Externen Zugriff auf Microsoft Teams steuern

DAS PROBLEM

Der Gastzugriff in Microsoft 365 wurde nicht dafür gemacht, wie du Externe tatsächlich onboardest.

Lieferanten, Auftragnehmer, Partner, alle brauchen eine Weile Zugriff und dann nie wieder. Aber Entra ID weiß das nicht. Ohne Governance häufen sich Gastkonten, Berechtigungen bleiben bestehen, und dein nächstes Audit wird zur Excel-Suche.

Vergessene Gastkonten

Problem: Ehemalige Lieferanten und frühere Auftragnehmer haben Monate nach Projektende noch Zugriff.

Folge: Nicht verwaltete Identitäten sind ein zentrales DSGVO-Warnsignal und das Erste, wonach Prüfer fragen.

Keine Sicht über Tenants hinweg

Problem: Hunderte Gäste verteilt über Teams, SharePoint und Kanäle, ohne zentralen Überblick und ohne Möglichkeit, nach Domäne oder Aktivität zu filtern.

Folge: Wenn die IT beantworten muss, wer worauf Zugriff hat, dauert die Antwort tagelange manuelle Abgleiche in Tabellen.

Native Tools skalieren nicht

Problem: Die Gastrichtlinien in Entra ID sind zu grob. Du kannst weder Domänenregeln noch projektbasierten Ablauf noch audit-fertiges Reporting im großen Maßstab durchsetzen.

Folge: Die IT blockiert entweder zu viel und frustriert Projektteams oder zu wenig und riskiert Compliance-Beanstandungen. Beides verliert.

DIE LÖSUNG

Governance für externe Nutzer, die wirklich skaliert.

Self-Service für Projektverantwortliche. Automatischer Ablauf. Standardmäßig audit-fertig.

SCHRITT 01

Mit Leitplanken einladen

Projektverantwortliche versenden Einladungen über freigegebene Templates. Die IT legt Domänenregeln, Ablauf und Freigabe fest, automatisch angewendet.

SCHRITT 02

Ablaufen lassen ohne Erinnerungen

Jeder Gast bekommt ein Enddatum. Wenn das Projekt endet, endet der Zugriff. Kein manuelles Aufräumen, keine vergessenen Konten.

SCHRITT 03

Auditieren mit einem Klick

Erstelle vollständige Berichte zu jedem externen Nutzer, seinem Zugriff und seiner Aktivität, bereit für jede Compliance-Prüfung.

DIE APPS DAHINTER

Gebaut auf den Apps, denen die IT bei Gast-Governance vertraut.

Governance & Lebenszyklus

Teams Manager

Das Governance-Fundament: Teams Manager steuert die gesamte Teams-Umgebung (Bereitstellung, Benennung, Lifecycle) zusammen mit strukturiertem Gastzugriff.

Freigabe-Workflows ohne PowerShell
Lifecycle-Automatisierung mit eigenen Aufbewahrungsregeln
ShareGate-Provisioning-Nachfolger mit direktem Migrationspfad

Teams Manager entdecken →

Governance Score und aktive Bereiche im Admin-Dashboard von Teams Manager

Gäste- & externe Zugriffssteuerung

External User Manager

Wisse genau, wer von außerhalb deines Tenants worauf Zugriff hat, und entziehe ihn automatisch, wenn Projekte enden.

Automatisches Ablaufen von Gastkonten
Domänenbasierte Einladungsregeln
Audit-fähige Reports zu jeder externen Identität

External User Manager entdecken →

Gastzugriff steuern mit External User Manager, Übersicht über Externe und Anfragen

Externe Nutzer unter Kontrolle: IT-Teams erzählen.

Höre von Organisationen, die ihre Gäste-Tabellen durch strukturierte Governance externer Nutzer ersetzt haben.

Mit dem External User Manager wissen wir genau, welche Gastnutzer auf welche Kanäle und Dateien Zugriff haben. Der Genehmigungsprozess hilft uns, einen besseren Überblick zu behalten. Und das Onboarding-Portal ermöglicht es uns, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten, indem wir unsere Gastnutzer vorher ein NDA unterschreiben lassen.

Artur Strzalkowski

Teamleiter Microsoft 365 Consulting, Digital Touch

Seit 3 Jahren hilft uns der Teams Manager dabei, unsere Microsoft 365 Umgebung aufgeräumt und sauber zu halten. Auch den External User Manager haben wir seit 2022 mit an Bord für unser Gästemanagement. Wir sind rundum zufrieden mit der Solutions2Share und den Teams-Apps.

Guenther Kerndl

Interzero Circular Solutions Europe GmbH

Wir haben sofort gemerkt, dass das genau das Richtige ist, weil wir nach einem Manager gesucht haben, bei dem es einen Genehmigungsprozess und ein übersichtliches Reporting gibt.

Dimitri Morgenstern

IT-Systemadministrator riha Wesergold GmbH & Co. KG

Der External User Manager ist sehr einfach zu bedienen, superschnell zu installieren und eine großartige Ergänzung zu einer umfassenden Governance-Strategie, selbst für KMUs. Er ist unsere GO TO Anwendung, wenn es um das Gästemanagement in Microsoft 365 geht.

Christian Gorn

Sales Representative, GABO mbH & Co. KG

Es gibt immer wieder Kunden, die eine bessere und kontrollierbarere Möglichkeit für Gäste in ihrem Tenant benötigen. Vor allem dann, wenn die verantwortliche Person für einen Gast nicht in der IT sitzt. Der External User Manager bietet eine schnelle und einfache Reihe von Funktionen, die vielen Kunden bei ihren Anforderungen helfen.

Hendrike Seidt

IT-Consultant, Bechtle AG

Mit dem Teams Manager und External User Manager ist die Verwaltung von Microsoft Teams ein Selbstläufer. Wir müssen uns um nichts kümmern und haben trotzdem die volle Übersicht und Kontrolle über alle Gäste und alle Teams.

Michaël Schmitt

Netzwerk Administrator bei Bioland e.V.

KUNDENERFOLGE

So nutzen IT-Teams verschiedenster Branchen Solutions2Share, um Microsoft 365 in den Griff zu bekommen.

Teams Manager bei IT-HAUS, Referenz zu Struktur und Lifecycle in Microsoft Teams

IT-Dienstleister und IT-Systemhaus

Struktur und Governance in M365 bei der IT-HAUS GmbH

IT-HAUS bringt mit dem Teams Manager Struktur in eine schnell wachsende Microsoft-Teams-Umgebung: einheitliche Vorlagen, einen klaren Erstellungsprozess und automatische Bereinigung inaktiver Teams.

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Teams Manager und External User Manager bei riha WeserGold, Struktur und Automatisierung

Getränkehersteller

Struktur und Automatisierung in M365: Wie riha WeserGold Zeit spart

riha WeserGold spart mit Teams Manager und External User Manager rund 50 % Zeit im Teams- und Gästemanagement, dank automatisierter Genehmigungsprozesse und klar geregelter externer Zugriffe.

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Teams Manager und External User Manager bei Ernsting's family, Referenz zu M365 Governance

Textileinzelhandel

Governance leicht gemacht: Ernsting’s family setzt auf Teams Manager und External User Manager

Ernsting’s family setzt für eine intuitive Governance auf Teams Manager und External User Manager und verwaltet so über 12.500 Mitarbeitende strukturiert in Microsoft Teams.

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FAQ

External User Management: häufige Fragen beantwortet.

Was ist der Unterschied zwischen dem nativen Gastzugriff von Microsoft und External User Manager?

Entra ID bietet einfache Gasteinladungen und Conditional Access, aber keinen projektbasierten Ablauf, keine Durchsetzung von Domänenregeln und keine zentrale Sicht über Tenants hinweg. External User Manager erweitert die nativen Microsoft-Kontrollen um eine eigene Governance-Ebene: strukturierte Einladungen, automatischen Ablauf, audit-fertiges Reporting und ein einziges Dashboard über alle externen Identitäten.

Wie geht External User Manager mit DSGVO und Audit-Reporting um?

Jede Aktion eines externen Nutzers wird protokolliert: Einladung, Zugriffsänderungen, letzte Aktivität und Ablauf. Erstelle Audit-Berichte per Klick, gefiltert nach Domäne, Projekt oder Zeitraum. DSGVO-relevante Felder (Datenminimierung, Aufbewahrung, Einwilligung) werden standardmäßig erfasst. Deine nächste Compliance-Prüfung dauert Minuten, nicht Tage.

Kann der Gastzugriff automatisch nach Projektenddatum ablaufen?

Ja. Jede Einladung bekommt einen konfigurierbaren Ablauf: festes Datum, Projektdauer oder rollierende Verlängerung (z. B. alle 90 Tage, sofern nicht verlängert). Läuft der Zugriff ab, verliert der Gast automatisch den Zugang zu Teams, SharePoint und Kanälen. Kein manuelles Aufräumen.

Wir haben Hunderte bestehende Gastkonten. Kann External User Manager sie aufräumen?

External User Manager scannt deinen Tenant bei der Erstinstallation und zeigt jeden bestehenden Gast mit seinem Zugriffsumfang und seiner letzten Aktivität. Du kannst dann per Massenaktion klassifizieren (aktives Projekt / inaktiv / ehemaliger Lieferant), nachträgliche Abläufe setzen oder gesammelt entziehen. Die meisten Kunden reduzieren veraltete Gastkonten im ersten Quartal um 60 bis 80 %.

Wie integriert sich External User Manager mit Conditional Access in Entra ID?

External User Manager setzt auf Entra ID auf. Es ersetzt weder Conditional Access noch Sensitivity Labels noch DLP. Stattdessen ergänzt es die Governance-Ebene, die Microsoft nicht mitliefert: projektbasierter Lifecycle, Domänenregeln und zentrales Reporting. Beide Tools ergänzen sich.

Wie lange dauert die Einführung von External User Manager typischerweise?

Die meisten Kunden gehen in 2 bis 3 Wochen live: Discovery-Scan in Woche 1, Richtlinienkonfiguration in Woche 2, Onboarding der Projektverantwortlichen in Woche 3. Solutions2Share liefert Implementierungs-Templates und ein Playbook zur Gast-Governance zu jeder Lizenz.

Gäste in Microsoft 365, ohne blinde Flecken.

Der Gastzugriff in Microsoft 365 wurde nicht dafür gemacht, wie du Externe tatsächlich onboardest.

Vergessene Gastkonten

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Native Tools skalieren nicht

Governance für externe Nutzer, die wirklich skaliert.

Mit Leitplanken einladen

Ablaufen lassen ohne Erinnerungen

Auditieren mit einem Klick

Hol dir das Playbook zur Gast-Governance.

Gebaut auf den Apps, denen die IT bei Gast-Governance vertraut.

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Microsoft Teams Governance Guide

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