Microsoft 365 Gruppen und Microsoft Teams Lebenszyklen – Best Practices für Governance

Wenn Microsoft Teams in einer Organisation eingeführt wird, fühlt sich das zunächst oft wie ein Erfolg an: Die interne Kommunikation ist zentralisiert, endlose E-Mail-Schleifen werden nicht mehr gebraucht. Doch ein paar Monate später sehe ich in Workshops immer wieder das gleiche Muster: zu viele Teams, unklare Verantwortlichkeiten, schwer nachvollziehbare Strukturen und das Gefühl, dass niemand mehr genau weiß, was eigentlich noch benötigt wird.

Genau deshalb ist ein sauber definiertes Lebenszyklus-Management für Microsoft Teams so wichtig. Es stellt sicher, dass Teams langfristig als Kollaborationsplattform nutzbar bleibt, sicher betrieben werden kann und governancefähig ist.

Erste Schritte: Welche Berechtigungen und Governance brauchst du für das Erstellen von Teams?

Die Einführung bestimmter Maßnahmen in der Phase der Teamerstellung in Microsoft Teams verhindert Wildwuchs und sorgt für eine geordnete Verwaltung der Tenants. Die Benutzer müssen wissen, wann und wie sie ein neues Team oder eine neue Gruppe erstellen dürfen. Dies hängt stark zusammen mit einem gut durchdachten Plan für die Verwaltung von Lebenszyklen in Microsoft Teams.

Allgemein gibt es zwei Ansätze für die Erstellung von Teams.

1. Zentralisierte vs. dezentrale Erstellung: Lege fest, ob die IT-Abteilung für die gesamte Teamerstellung verantwortlich sein soll oder ob Benutzer dieselben Rechte haben sollen. Berücksichtige Faktoren wie die Größe deines Unternehmens, die Sicherheitsanforderungen und das gewünschte Maß an Kontrolle.
2. Standardisierung und Klassifizierung: Erstelle klare Richtlinien für die Benennung, für Team-Eigentümer und für den Zweck von Teams. Definiere verschiedene Team-Arten mit zugehörigen Berechtigungsstufen auf der Grundlage von Vertraulichkeit (Sensitivity) und Verwendungszweck.

Am wichtigsten für eine gut organisierte MS Teams-Umgebung ist die Implementierung von Berechtigungen und Governance:

1. Setze Teams-Vorlagen ein: Konfiguriere Einstellungen für verschiedene Team-Arten mit entsprechenden Berechtigungen für Kanäle, Apps und Gastzugriff. Dies vereinfacht die Erstellung und sorgt für eine einheitliche Governance.
2. Nimm Teameigentümer in die Verantwortung: Stelle sicher, dass die Team-Eigentümer wissen, dass sie für den Zweck, die Mitglieder und die Durchsetzung der Nutzungsrichtlinien eines jeden Teams verantwortlich sind.
3. Nutze Microsoft 365 Groups: Integriere die Teamerstellung mit Azure Active Directory und Microsoft 365-Gruppen, um den Benutzerzugriff und die Berechtigungen für die entsprechenden Dienste zu verwalten.
4. Lege Aufbewahrungsrichtlinien fest: Lege fest, wie lange Teams und ihre Inhalte aktiv bleiben sollen. Lege Richtlinien für die Archivierung inaktiver Teams oder die Löschung unnötiger Teams fest.

Eine praktische Erkenntnis, die viele unserer Kunden leider auf die harte Tour gelernt haben: Wenn die Erstellung von Teams einfach ist, die Verantwortlichkeiten aber nicht klar geregelt sind, muss die IT früher oder später das Chaos aufräumen. Eine eindeutige Owner-Struktur von Anfang an gehört zu den effektivsten Maßnahmen, um späteren Bereinigungsaufwand deutlich zu reduzieren.

Umgang mit inaktiven Teams und M365 Gruppen: Warum ist das ein Problem?

Um gegen irrelevante oder inaktive Teams vorzugehen, musst du zunächst Anzeichen von Inaktivität erkennen können und festlegen, ob solche Teams entfernt oder archiviert werden sollen. Die Einrichtung solcher Richtlinien trägt dazu bei, die Risiken von redundanter Informationsspeicherung und potenziellen Sicherheitslücken, als Folge eines unkontrollierten Lebenszyklus innerhalb von Microsoft Teams, zu reduzieren.

Wie identifiziert man inaktive Teams oder Groups?

• Anzeichen für Inaktivität sind z.B. keine aktuellen Nachrichtenaktivitäten, Datei-Uploads oder Meetings. Microsoft 365-Berichte und Audit-Protokolle können helfen, inaktive Gruppen zu identifizieren.
• Lege einen Zeitrahmen für die Inaktivität eines Teams oder einer Gruppe fest. Übliche Richtwerte reichen von 30 Tagen bis zu mehreren Monaten Inaktivität.
• Halte Benutzer dazu an, nicht genutzte Teams oder Gruppen an die Administratoren zu melden.

In diesem Video erfährst du, wie du mithilfe der Teams Manager-App Teams Lebenszyklen verwalten kannst:

Eine kleine Beobachtung aus echten Tenant-Analysen: Inaktivität lässt sich fast nie an einem einzelnen Kriterium festmachen. Ein Team kann den Chat nicht mehr nutzen, aber intensiv an geteilten Dateien arbeiten oder umgekehrt. Deine Definition sollte sich an der tatsächlichen Nutzung deiner Anwender orientieren, nicht an theoretischen Kennzahlen.

Welche Lifecycle Management-Strategie für Microsoft Teams solltest du einsetzen?

Eine sinnvolle Strategie für das Lebenszyklusmanagement ist unerlässlich, um Schwierigkeiten bei der Suche nach Teams oder unkontrolliertes Wachstum von Inhalten zu lösen. Jede Phase des Lebenszyklus eines Teams, von der Erstellung bis zur Archivierung, durchzuplanen, hilft, diese Probleme zu vermeiden.

Ein wichtiger Punkt sind klare Richtlinien für die Datenaufbewahrung, anhand derer auf der Grundlage von rechtlichen und Compliance-Anforderungen über die Archivierung oder Löschung von Inhalten entschieden werden kann. Stelle außerdem sicher, dass die Nutzer über die Schließung von Teams oder Gruppen informiert werden, um Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass klar ist, wo sie auf relevante Informationen zugreifen können.

Je nach den Anforderungen deines Unternehmens kann es eine Option sein, Automatisierungstools wie die Teams Manager-App zu nutzen, um die inaktiver Teams zu identifizieren, Erinnerungen an Teameigentümer zu versenden und automatisch Lebenszyklusrichtlinien anzuwenden.

Wenn du ein Tool für das Lebenszyklus-Management von Microsoft Teams evaluierst, solltest du dir nicht nur die Frage stellen, ob es Automatisierungen umsetzen kann. Denn das können die meisten Lösungen. Die entscheidende Frage ist: „Kann es so automatisieren, dass es zu deinem konkreten Governance-Modell passt (inklusive Ownership, Genehmigungsprozesse, Aufbewahrungsfristen und Gastzugriff), ohne für jede Anpassung ein Support-Ticket zu brauchen?“

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End-of-Life-Management: Solltest du löschen oder archivieren?

Ich empfehle, eindeutige Richtlinien für das Ende des Lebenszyklus eines Teams aufzustellen, einschließlich Ablaufdaten festzulegen und Prozesse für die Aufbewahrung und Archivierung von Inhalten zu definieren. Der Team-Eigentümer muss in diesen Prozess einbezogen werden, um zu entscheiden, ob ein Team noch benötigt wird oder eingestellt werden kann.

Mögliche Maßnahmen für inaktive Teams oder Gruppen sind:

• Archivieren oder löschen: Bei wirklich inaktiven Teams solltest entscheiden, ob du die Inhalte für eine mögliche spätere Verwendung archivieren oder das Team endgültig löschen willst. Eine Archivierung ist oft die beste Option, da sie die Daten aufbewahrt und gleichzeitig für mehr Übersichtlichkeit in der Teams-Umgebung sorgt.
• In private Kanäle umwandeln: Wenn noch ein wenig Aktivität in einem Team herrscht, aber die volle Teamstruktur nicht mehr benötigt wird, solltest du überlegen, innerhalb des halb-aktiven Teams öffentliche Kanäle in private Kanäle umzuwandeln.
• Teams zusammenführen: Konsolidiere inaktive Teams mit verwandten und noch laufenden Projekten zu einem einzigen aktiven Team.
• Überprüfe und übertrage den Team-Owner: Wenn der ursprüngliche Teameigentümer eines aktiven Teams nicht mehr vorhanden ist, übertrage die Verantwortung an jemand anderen. So wird sichergestellt, dass weiterhin ein Team-Eigentümer für die Verwaltung des Teams und die Durchsetzung von Richtlinien verantwortlich ist.

Was sich meiner Erfahrung nach am häufigsten bewährt: zuerst archivieren (mit einem klar definierten Retention-Konzept) und erst dann löschen, wenn du sicher bist, dass Inhalte nicht mehr benötigt werden und alle Anforderungen erfüllt sind. Über archivierte Teams beschwert sich kaum jemand. Über vollständig gelöschte Inhalte dagegen sehr wohl.

Was sind Best Practices für das Lebenszyklusmanagement?

Bewährte Verfahren für die Verwaltung des Lebenszyklus, wie z.B. den Zwecks des Teams zu definieren, Arbeitsbereich-Vorlagen zu verwenden und Governance-Richtlinien festzulegen, tragen dazu bei, Teams effizient zu erstellen, zu verwenden und schließlich zu archivieren. Dieser strukturierte Ansatz vereinfacht die Verwaltungsaufgaben und sorgt für einen optimierten Lebenszyklus von Microsoft Teams und M365 Groups, der deinen Admins das Leben erleichtert.

Planung und Governance

• Definiere den Zweck und die Erstellung von Teams: Lege fest, warum Teams erstellt werden und wer die Berechtigung dazu hat.
• Implementiere Governance-Richtlinien: Lege Microsoft Teams Namenskonventionen fest, definiere öffentliche/private Teams und behalte Zugriffsberechtigungen der Mitglieder im Blick.
• Lebenszyklen von Anfang an: Lege Strategien für das Verwalten von Lebenszyklen direkt bei der Einführung von Microsoft Teams fest. Optimiere deine Strategien kontinuierlich und passe sie gegebenenfalls an.

Überwachung und Nutzung

• Behalte die Teamnutzung im Blick: Kontrolliere, wie die Teams genutzt werden, um inaktive oder ungenutzte Teams zu identifizieren.
• Erstelle Berichte und Insights: Verschaffe dir einen Überblick über die Teamaktivitäten und treffe auf dieser Basis fundierte Entscheidungen.

Wiederherstellung und Reaktivierung

• Identifiziere irrelevante Teams: Nutze deine Berichte, um inaktive Teams zu identifizieren.
• Reaktivieren: Ergreife Maßnahmen zur Wiederbelebung eingeschlafener Teams.
• Verwalte Eigentümer, Mitglieder und Zugriff: Sorge für die nötige Kontrolle über Inhalte und Ressourcen.

End-of-Life und Archivierung

• Definiere Maßnahmen für die Zeit nach der Nutzung: Lege fest, was passiert, wenn Teams das Ende ihres Lebenszyklus erreichen.
• Archivierungsrichtlinien: Archiviere oder lösche Inhalte je nach Bedarf.
• Aufbewahrung von Inhalten: Lege fest, wie lange archivierte Inhalte aufbewahrt werden sollen.

Doppelte Teams kosten wertvolle Ressourcen?

Governance-Richtlinien und Schulung von Benutzern: Was müssen User wissen?

Die Entwicklung von Governance-Richtlinien und die Schulung von Nutzern dazu, wie Teams zu erstellen sind, mit Schwerpunkt auf Benennungsrichtlinien und Datenklassifizierung, sind von entscheidender Bedeutung. So lassen sich Duplikate vermeiden und eine übersichtliche Navigation innerhalb der Microsoft Teams-Umgebung gewährleisten.

Governance-Richtlinien

• Teams erstellen: Definiere , wer Teams erstellen darf, lege Namenskonventionen fest und erstelle Schemata zur Datenklassifizierung (vertraulich, allgemein usw.).
• Zugangskontrolle: Behalte den Überblick über eingeladene Gast-User und stelle sicher, dass alle Teams aktive Eigentümer haben.
• Kontrolle: Verfolge die Teamnutzung und identifiziere inaktive oder verwaiste Teams.

Schulung von Benutzern

• Zweck des Teams: Betone klare Gründe für das Erstellen von Teams und ermutige dazu, für kleinere Themen neue Kanäle statt neuer Teams zu nutzen.
• Benennungskonventionen: Schule die Benutzer zu eindeutigen und aussagekräftigen Namen, um spätere Verwirrung zu vermeiden. Richte automatische Benennungsregeln für z.B. Projekte oder Abteilungen ein.
• Gastzugang: Schule deine Nutzer zur verantwortungsvollen Freigabe von Daten an Externe und der korrekten Verwaltung des Gastzugangs.
• Ende des Lebenszyklus (EOL): Erläutere deinen Nutzern auch die Prozesse zur Identifizierung und Archivierung/Löschung inaktiver Teams.

Ehrlich gesagt ist es für die Schulung von Usern nicht mit einem einmaligen Folienset zum Rollout getan. Menschen vergessen die gelernten Informationen wieder, Microsoft Teams verändert sich mit jedem Update, feste Namenskonventionen müssen an neue Anforderungen angepasst werden. Kurze, regelmäßige Reminder-Zyklen (kombiniert mit Automatisierung, wenn möglich) sind in der Praxis meist sinnvoller als eine perfekte Dokumentation.

Verwaltung von Veränderungen in Teams: Wie vermeidest du Teams ohne Besitzer?

Die Verwaltung von Änderungen innerhalb von Teams, einschließlich Personalwechsel und Rollenanpassungen, ist notwendig, um verwaiste Teams zu vermeiden und Zugriffsberechtigungen effektiv zu verwalten. Solche Prozesse sind für die Sicherheit von Teamdaten während ihres gesamten Lebenszyklus unerlässlich.

Häufige Herausforderungen

• Identifizierung und Entfernung verwaister / inaktiver Teams (Archivierung oder Löschung).
• Kontrolle der Zugriffsrechte für interne Nutzer und externe Gäste.
• Festlegung von Personen, die Teams archivieren/löschen können, sowie der Aufbewahrungsfristen für Inhalte.
• Governance-Richtlinien für Personalwechsel und Anpassung an Veränderungen.

Best Practices

• Planung: Analysiere den Bedarf für jede Lebenszyklusphase und lege Prozesse fest.
• Team-Erstellung nit Vorlagen: Standardisiere die Einrichtung von Teams, Genehmigungsworkflows und die zugrundeliegende Struktur.
• Überwachung und Kontrolle: Behalte Aktivität, Besitzer, Zugriff und Sensibilitätskennzeichnungen im Blick.
• Stilllegung: Archiviere oder lösche inaktive Teams und entferne nicht mehr benötigte Gastbenutzer anhand vordefinierter Kriterien.
• Beteiligung von Interessengruppen: Arbeite eng mit der Rechts- und Compliance-Abteilung zusammen.

Ablauf-Richtlinien für Microsoft 365 Gruppen und Teams: Wann solltest du sie einsetzen?

Eine weitere strategische Maßnahme, die du im Auge behalten solltest: Die Implementierung von Ablaufrichtlinien für die Lebenszyklen von Microsoft 365 Gruppen und Teams. Hier sollten Ablaufdaten und der Umgang mit Inhalten nach dem Löschen festgelegt sein.

Ein häufiges Problem in M365-Umgebungen ist das unkontrollierte Wachstum der Cloud-Inhalte, speziell von Microsoft 365 Groups und Teams. Für mehr Kontrolle und um weiteren Wildwuchsszu verhindern, empfehlen wir die Implementierung von Ablaufrichtlinien für Microsoft 365 Groups und Teams.

Vorteile

• Reduzierung von Wildwuchs in der Cloud: Lösche oder archiviere inaktive Gruppen/Teams automatisch, um für mehr Ordnung zu sorgen.
• Verbesserte Daten-Governance: Stelle sicher, dass Benutzer die Richtlinien zur Datenaufbewahrung einhalten.
• Mehr Transparenz: Bessere Nachverfolgung von Aktivitäten und Benutzerzugriff.

Wesentliche Punkte

• Für Gruppen und Teams kann ein Ablaufdatum festgelegt werden, das automatisch die Löschung oder Archivierung nach einer vordefinierten Zeit der Inaktivität auslöst.
• Gruppenbesitzer müssen vor der Löschung benachrichtigt werden und eine gewissen Zeit zur Verfügung haben, um ihr Team bzw. ihre Gruppe zu verlängern.
• Alle zugehörigen Daten (SharePoint-Sites, Dateien usw.) können ebenfalls gelöscht/archiviert werden, sofern sie nicht unter die Aufbewahrungsrichtlinien fallen.
• Externe Nutzer oder Gastnutzer müssen gesondert überprüft und verwaltet werden, sollten aber auf keinen Fall vergessen werden.

Weitere Tipps

• Nutze automatische Ablaufrichtlinien mit Drittanbieter-Apps wie dem Teams Manager.
• Regelmäßige Überwachung inaktiver Teams und Verwaltung des Gastzugangs.

Denk daran: Lebenszyklus-Richtlinien helfen dabei, den Wildwuchs einzudämmen, aber die Datenaufbewahrung und die Auswirkungen auf die Benutzer müssen sorgfältig durchdacht werden.

Bei der Suche nach einem Lifecycle-Tool für Teams beginnen viele beim Thema Ablaufdatum, weil es sichtbar und messbar ist. Achte aber darauf, dass es mit regelmäßigen Owner-Reviews und klarer Kommunikation kombiniert wird. Sonst tauschst du Wildwuchs nur gegen unerwartete Löschungen aus.

Kopfschmerzen bei der Verwaltung? Behebe sie noch heute:

Microsoft Purview Datenlebenszyklusverwaltung: Was steckt dahinter?

Microsoft Purview beinhaltet eine Reihe von Tools für die Verwaltung von Compliance, Risiken und Governance bei Microsoft-Diensten, einschließlich Microsoft Teams und Microsoft 365. Die Funktionen sind besonders relevant für die Verwaltung von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Löschung. Dabei geht es vor allem um die Organisation, den Schutz und die Löschung von Daten, um Compliance zu gewährleisten, die Sicherheit zu erhöhen und Speicherplatz freizugeben.

Purview ist in den letzten Phasen der Archivierung und Löschung von Interesse, da es sich dort Richtlinien zur Datenaufbewahrung und -entsorgung einrichten lassen. Während sich das Teams Admin Center speziell auf die Verwaltung von Teams konzentriert, bietet Purview eine umfassendere Datenverwaltung über Microsoft 365 und andere Dienste hinweg.

Wichtigste Funktionen von Purview

• Aufbewahrungsrichtlinien: Weise diese den Microsoft 365-Diensten (Teams, SharePoint) zu, so dass sie Inhalte nach einem bestimmten Zeitraum automatisch löschen.
• Aufbewahrungs-Labels und Label-Richtlinien: Anwendung auf einzelne Objekte (z. B. Dokumente oder E-Mails) mit spezifischen Aufbewahrungseinstellungen. Veröffentliche Aufbewahrungs-Labels für Dienste und wende sie optional automatisch an.
• Verwaltung von Aufzeichnungen: Markiere Dateien als “Aufzeichnungen” für mehr Kontrolle.

Häufige Szenarien

• Löschen von Nachrichten, die älter als eine bestimmte Zeitspanne sind.
• Überprüfung von Dokumenten vor der endgültigen Löschung aufgrund einer Aufbewahrungsrichtlinie.
• Automatische Aufbewahrung sensibler Inhalte für einen bestimmten Zeitraum.

Wie verwalte ich Lebenszyklen von M365 Gästen?

Die Verwaltung der Lebenszyklen von Microsoft 365-Gastbenutzern ist ebenfalls ein wesentlicher Aspekt von Sicherheit und Compliance in Microsoft 365. Dieser Prozess umfasst die Kontrolle des Zugriffs externer Gäste, die zu Microsoft Teams, SharePoint-Sites und anderen Microsoft 365-Diensten einer Organisation eingeladen werden.

Das Lebenszyklusmanagement für Gastbenutzer umfasst mehrere wichtige Schritte:

• Anfängliche Überprüfung und Genehmigung des Gastzugangs
• Regelmäßige Überprüfung der Zugangsrechte, um sicherzustellen, dass sie weiterhin erforderlich sind
• Entzug des Zugangs, wenn er nicht mehr benötigt wird oder wenn ein Projekt abgeschlossen ist

Dieser Ansatz trägt dazu bei, potenzielle Sicherheitsrisiken durch überprivilegierten Zugriff zu minimieren. So ist gewährleistet, dass externe Kooperationen sicher bleiben. Zu einem effektiven Lebenszyklusmanagement für Gastbenutzer gehört auch die Nutzung der Funktionen von Entra ID (ehemals Azure Active Directory oder Azure AD) für die Azure Identitäts- und Zugriffsverwaltung, z. B. die Festlegung von Ablaufrichtlinien für Gastkonten, um Aspekte der Verwaltung des Gastzugangs zu automatisieren und einen einheitlichen Ansatz im gesamten Unternehmen sicherzustellen.

Aus der Zusammenarbeit mit unseren Kunden habe ich gelernt: Gastnutzer sind selten mengenmäßig das größte Problem, aber fast immer das kritischste. Sie brauchen eigene Lifecycle-Regeln und Kontrollmechanismen und sollten nicht nur als Randnotiz in der Governance behandelt werden.

Gastzugänge ohne Überblick? Gewinne jetzt die Kontrolle zurück.

In diesem Video zeigen wir automatisierte Lebenszyklen von Gästen in Microsoft Teams, mit automatischer Erinnerung oder Entfernung:

FAQ zu Microsoft Teams Lebenszyklen

Wie kannst du Lebenszyklen von M365-Gruppen und Microsoft Teams automatisieren?

Die Vernachlässigung von Lebenszyklen in Microsoft Teams- und M365-Gruppen führt zu Wildwuchs, Sicherheitsproblemen und Ineffizienzen. Dies kann den Datenschutz gefährden und digitale Arbeitsbereiche unübersichtlich machen.

Der Teams Manager begegnet diesen Herausforderungen mit weitreichenden Lifecycle-Management- und Governance-Funktionen für Microsoft Teams und M365-Gruppen. Er vereinfacht die Durchsetzung von Richtlinien, die Verwaltung des Zugriffs und die Gewährleistung strukturierter Umgebungen von der Erstellung bis zur Archivierung.

Wenn du nach einer Lösung für Teams-Lifecycle-Automatisierung suchst, die Governance-Richtlinien in wiederholbare Prozesse übersetzt (ohne zusätzlichen manuellen Administrationsaufwand), buche gerne eine Demo. Wir zeigen dir anhand realer Tenants, wie das in der Praxis funktioniert.

Ein abschließender Gedanke zu Teams-Lebenszyklen

Lifecycle-Management klingt oft nach reiner Verwaltung, bis du selbst einmal versucht hast, das richtige Team zu finden, eine Löschung zu erklären oder zu rechtfertigen, warum ein externer Gast Monate nach Projektende noch aktiv Zugriff hatte. Spätestens dann wird das Thema sehr konkret.

Wenn du diese Woche nur einen Schritt umsetzt, dann diesen: Definiere klar, was inaktive Teams in deiner Organisation bedeutet, und lege fest, was systematisch damit passieren soll.

Zum Nachdenken ein paar Fragen:

• An welcher Stelle wirkt deine Teams-Umgebung heute nicht gesteuert: bei der Erstellung, bei der Ownership-Struktur, bei Inaktivität oder beim End-of-Life von Teams?
• Bei welchen Themen bist du noch darauf angewiesen, dass „jemand dran denkt“, statt einem definierten Prozess zu folgen?
• Wenn du nur einen Lifecycle-Schritt automatisieren könntest: Welcher würde aktuell das größte Risiko eindämmen oder dir am meisten Zeit sparen?

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