Gestión de usuarios invitados en Microsoft Teams
Mejor visión general y seguridad en Microsoft Teams con ciclos de vida de invitados y gestión de acceso para administradores de TI
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Solicitud y aprobación de acceso de invitados a Microsoft Teams y Microsoft 365 Groups
Configura un proceso de aprobación para usuarios invitados en Teams y Grupos de Microsoft 365. El acceso para usuarios invitados en Teams puede solicitarse directamente en el equipo. Los propietarios de los equipos y los aprobadores predefinidos pueden ver una lista de todas las solicitudes abiertas y aprobarlas o denegarlas. Puede utilizar un webjob para desactivar automáticamente el acceso de invitados para todos los equipos. Los equipos para los que el acceso de invitados debe permanecer activo pueden añadirse a una lista blanca.
Realice un seguimiento de sus usuarios invitados con la revisión de accesos, los ciclos de vida y los informes.
Configure un proceso de revisión de accesos para comprobar periódicamente sus usuarios invitados. Con la gestión del ciclo de vida también puede eliminar usuarios invitados automáticamente del sistema, basándose en reglas predefinidas o en la inactividad. Además, External User Manager ofrece informes detallados sobre.
- Número de usuarios invitados
- Número de usuarios inactivos (próximamente)
- Número de nuevos usuarios invitados
Seguridad y cumplimiento para usuarios invitados en Teams y grupos de Microsoft 365
El proceso de Onboarding le ayuda a establecer directrices vinculantes y a ofrecer a los usuarios invitados el mejor comienzo posible. Adapte el Onboarding a sus necesidades. Por ejemplo, puede
- solicitar información adicional al usuario invitado
- ofrecer documentos para leer y firmar (GDPR, NDA, etc.)
- integrar vídeos para ver y firmar
- ofrecer información útil sobre su empresa
Gestionar usuarios invitados ya existentes en Microsoft Teams
External User Manager comprueba cuántos invitados ya están en el sistema y no se gestionan. Mediante la importación de invitados, estos invitados pueden incluirse en la gestión de External User Manager.
- Aprobar usuarios solicitados por defecto
- Saltar Onboarding
- Solicitud automática después de X días
- Informe de estado de los invitados ya existentes
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- Falta de visión general de todos los externos en el inquilino
- Falta de visión general de los equipos a los que tienen acceso los invitados
- Difícil proceso manual para los acuerdos de confidencialidad
- Falta de protección de los datos confidenciales
- Ausencia de ciclos de vida: los invitados deben eliminarse manualmente.
- Fácil visión general de todos los invitados
- Identifique directamente a qué equipos tienen acceso los invitados
- Portal de incorporación con acuerdos personalizados de confidencialidad o políticas de privacidad que los invitados deben firmar antes de que se les permita acceder a su entorno
- Ciclos de vida automatizados para eliminar invitados inactivos
- Revisiones de acceso y ciclos de vida automatizados para revisar o eliminar invitados tras un periodo de tiempo determinado
Vídeos del External User Manager
Vea nuestros vídeos para conocer mejor el External User Manager y sus funciones.
Cómo mantener el control de los usuarios invitados en Microsoft Teams
Presentamos External User Manager, nuestra aplicación para mantener el control de los usuarios invitados en Microsoft Teams.
Visión general del External User Manager
External User Manager le permite gestionar el acceso de invitados en Microsoft Teams.
Gestión de invitados en Microsoft Teams - Demostración rápida
Conozca más de cerca la gestión de usuarios invitados con el External User Manager.
Resumen de las funciones del External User Manager
Automatización de la gobernanza
| External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
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| Solicitud de invitado en Microsoft Teams |  |
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| Solicitud de invitados en Microsoft 365 groups | |
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| Importación de invitados | |
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| – Importación y gestión de invitados existentes | |
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| Flujo de trabajo de aprobación | |
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| Metadatos | |
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| – Campos de metadatos de invitados personalizados | |
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| Políticas | Próximamente | |
| – Convención de nomenclatura | Próximamente | |
| Gestión del ciclo de vida | |
E5 License |
| – basada en tiempo | |
E5 License |
| – basada en activadores | Próximamente | |
| – Información de metadatos | Próximamente | |
| – Invitados inactivos | Próximamente | |
| Gobernanza de la adopción | |
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| Portal de incorporación para proporcionar documentos de cumplimiento en forma de PDF, vídeos, páginas HTNL (por ejemplo, DSGVO, NDA, vídeos de incorporación…) | |
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| Aceptación de los términos y condiciones | |
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| Webjob: Desactivación de equipos existentes para acceso externo | |
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| – Lista blanca | |
Conformidad
| External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
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| Control de acceso | |
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| – Resumen de permisos de usuarios invitados | Próximamente | |
| – Historial de usuarios invitados | Próximamente | |
| Control de reglas | |
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| – Comprobación e historial de acuerdos con usuarios invitados | |
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| – Comprobación e historial de NDA | |
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| – Comprobación e historial de GDPR | |
Información sobre el propietario del equipo
| External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
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| Resumen de usuarios invitados | |
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| Solicitudes de acceso | |
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| Revisión de accesos | |
Seguridad
| External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
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| Acceso de invitados (activado/desactivado) | |
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| Proceso de revisión de acceso | |
E5 License |
Bot
| External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
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| Notificación del ciclo de vida | |
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| Notificación de revisión de acceso | |
Informes
| External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
|
| Invitados inactivos | Próximamente | |
| Huéspedes activos | |
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| Informe de revisión de acceso | |
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| Informe de conformidad | |
Usabilidad
| External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
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| Solución de formación para empleados | |
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| Documentación | |
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| Vídeos de formación | |
Enterprise (opcional)
| External User Manager | Microsoft Teams out of the box |
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| Implementación de Webhooks | |
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| Bloqueador de sitios SharePoint | |
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| API Rest | |
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| Añadir flujo al proceso de aprobación | |
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IT Consultant, Bechtle AG
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Preguntas frecuentes sobre la gestión de usuarios invitados de Microsoft Teams
Lista de preguntas frecuentes sobre la gestión de usuarios invitados en Teams.
¿Puedo controlar de forma centralizada el acceso de invitados para todos los equipos en Microsoft Teams?
Para una buena estructura de gobierno, es muy importante controlar el acceso de invitados a los equipos individuales. Dependiendo de la estrategia y del tipo de equipo existente, el acceso de invitados puede permitirse o bloquearse. El External User Manager hace que sea muy fácil desactivar automáticamente el acceso de invitados para todos los equipos ubicados en el inquilino. Si desea excluir equipos individuales, puede añadirlos a una lista blanca.
¿Cómo puedo hacer un seguimiento de todos los accesos de invitados en Microsoft Teams?
Si personas ajenas a su empresa tienen acceso a proyectos enteros o a documentos individuales a través de Teams, es muy importante realizar un seguimiento de estos accesos. En el resumen de solicitudes del External User Manager, los administradores pueden ver todas las solicitudes de invitados que se han aprobado, rechazado o están pendientes de revisión. Aquí se puede ver el estado respectivo, así como la afiliación al equipo, la hora de acceso y mucha más información.
¿Qué hago con los invitados inactivos de mi inquilino?
Especialmente en proyectos, Teams como software de colaboración permite que diferentes personas trabajen juntas. Tras la finalización con éxito de un proyecto, a menudo ocurre que tanto los equipos como sus accesos de invitados se olvidan – sin embargo, el acceso permanece sin ningún esfuerzo manual. Con el External User Manager, puede asignar un ciclo de vida a cada invitado activo. Esto inicia automáticamente una nueva comprobación por parte del propietario del equipo tras un periodo de tiempo autodefinible. Si el usuario se elimina del último equipo, el External User Manager puede eliminarlo automáticamente de Azure AD. De este modo, no se crea basura de datos en segundo plano.
¿Tengo que crear invitados manualmente en Azure AD para gestionarlos?
Por lo general, las cuentas de invitados pueden crearse individualmente en Azure AD. Para los invitados añadidos a un equipo o solicitados para un equipo mediante External User Manager, se crea una cuenta de invitado de Azure AD una vez finalizado el proceso.
¿Necesito permisos especiales para utilizar el Gestor de Usuarios Externos?
Los usuarios de Teams suelen tener permisos diferentes. El External User Manager puede descargarse e instalarse en cuestión de minutos desde Microsoft Teams App Store. Durante la instalación inicial, el administrador del inquilino debe conceder un conjunto de permisos al External User Manager. Los usuarios o administradores adicionales de la aplicación no necesitan ningún permiso especial.
¿Quién es responsable de las solicitudes de invitados en Microsoft Teams?
Normalmente, sólo los administradores de TI o los consultores de M365 están autorizados a controlar la configuración en el Centro de administración de Teams y Azure AD. Con External User Manager, puede compartir esta responsabilidad. La persona que instala inicialmente el External User Manager en el tenant se crea como administrador del External User Manager. Esta persona puede añadir administradores adicionales o transferir la responsabilidad a los propietarios de equipos sobre las solicitudes de invitados de sus equipos.
¿Puedo obtener un informe de todos los accesos de invitados en Microsoft Teams?
A efectos de auditoría, es importante hacer una copia de seguridad de la información sobre las cuentas, especialmente si han tenido acceso al inquilino corporativo y a los datos asociados. Con el External User Manager, puede hacer que cada invitado pase por un proceso de incorporación antes de acceder al inquilino. En este proceso, los administradores de External User Manager pueden hacer que los invitados firmen documentos de confidencialidad, rellenen campos de metadatos definibles por el usuario o vean vídeos. Sólo entonces se concede a los usuarios invitados acceso al inquilino y a un equipo. Esta información puede descargarse y archivarse como un informe de acceso para cada acceso de invitado activo.
Más información sobre Microsoft Teams Governance
Para obtener más información sobre el Gestor de usuarios externos y Microsoft Teams Governance, visite nuestra página temática sobre Microsoft Teams Governance.
Resumen de las ventajas del Gestor de usuarios externos
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