Cumplimiento en Microsoft 365: retención y auditoría

EL PROBLEMA

El cumplimiento en Microsoft 365 no se diseñó para la forma en que los reguladores auditan de verdad.

Etiquetas de confidencialidad, políticas de retención, registros de auditoría: Microsoft 365 tiene las piezas. Pero sin orquestación, tu postura de cumplimiento es un mosaico de comprobaciones manuales, capturas de pantalla como prueba y carreras de última hora.

Contenido sensible olvidado

Problema: Teams y sitios de SharePoint sensibles siguen ahí sin reglas de retención ni de caducidad.

Consecuencia: Datos personales desfasados, borradores de contratos y expedientes de RR. HH. se acumulan y aparecen ante cualquiera que sepa buscar.

Huecos en el rastro de auditoría

Problema: Los registros de auditoría nativos están repartidos entre Purview, Entra ID y cada carga de trabajo, sin una vista unificada.

Consecuencia: Cuando llama el regulador, tu equipo pasa días cuadrando marcas de tiempo en lugar de responder preguntas.

Copilot frente al cumplimiento

Problema: Copilot basa sus respuestas en todos los archivos accesibles, incluidos los que una etiqueta de confidencialidad debería haber ocultado.

Consecuencia: Una sola consulta puede sacar a la luz contenido confidencial sin etiquetar, y ni siquiera te enteras.

LA SOLUCIÓN

Una postura de cumplimiento que aguanta una auditoría.

Retención automática. Confidencialidad activada por defecto. Informes continuos.

PASO 01

Clasifica en todas partes

Aplica las etiquetas de confidencialidad en el momento en que se crea el contenido, en Teams, canales y sitios de SharePoint, según la plantilla, el propietario o el departamento.

PASO 02

Retén sin recordatorios

Las políticas de retención se aplican automáticamente según el tipo de proyecto. El contenido caducado se archiva solo; nada sobrevive a su obligación legal de conservación.

PASO 03

Audita cuando lo necesites

Saca informes de cumplimiento de todas las cargas de trabajo con un clic. Dominio, propietario, confidencialidad, última actividad: filtrados como los piden los reguladores.

LAS APPS DETRÁS

Construido sobre las apps en las que TI confía para el cumplimiento en M365.

Gobernanza y ciclo de vida

Teams Manager

Gobernanza centralizada del aprovisionamiento, el ciclo de vida y la nomenclatura de Teams: la base de cualquier programa de cumplimiento.

Flujos de aprobación sin PowerShell
Automatización del ciclo de vida con reglas de retención propias
Sucesor de ShareGate Provisioning con ruta de migración directa

Descubrir Teams Manager →

Puntuación de gobernanza y espacios activos en el panel de Teams Manager

Invitados y control de acceso externo

External User Manager

Ciclo de vida del acceso de invitados con informes listos para auditoría: cierra el hueco de cumplimiento más citado en Microsoft 365.

Caducidad automática de las cuentas de invitado
Reglas de invitación basadas en el dominio
Informes listos para auditoría de cada identidad externa

Descubrir External User Manager →

Control del acceso de invitados con External User Manager, resumen de externos

De la angustia de la auditoría a la tranquilidad del cumplimiento: en sus propias palabras.

Responsables de TI y de cumplimiento cuentan cómo sustituyeron las capturas de pantalla como prueba por una gobernanza estructurada de Microsoft 365.

Desde la integración de Teams Manager en nuestro cliente de Teams, que nos permite crear Teams a partir de plantillas, por fin tenemos un proceso fijo y estricto para gestionar los Teams, con una buena visión general y control de todos los Teams creados.

Tim Baumgartl

AZO GmbH & Co. KG

Teams Manager es el complemento perfecto de nuestra estrategia de gobernanza y adopción para Teams. Nos permite aplicar de forma inteligente convenciones de nomenclatura, metadatos y ciclos de vida a los Teams sin proceso de solicitud, y a la vez dejar libertad a los usuarios formados para crear Teams.

Andreas Zinic

Freudenberg Sealing Technologies

¡El precio es inmejorable! Y a diferencia de otros proveedores, Teams Manager se instala directamente desde la Microsoft Teams Store, lo que es una gran solución. En solo 10 minutos estábamos listos.

Marcel Walter

Responsable de consultoría de Office 365

Siempre hay clientes que necesitan una forma mejor y más controlable de gestionar invitados en su tenant. Sobre todo cuando la persona responsable de un invitado no es de TI. External User Manager ofrece un conjunto de funciones rápidas y sencillas que responde a las necesidades de muchos clientes.

Hendrike Seidt

Consultora de TI, Bechtle AG

El ciclo de vida de Teams Manager aporta un valor real: aquí no generamos residuos de datos. Los Teams que ya no se necesitan se eliminan automáticamente.

Dennis Schwoch

Miembro de la junta, DRK Kreisverband Gütersloh e.V.

Teams Manager es una herramienta bien pensada que nos permite mantener Microsoft Teams bajo control.

Michael Schülke

Administrador de sistemas, Application Management, Ernsting's family

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PREGUNTAS FRECUENTES

Cumplimiento en Microsoft 365: preguntas frecuentes.

¿Cómo complementa Solutions2Share a Microsoft Purview?

Microsoft Purview aporta los servicios de cumplimiento básicos: DLP, etiquetas de confidencialidad y retención. Solutions2Share los orquesta: aplica las etiquetas en el momento del aprovisionamiento, asocia la retención por tipo de proyecto y consolida las vistas de auditoría. Purview es la caja de herramientas; Solutions2Share es el procedimiento operativo por encima.

¿Pueden aplicarse las etiquetas de confidencialidad automáticamente al crear el contenido?

Sí. Cuando se aprovisiona un nuevo Team o sitio de SharePoint, se fija una etiqueta según su plantilla, propietario, clasificación o departamento. Los archivos heredan la etiqueta automáticamente. Sin preguntas al usuario, sin clasificaciones olvidadas.

¿Cómo apoya Solutions2Share las solicitudes de derecho al olvido del RGPD?

Genera un informe de datos por persona que cubre cada Team, canal, documento, comentario e invitación externa asociados al interesado. Borra o anonimiza en masa tras la confirmación. Rastro de auditoría completo de la solicitud y la respuesta.

¿Qué contiene un informe listo para auditoría de Solutions2Share?

La actividad de todas las cargas de trabajo (Teams, SharePoint, OneDrive, Entra ID), filtrada por fecha, propietario, confidencialidad o dominio. Incluye eventos de aprovisionamiento, acciones de ciclo de vida, cambios de acceso de invitados y asignaciones de etiquetas. Exportación en CSV o PDF, firmada y con marca de tiempo.

¿Cómo preparamos nuestro tenant para Copilot desde el punto de vista del cumplimiento?

Tres pasos: (1) clasificar el contenido existente con etiquetas de confidencialidad, (2) ajustar los Teams y sitios con permisos excesivos, (3) archivar el contenido inactivo. Solutions2Share automatiza los tres y produce un informe de preparación para Copilot que puedes entregar a tu CIO antes de la activación.

¿Cuánto tarda normalmente un despliegue de cumplimiento?

La mayoría de los clientes sale a producción en 4 a 6 semanas: análisis de descubrimiento en las semanas 1 y 2, configuración de políticas en las semanas 3 y 4, incorporación de propietarios e informes de auditoría en las semanas 5 y 6. Solutions2Share aporta plantillas de implementación y un playbook de cumplimiento con cada licencia.

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