Microsoft 365 Compliance: Aufbewahrung, Sensitivität & Audit

DAS PROBLEM

Compliance in Microsoft 365 wurde nicht dafür gemacht, wie Prüfer tatsächlich auditieren.

Sensitivity Labels, Aufbewahrungsrichtlinien, Audit-Logs: Microsoft 365 hat die Bausteine. Aber ohne Orchestrierung ist deine Compliance ein Flickenteppich aus manuellen Prüfungen, Screenshot-Nachweisen und Aktionen in letzter Minute.

Veraltete sensible Inhalte

Problem: Sensible Teams und SharePoint-Sites bleiben ohne Aufbewahrungs- oder Ablaufregeln bestehen.

Folge: Veraltete personenbezogene Daten, Vertragsentwürfe und HR-Unterlagen sammeln sich an und tauchen bei jedem auf, der suchen kann.

Lücken im Audit-Trail

Problem: Native Audit-Logs verteilen sich über Purview, Entra ID und einzelne Workloads, ohne einheitliche Sicht.

Folge: Wenn der Prüfer anruft, verbringt dein Team Tage damit, Zeitstempel abzugleichen, statt Fragen zu beantworten.

Copilot vs. Compliance

Problem: Copilot stützt Antworten auf jede zugängliche Datei, auch auf solche, die ein Sensitivity Label hätte verbergen sollen.

Folge: Eine einzige Anfrage kann unklassifizierte vertrauliche Inhalte zutage fördern, und du merkst es nicht einmal.

DIE LÖSUNG

Eine Compliance-Lage, die einem Audit standhält.

Automatische Aufbewahrung. Klassifizierung standardmäßig aktiv. Kontinuierliches Reporting.

SCHRITT 01

Überall klassifizieren

Wende Sensitivity Labels schon beim Erstellen von Inhalten an, über Teams, Kanäle und SharePoint-Sites hinweg, basierend auf Template, Besitzer oder Abteilung.

SCHRITT 02

Aufbewahren ohne Erinnerungen

Aufbewahrungsrichtlinien greifen automatisch je nach Projekttyp. Abgelaufene Inhalte archivieren sich selbst; nichts bleibt über seine gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus.

SCHRITT 03

Auditieren auf Abruf

Ziehe workload-übergreifende Compliance-Berichte mit einem Klick. Domäne, Besitzer, Sensibilität, letzte Aktivität, gefiltert so, wie Prüfer es verlangen.

DIE APPS DAHINTER

Gebaut auf den Apps, denen die IT bei M365-Compliance vertraut.

Core governance & lifecycle

Teams Manager

Zentrale Governance für Teams-Bereitstellung, Lifecycle und Benennung: das Fundament jedes Compliance-Programms.

Approval workflows without PowerShell
Lifecycle automation with custom retention rules
ShareGate Provisioning successor with a direct migration path

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Teams Manager dashboard showing governance score

Guest & external access control

External User Manager

Lifecycle für Gastzugriffe mit audit-fertigem Reporting: schließe die am häufigsten genannte Compliance-Lücke in Microsoft 365.

Automatic expiry for guest accounts
Domain-based invitation rules
Audit-ready reports on every external identity

External User Manager entdecken →

External User Manager dashboard overview

Von Audit-Angst zu Compliance-Sicherheit: in ihren eigenen Worten.

Höre von IT- und Compliance-Verantwortlichen, die Screenshot-Nachweise durch strukturierte Microsoft-365-Governance ersetzt haben.

Der Teams Manager deckt genau ab, was wir uns vorgestellt hatten. Alles, was automatisiert werden kann, wird nun automatisiert. Auch den Start-Workshop kann ich nur empfehlen.

Matthias Ortner

CDO bei GEBRÜDER PETERS Gebäudetechnik AG

Der Teams Manager bietet für uns eine enorme Erleichterung durch das Lifecycle Management. Dass Teams-Besitzer regelmäßig entscheiden können, ob ein Team noch benötigt wird, ist eine gute Rückversicherung.

Katharina Schepker

AEWB

Mit dem Teams Manager und External User Manager ist die Verwaltung von Microsoft Teams ein Selbstläufer. Wir müssen uns um nichts kümmern und haben trotzdem die volle Übersicht und Kontrolle über alle Gäste und alle Teams.

Michaël Schmitt

Netzwerk Administrator bei Bioland e.V.

Der Teams Manager ist für uns die perfekte Ergänzung unserer Governance und Adoption Strategie für Teams. Er bietet für uns einen Weg auch ohne Anfrageprozess Namenskonventionen, Metadaten und Lebenszyklen intelligent auf Teams anzuwenden und Freiheiten für die Teams Anlage für geschulte User beizubehalten.

Andreas Zinic

Freudenberg Sealing Technologies

Gerade der Lifecycle des Teams Managers ist ein echter Mehrwert: Wir produzieren hier keinen Datenmüll. Nicht mehr benötigte Teams werden automatisch gelöscht.

Dennis Schwoch

Vorstand beim DRK Kreisverband Gütersloh e.V.

Mit dem External User Manager wissen wir genau, welche Gastnutzer auf welche Kanäle und Dateien Zugriff haben. Der Genehmigungsprozess hilft uns, einen besseren Überblick zu behalten. Und das Onboarding-Portal ermöglicht es uns, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten, indem wir unsere Gastnutzer vorher ein NDA unterschreiben lassen.

Artur Strzalkowski

Teamleiter Microsoft 365 Consulting, Digital Touch

CUSTOMER SUCCESS STORIES

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IT-Dienstleister und IT-Systemhaus

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Getränkehersteller

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FAQ

Microsoft 365 Compliance: häufige Fragen beantwortet.

Wie ergänzt Solutions2Share Microsoft Purview?

Microsoft Purview liefert die zentralen Compliance-Dienste wie DLP, Sensitivity Labels und Aufbewahrung. Solutions2Share orchestriert sie: Labels schon bei der Bereitstellung anwenden, Aufbewahrung je nach Projekttyp anhängen und Audit-Sichten zusammenführen. Purview ist der Werkzeugkasten; Solutions2Share ist die Arbeitsanweisung darauf.

Können Sensitivity Labels automatisch beim Erstellen von Inhalten greifen?

Ja. Wird ein neues Team oder eine SharePoint-Site bereitgestellt, wird ein Label anhand von Template, Besitzer, Klassifizierung oder Abteilung gesetzt. Dateien erben das Label automatisch. Keine Nutzerabfragen, keine verpassten Klassifizierungen.

Wie unterstützt Solutions2Share DSGVO-Anfragen zum Recht auf Vergessenwerden?

Erstelle einen personenbezogenen Datenbericht über jedes Team, jeden Kanal, jedes Dokument, jeden Kommentar und jede externe Einladung, die mit einer Person verknüpft sind. Lösche oder anonymisiere per Massenaktion nach Bestätigung. Vollständiger Audit-Trail über Anfrage und Antwort.

Was enthält ein audit-fertiger Bericht von Solutions2Share?

Workload-übergreifende Aktivität (Teams, SharePoint, OneDrive, Entra ID), gefiltert nach Datum, Besitzer, Sensibilität oder Domäne. Enthält Bereitstellungsereignisse, Lifecycle-Aktionen, Änderungen an Gastzugriffen und Label-Zuweisungen. Export als CSV oder PDF, signiert und mit Zeitstempel.

Wie bereiten wir unseren Tenant aus Compliance-Sicht auf Copilot vor?

Drei Schritte: (1) bestehende Inhalte mit Sensitivity Labels klassifizieren, (2) überberechtigte Teams und Sites straffen, (3) veraltete Inhalte archivieren. Solutions2Share automatisiert alle drei und erstellt einen Copilot-Readiness-Bericht, den du deinem CIO vor der Aktivierung vorlegen kannst.

Wie lange dauert ein Compliance-Rollout typischerweise?

Die meisten Kunden gehen in 4 bis 6 Wochen live: Discovery-Scan in Woche 1 bis 2, Richtlinienkonfiguration in Woche 3 bis 4, Onboarding der Besitzer und Audit-Reporting in Woche 5 bis 6. Solutions2Share liefert Implementierungs-Templates und ein Compliance-Playbook zu jeder Lizenz.

Compliance in Microsoft 365, ohne Tabellen-Drill.

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