Microsoft Teams Einführung: Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Microsoft Teams hat sich in den letzten Jahren als eines der führenden Kommunikationstools für Unternehmen etabliert. Doch wie bei jeder Software-Einführung können auch bei der Microsoft Teams Einführung anfängliche Probleme bei der Implementierung entstehen. Basierend auf verschiedenen Case Studies haben wir einige der häufigsten Fehler bei der Einführung von Microsoft Teams identifiziert und Tipps zusammengestellt, wie Sie sie vermeiden können.
1. Unstrukturierte Microsoft Teams Einführung
Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams ist die Tendenz, das Tool pragmatisch und unstrukturiert einzuführen. Dies kann zu Verwirrung und ineffizienter Nutzung führen. Es ist wichtig, von Anfang an eine klare Struktur und Richtlinien für die Verwendung von Teams zu haben, damit Mitarbeiter effizient und produktiv arbeiten können.
2. Fehlende Namenskonventionen und Governance
Ein weiteres häufiges Problem ist das Fehlen von Namenskonventionen für Teams. Dies kann dazu führen, dass Teams chaotisch und schwer zu finden sind. Eine Lösung hierfür ist die Verwendung von Namenskonventionen, die beispielsweise die Abteilung oder Projektnummer automatisch vor den Team-Namen setzen.
3. Datenmüll durch nicht mehr benötigte Teams
Ohne klare Richtlinien zur Archivierung oder Löschung können alte oder nicht mehr benötigte Teams zu Datenmüll führen. Automatisierte Lebenszyklen können hier Abhilfe schaffen, indem sie inaktive oder abgeschlossene Teams automatisch archivieren oder löschen.
4. Manuelle Erstellung von Teams
Die manuelle Erstellung von Teams und das anschließende Hinzufügen von Kanälen, Apps und Ordnerstrukturen kann zeitaufwändig sein. Teams-Vorlagen können diesen Prozess automatisieren und für eine konsistente Struktur sorgen.
5. Schulung und Einführung in die Nutzung von Microsoft Teams
Ein häufiger Fehler bei der Einführung von Teams im Unternehmen ist das Fehlen einer gezielten Schulung. Es reicht nicht aus, Teams zu implementieren und zu erwarten, dass die Belegschaft sofort weiß, wie man es optimal nutzt. Eine interne Schulung für Anwender ist unverzichtbar, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die ersten Schritte mit Microsoft Teams erfolgreich meistern. Hierbei kann auch der Microsoft-Support oder ein zertifizierter Microsoft Partner hilfreich sein. Sie bieten oft spezialisierte Trainingskurse an, die Unternehmen dabei unterstützen, Teams effektiv zu nutzen.
6. Microsoft Teams als integraler Bestandteil von Microsoft 365
Viele Unternehmen übersehen, dass Microsoft Teams nicht nur ein isoliertes Tool ist, sondern eng mit dem gesamten Microsoft 365-Portfolio verknüpft ist. Dies kann zu doppelten Arbeitsabläufen und ineffizienter Nutzung führen. Es ist wichtig, Teams als Teil des gesamten Microsoft 365-Ökosystems zu sehen. Schulungen sollten nicht nur die Funktionen von Teams abdecken, sondern auch, wie es z.B. mit SharePoint, OneDrive und Microsoft Stream interagiert.
7. Kommunikation und Besprechungen mit Teams
Obwohl Microsoft Teams eine umfassende Plattform für Kommunikation und Besprechungen ist, nutzen viele Unternehmen nur einen Bruchteil seiner Funktionen. Ein häufiger Fehler ist die ausschließliche Nutzung des Chats, während Funktionen für Besprechungen, Videoanrufe und gemeinsame Dokumentenbearbeitung vernachlässigt werden. Unternehmen sollten begleitend zur Microsoft Teams Einführung regelmäßige Trainings und Workshops anbieten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden mit den vielfältigen Funktionen von Teams vertraut sind.
8. Strukturierte Nutzung von Teams im Unternehmen
Ein weiterer häufiger Fehler bei der Einführung von Microsoft Teams ist die unstrukturierte Erstellung von Teams oder Kanälen, was zu Chaos und Informationsverlust führen kann. Eine klare Struktur und Richtlinien für das Erstellen von Teams und Kanälen sind unerlässlich.
FAQ zur Microsoft Teams Einführung im Unternehmen
Was sind Namenskonventionen und warum sind sie wichtig?
Namenskonventionen sind standardisierte Benennungssysteme für Teams. Sie sorgen für Ordnung und erleichtern das Auffinden von Teams.
Wie vermeide ich Wildwuchs in Microsoft Teams?
Durch klare Richtlinien zur Archivierung und Löschung sowie den Einsatz automatisierter Lifecycles können nicht mehr benötigte Teams entfernt werden.
Warum sollte ich Vorlagen für die Erstellung von Teams verwenden?
Vorlagen automatisieren den Erstellungsprozess, sparen Zeit und sorgen für eine konsistente Teamstruktur.
Wie sorge ich für eine strukturierte Nutzung von Teams im Unternehmen?
Durch klare Richtlinien und Strukturen für die Erstellung von Teams und Kanälen kann Chaos und Informationsverlust vermieden werden. Auch automatisierte Namenskonventionen und Lebenszyklen helfen dabei, den Überblick zu behalten.
Fazit: So gelingt die erfolgreiche Einführung von MS Teams
Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Microsoft Teams im Unternehmen erfordert Planung, Schulung und eine klare Definition der Use Cases. Es ist nicht nur ein weiteres Tool, sondern kann, wenn es richtig eingesetzt wird, ein zentraler Bestandteil der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens werden. Mit der richtigen Herangehensweise und Unterstützung kann die gesamte Belegschaft von den Vorteilen profitieren, die Teams bietet.
Strukturierte Microsoft Teams-Einführung mit dem Teams Manager
Die Einführung von Microsoft Teams in einem Unternehmen kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn es darum geht, Struktur und Governance zu gewährleisten. Hier kommt der Teams Manager ins Spiel, um Sie bei der strukturierten Einführung und Verwaltung von Microsoft Teams zu unterstützen.
Key Features des Teams Managers:
- Anfrage- und Genehmigungsworkflow: Strukturierter Prozess für die Erstellung neuer Teams und M365 Gruppen
- Vorlagen: Vorgefertigte Strukturen für Einheitlichkeit bei Teams und M365 Gruppen
- Lifecycle Management: Automatisierter Lebenszyklus von Teams und SharePoint-Seiten, von der Erstellung bis zur Archivierung
- Namenskonventionen: Einheitliche Namen für Teams, OneNotes und Planner gemäß den Unternehmensrichtlinien
- Metadaten: Hinzufügen benutzerdefinierter Metadaten zu Teams für eine bessere Organisation und Auffindbarkeit
- Governance-Richtlinien: Kombination aus Richtlinien für Lebenszyklen, Namensregeln, Klassifizierungen und Vertraulichkeitsbezeichnungen
- Native App für Microsoft Teams: Integration und Nutzung direkt innerhalb der Microsoft Teams-Oberfläche
Mit dem Teams Manager können Sie sicherstellen, dass Ihre Microsoft Teams-Umgebung von Anfang an gut organisiert und strukturiert ist. Holen Sie sich gleich eine Demo und erfahren Sie, wie der Teams Manager Ihnen ganz konkret bei der Teams-Einführung helfen kann!
Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
