IT-HAUS GmbH ist ein IT-Dienstleister und IT-Systemhaus mit Microsoft Teams als zentraler Kollaborationsplattform. Das Unternehmen wuchs auf personeller und struktureller Ebene schnell. Damit stieg auch die Anzahl an Teams, Channels und Chats. Ein einheitliches Regelwerk für Namenskonventionen, Archivierung und Lifecycle fehlte noch.
Um Struktur, klare Prozesse und automatisches Lifecycle-Management in die Teams-Umgebung zu bringen, entschied sich IT-HAUS für den Teams Manager von Solutions2Share.
Seitdem profitiert das Unternehmen von einheitlichen Vorlagen, einem geregelten Erstellungsprozess und automatischer Bereinigung inaktiver Teams.
Herausforderung bei IT-HAUS
IT-HAUS wuchs in den vergangenen Jahren deutlich: mehr Mitarbeitende, mehr Projekte, mehr abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Das zeigte sich auch in Microsoft Teams — zahlreiche Teams, Channels und Chats entstanden durch den veränderten Bedarf.
Dem IT-Team fehlte ein zentrales Steuerungswerkzeug, um Struktur, Transparenz und klare Verantwortlichkeiten durchzusetzen, ohne den administrativen Aufwand zu erhöhen.
Lösung für IT-HAUS
Mit dem Teams Manager von Solutions2Share fand IT-HAUS genau die richtige Grundlage. Ausschlaggebend waren die klare Produktphilosophie, die hohe Verbreitung am Markt und die einfache Einführung ohne zusätzlichen Anpassungsaufwand. Aktuell sind folgende Vorlagen im Einsatz: eine Standardvorlage für alle Teams, vier Projektvorlagen sowie eine Vorlage für die Opportunities im Vertrieb.
In einem ersten Pilotbetrieb wurden die zwei größten Nutzerbereiche Projektmanagement und Sales angebunden. Der nächste Schritt ist das unternehmensweite Ausrollen, sodass alle Teams künftig ausschließlich über den Teams Manager erstellt werden.
Nutzen bei IT-HAUS
Durch den Einsatz des Teams Managers schafft IT-HAUS eine strukturierte und skalierbare Microsoft-Teams-Umgebung. Der Lifecycle-Prozess mit einer Inaktivitätsregel von 180 Tagen wird die hohe dreistellige Anzahl nicht genutzter Teams deutlich reduzieren. Die Lösung überzeugte durch ihre Einfachheit: Bisher war kein Support notwendig. IT-HAUS plant außerdem, den Teams Manager ihren eigenen Kunden zu empfehlen.
