Administrere gjestebrukere i Microsoft Teams

Kan jeg sentralt styre gjestetilgang for alle team i Microsoft Teams?

For å få en god styringsstruktur er det svært viktig å kontrollere gjestetilgangen til de enkelte teamene. Gjestetilgang kan tillates eller blokkeres avhengig av strategi og type team. External User Manager gjør det svært enkelt å automatisk deaktivere gjestetilgang for alle teamene i leietakeren. Hvis du vil ekskludere enkelte team, kan du legge dem til på en hviteliste.

Hvordan holder jeg oversikt over alle gjestetilganger i Microsoft Teams?

Hvis personer utenfor din egen bedrift har tilgang til hele prosjekter eller enkeltdokumenter via Teams, er det svært viktig å holde oversikt over disse tilgangene. I forespørselsoversikten i External User Manager kan administratorer se alle gjesteforespørsler som er godkjent, avvist eller ligger til vurdering. Her kan du se status, teamtilhørighet, tilgangstid og mye mer informasjon.

Hva gjør jeg med inaktive gjester på leietakeren min?

Teams er en samarbeidsprogramvare som gjør det mulig for ulike personer å jobbe sammen, spesielt i prosjekter. Etter at et prosjekt er fullført, hender det ofte at både teamene og gjestetilgangene deres blir glemt – men tilgangen forblir uten manuell innsats. Med External User Manager kan du tilordne en livssyklus til hver aktive gjest. Dette utløser automatisk en ny kontroll av teameieren etter en tidsperiode som du selv definerer. Hvis brukeren fjernes fra det siste teamet, kan External User Manager automatisk fjerne ham fra Azure AD. Dermed skapes det ikke noe datasøppel i bakgrunnen.

Må jeg opprette gjester manuelt i Azure AD for å administrere dem?

Gjestekontoer kan vanligvis opprettes individuelt i Azure AD. For gjester som legges til i et team eller forespørres for et team ved hjelp av External User Manager, opprettes en Azure AD-gjestekonto etter at prosessen er fullført.

Trenger jeg spesielle tillatelser for å bruke External User Manager?

Team-brukere har ofte ulike tillatelser. External User Manager kan lastes ned og installeres fra Microsoft Teams App Store i løpet av få minutter. Under den første installasjonen må leietakeradministratoren først gi External User Manager et sett med tillatelser. Eventuelle andre brukere eller administratorer av appen krever ingen spesielle tillatelser.

Hvem er ansvarlig for gjesteforespørsler i Microsoft Teams?

Vanligvis er det bare IT-administratorer eller M365-konsulenter som er autorisert til å kontrollere innstillinger i Teams Admin Center og Azure AD. Med External User Manager kan du dele dette ansvaret. Personen som først installerer External User Manager på leietakeren, opprettes som administrator for External User Manager. Denne personen kan legge til flere administratorer eller gi ansvaret for teamets gjesteforespørsler videre til teameierne.

Kan jeg få en rapport over alle gjestetilganger i Microsoft Teams?

Av revisjonshensyn er det viktig å sikkerhetskopiere informasjon om kontoer, spesielt hvis de har hatt tilgang til bedriftens leietaker og tilhørende data. Med External User Manager kan du la hver gjest gå gjennom en onboarding-prosess før de får tilgang til leietakeren. I denne prosessen kan External User Manager-administratorer få gjestene til å signere konfidensialitetsdokumenter, fylle ut brukerdefinerbare metadatafelt eller se på videoer. Først da får gjestebrukerne tilgang til leietakeren og til et team. Denne informasjonen kan lastes ned og arkiveres som en tilgangsrapport for hver aktive gjestetilgang.