonventionen: Vermeide Verwirrung durch klare, einheitliche Namen.
- Benachrichtigungen bewusst nutzen: Vermeide Overload – nicht jeder Kanal braucht ständig @Mentions.
- Lebenszyklen definieren: Lege fest, wann Kanäle automatisch archiviert oder gelöscht werden.
👉 Mit Teams Manager kannst du all diese Best Practices in Regeln umsetzen – ohne manuelle Nacharbeit.
Wie automatisiert Teams Manager dein Kanalmanagement?
Manuelles Kanalmanagement kostet Zeit und führt oft zu Fehlern. Teams Manager nimmt dir diese Arbeit ab:
- Kanal-Vorlagen: Vordefinierte Strukturen mit Tabs, Apps und Berechtigungen.
- Automatische Namens- und Metadatenprüfung: Keine fehlerhaften oder doppelten Namen mehr.
- Automatisierte Erstellung, Archivierung und Löschung: Prozesse laufen im Hintergrund.
- Transparenz durch Dashboards: Jederzeit Überblick über alle Kanäle.
👉 Reduziere den Aufwand für dich und dein IT-Team – buche jetzt eine kostenlose Demo.
FAQ: Häufige Fragen zu Teams-Kanälen
Was ist der Unterschied zwischen Ausblenden, Archivieren und Löschen?
Hide: Nur für dich unsichtbar, bleibt bestehen.
Archivieren: Für alle schreibgeschützt, Inhalte bleiben erhalten.
Löschen: Kanal und Inhalte werden endgültig entfernt.
Wann sollte ich einen Shared Channel nutzen?
Immer dann, wenn du mit Personen außerhalb deines Teams oder sogar außerhalb deiner Organisation zusammenarbeiten möchtest – ohne Gast-Accounts.
Wie verhindere ich Wildwuchs bei Kanälen?
Mit klaren Namenskonventionen, definierten Verantwortlichen und automatisierten Lebenszyklen-Regeln.
Kann ich Kanalregeln pro Abteilung unterschiedlich gestalten?
Ja, mit Tools wie Teams Manager kannst du Policies je nach Abteilung oder Standort individuell konfigurieren.
Kanal-Anfragen und Provisionierung?
Chief Commercial Officer und Governance Spezialist bei Solutions2Share
Florian Pflanz verfügt über mehr als 8 Jahre Erfahrung mit Microsoft 365 und hat über 250 Workshops zu Teams Governance begleitet.
Seine Schwerpunkte liegen auf Lifecycle-Management, Provisioning und Compliance-Anforderungen in regulierten Branchen.
Er gibt Best Practices an IT-Admins und Entscheider weiter, um Komplexität zu reduzieren und sichere Zusammenarbeit in Teams zu stärken.
