Externen Zugriff auf Microsoft Teams steuern

DAS PROBLEM

Der Gastzugriff in Microsoft 365 passt nicht zu deinem Onboarding.

Lieferanten, Auftragnehmer, Partner, alle brauchen eine Weile Zugriff und dann nie wieder. Aber Entra ID weiß das nicht. Ohne Governance häufen sich Gastkonten, Berechtigungen bleiben bestehen, und dein nächstes Audit wird zur Excel-Suche.

Vergessene Gastkonten

Problem: Ehemalige Lieferanten und frühere Auftragnehmer haben Monate nach Projektende noch Zugriff.

Folge: Nicht verwaltete Identitäten sind ein zentrales DSGVO-Warnsignal und das Erste, wonach Prüfer fragen.

Keine Sicht über Tenants hinweg

Problem: Hunderte Gäste verteilt über Teams, SharePoint und Kanäle, ohne zentralen Überblick und ohne Möglichkeit, nach Domäne oder Aktivität zu filtern.

Folge: Wenn die IT beantworten muss, wer worauf Zugriff hat, dauert die Antwort tagelange manuelle Abgleiche in Tabellen.

Native Tools skalieren nicht

Problem: Die Gastrichtlinien in Entra ID sind zu grob. Domänenregeln gelten nur für den ganzen Tenant, Zugriffsprüfungen brauchen Entra ID P2, und einen Audit-Bericht je Gast gibt es nicht.

Folge: Die IT blockiert entweder zu viel und frustriert Projektteams oder zu wenig und riskiert Compliance-Beanstandungen. Beides verliert.

DIE LÖSUNG

Governance für externe Nutzer, die wirklich skaliert.

Self-Service-Anfragen für deine Teams. Regelmäßige Zugriffsprüfungen. Ein Audit-Bericht für jeden Gast.

SCHRITT 01

Mit Leitplanken einladen

Deine Mitarbeitenden beantragen Gäste über ein geführtes Formular. Die IT legt Domänenregeln, Genehmigende und das Prüfintervall fest, automatisch angewendet.

SCHRITT 02

Prüfen ohne Erinnerungen

Genehmigende bestätigen jeden Gast in festen Abständen. Abgelehnte Gäste werden automatisch entfernt. Kein manuelles Aufräumen, keine vergessenen Konten.

SCHRITT 03

Audit je Gast

Lade je Gast oder Gastorganisation einen PDF-Bericht mit Teams, Anfragen und Lebenszyklus herunter. Die komplette Gästeliste exportierst du als CSV.

DIE APPS DAHINTER

Gebaut auf den Apps, denen die IT bei Gast-Governance vertraut.

Governance & Lebenszyklus

Teams Manager

Das Governance-Fundament: Teams Manager steuert die gesamte Teams-Umgebung (Bereitstellung, Benennung, Lifecycle) zusammen mit strukturiertem Gastzugriff.

Freigabe-Workflows ohne PowerShell
Automatische Archivierung mit Lifecycle-Richtlinien
Oft gewählt beim Umstieg von ShareGate Provisioning

Teams Manager entdecken →

Governance Score und aktive Bereiche im Admin-Dashboard von Teams Manager

Gäste- & externe Zugriffssteuerung

External User Manager

Wisse genau, wer von außerhalb deines Tenants worauf Zugriff hat, und entferne Zugriffe, die nicht mehr nötig sind.

Regelmäßige Zugriffsprüfungen für Gastkonten
Domänenbasierte Einladungsregeln
PDF-Audit-Berichte je Gast und Organisation

External User Manager entdecken →

Gastzugriff steuern mit External User Manager, Übersicht über Externe und Anfragen

Externe Nutzer unter Kontrolle: IT-Teams erzählen.

Höre von Organisationen, die ihre Gäste-Tabellen durch strukturierte Governance externer Nutzer ersetzt haben.

Seit 3 Jahren hilft uns der Teams Manager dabei, unsere Microsoft 365 Umgebung aufgeräumt und sauber zu halten. Auch den External User Manager haben wir seit 2022 mit an Bord für unser Gästemanagement. Wir sind rundum zufrieden mit der Solutions2Share und den Teams-Apps.

Guenther Kerndl

Interzero Circular Solutions Europe GmbH

Mit dem External User Manager wissen wir genau, welche Gastnutzer auf welche Kanäle und Dateien Zugriff haben. Der Genehmigungsprozess hilft uns, einen besseren Überblick zu behalten. Und das Onboarding-Portal ermöglicht es uns, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten, indem wir unsere Gastnutzer vorher ein NDA unterschreiben lassen.

Artur Strzalkowski

Teamleiter Microsoft 365 Consulting, Digital Touch

Mit dem Teams Manager und External User Manager ist die Verwaltung von Microsoft Teams ein Selbstläufer. Wir müssen uns um nichts kümmern und haben trotzdem die volle Übersicht und Kontrolle über alle Gäste und alle Teams.

Michaël Schmitt

Netzwerk Administrator bei Bioland e.V.

Der External User Manager ist sehr einfach zu bedienen, superschnell zu installieren und eine großartige Ergänzung zu einer umfassenden Governance-Strategie, selbst für KMUs. Er ist unsere GO TO Anwendung, wenn es um das Gästemanagement in Microsoft 365 geht.

Christian Gorn

Sales Representative, GABO mbH & Co. KG

Wir haben sofort gemerkt, dass das genau das Richtige ist, weil wir nach einem Manager gesucht haben, bei dem es einen Genehmigungsprozess und ein übersichtliches Reporting gibt.

Dimitri Morgenstern

IT-Systemadministrator riha Wesergold GmbH & Co. KG

Es gibt immer wieder Kunden, die eine bessere und kontrollierbarere Möglichkeit für Gäste in ihrem Tenant benötigen. Vor allem dann, wenn die verantwortliche Person für einen Gast nicht in der IT sitzt. Der External User Manager bietet eine schnelle und einfache Reihe von Funktionen, die vielen Kunden bei ihren Anforderungen helfen.

Hendrike Seidt

IT-Consultant, Bechtle AG

KUNDENERFOLGE

So nutzen IT-Teams verschiedenster Branchen Solutions2Share, um Microsoft 365 in den Griff zu bekommen.

Teams Manager bei IT-HAUS, Referenz zu Struktur und Lifecycle in Microsoft Teams

IT-Dienstleister und IT-Systemhaus

Struktur und Governance in M365 bei der IT-HAUS GmbH

IT-HAUS bringt mit dem Teams Manager Struktur in eine schnell wachsende Microsoft-Teams-Umgebung: einheitliche Vorlagen, einen klaren Erstellungsprozess und automatische Bereinigung inaktiver Teams.

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Teams Manager und External User Manager bei riha WeserGold, Struktur und Automatisierung

Getränkehersteller

Struktur und Automatisierung in M365: Wie riha WeserGold Zeit spart

riha WeserGold spart mit Teams Manager und External User Manager rund 50 % Zeit im Teams- und Gästemanagement, dank automatisierter Genehmigungsprozesse und klar geregelter externer Zugriffe.

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Teams Manager und External User Manager bei Ernsting's family, Referenz zu M365 Governance

Textileinzelhandel

Governance leicht gemacht: Ernsting’s family setzt auf Teams Manager und External User Manager

Ernsting’s family setzt für eine intuitive Governance auf Teams Manager und External User Manager und verwaltet so über 12.500 Mitarbeitende strukturiert in Microsoft Teams.

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FAQ

External User Management: häufige Fragen beantwortet.

Was ist der Unterschied zwischen dem nativen Gastzugriff von Microsoft und External User Manager?

Entra ID bietet Gasteinladungen, Domänenlisten für den ganzen Tenant und Conditional Access. Zugriffsprüfungen brauchen Entra ID P2, und einen Audit-Bericht je Gast gibt es nicht. External User Manager ergänzt eine eigene Governance-Ebene: strukturierte Einladungen, regelmäßige Zugriffsprüfungen, Audit-Berichte je Gast und ein Dashboard für alle deine Gäste.

Welche Audit-Berichte liefert External User Manager?

Für jeden Gast und jede Gastorganisation lädst du einen Audit-Bericht als PDF herunter. Er zeigt die Teams, aktive und frühere Anfragen und den Lebenszyklus. Bestätigen oder unterschreiben Gäste beim Onboarding Dokumente, zeigt ein eigener PDF-Bericht, wer was unterschrieben hat. Die Gästeliste exportierst du als CSV.

Wie entfernt External User Manager Gäste, die keinen Zugriff mehr brauchen?

Über regelmäßige Zugriffsprüfungen. Du legst ein Prüfintervall für deinen Tenant fest, standardmäßig 30 Tage. Genehmigende bestätigen oder lehnen jeden Gast ab. Abgelehnte Gäste verlassen das Team samt SharePoint-Site und Kanälen. Ihr Gastkonto wird gelöscht, wenn sie sonst keinen Zugriff haben. Auch unbeantwortete Prüfungen können nach einer Frist zur Entfernung führen.

Wir haben Hunderte bestehende Gastkonten. Kann External User Manager sie aufräumen?

Ja. External User Manager scannt deinen Tenant täglich und listet Gäste, die nicht darüber eingeladen wurden, auf einem eigenen Tab, mit ihren Teams, ihrem Sponsor und ihrer letzten Anmeldung. Du kannst sie gesammelt entfernen oder in External User Manager importieren. Optional werden diese Gäste nach einer Zeit ohne Aktivität automatisch entfernt.

Wie integriert sich External User Manager mit Conditional Access in Entra ID?

External User Manager setzt auf Entra ID auf. Es ersetzt weder Conditional Access noch Sensitivity Labels noch DLP. Stattdessen ergänzt es die Governance-Ebene, die Microsoft nicht mitliefert: teambasierter Gast-Lifecycle, Domänenregeln und zentrales Reporting. Beide Tools ergänzen sich.

Wie lange dauert die Einführung von External User Manager typischerweise?

Installation und Einrichtung dauern meist ein bis zwei Tage. Wenn du Unterstützung möchtest, bringt unsere optionale Implementierungsunterstützung Governance-Best-Practices und Branchenvorlagen aus unseren Kundenprojekten mit.

Gäste in Microsoft 365, ohne blinde Flecken.

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