Cumplimiento en Microsoft 365: retención y auditoría

EL PROBLEMA

El cumplimiento en Microsoft 365 no se diseñó para la forma en que los reguladores auditan de verdad.

Etiquetas de confidencialidad, políticas de retención, registros de auditoría: Microsoft 365 tiene las piezas. Pero sin orquestación, tu postura de cumplimiento es un mosaico de comprobaciones manuales, capturas de pantalla como prueba y carreras de última hora.

Contenido sensible olvidado

Problema: Teams y sitios de SharePoint sensibles siguen ahí sin reglas de retención ni de caducidad.

Consecuencia: Datos personales desfasados, borradores de contratos y expedientes de RR. HH. se acumulan y aparecen ante cualquiera que sepa buscar.

Huecos en el rastro de auditoría

Problema: Los registros de auditoría nativos están repartidos entre Purview, Entra ID y cada carga de trabajo, sin una vista unificada.

Consecuencia: Cuando llama el regulador, tu equipo pasa días cuadrando marcas de tiempo en lugar de responder preguntas.

Copilot frente al cumplimiento

Problema: Copilot basa sus respuestas en todos los archivos accesibles, incluidos los que una etiqueta de confidencialidad debería haber ocultado.

Consecuencia: Una sola consulta puede sacar a la luz contenido confidencial sin etiquetar, y ni siquiera te enteras.

LA SOLUCIÓN

Una postura de cumplimiento que aguanta una auditoría.

Retención automática. Confidencialidad activada por defecto. Informes continuos.

PASO 01

Clasifica en todas partes

Aplica las etiquetas de confidencialidad en el momento en que se crea el contenido, en Teams, canales y sitios de SharePoint, según la plantilla, el propietario o el departamento.

PASO 02

Retén sin recordatorios

Las políticas de retención se aplican automáticamente según el tipo de proyecto. El contenido caducado se archiva solo; nada sobrevive a su obligación legal de conservación.

PASO 03

Audita cuando lo necesites

Saca informes de cumplimiento de todas las cargas de trabajo con un clic. Dominio, propietario, confidencialidad, última actividad: filtrados como los piden los reguladores.

LAS APPS DETRÁS

Construido sobre las apps en las que TI confía para el cumplimiento en M365.

Gobernanza y ciclo de vida

Teams Manager

Gobernanza centralizada del aprovisionamiento, el ciclo de vida y la nomenclatura de Teams: la base de cualquier programa de cumplimiento.

Flujos de aprobación sin PowerShell
Automatización del ciclo de vida con reglas de retención propias
Sucesor de ShareGate Provisioning con ruta de migración directa

Descubrir Teams Manager →

Puntuación de gobernanza y espacios activos en el panel de Teams Manager

Invitados y control de acceso externo

External User Manager

Ciclo de vida del acceso de invitados con informes listos para auditoría: cierra el hueco de cumplimiento más citado en Microsoft 365.

Caducidad automática de las cuentas de invitado
Reglas de invitación basadas en el dominio
Informes listos para auditoría de cada identidad externa

Descubrir External User Manager →

Control del acceso de invitados con External User Manager, resumen de externos

De la angustia de la auditoría a la tranquilidad del cumplimiento: en sus propias palabras.

Responsables de TI y de cumplimiento cuentan cómo sustituyeron las capturas de pantalla como prueba por una gobernanza estructurada de Microsoft 365.

Con External User Manager sabemos exactamente qué usuarios invitados tienen acceso a qué canales y archivos. El proceso de aprobación nos ayuda a mantener una mejor visión general. Y el portal de incorporación nos permite cumplir las normas internas haciendo que nuestros invitados firmen un NDA antes.

Artur Strzalkowski

Responsable del equipo de consultoría de Microsoft 365, Digital Touch

¡El precio es inmejorable! Y a diferencia de otros proveedores, Teams Manager se instala directamente desde la Microsoft Teams Store, lo que es una gran solución. En solo 10 minutos estábamos listos.

Marcel Walter

Responsable de consultoría de Office 365

Teams Manager es una herramienta bien pensada que nos permite mantener Microsoft Teams bajo control.

Michael Schülke

Administrador de sistemas, Application Management, Ernsting's family

Para nosotros, Teams Manager es el complemento ideal en cuanto a gobernanza de Teams. Ha cerrado los huecos que dejan abiertas las opciones nativas de Microsoft. Con Teams Manager pudimos introducir Teams en la empresa de forma dirigida y bien dosificada.

Olaf Kropp

ICT

Enseguida vimos que era exactamente lo que necesitábamos, porque buscábamos una herramienta con un proceso de aprobación automatizado e informes claros.

Dimitri Morgenstern

Administrador de sistemas de TI, riha Wesergold GmbH & Co. KG

Con Teams Manager, nuestro entorno de Microsoft Teams se ha vuelto más simple y mejor estructurado.

Sabrina Janta

Responsable de gestión de procesos y productos, GOLDBECK SOLAR

PREGUNTAS FRECUENTES

Cumplimiento en Microsoft 365: preguntas frecuentes.

¿Cómo complementa Solutions2Share a Microsoft Purview?

Microsoft Purview aporta los servicios de cumplimiento básicos: DLP, etiquetas de confidencialidad y retención. Solutions2Share los orquesta: aplica las etiquetas en el momento del aprovisionamiento, asocia la retención por tipo de proyecto y consolida las vistas de auditoría. Purview es la caja de herramientas; Solutions2Share es el procedimiento operativo por encima.

¿Pueden aplicarse las etiquetas de confidencialidad automáticamente al crear el contenido?

Sí. Cuando se aprovisiona un nuevo Team o sitio de SharePoint, se fija una etiqueta según su plantilla, propietario, clasificación o departamento. Los archivos heredan la etiqueta automáticamente. Sin preguntas al usuario, sin clasificaciones olvidadas.

¿Cómo apoya Solutions2Share las solicitudes de derecho al olvido del RGPD?

Genera un informe de datos por persona que cubre cada Team, canal, documento, comentario e invitación externa asociados al interesado. Borra o anonimiza en masa tras la confirmación. Rastro de auditoría completo de la solicitud y la respuesta.

¿Qué contiene un informe listo para auditoría de Solutions2Share?

La actividad de todas las cargas de trabajo (Teams, SharePoint, OneDrive, Entra ID), filtrada por fecha, propietario, confidencialidad o dominio. Incluye eventos de aprovisionamiento, acciones de ciclo de vida, cambios de acceso de invitados y asignaciones de etiquetas. Exportación en CSV o PDF, firmada y con marca de tiempo.

¿Cómo preparamos nuestro tenant para Copilot desde el punto de vista del cumplimiento?

Tres pasos: (1) clasificar el contenido existente con etiquetas de confidencialidad, (2) ajustar los Teams y sitios con permisos excesivos, (3) archivar el contenido inactivo. Solutions2Share automatiza los tres y produce un informe de preparación para Copilot que puedes entregar a tu CIO antes de la activación.

¿Cuánto tarda normalmente un despliegue de cumplimiento?

La mayoría de los clientes sale a producción en 4 a 6 semanas: análisis de descubrimiento en las semanas 1 y 2, configuración de políticas en las semanas 3 y 4, incorporación de propietarios e informes de auditoría en las semanas 5 y 6. Solutions2Share aporta plantillas de implementación y un playbook de cumplimiento con cada licencia.

Cumplimiento en Microsoft 365, sin simulacros de hoja de cálculo.

El cumplimiento en Microsoft 365 no se diseñó para la forma en que los reguladores auditan de verdad.

Contenido sensible olvidado

Huecos en el rastro de auditoría

Copilot frente al cumplimiento

Una postura de cumplimiento que aguanta una auditoría.

Clasifica en todas partes

Retén sin recordatorios

Audita cuando lo necesites

Get the M365 compliance playbook.

Construido sobre las apps en las que TI confía para el cumplimiento en M365.

Teams Manager

External User Manager

De la angustia de la auditoría a la tranquilidad del cumplimiento: en sus propias palabras.

Artur Strzalkowski

Marcel Walter

Michael Schülke

Olaf Kropp

Dimitri Morgenstern

Sabrina Janta

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