Microsoft 365 Compliance: Labels, Lifecycle und Audit

DAS PROBLEM

Compliance in Microsoft 365 ist nicht für echte Audits gebaut.

Sensitivity Labels, Aufbewahrungsrichtlinien, Audit-Logs: Microsoft 365 hat die Bausteine. Aber ohne Orchestrierung ist deine Compliance ein Flickenteppich aus manuellen Prüfungen, Screenshot-Nachweisen und Aktionen in letzter Minute.

Veraltete sensible Inhalte

Problem: Sensible Teams und SharePoint-Sites bleiben ohne Aufbewahrungs- oder Ablaufregeln bestehen.

Folge: Veraltete personenbezogene Daten, Vertragsentwürfe und HR-Unterlagen sammeln sich an und tauchen bei jedem auf, der suchen kann.

Lücken im Audit-Trail

Problem: Native Audit-Logs verteilen sich über Purview, Entra ID und einzelne Workloads, ohne einheitliche Sicht.

Folge: Wenn der Prüfer anruft, verbringt dein Team Tage damit, Zeitstempel abzugleichen, statt Fragen zu beantworten.

Copilot vs. Compliance

Problem: Copilot stützt Antworten auf jede zugängliche Datei, auch auf solche, die ein Sensitivity Label hätte verbergen sollen.

Folge: Eine einzige Anfrage kann unklassifizierte vertrauliche Inhalte zutage fördern, und du merkst es nicht einmal.

DIE LÖSUNG

Compliance, die du einem Prüfer erklären kannst.

Vertraulichkeitsbezeichnungen ab dem ersten Tag und Berichte, wenn der Prüfer fragt.

SCHRITT 01

Bei der Erstellung kennzeichnen

Teams Manager setzt die Vertraulichkeitsbezeichnung für jedes neue Team, das es erstellt: aus der Vorlage, den Metadaten der Anfrage oder dem Standard deines Tenants.

SCHRITT 02

Nach Bezeichnung aufbewahren

Deine Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview können an diese Bezeichnung anknüpfen. Lifecycle-Richtlinien in Teams Manager archivieren inaktive Teams und löschen sie auf Wunsch später.

SCHRITT 03

Auditieren auf Abruf

Exportiere den Governance-Bericht aus Teams Manager als PDF. External User Manager ergänzt Audit-Berichte für jeden Gast und in der Enterprise-Edition für jede Gastorganisation.

DIE APPS DAHINTER

Gebaut auf den Apps, denen die IT bei M365-Compliance vertraut.

Governance & Lebenszyklus

Teams Manager

Zentrale Governance für Teams-Bereitstellung, Lifecycle und Benennung: das Fundament jedes Compliance-Programms.

Freigabe-Workflows ohne PowerShell
Automatische Archivierung mit Lifecycle-Richtlinien
Oft gewählt beim Umstieg von ShareGate Provisioning

Teams Manager entdecken →

Governance Score und aktive Bereiche im Admin-Dashboard von Teams Manager

Gäste- & externe Zugriffssteuerung

External User Manager

Gastzugriff mit regelmäßigen Zugriffsprüfungen und einem Audit-Bericht für jeden Gast.

Regelmäßige Zugriffsprüfungen für Gastkonten
Domänenbasierte Einladungsregeln
PDF-Audit-Berichte je Gast und Organisation

External User Manager entdecken →

Gastzugriff steuern mit External User Manager, Übersicht über Externe und Anfragen

Von Audit-Angst zu Compliance-Sicherheit: das sagen unsere Kunden.

Höre von IT- und Compliance-Verantwortlichen, die Screenshot-Nachweise durch strukturierte Microsoft-365-Governance ersetzt haben.

Für mich ist der Teams Manager ein geniales Tool, das mit seinen Funktionen die aktuellen Lücken von Office 365 Teams abdeckt. Außerdem hat man mit den Kollegen von Solutions2Share einen reaktionsschnellen Partner, mit dem die freundliche Kommunikation auf Augenhöhe immer Spaß macht.

Tim Benkel

Bechtle GmbH & Co. KG

Der Teams Manager ist ein ausgereiftes Tool, das uns in die Lage versetzt, Microsoft Teams im Zaum zu halten.

Michael Schülke

System Administrator Application Management bei Ernsting's family

Über den Teams Manager setzen wir strukturierte Vorgaben und Freigabeprozesse bei der Erstellung von Teams um und bekommen so den Teams Wildwuchs in den Griff. Optimal ist, dass häufig Neuerungen eingespielt werden.

Felix Peider

Leiter IT bei der Parking Zürich AG

Für uns ist der Teams Manager die perfekte Ergänzung, wenn es um die Verwaltung von Teams geht. Er schließt funktionelle Lücken, die durch die nativen Möglichkeiten von Microsoft nicht abgedeckt werden. Der Einsatz von Teams Manager hat es uns ermöglicht, Teams gezielt und wohldosiert im Unternehmen einzuführen.

Olaf Kropp

ICT

Mit dem External User Manager wissen wir genau, welche Gastnutzer auf welche Kanäle und Dateien Zugriff haben. Der Genehmigungsprozess hilft uns, einen besseren Überblick zu behalten. Und das Onboarding-Portal ermöglicht es uns, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten, indem wir unsere Gastnutzer vorher ein NDA unterschreiben lassen.

Artur Strzalkowski

Teamleiter Microsoft 365 Consulting, Digital Touch

Der Teams Manager ist für uns die perfekte Ergänzung unserer Governance und Adoption Strategie für Teams. Er bietet für uns einen Weg auch ohne Anfrageprozess Namenskonventionen, Metadaten und Lebenszyklen intelligent auf Teams anzuwenden und Freiheiten für die Teams Anlage für geschulte User beizubehalten.

Andreas Zinic

Freudenberg Sealing Technologies

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So nutzen IT-Teams verschiedenster Branchen Solutions2Share, um Microsoft 365 in den Griff zu bekommen.

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Ernsting’s family setzt für eine intuitive Governance auf Teams Manager und External User Manager und verwaltet so über 12.500 Mitarbeitende strukturiert in Microsoft Teams.

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FAQ

Microsoft 365 Compliance: häufige Fragen beantwortet.

Wie ergänzt Solutions2Share Microsoft Purview?

Microsoft Purview liefert die zentralen Compliance-Dienste wie DLP, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrung. Teams Manager setzt deine Vertraulichkeitsbezeichnungen, sobald ein Team erstellt wird. Die Aufbewahrung folgt dann deinen Purview-Richtlinien für diese Bezeichnung. Purview bleibt der Werkzeugkasten, Teams Manager sorgt dafür, dass neue Teams mit der richtigen Bezeichnung starten.

Können Vertraulichkeitsbezeichnungen automatisch beim Erstellen eines Teams greifen?

Ja. Wenn Teams Manager ein Team erstellt, setzt es die Bezeichnung aus der Anfrage, aus einer Richtlinie nach Vorlage oder Metadaten oder aus dem Standard deines Tenants. Bezeichnungen für Dateien und E-Mails bleiben Sache von Microsoft Purview.

Wie lange dauert ein Compliance-Rollout typischerweise?

Die Installation der Apps dauert wenige Minuten. Wie lange der Rollout dauert, hängt davon ab, wie viele Vorlagen, Bezeichnungen und Lifecycle-Richtlinien du einrichten willst. In einer Demo skizzieren wir einen realistischen Plan für deinen Tenant.

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