Microsoft 365 Governance für Teams, SharePoint & Gäste

DAS PROBLEM

Microsoft 365 wächst schneller, als ein Team es von Hand steuern kann.

Microsoft 365 ist für Zusammenarbeit gemacht, nicht für Governance. Sobald du ein paar hundert Nutzer überschreitest, zeigen sich die Risse. Jeder kann ein Team anlegen. Gäste bleiben lange nach Projektende. Berechtigungen driften, und niemand hat ein klares Bild vom Tenant. Die Folgen trägt die IT, samt Audit.

Wildwuchs im Tenant

Problem: Teams, Gruppen und Sites ohne Freigabe angelegt, die Hälfte davon inaktiv.

Folge: Aufgeblähte Lizenzkosten, eine wachsende Angriffsfläche und ein Fußabdruck, den im Audit niemand verteidigen kann.

Gastzugriffe, die niemand verfolgt

Problem: Externe Gäste behalten Zugriff lange nach Projektende.

Folge: Sensible Daten bleiben für Menschen außerhalb deiner Organisation offen, ohne Ablauf und ohne Audit-Spur.

Kein klares Governance-Bild

Problem: Du kannst nicht sagen, wo dein Tenant bei Richtlinien, Berechtigungen und Copilot-Reife steht.

Folge: Du verzögerst deinen KI-Rollout oder startest ihn blind und hoffst, dass nichts Sensibles auftaucht.

DIE LÖSUNG

Eine Governance-Ebene über deinen gesamten Tenant.

Sehen, beheben und unter Kontrolle halten, von Teams und Gästen bis zu Berechtigungen und SharePoint.

SCHRITT 01

Sieh, wo du stehst

Scanne deinen Tenant nur lesend und erhalte ein klares Bild von Teams, Gästen, Berechtigungen und Richtlinienlücken.

SCHRITT 02

Zuerst das Wichtigste beheben

Arbeite eine priorisierte Liste ab. Straffe Gastzugriffe, archiviere tote Teams und schließ zuerst dein größtes Risiko.

SCHRITT 03

Unter Kontrolle halten

Richtlinien greifen, während dein Tenant wächst. Neue Teams folgen den Regeln, Gäste laufen rechtzeitig ab, Reports bleiben audit-fertig.

DIE APPS DAHINTER

Drei Apps. Eine Governance-Ebene für Microsoft 365.

Governance & Lebenszyklus

Teams Manager

Bring Teams und Gruppen unter Richtlinie, mit automatisierter Provisionierung, Benennung und Lifecycle.

Freigabe-Workflows ohne PowerShell
Lifecycle-Automatisierung mit eigenen Aufbewahrungsregeln
ShareGate-Provisioning-Nachfolger mit direktem Migrationspfad

Teams Manager entdecken →

Governance Score und aktive Bereiche im Admin-Dashboard von Teams Manager

Gäste- & externe Zugriffssteuerung

External User Manager

Steuere jeden externen Gast in deinem Tenant, mit Freigabe, Ablauf und Zugriffsprüfungen.

Automatisches Ablaufen von Gastkonten
Domänenbasierte Einladungsregeln
PDF-Audit-Berichte je Gast und Organisation

External User Manager entdecken →

Gastzugriff steuern mit External User Manager, Übersicht über Externe und Anfragen

Governance-Analyse

Governance Autopilot

Sieh, wo deine Microsoft-365-Governance steht. Scanne deinen Tenant nur lesend und erhalte jede Lücke in einem klaren Report.

Nur lesender Scan, nichts wird in deinem Tenant verändert
123 Richtlinien-Checks über fünf Scopes
Ein priorisierter Report, den du weitergeben kannst

Governance Autopilot entdecken →

Governance Autopilot Score, Ausgangswert 50 von 100 und der Weg zur vollen Governance

Vom Microsoft-365-Chaos zur Governance, das sagen unsere Kunden.

Höre von IT-Verantwortlichen, die Wildwuchs und Gäste-Chaos mit strukturierter Governance durch Solutions2Share ersetzt haben.

Das System ‚Microsoft Teams' ist durch den Teams Manager einfacher und strukturierter geworden.

Sabrina Janta

Head of Process & Product Management, GOLDBECK SOLAR

Wir haben sofort gemerkt, dass das genau das Richtige ist, weil wir nach einem Manager gesucht haben, bei dem es einen Genehmigungsprozess und ein übersichtliches Reporting gibt.

Dimitri Morgenstern

IT-Systemadministrator riha Wesergold GmbH & Co. KG

Gerade der Lifecycle des Teams Managers ist ein echter Mehrwert: Wir produzieren hier keinen Datenmüll. Nicht mehr benötigte Teams werden automatisch gelöscht.

Dennis Schwoch

Vorstand beim DRK Kreisverband Gütersloh e.V.

Seit 3 Jahren hilft uns der Teams Manager dabei, unsere Microsoft 365 Umgebung aufgeräumt und sauber zu halten. Auch den External User Manager haben wir seit 2022 mit an Bord für unser Gästemanagement. Wir sind rundum zufrieden mit der Solutions2Share und den Teams-Apps.

Guenther Kerndl

Interzero Circular Solutions Europe GmbH

Der Teams Manager ist für uns die perfekte Ergänzung unserer Governance und Adoption Strategie für Teams. Er bietet für uns einen Weg auch ohne Anfrageprozess Namenskonventionen, Metadaten und Lebenszyklen intelligent auf Teams anzuwenden und Freiheiten für die Teams Anlage für geschulte User beizubehalten.

Andreas Zinic

Freudenberg Sealing Technologies

Der External User Manager ist sehr einfach zu bedienen, superschnell zu installieren und eine großartige Ergänzung zu einer umfassenden Governance-Strategie, selbst für KMUs. Er ist unsere GO TO Anwendung, wenn es um das Gästemanagement in Microsoft 365 geht.

Christian Gorn

Sales Representative, GABO mbH & Co. KG

KUNDENERFOLGE

So nutzen IT-Teams verschiedenster Branchen Solutions2Share, um Microsoft 365 in den Griff zu bekommen.

Teams Manager bei IT-HAUS, Referenz zu Struktur und Lifecycle in Microsoft Teams

IT-Dienstleister und IT-Systemhaus

Struktur und Governance in M365 bei der IT-HAUS GmbH

IT-HAUS bringt mit dem Teams Manager Struktur in eine schnell wachsende Microsoft-Teams-Umgebung: einheitliche Vorlagen, einen klaren Erstellungsprozess und automatische Bereinigung inaktiver Teams.

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Teams Manager und External User Manager bei riha WeserGold, Struktur und Automatisierung

Getränkehersteller

Struktur und Automatisierung in M365: Wie riha WeserGold Zeit spart

riha WeserGold spart mit Teams Manager und External User Manager rund 50 % Zeit im Teams- und Gästemanagement, dank automatisierter Genehmigungsprozesse und klar geregelter externer Zugriffe.

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Teams Manager und External User Manager bei Ernsting's family, Referenz zu M365 Governance

Textileinzelhandel

Governance leicht gemacht: Ernsting’s family setzt auf Teams Manager und External User Manager

Ernsting’s family setzt für eine intuitive Governance auf Teams Manager und External User Manager und verwaltet so über 12.500 Mitarbeitende strukturiert in Microsoft Teams.

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FAQ

Microsoft 365 Governance: häufige Fragen beantwortet.

Was ist Microsoft 365 Governance?

Microsoft 365 Governance ist die Gesamtheit der Richtlinien und Kontrollen, die Teams, Gruppen, SharePoint und Gastzugriffe in Ordnung halten, während dein Tenant wächst. Sie regelt, wer was anlegen darf, wie lange Zugriff besteht und wie du das im Audit nachweist. Solutions2Share ergänzt diese Ebene auf Microsoft 365.

Kann ich Microsoft 365 ohne PowerShell steuern?

Ja. Teams Manager und External User Manager machen jede Governance-Aktion, von Freigabe-Flows und Namensregeln bis zum Gast-Lifecycle, über eine Oberfläche verfügbar, die IT-Admins ohne Skripte konfigurieren. PowerShell bleibt für Sonderfälle, ist im Alltag aber nicht nötig.

Wie wirkt sich Microsoft 365 Governance auf unseren Copilot-Rollout aus?

Copilot stützt seine Antworten auf alle Inhalte, auf die ein Nutzer zugreifen kann. Hat dein Tenant veraltete Teams oder überberechtigte Sites, bringt Copilot sie ans Licht. Governance zuerst in Ordnung bringen, inaktive Teams archivieren, Berechtigungen straffen, sensible Inhalte klassifizieren, ist die Voraussetzung für einen sicheren Copilot-Rollout.

Wie finde ich heraus, wo mein Tenant heute steht?

Governance Autopilot scannt deinen Microsoft-365-Tenant nur lesend und zeigt, wo du bei Richtlinien, Berechtigungen und Gastzugriffen stehst. Du bekommst eine klare Liste der Lücken und was du zuerst angehen solltest, ohne etwas in deinem Tenant zu verändern.

Wie unterscheidet sich Solutions2Share von den nativen Governance-Tools in Microsoft 365?

Die nativen Microsoft-Tools (Entra ID Governance, Sensitivity Labels, Aufbewahrungsrichtlinien) decken die Grundlagen ab, hören aber vor durchgängigen Bereitstellungs-Workflows, granularem Gast-Lifecycle oder Self-Service-Anforderungsportalen auf. Solutions2Share schließt diese Lücken mit einer einzigen, integrierten Ebene, die auf M365 aufsetzt und die nativen Kontrollen nicht ersetzt, sondern erweitert.

Wie lange dauert ein Microsoft-365-Governance-Rollout typischerweise?

Die meisten Kunden gehen mit Bereitstellungs- und Lifecycle-Richtlinien in zwei bis vier Wochen live. Eine nur lesende Analyse mit Governance Autopilot dauert Minuten. Zu jeder Lizenz liefern wir Implementierungsunterstützung, Templates und ein Governance-Playbook.

Microsoft 365 Governance, ohne blinde Flecken.

Microsoft 365 wächst schneller, als ein Team es von Hand steuern kann.

Wildwuchs im Tenant

Gastzugriffe, die niemand verfolgt

Kein klares Governance-Bild

Eine Governance-Ebene über deinen gesamten Tenant.

Sieh, wo du stehst

Zuerst das Wichtigste beheben

Unter Kontrolle halten

Kenne die Lücken, bevor du sie schließt.

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Teams Manager

External User Manager

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Mach den nächsten Schritt bei der Microsoft-365-Governance.

Microsoft Teams Governance Guide

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Governance-Probleme & Lösungen

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Bereit, die Lücken in Microsoft 365 zu schließen?

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