Warum ist Gäste-Onboarding in Microsoft Teams wichtig?
Gäste einzuladen ist leicht — aber ohne strukturiertes Onboarding entstehen Probleme:
- Gäste kennen weder Regeln noch Richtlinien.
- Admins haben keinen einheitlichen Genehmigungs- und Compliance-Prozess.
- Sensible Daten werden geteilt, ohne dass Gäste NDAs oder Bedingungen akzeptiert und unterzeichnet haben.
Die Folge: Sicherheitsrisiken, Compliance-Lücken und unzufriedene Nutzer.
Was macht einen reibungslosen Onboarding-Prozess aus?
📋 Checkliste: Best Practices für Gäste-Onboarding
- Pflicht-Metadaten erfassen (z. B. Abteilung, Projekt, Verantwortlicher).
- Einladungsemails mit Branding und klaren Hinweisen anpassen.
- Richtlinien oder NDAs zur Zustimmung bereitstellen.
- Gäste durch die ersten Schritte im Team führen.
- Onboarding bei Bedarf erneut starten.
Wie funktioniert das Onboarding mit dem External User Manager?
Der External User Manager erweitert Microsoft Teams um ein strukturiertes Onboarding-Portal. So gelingt die Einrichtung des Onboarding Portals für Gastbenutzer in Microsoft Teams:
Schritt 1: E-Mail Einladungen anpassen
Geh zu den Einstellungen des External User Managers und klicke auf „E-Mail-Vorlagen“, um aus verschiedenen Vorlagen auszuwählen, und passe sie nach Bedarf an.
Schritt 2: Firmenlogo hinzufügen
Gehe zu den Onboarding Einstellungen und lade dein Firmenlogo hoch. Das sorgt für ein professionelles Erlebnis für Gäste.
Schritt 3: Metadaten-Felder anlegen
Definiere, welche Informationen beim Onboarding abgefragt werden sollen, z. B. Abteilung, Projektname oder Verantwortlicher.
Schritt 4: Richtlinien und Dokumente hochladen
Lade Dokumente hoch, die Gäste lesen und/oder unterzeichnen müssen – etwa Guidelines, Nutzungsbedingungen oder NDAs. Auch Schulungsmaterialien können hier bereitgestellt werden.
Aus Sicht der Gäste ist der Ablauf einfach: Sie sehen euer Branding, geben die geforderten Infos ein, akzeptieren die Richtlinien und können sofort loslegen.
Fazit: Vom Einladen zur sicheren Zusammenarbeit
Onboarding schließt die Lücke zwischen Einladung und sicherer Kollaboration.
Mit dem External User Manager standardisieren Unternehmen das Gäste-Onboarding, erfüllen Compliance-Anforderungen und bieten Gästen ein professionelles Erlebnis.
👉 Buche jetzt deine kostenlose Demo des External User Manager.
