EL PROBLEMA

Los usuarios externos tienen acceso y nadie sabe por qué

Contratistas, socios y proveedores reciben invitaciones a SharePoint, Teams y grupos de Microsoft 365. Meses después siguen teniendo acceso, aunque el proyecto haya terminado o el contrato haya vencido.

LA SOLUCIÓN

Revisiones de acceso y caducidad automatizadas

Fija una fecha de caducidad en cada invitación, lanza revisiones de acceso periódicas y revoca el acceso automáticamente cuando ya no hace falta. External User Manager mantiene limpio tu tenant sin intervención manual.

Ver todas las funciones →

Recertificar el acceso de invitados desde el chat de Teams con External User Manager

Aprobar solicitudes de invitados en Microsoft Teams con External User Manager

EL PROBLEMA

No tienes ni idea de quién tiene acceso a qué

Los invitados están repartidos por cientos de equipos, sitios y grupos. No hay un panel central, no hay registro de auditoría y no hay forma de responder a «¿quién invitó a esta persona y por qué?» cuando lo pregunta el auditor.

LA SOLUCIÓN

Visibilidad completa de los invitados en un solo panel

Ve cada usuario externo, dónde tiene acceso, quién lo invitó y cuándo caduca su acceso, todo en un mismo sitio. Filtra por dominio, estado o recurso para encontrar exactamente lo que buscas.

Cómo funciona →

EL PROBLEMA

Cada auditoría se convierte en una carrera contrarreloj

Cuando cumplimiento pide un informe sobre los accesos externos, TI rebusca entre scripts de PowerShell y centros de administración. Los datos están incompletos, desactualizados y tardan días en recopilarse.

LA SOLUCIÓN

Informes de cumplimiento listos para la auditoría

Genera informes de cumplimiento en segundos, no en días. Registra cada invitación, cada aprobación y cada cambio de acceso con un rastro de auditoría completo que satisface los requisitos de ISO 27001, SOC 2 y RGPD.

Descubrir las funciones de cumplimiento →

Incorporación de invitados conforme al RGPD con External User Manager, firma digital

El usuario externo acepta la invitación en el portal de External User Manager

EL PROBLEMA

Dar de alta a un invitado es lento; darlo de baja no ocurre

Los nuevos colaboradores externos esperan días mientras TI procesa los tickets a mano. Cuando los proyectos terminan, nadie se acuerda de retirarlos, y la bolsa de cuentas de invitado huérfanas no deja de crecer.

LA SOLUCIÓN

Ciclo de vida del invitado automatizado, de principio a fin

Automatiza todo el ciclo de vida del invitado, de la invitación a la baja. Los formularios de autoservicio con flujos de aprobación los ponen a trabajar en minutos, y la caducidad automática garantiza que se retiren a tiempo.

Más sobre la gestión del ciclo de vida →

Todo lo que necesitas para gestionar a los usuarios externos

De la invitación a la baja, External User Manager cubre todo el ciclo de vida del invitado. Sin scripts.

Portal de invitaciones

Los formularios de autoservicio permiten a los usuarios internos invitar a externos con las aprobaciones adecuadas. Se acabaron las invitaciones en shadow IT.

Revisiones de acceso

Programa revisiones de acceso periódicas para todos los usuarios externos. Los revisores confirman o revocan el acceso directamente desde Teams o por correo electrónico.

Caducidad automática

Fija una fecha de caducidad en cada cuenta de invitado. Cuando llega el momento, el acceso se revoca automáticamente, sin limpieza manual.

Listas de dominios permitidos y bloqueados

Determina qué dominios externos pueden recibir invitaciones. Bloquea los proveedores de correo personal y limita el acceso a los socios aprobados.

Flujos de aprobación

Cadenas de aprobación de varios niveles para las invitaciones. Responsables y equipos de cumplimiento revisan cada solicitud de acceso externo.

Informes de cumplimiento

Genera informes listos para la auditoría sobre todos los usuarios externos, su acceso y su actividad. Listos para ISO 27001, SOC 2 y RGPD.

Panel de invitados

Ve a cada usuario externo de todo tu tenant en una sola vista. Filtra por dominio, estado, recurso o fecha de invitación.

RGPD y protección de datos

Aplica los requisitos de protección de datos con seguimiento automatizado del consentimiento, acuerdos de tratamiento de datos y procesos de derecho al olvido.

External User Manager frente a las alternativas

Comprueba cómo se compara External User Manager con las alternativas de gestión de invitados en Microsoft 365.

Función

External User Manager

M365 nativo

Scripts de PowerShell

Portal de invitación de invitados

✓

✗

–Scripts manuales

Revisiones de acceso

✓

–Solo caducidad básica

–Scripts manuales

Caducidad automática

✓

–Solo prefijo

–Scripts manuales

Flujos de aprobación

✓En el chat de Teams

✗

Listas de dominios permitidos/bloqueados

✓

✗

Panel de invitados

✓Visibilidad total

–Solo Centro de administración

✗

Informes de cumplimiento

✓

✗

Sin código

✓

–

✗Conocimientos de PowerShell

Lo que dicen los administradores de TI sobre External User Manager

Escucha a los más de 40.000 administradores que confían su entorno de Microsoft 365 a External User Manager.

Enseguida vimos que era exactamente lo que necesitábamos, porque buscábamos una herramienta con un proceso de aprobación automatizado e informes claros.

Dimitri Morgenstern

Administrador de sistemas de TI, riha Wesergold GmbH & Co. KG

Teams Manager nos ayuda desde hace 3 años a mantener nuestro entorno de Microsoft 365 ordenado y limpio. Desde 2022 también tenemos External User Manager a bordo para la gestión de invitados. Estamos completamente satisfechos con Solutions2Share y con las apps para Teams.

Guenther Kerndl

Interzero Circular Solutions Europe GmbH

Siempre hay clientes que necesitan una forma mejor y más controlable de gestionar invitados en su tenant. Sobre todo cuando la persona responsable de un invitado no es de TI. External User Manager ofrece un conjunto de funciones rápidas y sencillas que responde a las necesidades de muchos clientes.

Hendrike Seidt

Consultora de TI, Bechtle AG

Con External User Manager sabemos exactamente qué usuarios invitados tienen acceso a qué canales y archivos. El proceso de aprobación nos ayuda a mantener una mejor visión general. Y el portal de incorporación nos permite cumplir las normas internas haciendo que nuestros invitados firmen un NDA antes.

Artur Strzalkowski

Responsable del equipo de consultoría de Microsoft 365, Digital Touch

External User Manager es muy fácil de usar, se instala en un momento y es un gran complemento para una estrategia de gobernanza amplia, incluso para pymes. Es nuestra aplicación de referencia cuando se trata de gestionar invitados en Microsoft 365.

Christian Gorn

Representante comercial, GABO mbH & Co. KG

Con Teams Manager y External User Manager, la gestión de Microsoft Teams funciona en piloto automático. No tenemos que preocuparnos de nada y seguimos teniendo visión completa y control de todos los invitados y todos los Teams.

Michaël Schmitt

Administrador de red, Bioland e.V.

Preguntas frecuentes

Todo lo que necesitas saber sobre External User Manager, desde la instalación hasta la seguridad.

¿Cuánto se tarda en configurar External User Manager?

La mayoría de las organizaciones están en marcha en 30 minutos. External User Manager se despliega como una aplicación de Microsoft Teams. Sin infraestructura on-premises, sin instalaciones complejas. Conecta tu tenant, configura tu primera regla para invitados y empieza a gestionar usuarios externos de inmediato.

¿External User Manager funciona con Microsoft Entra ID (Azure AD)?

Sí. External User Manager se integra de forma nativa con Microsoft Entra ID para la gestión de identidades de invitado, los ajustes de colaboración B2B y las directivas de acceso condicional. Es compatible con entornos solo en la nube e híbridos.

¿Puedo ver todos los invitados de todo mi tenant?

Por supuesto. External User Manager ofrece un panel centralizado que muestra a cada invitado en todos los equipos, sitios de SharePoint y grupos de Microsoft 365, incluido quién lo invitó, cuándo se añadió y cuándo caduca su acceso.

¿Cómo gestiona External User Manager las revisiones de acceso?

External User Manager automatiza las revisiones de acceso periódicas avisando a los propietarios de los recursos para que confirmen o revoquen el acceso de los invitados. Los revisores pueden responder directamente desde Teams o por correo electrónico. El acceso sin confirmar se revoca automáticamente tras un periodo de gracia configurable.

¿External User Manager cumple el RGPD y la norma ISO 27001?

Sí. Estamos certificados en ISO 27001 y cumplimos plenamente el RGPD. External User Manager procesa los datos exclusivamente dentro de tu tenant de Microsoft 365. Ningún dato sale de tu entorno y sometemos nuestra seguridad a auditorías externas periódicas.

¿Qué soporte está incluido?

Cada licencia de External User Manager incluye soporte por correo electrónico y por tickets con tiempos de respuesta garantizados. Los clientes Enterprise cuentan con un success manager dedicado, una cola de soporte prioritaria y revisiones de cumplimiento trimestrales.

Los invitados son un riesgo de seguridad, hasta que tomas el control.

Los usuarios externos tienen acceso y nadie sabe por qué

Revisiones de acceso y caducidad automatizadas

No tienes ni idea de quién tiene acceso a qué

Visibilidad completa de los invitados en un solo panel

Cada auditoría se convierte en una carrera contrarreloj

Informes de cumplimiento listos para la auditoría

Dar de alta a un invitado es lento; darlo de baja no ocurre

Ciclo de vida del invitado automatizado, de principio a fin