Microsoft 365 Provisionierung

Microsoft-365-Provisioning ist leicht zu starten, aber schwer zu standardisieren.

Wenn Benutzer Teams, Gruppen und SharePoint-Sites nach Lust und Laune erstellen, stoßen die meisten Tenants schnell auf dieselben Probleme: doppelte Workspaces, uneinheitliche Namen, unklare Verantwortlichkeiten und ein steigender administrativer Aufwand für Aufräumarbeiten, Compliance-Prüfungen und Support. Provisioning ist der Prozess, der genau das verhindert. Er legt fest, wie Workspaces erstellt werden, welche Struktur sie erhalten und welche Regeln eingehalten werden müssen. Im Idealfall läuft dieser Prozess vollständig automatisiert ab.

Um die Microsoft 365 Provisionierung mit Graph API und PnP (Patterns and Practices) zu verstehen, ist es wichtig, die Grundlagen der beiden Methoden, ihre Unterschiede, Vorteile und möglichen Anwendungsfälle zu kennen. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns die verschiedenen Ansätze im Detail an und vergleichen sie mit Drittanbieter-Tools wie Teams Manager.

Die Microsoft Graph API ist das Tor zu Daten und Informationen in Microsoft-Cloud-Diensten wie Microsoft Entra und Microsoft 365. Sie bietet ein einheitliches Programmiermodell, das Zugriff auf eine Vielzahl von Diensten, Tools und Informationen in allen M365-Diensten ermöglicht, darunter Identitäten in Entra ID, Exchange Online, SharePoint Online, Teams und mehr. Die Graph API ermöglicht es Entwicklern, Anwendungen zu bauen, die mit den Daten von Millionen von Nutzern interagieren.

PnP (Patterns and Practices), insbesondere PnP PowerShell und PnP Core SDK, sind Tools und Bibliotheken, die komplexe Vorgänge in SharePoint und Microsoft 365 vereinfachen. Sie bauen auf der Microsoft Graph API und anderen APIs auf und bieten einen entwicklerfreundlicheren Ansatz für häufige Aufgaben und Anpassungen in SharePoint und M365.

Welche Probleme löst Microsoft-365-Provisioning für IT-Admins?

Provisionierung bedeutet mehr als nur „ein Team erstellen“: Es geht um Standardisierung und Kontrolle.

Typische Probleme, die du mit einem sauberen Setup für Microsoft-365-Provisionierung lösen kannst:

• Wildwuchs: zu viele Workspaces, doppelte Teams oder Gruppen, unklarer Zweck
• Uneinheitliche Strukturen: unterschiedliche Kanäle, Apps, Tabs, Ordner, Metadaten
• Keine Verantwortlichkeit: fehlende Besitzer, verwaiste Teams und Sites, die Speicher belegen und Nutzer verwirren
• Sicherheitslücken: falsche Privacy-Einstellungen, fehlerhafte Gast-Konfigurationen, Teilen von sensiblen Daten
• Compliance-Probleme: erschwerte Audits, weil Regeln nicht durchgesetzt werden
• Manueller Aufwand: Tickets und Einzelanfragen statt wiederholbarer Prozesse

Empfohlene Lösungsansätze:

• Einsatz eines Microsoft-365-Provisioning-Tools zur Standardisierung von Workspaces und zur Automatisierung der M365-Provisionierung
• No-Code-Provisioning statt wartungsintensiver Custom-Skripte

Was sind die Unterschiede zwischen Graph API und PnP?

Umfang und Funktionsweise

Graph API bietet einen breiten Zugang zu Diensten in ganz Microsoft 365, während sich PnP hauptsächlich auf SharePoint und Microsoft 365-Anpassungen konzentriert.

Komplexität

Graph API erfordert ein gutes Verständnis der zugrundeliegenden Dienste und Sicherheitsmodelle von M365. PnP abstrahiert viele dieser Details und erleichtert so die Umsetzung bestimmter Aufgaben.

Anpassung vs. Administration

PnP wird häufig für SharePoint-Anpassungen und Site Provisioning verwendet. Die M365 Graph API ist vielseitiger und ermöglicht sowohl administrative Aufgaben in Microsoft 365 als auch detaillierte Aktionen wie Benutzerverwaltung, E-Mail, Kalender und mehr.

Welche Vorteile bieten Graph API und PnP?

Graph API Vorteile:

Einheitliche Schnittstelle

Microsoft Graph API bietet einen zentralen RESTful-API-Endpunkt für den Zugriff auf eine breite Palette von Microsoft Cloud-Diensten in Office 365, Windows 10 und der Enterprise Mobility Suite (inkl. Entra ID / Azure AD).

Plattformübergreifender Zugang

Graph API ermöglicht eine plattformübergreifende Integration, wodurch sie für verschiedene Plattformen und Geräten verwendet werden kann.

Echtzeit-Daten

Microsoft Graph kann auf aktuelle Echtzeitdaten in allen Microsoft 365-Diensten zugreifen und ermöglicht so eine direkte Interaktion mit Benutzerdaten.

Umfangreicher Kontext und Einblicke

Graph API bietet zusätzliche Daten und Beziehungen zwischen verschiedenen Diensten, wie z.B. Benutzer, Gruppen, Dateien, Nachrichten und Aufgaben, die es Entwicklern ermöglichen, intelligentere und kontextbewusste Anwendungen zu erstellen.

Integration erweiterter Dienste

Microsoft Graph bietet eine Integration mit den KI-Diensten von Microsoft, einschließlich der Microsoft Cognitive Services, sowie die Kombination von M365-Daten mit weiteren Cloud-Integrationen (z.B. über Connectoren).

Zugangskontrolle & Sicherheit

Graph API verwendet Microsoft Entra ID für die Authentifizierung und gewährleistet so einen sicheren Zugriff mit präziser Kontrolle über Berechtigungen und Bereiche.

Webhooks & Subscriptions

Graph API unterstützt Webhooks, mit denen Anwendungen Benachrichtigungen über bestimmte Ereignisse im gesamten Datenspektrum in der Microsoft Cloud erhalten können, z.B. über neue E-Mails oder Kalenderereignisse.

PnP Vorteile:

Vereinfachung

Vereinfacht komplexe Aufgaben, besonders bei SharePoint- und M365-Anpassungen.

Community Support

Profitiert von starkem Community Support, wo viele Vorlagen und Beispiele zur Verfügung gestellt werden. (Hinweis: PnP ist Community-getrieben und nicht durch eine Microsoft-SLA abgedeckt.)

Effizienz

PnP-Befehle und -Bibliotheken sind so konzipiert, dass sie Aufgaben mit weniger Codezeilen und weniger Komplexität erledigen.

Genervt von komplizierter Provisionierung?

Anwendungsfälle von Graph API und PnP für M365-Provisionierung

Graph API Use Cases

1. Provisionierung von Nutzern und Identitätsmanagement

Einer der häufigsten Verwendungszwecke der Microsoft Graph API ist die Verwaltung von Benutzern und Identitäten im Verzeichnis einer Organisation. Graph API hilft Entwicklern, komplexe Aufgaben zu automatisieren, wie z. B.:

Benutzer anlegen und verwalten

Vereinfache den Onboarding-Prozess, indem du automatisch neue Benutzerkonten erstellst, Profile einrichtest und Einstellungen in Entra ID (ehemals Azure Active Directory oder Azure AD) konfigurierst.

Lizenzen zuweisen

Automatisiere die Zuweisung und Verwaltung von Office 365-Lizenzen im gesamten Unternehmen.

Gruppen-Verwaltung

Erstelle, lese, aktualisiere oder lösche Gruppen und verwalte Gruppenmitgliedschaften, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und den Zugriff auf Ressourcen zu kontrollieren.

2. Erweiterte Workload-Automatisierung

Die Microsoft Graph API ist unverzichtbar für die Automatisierung alltäglicher Arbeitsabläufe:

• E-Mail-Automatisierung: Sende, empfange und verwalte E-Mails ohne Benutzerinteraktion, direkt über die API.
• Kalenderverwaltung: Automatisiere die Terminplanung, sende Besprechungsanfragen und verwalte Veranstaltungsdetails.

3. Zugriff auf Geräte- und Aktivitätsdaten

Mit Microsoft Graph kannst du auch auf Daten von Geräten, die von Microsoft Intune verwaltet werden, und auf Aktivitätsprotokolle von Entra ID zugreifen:

• Gerätekonfiguration: Verwalte Gerätekonfigurationen und Sicherheitseinstellungen im gesamten Unternehmen und erstelle Berichte darüber.
• Überwachung von Anmeldungen: Verfolge die Anmeldeaktivitäten von Benutzern, um verdächtiges Verhalten zu erkennen und Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen.

4. Dateneinblicke und Erkenntnisse

Graph API kann auf den Microsoft Data Graph zugreifen, um Erkenntnisse und Informationen zu Nutzung und Aktivitäten zu gewinnen:

• Analysiere Nutzungsmuster: Verstehe, wie Mitarbeiter die Microsoft-Dienste verwenden.
• Personalisierte Einblicke: Generiere personalisierte Einblicke wie z.B. aktuelle Dokumente.

5. Datei- und Ressourcenverwaltung

Microsoft Graph API spielt eine wichtige Rolle bei der Dateiverwaltung innerhalb der Microsoft 365-Umgebung, insbesondere bei OneDrive und SharePoint:

• Automatisieren von Dateivorgängen: Führe Datei-Uploads, Downloads, Verschiebungen und Kopien automatisch durch.
• Zusammenarbeit: Ermögliche die Zusammenarbeit in Echtzeit an Dokumenten, die in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind.

6. Anwendungsintegration und Erweiterbarkeit

Die Möglichkeiten der Microsoft Graph API sind nicht nur auf native Microsoft-Anwendungen beschränkt, sondern erstrecken sich auch auf Anwendungen von Drittanbietern:

• Nahtlose Integration: Ermögliche Anwendungen von Drittanbietern den Zugriff auf und die Bearbeitung von Microsoft Service-Daten.
• Erweiterte Microsoft 365-Funktionen: Erweitere die M365-Funktionen, indem du benutzerdefinierte App-Integrationen, Bots oder Workflows erstellst.

PnP Use Cases

• SharePoint-Anpassung: Provisionierung von SharePoint-Sites, -Listen und -Bibliotheken und Konfiguration von Einstellungen ohne manuelle Verwendung der SharePoint-Benutzeroberfläche.
• Migration: Unterstützung bei der Migration von Inhalten und der Umstrukturierung von Seiten innerhalb von SharePoint und Microsoft 365.

Zusammengefasst erfüllen Graph API und PnP jeweils unterschiedliche Anforderungen. Für einen breiten Zugang und die Verwaltung von Microsoft 365-Diensten ist Graph API besser geeignet. Für Aufgaben, die sich auf SharePoint konzentrieren und komplexe Vorgänge vereinfachen sollen, ist PnP die bessere Wahl.

Beide Tools sind für Entwickler, die im M365-Ökosystem arbeiten, spannend und können auch kombiniert eingesetzt werden.

Was sind die Anforderungen von Graph API und PnP?

Um mit Microsoft Graph API oder PnP mit der Provisionierung und Verwaltung von Ressourcen in M365 zu beginnen, muss deine Organisation bestimmte Anforderungen erfüllen. Diese Voraussetzungen sind unterschiedlich, je nachdem, welches Tool du verwenden möchtest.

Anforderungen der Microsoft Graph AP

• Microsoft 365-Subscription: Der Zugang zu einer M365-Lizenz versteht sich von selbst, da die Graph API mit Daten aus allen Microsoft 365-Diensten interagiert.

• Microsoft Entra ID Anwendungsregistrierung: Du musst eine Anwendung in Entra registrieren, um eine Anwendungs-ID und ein Secret (bzw. Zertifikat) zu erhalten. Mit dieser Registrierung kann sich deine Anwendung authentifizieren und über die Graph API auf Microsoft 365-Daten zugreifen.

• Berechtigungen und Genehmigung: Während der Einrichtung der Entra ID Anwendung musst du die Berechtigungen festlegen, die deine Anwendung benötigt. Diese Berechtigungen bestimmen, welche Daten und Aktionen deine Anwendung im Namen eines Benutzers oder eines Dienstes ausführen kann. Nachdem du die Berechtigungen festgelegt hast, muss ein Administrator die Genehmigung für diese Berechtigungen in Entra ID erteilen.

• Entwicklungsumgebung: Eine geeignete Entwicklungsumgebung mit deiner bevorzugten Programmiersprache und Tools, die HTTP-Anfragen an die Graph API stellen können.

• Microsoft Graph SDKs (optional): Die Verwendung eines SDKs ist zwar keine Voraussetzung, kann aber die Entwicklung vereinfachen, da es native Methoden für die Interaktion mit der Graph API bereitstellt.

Anforderungen von PnP

• M365-Subscription: Wie bei Graph API ist eine Lizenz die Grundlage, da PnP innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems arbeitet, insbesondere für SharePoint und Microsoft 365-Anpassungen.

• SharePoint Online Administrator-Rolle (empfohlen): Für viele PnP-Vorgänge, insbesondere für die Provisionierung von Seiten und komplexe Konfigurationen, werden SharePoint Online-Administratorrechte empfohlen, um den Zugriff auf die erforderlichen Ressourcen sicherzustellen.

• PnP PowerShell oder PnP Core SDK Installation: Je nach Präferenz oder Aufgabenstellung musst du die PnP PowerShell Module oder das PnP Core SDK installieren. PnP PowerShell eignet sich für skriptbasierte Automatisierung und interaktive Nutzung, während das PnP Core SDK in .NET-Projekten verwendet wird.

• Entsprechende Berechtigungen: Wenn du das PnP Core SDK verwendest, musst du, ähnlich wie bei Graph API, möglicherweise eine Anwendung in Entra ID registrieren und Berechtigungen für den Zugriff auf verschiedene Ressourcen innerhalb von Microsoft 365 konfigurieren.

Beide Tools erfordern ein tiefes Verständnis von M365 und Sicherheits- / Identitätskonzepten in Entra ID sowie Erfahrung mit den spezifischen Microsoft-Diensten, die du verwalten oder anpassen möchtest.

Welche Einschränkungen der Provisionierung gibt es mit Graph API für SharePoint?

Microsoft Graph API ist ein leistungsstarkes Gateway für die Interaktion mit Daten auf der Microsoft 365-Plattform. Im Kontext von SharePoint stößt Graph API jedoch an ihre Grenzen, insbesondere wenn bei komplexen, SharePoint-spezifischen Szenarien. Im Folgenden siehst du konkrete Anwendungsfälle, in denen diese Einschränkungen von Graph API innerhalb von SharePoint deutlich werden.

1. Benutzerdefinierte Listen-Aktionen

Die Microsoft Graph API bietet grundlegende CRUD-Operationen (Erstellen, Lesen, Aktualisieren und Löschen) für SharePoint-Listen. Wenn es jedoch um eine detailliertere Kontrolle über benutzerdefinierte Aktionen geht, wie z.B. das Auslösen von Workflows oder das Anpassen von Listeneinstellungen außerhalb der Standardvorlagen, ist der Funktionsumfang der API begrenzt.

Der Teams Manager umgeht die Einschränkungen der Microsoft Graph API für benutzerdefinierte Listenaktionen. Er verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die Benutzer komplexe interne Genehmigungs-Workflows einrichten und ausführen können, ohne dass zusätzlicher Code erforderlich ist. Im Gegensatz zur Graph API ermöglicht Teams Manager das Initialisieren, Überwachen und Steuern dieser benutzerdefinierten Workflows innerhalb von SharePoint-Listen.

2. Tiefgehende Seiten-Anpassungen

SharePoint Online bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Anpassung von Seiten, von Branding-Elementen bis hin zu komplexen Webparts. Microsoft Graph API stellt jedoch nicht alle Endpunkte zur Verfügung, um tiefgreifende Anpassungen vorzunehmen oder sämtliche Eigenschaften von SharePoint-Sites abzurufen.

Beispiel: Möchte eine Organisation ein einheitliches Branding für alle SharePoint-Sites einführen, kann Teams Manager diesen Prozess unterstützen. Das Tool ermöglicht fortgeschrittene Anpassungen jenseits der Graph-API-Beschränkungen. So kann der Teams Manager beispielsweise angepasste Master Pages einrichten oder spezifischer Webparts hinzufügen.

3. Präzise Berechtigungsverwaltung

Die Microsoft Graph API ist nur begrenzt in der Lage, die komplizierten Berechtigungsstufen in SharePoint zu verwalten. Sie bietet keinen umfassenden Zugriff auf alle nativen Berechtigungskontrollen, die SharePoint bereitstellt.

Für detaillierte Anpassungen von Berechtigungen in SharePoint geht der Teams Manager über die Möglichkeiten der Graph API hinaus. Mit dem Teams Manager kannst du Berechtigungen auf Item-Ebene steuern, individuelle Berechtigungen für einzelne Dokumente oder Ordner setzen und Berechtigungen auf Basis von Metadaten verwalten. Das ermöglicht eine präzisere und sicherere Zugriffskontrolle.

4. Erweiterte Suchfunktionen

Microsoft Graph API enthält zwar eine grundlegende Suchfunktion, diese reicht jedoch nicht an den Funktionsumfang der nativen SharePoint-Suche heran. Erweiterte Suchanfragen und benutzerdefinierte Suchkonfigurationen werden durch Graph API nicht vollständig unterstützt.

Benötigt ein Unternehmen eine eigene Suchoberfläche mit erweiterten Abfragen, Filtern und gezielter Eigenschaftsauswahl für SharePoint-Inhalte, stößt die Graph API an ihre Grenzen. In solchen Fällen ist der Einsatz der SharePoint Search REST API erforderlich, um diese Anforderungen umzusetzen.

5. Erweiterte Taxonomie-Operationen

Microsoft Graph API bietet nur begrenzte Unterstützung für Operationen mit verwalteten Metadaten und Taxonomie in SharePoint. Für Unternehmen, die auf eine strukturierte Inhaltsklassifizierung angewiesen sind, ist das ein klarer Nachteil.

Teams Manager ergänzt die Graph API durch eine umfassende Verwaltung der verwalteten Metadaten und Taxonomiedienste von SharePoint. Dies ermöglicht es Benutzern, Inhalte präzise zu klassifizieren und zu kennzeichnen (taggen). Dabei werden intuitive Tools verwendet, die nahtlos mit dem Term Store von SharePoint interagieren und die begrenzte Taxonomieunterstützung der Graph API umgehen.

6. Umfassende Provisionierung von Seiten

Die SharePoint Provisionierung von Seiten über die Microsoft Graph API ist zwar möglich, erreicht aber nicht die Tiefe und Flexibilität, die die PnP Provisioning Engine von SharePoint, das SharePoint CSOM oder die Teams Manager App für M365 bieten.

Relevant wird das insbesondere dann, wenn ein Unternehmen die Erstellung komplexer SharePoint-Sites, einschließlich Listen, Bibliotheken, Inhaltstypen und benutzerdefinierter Konfigurationen, in einem automatisierten Provisionierungsprozess skripten möchte. Während die Graph API eine grundlegende Erstellung von Websites erlaubt, erfordert die vollständige Provisionierung die erweiterten Vorlagen und Skripte der PnP Provisioning Engine.

Eine weitere Alternative ohne Programmieraufwand ist die Provisionierung von Arbeitsbereichen – egal ob komplexe SharePoint-Sites oder Microsoft Teams – mit dem Teams Manager.

Wann solltest du ein Microsoft-365-Provisioning-Tool statt Skripten einsetzen?

Für IT-Admins lautet die zentrale Frage häufig: selbst bauen oder kaufen?

Skripte (Graph API / PnP) sind sinnvoll, wenn:

• du Entwicklungskapazitäten für Aufbau und Wartung hast
• deine Prozesse stabil sind und sich selten ändern
• du sicher mit App-Berechtigungen und Reviews arbeiten kannst
• du laufenden Wartungs- und Dokumentationsaufwand akzeptierst

Ein Microsoft-365-Provisioning-Tool ist die bessere Wahl, wenn:

• du einheitliche Standards für Teams, Sites und Gruppen brauchst
• Genehmigungen, Ownership-Regeln und Governance-Richtlinien erforderlich sind
• du Self-Service für Endanwender ermöglichen willst, aber mit klaren Leitplanken
• Reporting und revisionssicheres Provisioning notwendig sind
• du langfristige Skript-Wartung vermeiden möchtest

Genau hier setzt der Teams Manager von Solutions2Share an: No-Code-Provisioning kombiniert mit Governance.

FAQ zu Microsoft 365 Provisionierung

Eine einfache Alternative für die M365-Provisionierung

Teams Manager bietet einen benutzerfreundlichen Ansatz für die Microsoft 365 und Microsoft Teams Provisionierung, der sich auch gut mit Microsoft Teams Governance-Richtlinien verbinden lässt. Die App vereinfacht die Bereitstellung neuer Teams, Microsoft 365-Gruppen, SharePoint-Sites und mehr, komplett ohne Programmieraufwand. Durch den Einsatz von anpassbaren Vorlagen lassen sich neue Workspaces schnell ausrollen, während IT-Admins durch Genehmigungsworkflows jederzeit die Kontrolle behalten.

Zahlreiche Governance-Optionen ermöglichen es IT-Administratoren außerdem, eine unternehmensweite Provisionierungs-Richtlinie zu definieren.

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