What is Microsoft 365 governance?

Microsoft 365 governance is the set of policies and controls that keep Teams, groups, SharePoint, and guest access in order as your tenant grows. It covers who can create what, how long access lasts, and how you prove it in an audit. Solutions2Share adds that layer on top of Microsoft 365.

Can I govern Microsoft 365 without writing PowerShell?

Yes. Teams Manager and External User Manager expose every governance action, from approval flows and naming rules to guest lifecycle, through a UI IT admins configure without scripting. PowerShell stays available for edge cases, but it isn't required day to day.

How does Microsoft 365 governance affect our Copilot rollout?

Copilot grounds its answers in whatever content a user can access. If your tenant has stale Teams or over-permissioned sites, Copilot will surface them. Cleaning up governance first, archiving inactive Teams, tightening permissions, and classifying sensitive content, is the prerequisite for a safe Copilot rollout.

How do I find out where my tenant stands today?

Governance Autopilot scans your Microsoft 365 tenant read-only and reports where you stand on policies, permissions, and guest access. You get a clear list of gaps and what to fix first, without changing anything in your tenant.

How does Solutions2Share differ from native Microsoft 365 governance tools?

Microsoft's native tools (Entra ID governance, sensitivity labels, retention policies) cover the basics but stop short of end-to-end provisioning workflows, granular guest lifecycle, or self-service request portals. Solutions2Share fills those gaps with a single, integrated layer that sits on top of M365, not replacing native controls but extending them.

How long does a Microsoft 365 governance rollout typically take?

Most customers go live with provisioning and lifecycle policies in two to four weeks. A read-only assessment with Governance Autopilot takes minutes. We provide implementation support, templates, and a governance playbook with every license.

Microsoft 365 Governance: Teams, Gäste, Tenant

DAS PROBLEM

Microsoft 365 wächst schneller, als ein Team es von Hand steuern kann.

Microsoft 365 ist für Zusammenarbeit gemacht, nicht für Governance. Sobald du ein paar hundert Nutzer überschreitest, zeigen sich die Risse. Jeder kann ein Team anlegen. Gäste bleiben lange nach Projektende. Berechtigungen driften, und niemand hat ein klares Bild vom Tenant. Die Folgen trägt die IT, samt Audit.

Wildwuchs im Tenant

Problem: Teams, Gruppen und Sites ohne Freigabe angelegt, die Hälfte davon inaktiv.

Folge: Aufgeblähte Lizenzkosten, eine wachsende Angriffsfläche und ein Fußabdruck, den im Audit niemand verteidigen kann.

Gastzugriffe, die niemand verfolgt

Problem: Externe Gäste behalten Zugriff lange nach Projektende.

Folge: Sensible Daten bleiben für Menschen außerhalb deiner Organisation offen, ohne Ablauf und ohne Audit-Spur.

Kein klares Governance-Bild

Problem: Du kannst nicht sagen, wo dein Tenant bei Richtlinien, Berechtigungen und Copilot-Reife steht.

Folge: Du verzögerst deinen KI-Rollout oder startest ihn blind und hoffst, dass nichts Sensibles auftaucht.

DIE LÖSUNG

Eine Governance-Ebene über deinen gesamten Tenant.

Sehen, beheben und unter Kontrolle halten, von Teams und Gästen bis zu Berechtigungen und SharePoint.

SCHRITT 01

Sieh, wo du stehst

Scanne deinen Tenant nur lesend und erhalte ein klares Bild von Teams, Gästen, Berechtigungen und Richtlinienlücken.

SCHRITT 02

Zuerst das Wichtigste beheben

Arbeite eine priorisierte Liste ab. Straffe Gastzugriffe, archiviere tote Teams und schließ zuerst dein größtes Risiko.

SCHRITT 03

Unter Kontrolle halten

Richtlinien greifen, während dein Tenant wächst. Neue Teams folgen den Regeln, Gäste laufen rechtzeitig ab, Reports bleiben audit-fertig.

DIE APPS DAHINTER

Drei Apps. Eine Governance-Ebene für Microsoft 365.

Governance & Lebenszyklus

Teams Manager

Bring Teams und Gruppen unter Richtlinie, mit automatisierter Provisionierung, Benennung und Lifecycle.

Freigabe-Workflows ohne PowerShell
Lifecycle-Automatisierung mit eigenen Aufbewahrungsregeln
ShareGate-Provisioning-Nachfolger mit direktem Migrationspfad

Teams Manager entdecken →

Governance Score und aktive Bereiche im Admin-Dashboard von Teams Manager

Gäste- & externe Zugriffssteuerung

External User Manager

Steuere jeden externen Gast in deinem Tenant, mit Freigabe, Ablauf und audit-fähigen Prüfungen.

Automatisches Ablaufen von Gastkonten
Domänenbasierte Einladungsregeln
Audit-fähige Reports zu jeder externen Identität

External User Manager entdecken →

Gastzugriff steuern mit External User Manager, Übersicht über Externe und Anfragen

Governance-Analyse

Governance Autopilot

Sieh, wo deine Microsoft-365-Governance steht. Scanne deinen Tenant nur lesend und erhalte jede Lücke in einem klaren Report.

Nur lesender Scan, nichts wird in deinem Tenant verändert
123 Richtlinien-Checks über fünf Scopes
Ein priorisierter Report, den du weitergeben kannst

Governance Autopilot entdecken →

Governance Autopilot Score, Ausgangswert 50 von 100 und der Weg zur vollen Governance

Vom Microsoft-365-Chaos zur Governance, in ihren eigenen Worten.

Höre von IT-Verantwortlichen, die Wildwuchs und Gäste-Chaos mit strukturierter Governance durch Solutions2Share ersetzt haben.

Der Teams Manager deckt genau ab, was wir uns vorgestellt hatten. Alles, was automatisiert werden kann, wird nun automatisiert. Auch den Start-Workshop kann ich nur empfehlen.

Matthias Ortner

CDO bei GEBRÜDER PETERS Gebäudetechnik AG

Der Teams Manager bietet für uns eine enorme Erleichterung durch das Lifecycle Management. Dass Teams-Besitzer regelmäßig entscheiden können, ob ein Team noch benötigt wird, ist eine gute Rückversicherung.

Katharina Schepker

AEWB

Mit dem Teams Manager und External User Manager ist die Verwaltung von Microsoft Teams ein Selbstläufer. Wir müssen uns um nichts kümmern und haben trotzdem die volle Übersicht und Kontrolle über alle Gäste und alle Teams.

Michaël Schmitt

Netzwerk Administrator bei Bioland e.V.

Der Teams Manager ist ein ausgereiftes Tool, das uns in die Lage versetzt, Microsoft Teams im Zaum zu halten.

Michael Schülke

System Administrator Application Management bei Ernsting's family

Der Teams Manager ist für uns die perfekte Ergänzung unserer Governance und Adoption Strategie für Teams. Er bietet für uns einen Weg auch ohne Anfrageprozess Namenskonventionen, Metadaten und Lebenszyklen intelligent auf Teams anzuwenden und Freiheiten für die Teams Anlage für geschulte User beizubehalten.

Andreas Zinic

Freudenberg Sealing Technologies

Mit dem External User Manager wissen wir genau, welche Gastnutzer auf welche Kanäle und Dateien Zugriff haben. Der Genehmigungsprozess hilft uns, einen besseren Überblick zu behalten. Und das Onboarding-Portal ermöglicht es uns, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten, indem wir unsere Gastnutzer vorher ein NDA unterschreiben lassen.

Artur Strzalkowski

Teamleiter Microsoft 365 Consulting, Digital Touch

KUNDENERFOLGE

So nutzen IT-Teams verschiedenster Branchen Solutions2Share, um Microsoft 365 in den Griff zu bekommen.

Teams Manager bei IT-HAUS, Referenz zu Struktur und Lifecycle in Microsoft Teams

IT-Dienstleister und IT-Systemhaus

Struktur und Governance in M365 bei der IT-HAUS GmbH

IT-HAUS bringt mit dem Teams Manager Struktur in eine schnell wachsende Microsoft-Teams-Umgebung: einheitliche Vorlagen, einen klaren Erstellungsprozess und automatische Bereinigung inaktiver Teams.

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Teams Manager und External User Manager bei riha WeserGold, Struktur und Automatisierung

Getränkehersteller

Struktur und Automatisierung in M365: Wie riha WeserGold Zeit spart

riha WeserGold spart mit Teams Manager und External User Manager rund 50 % Zeit im Teams- und Gästemanagement, dank automatisierter Genehmigungsprozesse und klar geregelter externer Zugriffe.

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Teams Manager und External User Manager bei Ernsting's family, Referenz zu M365 Governance

Textileinzelhandel

Governance leicht gemacht: Ernsting’s family setzt auf Teams Manager und External User Manager

Ernsting’s family setzt für eine intuitive Governance auf Teams Manager und External User Manager und verwaltet so über 12.500 Mitarbeitende strukturiert in Microsoft Teams.

Story lesen →

Alle Kundenberichte ansehen →

FAQ

Microsoft 365 Governance: häufige Fragen beantwortet.

Was ist Microsoft 365 Governance?

Microsoft 365 Governance ist die Gesamtheit der Richtlinien und Kontrollen, die Teams, Gruppen, SharePoint und Gastzugriffe in Ordnung halten, während dein Tenant wächst. Sie regelt, wer was anlegen darf, wie lange Zugriff besteht und wie du das im Audit nachweist. Solutions2Share ergänzt diese Ebene auf Microsoft 365.

Kann ich Microsoft 365 ohne PowerShell steuern?

Ja. Teams Manager und External User Manager machen jede Governance-Aktion, von Freigabe-Flows und Namensregeln bis zum Gast-Lifecycle, über eine Oberfläche verfügbar, die IT-Admins ohne Skripte konfigurieren. PowerShell bleibt für Sonderfälle, ist im Alltag aber nicht nötig.

Wie wirkt sich Microsoft 365 Governance auf unseren Copilot-Rollout aus?

Copilot stützt seine Antworten auf alle Inhalte, auf die ein Nutzer zugreifen kann. Hat dein Tenant veraltete Teams oder überberechtigte Sites, bringt Copilot sie ans Licht. Governance zuerst in Ordnung bringen, inaktive Teams archivieren, Berechtigungen straffen, sensible Inhalte klassifizieren, ist die Voraussetzung für einen sicheren Copilot-Rollout.

Wie finde ich heraus, wo mein Tenant heute steht?

Governance Autopilot scannt deinen Microsoft-365-Tenant nur lesend und zeigt, wo du bei Richtlinien, Berechtigungen und Gastzugriffen stehst. Du bekommst eine klare Liste der Lücken und was du zuerst angehen solltest, ohne etwas in deinem Tenant zu verändern.

Wie unterscheidet sich Solutions2Share von den nativen Governance-Tools in Microsoft 365?

Die nativen Microsoft-Tools (Entra ID Governance, Sensitivity Labels, Aufbewahrungsrichtlinien) decken die Grundlagen ab, hören aber vor durchgängigen Bereitstellungs-Workflows, granularem Gast-Lifecycle oder Self-Service-Anforderungsportalen auf. Solutions2Share schließt diese Lücken mit einer einzigen, integrierten Ebene, die auf M365 aufsetzt und die nativen Kontrollen nicht ersetzt, sondern erweitert.

Wie lange dauert ein Microsoft-365-Governance-Rollout typischerweise?

Die meisten Kunden gehen mit Bereitstellungs- und Lifecycle-Richtlinien in zwei bis vier Wochen live. Eine nur lesende Analyse mit Governance Autopilot dauert Minuten. Zu jeder Lizenz liefern wir Implementierungsunterstützung, Templates und ein Governance-Playbook.

Microsoft 365 Governance, ohne blinde Flecken.

Microsoft 365 wächst schneller, als ein Team es von Hand steuern kann.

Wildwuchs im Tenant

Gastzugriffe, die niemand verfolgt

Kein klares Governance-Bild

Eine Governance-Ebene über deinen gesamten Tenant.

Sieh, wo du stehst

Zuerst das Wichtigste beheben

Unter Kontrolle halten

Kenne die Lücken, bevor du sie schließt.

Drei Apps. Eine Governance-Ebene für Microsoft 365.

Teams Manager

External User Manager

Governance Autopilot

Vom Microsoft-365-Chaos zur Governance, in ihren eigenen Worten.

Matthias Ortner

Katharina Schepker

Michaël Schmitt

Michael Schülke

Andreas Zinic

Artur Strzalkowski

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Mach den nächsten Schritt bei der Microsoft-365-Governance.

Microsoft Teams Governance Guide

Microsoft Teams Governance Checkliste

Governance-Probleme & Lösungen

Microsoft 365 Governance: häufige Fragen beantwortet.

Bereit, die Lücken in Microsoft 365 zu schließen?

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