Microsoft Teams Governance-Hacks für mehr Struktur
Für Unternehmen, die gerade erst mit Microsoft Teams starten, für Organisationen, die sich mit Teams schon ein bisschen auskennen und für Unternehmen, die schon lange mit Microsoft Teams arbeiten, gibt es nur ein Thema:
Wie behalte ich meine Teams-Umgebung unter Kontrolle?
Wie halte ich meine User davon ab, unnötig neue Teams und Kanäle zu erstellen?
Wie kann ich die unübersichtliche Teams-Liste aufräumen?
Warum sieht jedes Team anders aus als die anderen?
Diese und weitere Fragen haben wir so oft von unseren Kunden gehört, dass wir ein Buch darüber schreiben könnten – oder einfach alle Antworten in einer Infografik sammeln!
Sehen Sie selbst, wie einfach Teams Governance sein kann und wie der Teams Manager Ihnen helfen kann!
6 Hacks für mehr Struktur in MS Teams
Hier teilen wir mit Ihnen unsere Geheimnisse und sechs Hacks für mehr Struktur in Microsoft Teams.
1. Deaktivieren Sie die Erstellung von Teams für alle Benutzer
Herausforderung
Wenn jeder Benutzer in Ihrer Organisation neue Teams erstellen kann, haben Sie bald Hunderte oder Tausende von inaktiven oder unnötigen Teams. Der Überblick geht komplett verloren.
Lösung
Deaktivieren Sie die standardmäßige Erstellung von Teams für alle Benutzer und richten Sie eine Gruppe ausgewählter Benutzer ein, die die Erstellung neuer Teams autorisieren können.
2. Erstellen Sie benutzerdefinierte Vorlagen
Herausforderung
Wenn jedes Team anders aussieht und eine andere Struktur hat, ist es für Ihre Benutzer schwierig, relevante Informationen schnell zu finden.
Lösung
Richten Sie mehrere Team-Vorlagen ein – jeweils eine für Abteilungen, Projekte, Partner usw. Passen Sie die Vorlagen mit Tabs, Listen, Ordnern, Anwendungen wie Planner und OneNote und mehr an. Mit einer einheitlichen Struktur wissen Ihre Benutzer sofort, wo sie suchen müssen.
3. Verwenden Sie einen automatisierten Genehmigungs-Workflow
Herausforderung
Wenn Sie Ihren Nutzern die Möglichkeit, neue Teams zu erstellen, komplett vorenthalten, sinken die Identifikation mit dem Tool und die Akzeptanzrate.
Lösung
Richten Sie einen automatisierten Anfrage- und Genehmigungsworkflow ein, der es Ihren Benutzern ermöglicht, neue Teams auf der Grundlage Ihrer Vorlagen anzufordern. Eine ausgewählte Benutzergruppe kann dann die Anfragen prüfen und genehmigen. Ihre Benutzer können weiterhin neue Teams anfordern, aber Sie behalten die Kontrolle.
4. Richten Sie Namenskonventionen ein
Herausforderung
Wenn Sie Ihren Benutzern völlige Freiheit bei der Benennung von Teams geben, werden sie sich seltsame und lustige Teamnamen einfallen lassen. Die Frage ist, ob Sie wirklich Teams mit Namen wie “:)” oder “Me myself and I” wollen.
Lösung
Richten Sie Namenskonventionen ein, um einheitliche Namen und mehr Struktur zu gewährleisten. Fügen Sie vordefinierte Wörter als Präfixe oder Suffixe zu Team-Namen oder sogar OneNote- und Planner-Namen hinzu.
5. Archivieren Sie inaktive oder veraltete Teams
Herausforderung
Wenn Ihre Benutzer alte Inhalte nicht löschen, wird Ihre Teams-Umgebung immer umfangreicher, unübersichtlicher und komplexer.
Lösung
Richten Sie Lebenszyklen für jedes Team ein. Ihre Team-Besitzer werden automatisch gefragt, ob sie das Team noch benötigen oder ob es inzwischen inaktiv ist. Ein Workflow archiviert dann das Team oder löscht es sogar ganz, um Ressourcen zu sparen.
6. Erfassen Sie Metadaten und wenden Sie Governance-Richtlinien an
Herausforderung
Selbst mit allen Arten von Governance-Regeln würde es Ihre Administratoren viel Zeit kosten, sie alle einzeln anzuwenden.
Lösung
Wenn Ihre Benutzer ein neues Team anfordern, fragen Sie zusätzliche Metadaten ab, z. B. die zugehörige Abteilung, das Projekt, die Kostenstelle, die Niederlassung usw. Mit diesen Informationen wenden Sie automatisch eine Governance-Richtlinie an, die Ihre einzelnen Governance-Regeln kombiniert.
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Natürlich gibt es immer wieder neue Fragen und Herausforderungen, um die Kontrolle über Ihr Microsoft Teams zu behalten.
Was würden Sie gerne wissen? Was ist für Sie das dringendste Thema? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen!
Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
