What are the possibilities for Teams Governance?

Microsoft offers several options for Teams Governance out of the box. For example, retention policies can be used to control how long M365 groups exist before they are archived. It's also possible to control which apps users are allowed to use. However, who is allowed to create a team or not, or whether guests are allowed in a team or not, can only be controlled via PowerShell, Sensitivity Labels or third-party providers.

Is there a checklist for MS Teams governance?

Each organization is unique and has individual needs, which is why a standardized governance checklist, or a Microsoft Teams governance document for that matter, would be too general in most cases. If you would like some help to get started, we can gladly help you prepare a governance strategy for your use case.

Is governance teams-relevant only?

Definitely not. Wherever you use a tool that interacts with externals or third-parties, or as soon as you have user-generated content, you need to think about governance guidelines for security and structure.

What are the most important rules for MS Teams Governance?

Microsoft Teams Governance is primarily about the following: The controlled creation of Teams, naming conventions, lifecycles and guest access. Here are 6 Teams Governance hacks: https://www.solutions2share.com/microsoft-teams-governance-hacks-for-structure/

What are some Microsoft Teams governance best practices?

First and foremost, deactivate the team creation for your users (the standard method, that is). Check out our blogpost on how it is done: https://www.solutions2share.com/microsoft-teams-how-to-disable-teams-creation/ You can find many more Microsoft Teams governance best practices in our blog.

Is there a specific Microsoft Teams governance software?

There are a number of companies offering Microsoft Teams governance software. Among them, Solutions2Share is the biggest app developer for specialized MS Teams governance apps. You can find our governance apps in the Teams app store: Teams Manager for keeping control of the creating and structure of teams and channels, External User Manager for integrating external guests safely into your environment, and File Manager for a better overview over your files in MS Teams.

What are some Microsoft Teams governance examples?

One of the best MS Teams governance example is to think about lifecycles: how long do you want a team to exist? What should happen if it is no longer used? How long should external users have access? Should there be a time limit for the use of third-party apps, which often have full access to your data?

What should a comprehensive Microsoft Teams governance policy include?

That depends a lot on your organization and use case. Basically speaking, your MS Teams governance policy should include a way to control the creation of and templates for new teams, lifecycles to prevent sprawl, naming conventions for more structure, sensitivity labels for more security, a decision on guest access vs. external access and rules for the use of third-party apps.

How do I restrict the creation of teams?

Restricting the creation of Teams is one of the most common requirements for a Microsoft Teams governance approach, but it can only be done with a PowerShell script. Here's how to do it: https://www.solutions2share.com/microsoft-teams-how-to-disable-teams-creation/ CAUTION! This script restricts the basic ability to create other M365 groups. Like for example a SharePoint Teams site needs them.

What do I need to know about Teams templates?

The most commonly used template types in Microsoft Teams are DepartmentTeams, ProjectTeams, CollaborationTeams, and TestTeams. Folder structures cannot be predefined by default in Teams templates. Also, it is not possible to provide predefined OneNotes or Planner tasks in a Teams template. This requires the use of a third-party application such as Teams Manager . Teams templates can be created in the Teams Admin Center . For this you need Teams Admin rights. For detailed Teams templates we recommend the Teams Manager .

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Microsoft Teams Governance

Los mejores consejos y herramientas para el gobierno de Microsoft Teams

Gobernanza en Microsoft Teams

¡Se acabó el crecimiento descontrolado en Microsoft Teams! ¿Quiere mantener su Microsoft Teams estructurado y seguro? Le mostramos la mejor forma de implementar MS Teams Governance.

Todo para su gobernanza de Microsoft Teams

¿Qué es MS Teams Governance y por qué debería implantarlo?
Herramientas para Microsoft Teams Governance
Cursos en línea y talleres para MS Teams Governance
Preguntas frecuentes sobre Teams Governance (FAQ)

1 – ¿Qué es MS Teams Governance y por qué debería implantarlo?

Microsoft Teams Governance es un conjunto de ajustes para garantizar la seguridad y la estructura de su entorno de MS Teams. Teams tiene muchas interfaces con terceros externos: usuarios invitados, aplicaciones de proveedores externos, reuniones con externos, y muchas más. Con sus características centradas en espacios de trabajo creados por el usuario, como equipos o canales, y contenido creado por el usuario, como publicaciones o documentos, no debe subestimarse el potencial de crecimiento incontrolado.

Nuestra recomendación es tener preparada una estrategia de gobernanza antes de implantar MS Teams.

En resumen: si su organización utiliza Microsoft Teams, debe pensar en la gobernanza de MS Teams.

2 – Herramientas para Microsoft Teams Governance

Microsoft Teams Governance simplificado. Mantenga el control de su entorno de Microsoft Teams con estas herramientas.

Flujo de trabajo de aprobación, ciclo de vida, convenciones de nomenclatura, metadatos y plantillas para el control de Microsoft Teams

Flujo de trabajo de solicitud y aprobación

Evite la creación incontrolada de equipos. Revise y apruebe todas las solicitudes de nuevos equipos.

Políticas de control de Microsoft Teams

Combinando la configuración del ciclo de vida con las convenciones de nomenclatura, puede crear potentes políticas de gobierno.

Plantillas y aprovisionamiento de equipos

Cree plantillas con sólo unos clics. Proporcione una estructura coherente para canales, aplicaciones, configuraciones y mucho más.

Descubra Teams Manager

Gestión de Microsoft Teams con panel de gobernanza

Gestión de usuarios invitados en Microsoft Teams

Informes, supervisión y gestión del acceso de sus usuarios invitados con External User Manager

Solicitud y aprobación de acceso de invitados

Configure un proceso de aprobación para usuarios invitados en Teams y Grupos de Microsoft 365. Aprueba o deniega nuevas solicitudes de invitados.

Revisión de acceso de usuarios invitados, ciclos de vida e informes

Revise regularmente sus usuarios invitados, elimine usuarios invitados automáticamente y realice un seguimiento con informes.

Seguridad y cumplimiento para usuarios invitados en Teams

En el proceso de onboarding puede establecer directrices vinculantes. Adapte el onboarding a sus necesidades: GDPR, NDA, vídeos, etc.

Más información sobre External User Manager

3 – Cursos en línea y talleres para MS Teams Governance

Aprende del líder del mercado en gobernanza cómo funciona la gobernanza para Microsoft 365. Ofrecemos cursos y talleres en línea.

Teams with Structure - Online Course

We'll show you step-by-step how to implement governance in Microsoft Teams. Develop and implement your own governance strategy with standard tools and prevent uncontrolled growth!

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Talleres de Gobernanza

Together we work on your individual challenges and requirements. We offer Governance Workshops for Microsoft Teams, Microsoft 365, Guest Users & External Users, Apps and PowerApps.

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4 – Preguntas frecuentes sobre Teams Governance (FAQ)

Aquí encontrará las preguntas más frecuentes sobre MS Teams Governance.

¿Qué posibilidades ofrece Teams Governance?

Microsoft ofrece varias opciones para Teams Governance. Por ejemplo, se pueden utilizar políticas de retención para controlar el tiempo de existencia de los grupos M365 antes de ser archivados. También es posible controlar qué aplicaciones pueden utilizar los usuarios.
Sin embargo, quién puede crear un equipo o no, o si se permiten invitados en un equipo o no, sólo puede controlarse mediante PowerShell, etiquetas de sensibilidad o proveedores de terceros.

¿Existe una lista de comprobación para la gobernanza de MS Teams?

Cada organización es única y tiene necesidades individuales, por lo que una lista de comprobación de gobierno estandarizada, o un documento de gobierno de Microsoft Teams, sería demasiado general en la mayoría de los casos. Si necesita ayuda para empezar, estaremos encantados de ayudarle a preparar una estrategia de gobierno para su caso de uso.

¿La gobernanza sólo es relevante para los equipos?

Desde luego que no. Siempre que utilice una herramienta que interactúe con terceros, o en cuanto tenga contenido generado por el usuario, tendrá que pensar en las directrices de gobernanza para la seguridad y la estructura.

¿Cuáles son las normas más importantes para la gobernanza de MS Teams?

La gobernanza de Microsoft Teams se refiere principalmente a lo siguiente: La creación controlada de Teams, las convenciones de nomenclatura, los ciclos de vida y el acceso de invitados.
Aquí tienes 6 trucos para la gobernanza de Teams:
https://www.solutions2share.com/microsoft-teams-governance-hacks-for-structure/

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas de gobierno de Microsoft Teams?

En primer lugar, desactive la creación de equipos para sus usuarios (es decir, el método estándar). Echa un vistazo a nuestro blogpost sobre cómo se hace: https://www.solutions2share.com/microsoft-teams-how-to-disable-teams-creation/
You can find many more Microsoft Teams governance best practices in our blog.

¿Existe un software específico para el gobierno de Microsoft Teams?

Hay varias empresas que ofrecen software de gobierno de Microsoft Teams. Entre ellas, Solutions2Share es el mayor desarrollador de aplicaciones especializadas en el gobierno de MS Teams. Puede encontrar nuestras aplicaciones de gobierno en la tienda de aplicaciones de Teams: Teams Manager para mantener el control de la creación y estructura de equipos y canales, External User Manager para integrar invitados externos de forma segura en su entorno, y File Manager para una mejor visión general de sus archivos en MS Teams.

¿Cuáles son algunos ejemplos de gobernanza de Microsoft Teams?

Uno de los mejores ejemplos de gobernanza de MS Teams es pensar en los ciclos de vida: ¿cuánto tiempo quiere que exista un equipo? ¿Qué debe ocurrir si deja de utilizarse? ¿Durante cuánto tiempo deben tener acceso los usuarios externos? ¿Debería haber un límite de tiempo para el uso de aplicaciones de terceros, que a menudo tienen pleno acceso a sus datos?

¿Qué debe incluir una política integral de gobernanza de Microsoft Teams?

Eso depende mucho de su organización y de su caso de uso. Básicamente, su política de gobierno de MS Teams debería incluir una forma de controlar la creación y las plantillas de nuevos equipos, ciclos de vida para evitar la proliferación, convenciones de nomenclatura para una mayor estructura, etiquetas de sensibilidad para una mayor seguridad, una decisión sobre el acceso de invitados frente al acceso externo y reglas para el uso de aplicaciones de terceros.

¿Cómo puedo restringir la creación de equipos?

Restringir la creación de equipos es uno de los requisitos más comunes para un enfoque de gobernanza de Microsoft Teams, pero sólo se puede hacer con un script de PowerShell. A continuación se explica cómo hacerlo:
https://www.solutions2share.com/microsoft-teams-how-to-disable-teams-creation/
¡ATENCIÓN! Este script restringe la capacidad básica de crear otros grupos M365. Como por ejemplo un sitio de SharePoint Teams los necesita.

¿Se puede definir el acceso de invitados por equipo en MS Teams?

Por defecto, esto sólo se puede definir en Microsoft Teams a través de Etiquetas de Sensibilidad. Véase aquí:
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/sensitivity-labels-teams-groups-sites
Sin embargo, es más fácil con aplicaciones de terceros.

¿Qué necesito saber sobre las plantillas de Teams?

Los tipos de plantillas más utilizados en Microsoft Teams son DepartmentTeams, ProjectTeams, CollaborationTeams y TestTeams.
Las estructuras de carpetas no pueden predefinirse por defecto en las plantillas de Teams. Tampoco es posible proporcionar tareas predefinidas de OneNotes o Planner en una plantilla de Teams. Esto requiere el uso de una aplicación de terceros como Teams Manager.
Las plantillas de Teams pueden crearse en el Centro de administración de Teams. For this you need Teams Admin rights. Para plantillas detalladas de Teams recomendamos el Teams Manager.

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