What is Microsoft 365 governance?

Microsoft 365 governance is the set of policies and controls that keep Teams, groups, SharePoint, and guest access in order as your tenant grows. It covers who can create what, how long access lasts, and how you prove it in an audit. Solutions2Share adds that layer on top of Microsoft 365.

Can I govern Microsoft 365 without writing PowerShell?

Yes. Teams Manager and External User Manager expose every governance action, from approval flows and naming rules to guest lifecycle, through a UI IT admins configure without scripting. PowerShell stays available for edge cases, but it isn't required day to day.

How does Microsoft 365 governance affect our Copilot rollout?

Copilot grounds its answers in whatever content a user can access. If your tenant has stale Teams or over-permissioned sites, Copilot will surface them. Cleaning up governance first, archiving inactive Teams, tightening permissions, and classifying sensitive content, is the prerequisite for a safe Copilot rollout.

How do I find out where my tenant stands today?

Governance Autopilot scans your Microsoft 365 tenant read-only and reports where you stand on policies, permissions, and guest access. You get a clear list of gaps and what to fix first, without changing anything in your tenant.

How does Solutions2Share differ from native Microsoft 365 governance tools?

Microsoft's native tools (Entra ID governance, sensitivity labels, retention policies) cover the basics but stop short of end-to-end provisioning workflows, granular guest lifecycle, or self-service request portals. Solutions2Share fills those gaps with a single, integrated layer that sits on top of M365, not replacing native controls but extending them.

How long does a Microsoft 365 governance rollout typically take?

Most customers go live with provisioning and lifecycle policies in two to four weeks. A read-only assessment with Governance Autopilot takes minutes. We provide implementation support, templates, and a governance playbook with every license.

Gobernanza de Microsoft 365: equipos, invitados, tenant

EL PROBLEMA

Microsoft 365 crece más rápido de lo que cualquier equipo puede gobernar a mano.

Microsoft 365 se creó para la colaboración, no para la gobernanza. Pasados unos cientos de usuarios, aparecen las grietas. Cualquiera puede crear un Team. Los invitados siguen ahí mucho después de que terminen los proyectos. Los permisos se desvían y nadie tiene una imagen clara del tenant. Las consecuencias las asume TI, y la auditoría también.

Proliferación en todo el tenant

Problema: Teams, grupos y sitios creados sin aprobación, la mitad de ellos inactivos.

Consecuencia: Costes de licencia inflados, una superficie de ataque cada vez mayor y una huella que nadie puede defender en una auditoría.

Accesos de invitados que nadie sigue

Problema: Los invitados externos mantienen su acceso mucho después de que terminen sus proyectos.

Consecuencia: Datos sensibles quedan abiertos a personas de fuera de tu organización, sin caducidad y sin rastro de auditoría.

Sin una imagen clara de la gobernanza

Problema: No puedes decir cómo está tu tenant en políticas, permisos y preparación para Copilot.

Consecuencia: O retrasas tu despliegue de IA, o lo lanzas a ciegas y esperas que no salga nada sensible.

LA SOLUCIÓN

Una sola capa de gobernanza para todo tu tenant.

Verlo, arreglarlo y mantenerlo bajo control, desde los Teams y los invitados hasta los permisos y SharePoint.

PASO 01

Ve cómo estás

Analiza tu tenant en solo lectura y consigue una imagen clara de los Teams, los invitados, los permisos y las políticas que faltan.

PASO 02

Arregla primero lo que importa

Avanza por una lista priorizada. Ajusta el acceso de invitados, retira los Teams muertos y cierra primero tu mayor exposición.

PASO 03

Manténlo bajo control

Las políticas se sostienen a medida que crece tu tenant. Los nuevos Teams las siguen, los invitados caducan a tiempo y los informes siguen listos para auditoría.

LAS APPS DETRÁS

Tres apps. Una sola capa de gobernanza para Microsoft 365.

Gobernanza y ciclo de vida

Teams Manager

Pon los Teams y los grupos bajo política, con aprovisionamiento, nomenclatura y ciclo de vida automatizados.

Flujos de aprobación sin PowerShell
Automatización del ciclo de vida con reglas de retención propias
Sucesor de ShareGate Provisioning con ruta de migración directa

Descubrir Teams Manager →

Puntuación de gobernanza y espacios activos en el panel de Teams Manager

Invitados y control de acceso externo

External User Manager

Controla a cada invitado externo de tu tenant, con aprobación, caducidad y revisiones listas para auditoría.

Caducidad automática de las cuentas de invitado
Reglas de invitación basadas en el dominio
Informes listos para auditoría de cada identidad externa

Descubrir External User Manager →

Control del acceso de invitados con External User Manager, resumen de externos

Análisis de gobernanza

Governance Autopilot

Ve cómo está tu gobernanza de Microsoft 365. Analiza tu tenant en solo lectura y consigue todos los huecos en un informe claro.

Escaneo de solo lectura, no se cambia nada en tu tenant
123 comprobaciones de directivas en cinco ámbitos
Un informe priorizado que puedes presentar a tu dirección

Descubrir Governance Autopilot →

Puntuación de Governance Autopilot, base de 50 sobre 100 y ruta hacia la gobernanza plena

Del caos en Microsoft 365 a la gobernanza, en sus propias palabras.

Responsables de TI cuentan cómo sustituyeron la proliferación y el caos de invitados por una gobernanza estructurada con Solutions2Share.

Teams Manager nos alivia mucho gracias a la gestión del ciclo de vida. Que los propietarios de un Team puedan decidir con regularidad si ese Team sigue siendo necesario da mucha tranquilidad.

Katharina Schepker

AEWB

Con Teams Manager aplicamos directrices estructuradas y procesos de aprobación para la creación de Teams, y así controlamos la proliferación de Teams. Otro punto ideal: se añaden funciones nuevas con frecuencia.

Felix Peider

Responsable de TI, Parking Zürich AG

Con External User Manager sabemos exactamente qué usuarios invitados tienen acceso a qué canales y archivos. El proceso de aprobación nos ayuda a mantener una mejor visión general. Y el portal de incorporación nos permite cumplir las normas internas haciendo que nuestros invitados firmen un NDA antes.

Artur Strzalkowski

Responsable del equipo de consultoría de Microsoft 365, Digital Touch

Desde la integración de Teams Manager en nuestro cliente de Teams, que nos permite crear Teams a partir de plantillas, por fin tenemos un proceso fijo y estricto para gestionar los Teams, con una buena visión general y control de todos los Teams creados.

Tim Baumgartl

AZO GmbH & Co. KG

Me parece que Teams Manager es una herramienta ingeniosa: sus funciones cubren los huecos actuales de los equipos de O365. Además, con los colegas de Solutions2Share tienes un socio que responde rápido y con el que la comunicación, cercana y de igual a igual, siempre es agradable.

Tim Benkel

Bechtle GmbH & Co. KG

External User Manager es muy fácil de usar, se instala en un momento y es un gran complemento para una estrategia de gobernanza amplia, incluso para pymes. Es nuestra aplicación de referencia cuando se trata de gestionar invitados en Microsoft 365.

Christian Gorn

Representante comercial, GABO mbH & Co. KG

PREGUNTAS FRECUENTES

Gobernanza de Microsoft 365: preguntas frecuentes.

¿Qué es la gobernanza de Microsoft 365?

La gobernanza de Microsoft 365 es el conjunto de políticas y controles que mantienen en orden los Teams, los grupos, SharePoint y el acceso de invitados a medida que crece tu tenant. Cubre quién puede crear qué, cuánto dura un acceso y cómo lo demuestras en una auditoría. Solutions2Share añade esa capa sobre Microsoft 365.

¿Puedo gobernar Microsoft 365 sin escribir PowerShell?

Sí. Teams Manager y External User Manager ponen cada acción de gobernanza en una interfaz que los administradores de TI configuran sin scripts, desde los flujos de aprobación y las reglas de nomenclatura hasta el ciclo de vida de los invitados. PowerShell sigue disponible para casos especiales, pero no hace falta en el día a día.

¿Cómo afecta la gobernanza de Microsoft 365 a nuestro despliegue de Copilot?

Copilot basa sus respuestas en todo el contenido al que un usuario tiene acceso. Si tu tenant tiene Teams inactivos o sitios con permisos excesivos, Copilot los sacará a la luz. Limpiar la gobernanza primero (archivar los Teams inactivos, ajustar los permisos y clasificar el contenido sensible) es el requisito para un despliegue seguro de Copilot.

¿Cómo averiguo cómo está mi tenant hoy?

Governance Autopilot analiza tu tenant de Microsoft 365 en solo lectura e informa de cómo estás en políticas, permisos y acceso de invitados. Obtienes una lista clara de huecos y de qué arreglar primero, sin cambiar nada en tu tenant.

¿En qué se diferencia Solutions2Share de las herramientas de gobernanza nativas de Microsoft 365?

Las herramientas nativas de Microsoft (gobernanza de Entra ID, etiquetas de confidencialidad, políticas de retención) cubren lo básico, pero se quedan cortas en flujos de aprovisionamiento de principio a fin, ciclo de vida granular de invitados o portales de solicitud en autoservicio. Solutions2Share cierra esos huecos con una única capa integrada que se apoya sobre M365: no sustituye los controles nativos, los amplía.

¿Cuánto tarda normalmente un despliegue de gobernanza de Microsoft 365?

La mayoría de los clientes sale a producción con sus políticas de aprovisionamiento y ciclo de vida en dos a cuatro semanas. Una evaluación en solo lectura con Governance Autopilot tarda minutos. Aportamos acompañamiento en la implementación, plantillas y un playbook de gobernanza con cada licencia.

La gobernanza de Microsoft 365, sin puntos ciegos.

Microsoft 365 crece más rápido de lo que cualquier equipo puede gobernar a mano.

Proliferación en todo el tenant

Accesos de invitados que nadie sigue

Sin una imagen clara de la gobernanza

Una sola capa de gobernanza para todo tu tenant.

Ve cómo estás

Arregla primero lo que importa

Manténlo bajo control

Know the gaps before you fix them.

Tres apps. Una sola capa de gobernanza para Microsoft 365.

Teams Manager

External User Manager

Governance Autopilot

Del caos en Microsoft 365 a la gobernanza, en sus propias palabras.

Katharina Schepker

Felix Peider

Artur Strzalkowski

Tim Baumgartl

Tim Benkel

Christian Gorn

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Microsoft Teams Governance Guide

Microsoft Teams Governance Checklist

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