Wie profitieren M365-Nutzer von Teams Manager und External User Manager?
Digitale Zusammenarbeit in Microsoft 365 ist heute Standard. Doch viele Nutzer stoßen schnell an Grenzen:
Teams werden unübersichtlich, Namenskonventionen fehlen, Projekte laufen aus und hinterlassen inaktive Teams, externe Gäste behalten Zugriff länger als nötig. Die Folge: Chaos, Sicherheitsrisiken und unnötiger Administrationsaufwand.
Genau hier setzen die Lösungen Teams Manager und External User Manager von Solutions2Share an. Sie helfen M365-Nutzern, alltägliche Aufgaben effizienter und sicherer zu erledigen – ganz ohne IT-Wartezeiten.
Wie verwalten M365-Nutzer Teams effizient im Alltag?
Viele Nutzer kennen das Problem: Ein neues Projekt startet, aber ein Team dafür muss erst bei der IT beantragt werden. Das dauert Stunden oder Tage.
Mit Teams Manager können Nutzer neue Teams selbst erstellen – schnell, standardisiert und regelkonform:
- Neues Team auswählen
- Vorgefertigtes Template mit Kanälen, Tabs und Planner nutzen
- Namensregeln werden automatisch geprüft
- Team wird sofort erstellt – ohne manuelle Freigabe durch Admins
Beispiel:
Ein Marketingteam konnte für eine Kampagne in wenigen Minuten ein neues Team starten, statt auf eine IT-Freigabe zu warten. Projekte laufen dadurch reibungsloser an.
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Wie unterstützt Lebenszyklus-Management M365-Nutzer?
Viele Microsoft Teams bleiben nach Projektende bestehen. Alte Daten, inaktive Kanäle und ungenutzte Teams sorgen für Unübersichtlichkeit.
Teams Manager übernimmt das komplette Lebenszyklus-Management:
- Erinnerung an Team-Owner nach definierter Inaktivität (z. B. 60 Tage)
- Option zur Reaktivierung oder Archivierung
- Automatische Löschung nach weiterer Frist, falls keine Nutzung erfolgt
Auch für Gäste greift das Lebenszyklus-Prinzip. Der External User Manager erinnert an auslaufende Berechtigungen und entzieht inaktive Zugänge automatisch.
Praxisbeispiel:
In einem Unternehmen mit mehr als 1.000 Teams konnten 20 % veraltete Teams automatisiert bereinigt werden – ohne manuelles Eingreifen der IT.
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Welche Vorteile bringt Gastmanagement für Nutzer?
Externe Gäste sind wichtig für Projekte – aber auch ein Sicherheitsrisiko, wenn sie zu lange Zugriff behalten. Ohne klare Regeln wissen Nutzer oft nicht, wie sie Gäste sauber einladen oder entfernen sollen.
Mit External User Manager läuft das Gastmanagement strukturiert und sicher ab:
- Gäste akzeptieren beim Onboarding Compliance- und Datenschutzrichtlinien
- Zugänge sind zeitlich begrenzt und werden regelmäßig überprüft
- Owner oder ausgewählte Nutzer können Freigaben erteilen
- Abgelaufene Gäste werden automatisch entfernt
So bleiben Daten geschützt und Compliance-Vorgaben erfüllt.
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Wie steigern M365-Nutzer ihre Produktivität mit automatisierten Prozessen?
Mit Vorlagen, klaren Namenskonventionen und automatisierten Lifecycles sparen Nutzer täglich Zeit. Projekte starten schneller, IT-Abhängigkeiten sinken, und durch aufgeräumte Workspaces finden sie die richtigen Informationen sofort.
Zusammengefasst profitieren M365-Nutzer von:
- Schneller Teamerstellung ohne IT-Umwege
- Klaren Namens- und Governance-Regeln
- Automatischem Aufräumen alter Teams und Gäste
- Mehr Sicherheit und Compliance im Alltag
Warum Solutions2Share als Partner wählen?
Solutions2Share entwickelt seit Jahren Governance-Lösungen für Microsoft 365. Mit über 60.000 Installationen weltweit und mehr als 1 Million Nutzern zählen unsere Produkte zu den meistgenutzten Governance-Apps im Microsoft Teams-Umfeld.
Unsere Expertise basiert auf:
- 12+ Jahren Erfahrung in Microsoft Teams Governance
- Über 200 Workshops mit Kunden aller Branchen
- Langjähriger Entwicklungspraxis mit Fokus auf Microsoft 365
Wir wissen aus der Praxis, welche Probleme M365-Nutzer wirklich haben – und bieten die passenden Lösungen.
Wie startest du mit Teams Manager und External User Manager?
Der Einstieg ist einfach:
- Demo buchen – Du siehst die wichtigsten Funktionen live.
- Testphase starten – Installiere die Apps direkt im Microsoft Store.
- Rollout planen – Gemeinsam entwickeln wir die passende Governance-Strategie für dein Unternehmen.
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FAQ zu Teams Manager & External User Manager
Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Löschung?
Archivierung macht ein Team schreibgeschützt, Daten bleiben erhalten. Löschung entfernt das Team endgültig.
Wie oft sollten Gäste überprüft werden?
Empfehlung: alle 90 Tage. Mit External User Manager läuft dieser Prozess automatisiert.
Wie lassen sich Namenskonventionen definieren?
Im Teams Manager können Prefixe, Suffixe und bestimmte Muster (z. B. Abteilung + Projektname) festgelegt werden.
Welche Vorteile hat eine Demo?
Du siehst, wie Teams Manager und External User Manager typische Probleme in deiner Organisation sofort lösen – praxisnah und live.
Produktiveres Arbeiten mit Microsoft 365?
Chief Commercial Officer und Governance Spezialist bei Solutions2Share
Florian Pflanz verfügt über mehr als 8 Jahre Erfahrung mit Microsoft 365 und hat über 250 Workshops zu Teams Governance begleitet.
Seine Schwerpunkte liegen auf Lifecycle-Management, Provisioning und Compliance-Anforderungen in regulierten Branchen.
Er gibt Best Practices an IT-Admins und Entscheider weiter, um Komplexität zu reduzieren und sichere Zusammenarbeit in Teams zu stärken.
Das klingt nach einer richtig smarten Lösung für das ewige Chaos in Teams! 🙌 Gerade das automatische Lebenszyklus-Management und die Gastverwaltung sind ja oft eine Baustelle – entweder sammelt sich alles an oder man verliert den Überblick über externe Nutzer. Besonders cool finde ich die Möglichkeit, Vorlagen für Teams zu nutzen – das spart sicher eine Menge Zeit.