Gastzugriff für Microsoft Teams aktivieren und sicher verwalten

Warum ist Gastzugang in Microsoft Teams ein Risiko?

Sobald deine Mitarbeiter externe Gäste in Microsoft Teams einladen, steigt das Risiko:

• Unkontrollierte Zugriffe können eure Daten gefährden.
• Compliance-Verstöße können passieren, wenn Gäste dauerhaft Zugriff behalten.
• Fehlende Transparenz erschwert es, bei Audits nachzuweisen, wer auf welche Daten zugegriffen hat.

Viele Unternehmen aktivieren den Gastzugang, ohne vorher Governance-Regeln festzulegen. Die Folge: Datenlecks, Bußgelder und erhöhter Admin-Aufwand.

Du möchtest deinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, mit einem externen Benutzer von außerhalb deiner Organisation zusammenzuarbeiten, bist dir aber unsicher, welche Option du wählen sollst?

In diesem Leitfaden erklären wir dir die Feinheiten des Microsoft Teams-Gastzugriffs und gehen dabei auf die Themen Berechtigungen, Einstellungen und die Vorgehensweise beim Hinzufügen von Microsoft Teams-Gastbenutzern ein. Du erfährst, wie du Gästezugriff sicher aktivierst, Berechtigungen konfigurierst und mit Tools wie dem External User Manager automatisierte Kontrolle einführst.

Wie der internationale Maschinenhersteller GROB die Kontrolle über Gäste behält, mithilfe des External User Managers, liest du in unserer Case Study.

Dieser Artikel enthält auch leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen, damit du bei keinem Schritt des Hinzufügens neuer Gäste zu eurem Microsoft Teams vor einer Hürde stehst. Microsoft Teams macht die Zusammenarbeit mit Externen für seine Kunden wirklich einfach. Es erleichtert den Prozess auch dadurch, dass es Organisationen mehrere verschiedene Optionen für die Gewährung des Zugriffs für externe Benutzer bietet.

Unter allen Optionen ist die externe Freigabe die einfachste. Die externe Freigabe gewährt die Berechtigung, Dateien, Dokumente, Bibliotheken, Listen und sogar komplette SharePoint Online-Sites freizugeben.

Aber was tun, wenn du mit Personen außerhalb deiner Organisation und über mehrere Kanäle hinweg zusammenarbeiten möchtest – z. B. über einen Chat kommunizieren oder einen Kalender zur Koordination von Meetings teilen? In einem solchen Fall kannst du Gastbenutzer von außerhalb deiner Organisation einladen, Microsoft Teams beizutreten. Als Gast-User können diese Externen auf deine Ressourcen zugreifen, mit anderen Mitgliedern chatten und Dateien teilen.

In diesem Leitfaden werden wir uns darauf konzentrieren, wie man den Teams Gastzugang aktiviert und die Einstellungen im Teams Admin Center ändert. In einem zweiten Blogartikel erklären wir im Detail, wie man Gastbenutzer zu einem Team hinzufügt.

Starten wir also damit, den Gastzugriffs in Microsoft Teams zu aktivieren!

Was ist der Unterschied zwischen Gastzugriff und externer Freigabe?

• Externe Freigabe: Einzelne Dateien oder Ordner werden freigegeben (geteilt), meist über OneDrive oder SharePoint.
• Gastzugriff: Ein vollwertiges Benutzerkonto wird erstellt. Gäste können an Chats teilnehmen, Dateien bearbeiten und Kanäle nutzen, je nach Berechtigungen.

Während externe Freigaben auf einzelne Dateien beschränkt sind, erlaubt der Gastzugriff einen breiten Zugang zu Teams. Das erfordert klare Governance-Regeln.

Was genau unterscheidet einen Gastbenutzer von internen Team-Mitgliedern? Hier findest du einen Vergleich, welche Berechtigungen jeweils vorhanden sind:

Microsoft Teams Berechtigungen	Internes Team-Mitglied	Externer Gast-User
Kanäle erstellen*	✔	✔
Private Chats verwenden	✔	✔
Kanalunterhaltungen verwenden	✔	✔
Neue Unterhaltungen erstellen, bearbeiten und löschen	✔	✔
Dateien in Kanälen teilen	✔	✔
Dateien in Chats teilen	✔
Meetings erstellen, Zeitpläne einsehen	✔
Externe Benutzer als Gäste einladen*	✔
Teams erstellen	✔
Öffentlichen Teams beitreten	✔

*Diese beiden Berechtigungseinstellungen werden von Team-Besitzern gesteuert. Darüber hinaus können Microsoft 365-Administratoren über die Funktionen entscheiden, die für Gastbenutzer verfügbar sind. Details dazu findest du in unserem zweiten Blogartikel zu diesem Thema: Gäste in Microsoft Teams hinzufügen.

Wie aktiviere ich den Gastzugang in Microsoft Teams?

Um den Gastzugriff in Teams zu ermöglichen, müssen mehrere Berechtigungsebenen zusammenspielen:

• Azure Active Directory: Gastkonten müssen hier erlaubt sein.
• Microsoft Teams Admin Center: Einstellungen für Gästezugang aktivieren.
• SharePoint und OneDrive: Regeln für Dateifreigabe festlegen.

HINWEIS: Um den Gastzugriff für Microsoft Teams zu aktivieren, benötigst du globale Admin-Rechte.

Als Nächstes gehst du im Teams Admin Center wie folgt vor:

• Gehe im Admin-Center von Microsoft Teams zu ➔ Benutzer ➔ Gastzugriff.
• Wähle bei “Gastzugriff in Teams zulassen” im Dropdown-Menü die Option “Ein”.
• Konfiguriere, welche Features (z. B. Anrufe, Meetings, Nachrichten) Gäste nutzen dürfen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen aktiviert sind.

Praxis-Tipp: Dokumentiere, wer Gastzugriff aktivieren darf, und halte diese Vorgaben in deiner IT-Governance fest.

Wie bereits erwähnt, muss der Gastzugang auch in Azure Active Directory, Microsoft 365 Groups und OneDrive / SharePoint Online aktiviert werden, damit er in Microsoft Teams funktioniert. Wenn du dort die Standardeinstellungen verwendest, ist unsere Anleitung ausreichend, um den Gastzugang zu aktivieren.

Welche Berechtigungen sollte ich Gästen in Microsoft Teams geben?

Wenn du den Gastzugriff aktiviert hast, solltest du als nächstes genau festlegen, was externe Benutzer mit Gastzugriff in deiner Teams-Umgebung sehen und tun können. Diese Details kannst du ebenfalls im Teams Admin Center konfigurieren, und zwar auf der gleichen Seite, auf der du zuvor den Gastzugang aktiviert hast. Hier kannst du die Berechtigungen für Meetings, Anrufe und Nachrichten für Gast-User einrichten.

Gäste haben in Microsoft Teams standardmäßig eingeschränkte Rechte. Über die Teameinstellungen kannst du individuell festlegen, ob Gäste die folgenden Funktionen nutzen dürfen:

• Anrufen: Private Anrufe tätigen
• Besprechung: Videokonferenzen
• Besprechung: Bildschirmfreigabe-Modus
• Besprechung: ‘Jetzt treffen’ zulassen
• Nachrichten: Gesendete Nachrichten bearbeiten
• Nachrichten: Gesendete Nachrichten löschen
• Nachrichten: Chats nutzen, Chats löschen
• Nachrichten: Giphys in Unterhaltungen verwenden
• Nachrichten: Giphy-Inhaltsrating
• Nachrichten: Memes in Unterhaltungen verwenden
• Nachrichten: Sticker in Unterhaltungen verwenden
• Nachrichtenübermittlung: Immersive Reader zum Anzeigen von Nachrichten zulassen

Gib Gästen nur die Rechte, die sie für die Zusammenarbeit unbedingt benötigen. So reduzierst du Risiken und behältst Kontrolle.

Wie setze ich sichere Einstellungen für Anrufe, Meetings und Nachrichten?

Neben Team-Berechtigungen lassen sich im Admin Center weitere Einstellungen konfigurieren:

• Anrufe: Bestimme, ob Gäste interne und externe Anrufe tätigen dürfen.
• Besprechungen: Lege fest, ob Gäste an Meetings teilnehmen, ihren Bildschirm teilen oder Inhalte aufnehmen dürfen.
• Nachrichten: Definiere, ob Gäste Chatnachrichten senden, Bearbeiten oder GIFs/Sticker verwenden dürfen.

Praxis-Tipp: Nutze diese Optionen, um eine gute Mischung aus sinnvoller Zusammenarbeit und Compliance zu finden.

Wie funktioniert externe Dateifreigabe mit Gästen?

Gäste greifen auf Dateien in SharePoint und OneDrive zu. Dabei gilt:

• Dateifreigaben folgen den Einstellungen in SharePoint/OneDrive.
• Admins können Linktypen (z. B. „nur Ansicht“, „Bearbeitung erlaubt“) und Ablaufdaten für Freigaben festlegen.
• Empfohlen: Links mit Ablaufdatum und eindeutigen Berechtigungen für bessere Nachvollziehbarkeit.

Welche Gefahren beinhaltet ein falsch konfigurierter Gastzugang?

• Vertrauliche Daten bleiben für ehemalige Partner zugänglich.
• Compliance-Verstöße führen zu Bußgeldern.
• Fehlende Nachweise erschweren interne und externe Prüfungen.
• Hoher manueller Aufwand für Administratoren, um Zugriffe im Nachhinein zu kontrollieren.

Wie automatisierst du Governance mit External User Manager?

Die manuelle Verwaltung über Entra / Azure AD ist fehleranfällig. Der External User Manager von Solutions2Share bietet dafür die Lösung:

• Genehmigungsprozesse: Gästezugänge werden beantragt und von Team-Ownern geprüft.
• Automatisierte Abläufe: Zugriffe laufen nach Projektende oder nach Frist automatisch ab.
• Transparenz: Dashboards und Reports zeigen jederzeit, welche Gäste auf welche Teams Zugriff haben.
• Compliance-Nachweise: Alle Vorgänge werden dokumentiert, sodass Audits problemlos bestanden werden.

Lass dir das gerne in einer kostenfreien, persönlichen Demo zeigen!

Use Case: Wie GROB den Gästezugriff sicher steuert

Das Maschinenbauunternehmen GROB arbeitete mit zahlreichen externen Partnern zusammen. Das Problem: Gäste wurden hinzugefügt, aber nie entfernt. Externe hatten lange nach Projektende Zugriff auf interne Daten.

Lösung mit External User Manager:

• Gäste müssen beantragt und von Verantwortlichen genehmigt werden.
• Zugriffe laufen nach definierten Zeiträumen automatisch aus.
• Reports geben der IT volle Transparenz über aktive Gastkonten.

Ergebnis: 100 % Kontrolle und Compliance bei gleichzeitig geringem Administrationsaufwand.

FAQ: Häufige Fragen zum Gastzugang in Microsoft Teams

Fazit: Gastzugriff sicher aktivieren – mit Governance

Gastzugriff in Microsoft Teams erleichtert unbestreitbar die Zusammenarbeit mit Partnern, Kunden und Dienstleistern. Ohne klare Regeln birgt er jedoch hohe Risiken: Datenverlust, Compliance-Verstöße, unnötiger Admin-Aufwand.

Mit Microsoft-Standardfunktionen lassen sich Zugriffe aktivieren und Berechtigungen festlegen. Für mehr Sicherheit und Effizienz sorgt der External User Manager: Gäste werden geprüft, Fristen automatisiert, Nachweise erstellt.

Buche jetzt eine Demo und erfahre, wie du Gastzugriff in Teams sicher und transparent managen kannst!

Damit ist die erste Hälfte der Anleitung zum Einrichten des Gastzugriffs für Microsoft Teams abgeschlossen. Als Nächstes sehen wir uns im Detail an, wie man Gastbenutzer zu einem Team hinzufügt.