Teams Manager strukturiert Microsoft Teams für die AEWB
Nach dem Start mit Microsoft Teams in der AEWB Anfang 2020 erstellten alle Mitarbeitenden nach Belieben neue Teams. Durch freie Teamsnamen und ungeregelte Dateiablage entstand die Gefahr von Wildwuchs.
Mit dem Teams Manager kann die AEWB nun Teams-Vorlagen mit Kanälen und Apps für einheitliche Teams erstellen. Lebenszyklen zur Archivierung von inaktiven Teams und Namenskonventionen für einheitliche Benennung helfen den Mitarbeitenden dabei, den Überblick zu behalten.
Die AEWB plant, Microsoft Teams als zentrales Tool für alle Mitarbeitende zu etablieren. Mit dem Teams Manager lässt sich Teams unter Kontrolle behalten und gleichzeitig den verschiedenen Arbeitsbereichen gerecht werden.
“Der Teams Manager bietet für uns eine enorme Erleichterung durch das Lifecycle Management. Dass Teams-Besitzer regelmäßig entscheiden können, ob ein Team noch benötigt wird, ist eine gute Rückversicherung.“ Katharina Schepker, Pädagogische Mitarbeiterin bei der AEWB
AEWB’s Herausforderungen
Die AEWB startete mit Microsoft Teams im Februar 2020. Die Corona-bedingte Verlagerung ins Home Office und die unterschiedlichen Abläufe des pädagogischen Bereichs und der Verwaltung der AEWB erschwerten den Start.
Anfangs erstellten Mitarbeitende nach Belieben neue Teams. Es gab keine festen Regeln für die Benennung, die Ablage von Dateien oder die parallele Arbeit mit dem regulären Laufwerk. So entstand Wildwuchs und Unübersichtlichkeit.
Der AEWB war klar, dass mehr Struktur nötig war, ohne die vorhandenen Daten zu verlieren.
Unsere Lösung für AEWB
Die AEWB folgte der Empfehlung ihres IT-Dienstleisters epc GmbH und setzte den Teams Manager ein. Mit dem Governance-Tool erstellt die AEWB nun Teams-Vorlagen mit Kanälen und Apps für einheitliche Teams. Eine enorme Erleichterung bietet der Teams Manager mit Lifecycle Management: Teams-Besitzer werden regelmäßig gefragt, ob ihr Team archiviert werden soll, was speziell für die Planung von Fachtagungen und Projekten mit begrenzter Laufzeit relevant ist. Zusätzlich erstellt die AEWB Namenskonventionen: Teams für Projekte oder interne Abteilungen erhalten Kürzel vor dem Namen für eine bessere Übersichtlichkeit.
AEWB’s Nutzen
Mit dem Teams Manager kann die AEWB bei Teams-Vorlagen den Unterschieden zwischen den verschiedenen Arbeitsbereichen gerecht werden. Der Lebenszyklus hilft dabei, die Teams-Umgebung übersichtlich zu halten und ungenutzte Teams aus der Liste zu entfernen. Durch die Namenskonventionen ist auf den ersten Blick Übersichtlichkeit für alle gegeben.
Es war ein großes Anliegen der AEWB, alle Mitarbeitende abzuholen und auf denselben Wissensstand zu bringen. Der Teams Manager unterstützt die AEWB hierbei, indem den Teams Struktur gegeben wird.
