Microsoft 365 Extranet: Externe Sharing-Portale für B2B in SharePoint oder Office 365

Warum braucht dein Unternehmen ein Extranet in Microsoft 365?

In der Zusammenarbeit mit Partnern, Kunden oder Dienstleistern nutzen viele Unternehmen ein Extranet. Ein Extranet kann interne Prozesse, Kommunikation, Dateiaustausch und Transparenz verbessern.

Ein schlecht geplantes Extranet kann aber auch Risiken bringen:

• Unkontrollierte Gastzugänge
• Keine klare Trennung zwischen internen und externen Daten
• Sicherheitslücken durch geteilte Dateien
• Compliance-Probleme, wenn der Zugriff nicht sauber dokumentiert ist

Für IT-Administratoren und Governance-Teams bedeutet das: Mehr Risiko, mehr Aufwand und weniger Transparenz. Möchtest du die externe Zusammenarbeit sauber, sicher und nachvollziehbar gestalten brauchst du ein gut strukturiertes Extranet.

Was ist der Unterschied zwischen Intranet und Extranet?

Ein Extranet ist ein geschützter Bereich, in dem externe Partner auf ausgewählte Informationen, Dokumente oder Prozesse zugreifen können.

Unterschied zum Intranet:

• Intranet: Nur für interne Mitarbeitende
• Extranet: Für externe Benutzer mit klar geregelten Berechtigungen

In Microsoft 365 werden Extranets in der Regel über SharePoint Sites, Teams-Kanäle oder dedizierte externe Portale umgesetzt.

Externe zu M365-Sicherheitsgruppen einladen?

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein geschlossenes, internes Netzwerk, das nur für die Mitarbeiter oder autorisierte Personen einer Organisation zugänglich ist. Es verwendet Internetprotokolle (z.B. TCP/IP), wird jedoch hinter einer Firewall betrieben, sodass es vom öffentlichen Internet aus nicht zugänglich ist.

Der Hauptzweck eines Intranets besteht darin, als Mittel der Internen Kommunikation zum Austausch von Informationen und Dokumenten mit Mitarbeitern und internen Abteilungen zu dienen.

Der Zugang zu einem Intranet ist in der Regel durch Authentifizierungsmechanismen wie E-Mail-Adresse und Passwort eingeschränkt und steht nur Personen innerhalb der Organisation zur Verfügung. Der Zugriff kann über das Unternehmensnetzwerk oder über ein VPN (Virtual Private Network) für Remote-Mitarbeiter erfolgen.

Innerhalb von Microsoft 365 kann ein Intranet mit Tools wie SharePoint Online, Viva und Microsoft Teams erstellt werden, das nur Mitarbeitern oder autorisierten Benutzern innerhalb der Organisation zugänglich ist. Ein auf M365 basierendes Intranet kann dessen Sicherheitsfunktionen wie Entra ID (früher Azure Active Directory oder AAD) für die Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC) nutzen.

Was ist ein Extranet?

Die Bedeutung von „Extranet“ ist eine Sammlung von Daten, die sich „außerhalb“ oder „jenseits“ der Grenzen eines Unternehmens erstreckt. Ein Extranet ist ein geschlossenes Netzwerk, das autorisierten externen Benutzern (wie Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden) kontrollierten Zugriff ermöglicht.

Ein Extranets soll grundsätzlich die Interaktion zwischen Unternehmen (B2B) oder zwischen Unternehmen und Kunden (B2C) zu erleichtern. Es ermöglicht externen Interessengruppen, auf bestimmte interne Ressourcen zuzugreifen, Daten auszutauschen und an bestimmten Projekten zusammenzuarbeiten.

Der Extranet-Zugang wird durch sichere Authentifizierungsmethoden ermöglicht, ähnlich wie bei Intranets, jedoch mit zusätzlichen Sicherheitsebenen zur Verwaltung externer Verbindungen. Externe Benutzer können sich über sichere Webportale, VPNs oder spezifische Zugangsdaten verbinden.

Ein in Microsoft 365 umgesetzes Extranet ermöglicht es einem Unternehmen, z.B. SharePoint-Seiten oder Teams-Kanäle mit externen Partnern oder Kunden zu teilen.

Welche Anwendungsfälle eignen sich für ein Extranet in Microsoft 365?

Typische Szenarien für ein Extranet:

• Partnerportale
• Kundenportale für Dokumentenaustausch
• Lieferantenportale mit Bestellinformationen
• Projektportale für externe Dienstleister
• Supportportale für Zusammenarbeit mit Agenturen

In einem Microsoft 365 (M365)-Extranet kannst du externen Partnern, Lieferanten und Kunden sicheren Fernzugriff auf Ressourcen innerhalb Ihrer Organisation gewähren. Du kannst dedizierte SharePoint-Seiten oder Teams-Kanäle oder sogar ein vollständiges Extranet-Portal für externe Interessengruppen erstellen, um Dokumente gemeinsam zu nutzen und an ihnen zusammenzuarbeiten, Projekte zu verwalten und in Echtzeit zu kommunizieren.

Du kannst beispielsweise eine SharePoint-Seite einrichten, auf der Lieferanten Lieferpläne einsehen und aktualisieren können, oder ein Partnerportal, auf dem du laufende Projekte mit externen Auftragnehmern verwaltest und Informationen zu deinen Produkten bereitstellst. Durch diese Einrichtung wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets mit den aktuellsten Informationen arbeiten, während der Zugriff streng kontrolliert wird.

Wie kannst du ein Extranet in Microsoft 365 einrichten?

Extranet mit SharePoint Online

SharePoint bietet gute Voraussetzungen für ein Extranet:

• eigene Site Collections
• Berechtigungen auf Site- oder Bibliotheksebene
• klare Trennung von internen und externen Bereichen
• Branding und Navigation anpassbar
• sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern, Kunden oder Lieferanten

SharePoint ist ideal, wenn externe Nutzer strukturierte Dokumente und Prozesse benötigen.

Microsoft Teams als Extranet für Zusammenarbeit

Wenn externe Partner aktiv mitarbeiten sollen eignet sich Microsoft Teams.

Typisches Setup:

• eigenes Team für jeden Partner oder jedes Projekt
• klar getrennte Kanäle
• SharePoint-Bibliothek im Hintergrund
• Chats, Dateien, Meetings, Aufgaben an einem Ort
• strukturierte Einladung externer Benutzer

Teams ist besonders geeignet, wenn die externe Zusammenarbeit laufend stattfindet.

Welche Methode eignet sich für dein Extranet-Szenario?

Methode	Vorteile	Grenzen
SharePoint Online	Strukturierte Dokumentbibliotheken, klare Berechtigungen, Branding möglich	weniger geeignet für laufende Kommunikation
Microsoft Teams	Austausch, Meetings, Dateien und Chat in einem Tool	Berechtigungen können schnell komplex werden
Kombinierter Ansatz	Flexible Zusammenarbeit plus strukturierte Dokumentablage	klare Governance notwendig

Wie funktioniert die Benutzerverwaltung in einem SharePoint-Extranet?

In einem SharePoint-Extranet erfolgt die Verwaltung externer Nutzer über Entra ID B2B (früher Azure AD B2B). Externe Personen werden als Gastbenutzer hinzugefügt und können sich mit ihrem eigenen Firmenkonto oder einem persönlichen Microsoft-Konto anmelden. Damit bleibt die Authentifizierung sicher, ohne dass separate Konten angelegt werden müssen.

Ein zentraler Bestandteil der Extranet-Steuerung ist die präzise Zuweisung von Berechtigungen. Administratoren legen fest, welche Sites, Bibliotheken oder Ordner externe Nutzer sehen oder bearbeiten dürfen. Interne Nutzer können zudem als delegierte Verantwortliche eingesetzt werden, um Berechtigungen für externe Partner anzupassen, ohne vollständige Administratorrechte zu erhalten.

Für eine effizientere Verwaltung lassen sich Einladungen, Berechtigungsänderungen und Zugriffsprüfungen über spezialisierte Tools automatisieren. Dadurch wird die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien erleichtert und die IT-Abteilung entlastet.

Was sollten Administratoren über Extranets wissen?

Bei der Einrichtung und Verwaltung eines Extranets sollten Administratoren diese Faktoren und Best Practices berücksichtigen:

1. Sichere Zugriffsverwaltung

Jedes Extranet-Portal sollte eine sichere Authentifizierung verwenden, z.B. über Azure AD B2B, um den Zugriff und die Identität von Benutzern zu verwalten. Für eine erhöhte Sicherheit wird eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) empfohlen, insbesondere wenn es um sensible Informationen geht.

2. Definierte Berechtigungen und Zugriffssteuerung

Implementiere strenge Berechtigungen innerhalb des Extranet-Partnerportals oder Extranet-Lieferantenportals. Differenzierte Berechtigungen stellen sicher, dass jeder externe Benutzer nur auf die Ressourcen zugreifen kann, die für seine Rolle erforderlich sind. Die rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC) und die Segmentierung von Benutzergruppen können das Portal weiter absichern und sicherstellen, dass Daten nach dem Need-to-know-Prinzip getrennt werden.

3. Überwachung und Compliance

Richte eine Protokollierung der Aktivitäten und eine Zugriffsüberwachung ein, um die Aktionen innerhalb des Extranet-Portals zu verfolgen. Dies hilft bei der Compliance-Berichterstattung und ermöglicht es Administratoren, verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Regelmäßige Prüfungen der Berechtigungen und Benutzeraktivitäten innerhalb des Extranets tragen dazu bei, die Sicherheit und die Einhaltung der Compliance-Anforderungen zu gewährleisten.

4. Benutzererfahrung und Branding

Für externe Interessengruppen sollte das Extranet einfach zu navigieren, klar gekennzeichnet und für eine intuitive Nutzung strukturiert sein. Eine vereinfachte Navigation, eine übersichtliche Dokumentenorganisation und ein einheitliches Branding innerhalb des Extranet-Partnerportals können die Zusammenarbeit verbessern, indem sie das Auffinden von Ressourcen und die Interaktion mit ihnen erleichtern.

5. Content-Management und Kollaborations-Tools

Da Extranets für die Zusammenarbeit mit externen Parteien genutzt werden, sollte das Extranet-Lieferantenportal in Tools wie SharePoint und Microsoft Teams integriert werden, um das Teilen von Dokumenten, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und Aktualisierungen in Echtzeit zu ermöglichen.

6. Automatisierte Benutzerverwaltung

Die Verwendung von speziellen Tools zur Benutzerverwaltung in Extranets kann das Onboarding eines neuen Gastes, die Anpassung von Berechtigungen und die Prozesse zur Entfernung von externen Benutzern vereinfachen. Automatisierte Arbeitsabläufe für das Einladen und Entfernen externer Benutzer können dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Zugriffskontrolle sicherzustellen.

Warum ist Extranet-Sicherheit so wichtig?

Da Intranets vom öffentlichen Internet isoliert sind, profitieren sie von einer erhöhten Sicherheit. Firewalls, Zugangskontrollen und Verschlüsselungsprotokolle werden häufig zum Schutz sensibler Informationen eingesetzt.

Extranets sind jedoch aufgrund externer Verbindungen größeren Sicherheitsrisiken ausgesetzt, sodass mehr und strengere Sicherheitsmaßnahmen erforderlich sind.

Administratoren, die für ein Extranet verantwortlich sind, müssen der Extranet-Sicherheit ebenso viel Priorität einräumen wie beispielsweise der Microsoft Teams-Governance, um sich vor Datenschutzverletzungen, unbefugtem Zugriff und Compliance-Risiken zu schützen. Hier findest du eine Liste mit allem, was sie wissen musst!

Authentifizierung und Zugriffskontrolle für das Extranet

Um die Sicherheitsrisiken von Extranets zu minimieren, sollten Administratoren strenge Authentifizierungsprotokolle durchsetzen. Durch die Verwendung von Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Entra ID B2B (ehemals Azure Active Directory B2B) für die externe Benutzerverwaltung im Sicherheitskontexts eines SharePoint-Extranets wird sichergestellt, dass nur verifizierte Benutzer Gastzugriff auf Ressourcen erhalten. MFA schafft eine zusätzliche Sicherheitsebene und verringert die Wahrscheinlichkeit eines unbefugten Zugriffs durch kompromittierte Anmeldedaten.

Differenzierte Berechtigungen

Für die Sicherheit von SharePoint-Extranets ist es zwingend nötig, dass Administratoren eine differenzierte Zugriffskontrolle implementieren, mit der definiert wird, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf bestimmte Websites, Bibliotheken und Dokumente zugreifen können. Durch die Anwendung der rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC) können Administratoren den Zugriff nach Rollen (z.B. Partner, Anbieter oder Kunde) trennen und so das Risiko einer unbefugten Weitergabe von Daten minimieren.

Datenschutz und Verschlüsselung

Daten in einem SharePoint-Extranet sollten sowohl im Speicher als auch bei der Übertragung verschlüsselt werden. Microsoft 365 unterstützt die BitLocker-Verschlüsselung für gespeicherte Daten und die TLS-Verschlüsselung für Daten bei der Übertragung. Durch die Sicherstellung, dass sensible Dokumente auf die entsprechenden Benutzer beschränkt sind, und die Anwendung von Vertraulichkeitsbezeichnungen können Daten im Extranet weiter geschützt werden.

Überwachung und Warnungen

Proaktive Überwachung ist unerlässlich, um potenzielle Sicherheitsvorfälle frühzeitig zu erkennen. Audit-Protokollierung und Azure AD-Überwachungstools ermöglichen es Administratoren, Anmeldeversuche, Datenzugriffe und Berechtigungsänderungen innerhalb des Extranets zu verfolgen. Es können Warnmeldungen eingerichtet werden, um Administratoren über verdächtige Aktivitäten zu informieren, wie z.B. mehrere fehlgeschlagene Anmeldeversuche oder Zugriffe von ungewöhnlichen Standorten aus.

Regelmäßige Sicherheitschecks

Regelmäßige Checks von Berechtigungen, Benutzeraktivitäten und Zugriffsrichtlinien sind sinnvoll, um die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheitsintegrität zu garantieren. Durch die regelmäßige Überprüfung von Zugriffsebenen, insbesondere für externe Benutzer, können Administratoren unnötige Berechtigungen umgehend widerrufen und Sicherheitsrichtlinien aktualisieren, um sie an neu auftretende Extranet-Sicherheitsrisiken anzupassen.

Wie unterstützt der External User Manager bei einem Extranet?

Bei einem Extranet ist die wichtigste Frage: Wer darf externen Zugriff erhalten – und wie lange? Der External User Manager (EUM) unterstützt genau das.

Der External User Manager kann Externe zu einer Microsoft 365-Sicherheitsgruppe einladen, die dann berechtigt ist, auf bestimmte Kommunikationsseiten Ihres SharePoint-Extranets zuzugreifen.

EUM bietet folgende Extranet-Szenarien:

• Genehmigungsworkflows für externe Zugänge
• Ablauf- und Review-Regeln für Gastkonten
• Zentrale Übersicht aller externen Nutzer in Microsoft 365
• Einblick in extern freigegebene Dateien
• Dokumentation aller Einladungen und Änderungen
• Security & Compliance: Verpflichtende Unterzeichnung wichtiger Dokumente (z.B. Vertraulichkeitsvereinbarungen, Kommunikationsrichtlinien, Datenschutzvereinbarungen)

Damit bleibt dein Extranet sicher, sauber strukturiert und revisionsfähig, ohne zusätzlichen Administrationsaufwand.

Wie startest du ein Extranet in Microsoft 365 am besten?

Für ein strukturiertes Extranet brauchst du:

• ein sauberes Berechtigungskonzept
• klar getrennte Arbeitsbereiche
• definierte Prozesse für externe Freigaben
• regelmäßige Überprüfung externer Zugänge
• automatisierte Workflows zur Entlastung der IT

Mit klaren Strukturen, guten Berechtigungsregeln und moderater Automatisierung stellst du sicher, dass externe Zusammenarbeit sicher und effizient bleibt.

Tools wie der External User Manager unterstützen dich dabei, externe Nutzer kontrolliert, regelkonform und nachvollziehbar einzubinden.

Automatisiere die Verwaltung externer Zugriffe: