Mit News Bot die interne Kommunikation verbessern
Das Thema Interne Kommunikation ist in jedem Unternehmen präsent – wie der berühmte Satz schon sagt, „Man kann nicht nicht kommunizieren“.
In Unternehmen mit einer dedizierten Corporate Communications Abteilung, wo man sich über das Thema schon Gedanken gemacht hat, existieren bereits Kanäle, um Informationen an Mitarbeiter zu verbreiten. Am häufigsten genutzt werden Email und ein Intranet, vielleicht sogar eine gedruckte Mitarbeiterzeitung.
Zwei Problemstellungen bereiten Geschäftsführungen und Verantwortlichen der internen Kommunikation Kopfschmerzen:
- Wie erreiche ich Front-Line Worker ohne regelmäßigen Zugang zu Computern?
- Wie erreiche ich für wichtige Nachrichten gleichzeitig und schnellstmöglich alle Mitarbeiter?
Auf diese Punkte wollen wir in diesem Blogartikel näher eingehen. Für die schnelle Verbreitung von Nachrichten hilft der News Bot für Microsoft Teams, eine Art Chat Bot für Unternehmensnews.
Die interne Kommunikation im digitalen Wandel: Der aktuelle Status Quo der Unternehmen
Bevor die Digitalisierung auch in der internen Kommunikation Einzug hielt, gab es Mitarbeiterzeitungen, Merkzettel und Schwarze Bretter für die Verbreitung von Neuigkeiten und Informationen. Große Unternehmen nutzten zusätzlich Digital Signage Systeme, also (TV-)Monitore mit vorprogrammiertem, eigens erstellten Programm und Informationen.
Diese Kanäle sind natürlich nicht komplett verschwunden, wurden aber nach und nach durch digitale Methoden an den Rand gedrängt. Emails erreichen Mitarbeiter schneller und kostengünstiger als jeder Merkzettel. Mitarbeiterzeitungen kosten viel Aufwand, Druck- und Verteilkosten – ein Intranet ist deutlich effizienter.
Mit der kompletten Verlagerung der Arbeit ins Digitale – Stichworte Digital Workplace, Intranet – entstanden immer neue Kanäle, von zentralen Kollaborations- und Kommunikationsplattformen bis hin zu internen Mitarbeiter-Apps.
Zeitlos ist dagegen das persönliche Treffen, sei es in Unternehmensveranstaltungen, Besprechungen oder Einzelgesprächen.
Was ist interne Kommunikation?
Interne Kommunikation betrifft Informationen und Austausch innerhalb einer Organisation, in unserem Umfeld auch Mitarbeiterkommunikation.
Zielgruppe sind die Angehörigen der eigenen Organisation, im Gegensatz zur externen Kommunikation, die sich an öffentliche oder „fremde“ Zielgruppen richtet.
Die IK soll nicht nur informieren, sondern darüber hinaus interne Abläufe effizienter gestalten, den Dialog zwischen verschiedenen Abteilungen sowie Mitarbeitern und Führungsebenen herstellen, Motivation schaffen und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen stärken.
Grundsätzliche Probleme der innerbetrieblichen Kommunikation
Bei der internen Kommunikation kann man viel falsch machen. Gelegentlich eine Email zu versenden, genügt im Informationszeitalter nicht mehr.
Grundsätzlich sehen solche Unternehmen Probleme, die nicht oft genug, zu spät und nicht ehrlich mit ihren Angestellten kommunizieren. Mitarbeiter nehmen es übel, wenn ihnen wichtige Informationen vorenthalten werden oder sie diese später aus der Presse erfahren.
Aus einer solchen Atmosphäre entwickelt sich schnell ein „Flurfunk“, bei dem Gerüchte und Halbwahrheiten mit ernstzunehmenden Informationen vermischt werden. Unternehmen verlieren hier die Möglichkeit, auf Kritik zu reagieren, und geben die Deutungshoheit aus der Hand.
Zusätzlich ist wichtig, dass alle Mitarbeiter gleichzeitig informiert werden. Bei Unternehmen, wo die Mitarbeiter im Büro bzw. am Computer arbeiten, ist das relativ einfach.
Unternehmen mit Produktionsstätten, Fabriken, Werkstätten oder Ladenverkauf tun sich ungleich schwerer, alle Mitarbeiter zu erreichen und müssen ihre Kanäle stärker diversifizieren.
Erfolgsfaktoren der internen Kommunikation
Die Richtlinien für eine gute unternehmensinterne Kommunikation lauten: Informationen schnell, häufig und ehrlich kommunizieren und dabei alle Mitarbeiter gleichzeitig erreichen.
Es kommt nicht auf die Anzahl der Werkzeuge und Kanäle an, sondern auf die Art und Weise der Kommunikation.
Die richtigen Kommunikationstools für Unternehmen
Die verschiedenen Tools der internen Kommunikation lassen sich in zwei Gruppen aufteilen – digital und „analog“, sprich gedruckt oder offline. Außerdem kann man unterscheiden zwischen Tools für top-down Kommunikation, also z.B. Informationen der Geschäftsleitung, die „nach unten“ an die Mitarbeiter weitergegeben werden, und interaktiver Kommunikation, die Mitwirkung und Dialog fördert.
Eine gelungene interne Kommunikation sollte einen guten Mix an Werkzeugen verwenden, der diese Kategorien abbildet.
| digital | analog, offline | |
|---|---|---|
| top-down | Email Newsletter | Mitarbeiterzeitung Digital Signage |
| interaktiv | Intranet / Social Intranet Wiki Blog Mitarbeiter-App Chat | Schwarzes Brett Events / Veranstaltungen (begrenzt auch digital umsetzbar) |
Email und Intranet sind im deutschsprachigen Raum die beliebtesten Kanäle. Laut einer Studie der Universität Leipzig nutzen 74,5 % bzw. 68,9 % der befragten Organisationen diese Werkzeuge „oft“ oder „sehr oft“ zur Verbreitung von internem Content.
Mit großem Abstand folgen Social Intranets (36,7 %), Digital Signage (30,8 %), Mitarbeiter-Apps (28,6 %) und andere Apps (20,8 %).
MS Teams als Plattform für die interne Unternehmenskommunikation nutzen
Mit dem Launch von Microsoft Teams im Jahr 2017 verlagerten sich z.T. die Aufgaben eines Intranet in diese Kollaborations- und Kommunikationsplattform. Das Teilen von Informationen in kurzen Texten oder ausführlichen Dokumenten und der Dialog mit Mitarbeitern funktionieren hier hervorragend.
Für die strukturierte Darstellung von Unternehmensnews ist Teams eher nicht gedacht – hier gibt es allerdings Drittanbieter-Apps, mit denen diese Funktionen ebenfalls in Teams abgebildet werden können.
Intranet by Solutions2Share z.B. bindet ein vorhandenes SharePoint-Intranet in Teams ein oder bietet die Möglichkeit, ein komplett neues innerhalb von Teams zu erstellen und zu bearbeiten.
Zusätzlich lassen sich mit dem News Bot offizielle Unternehmensnews in Teams schnell in einem einheitlichen Design erstellen und an alle Mitarbeiter kommunizieren.
Der News Bot von Solutions2Share als MS Teams Kommunikationstool im Unternehmen
Der News Bot ist ein wichtiges Werkzeug für die interne Kommunikation innerhalb von Microsoft Teams und als solches gut geeignet für Corporate Communications Verantwortliche, die ihre Kanäle erweitern möchten. Mit diesem Tool lassen sich News erstellen und gleichzeitig in mehreren Teams-Kanälen posten. Außerdem versendet News Bot Push-Benachrichtigungen und Alarme, je nach Einstellung und Dringlichkeitsgrad, direkt über Teams an die Mitarbeiter.
Welche Nachrichtenarten kann der News Bot versenden?
Der Einsatz als Newsbot im Unternehmen
Mit dem News Bot lassen sich relevante Unternehmens-News an die Mitglieder mehrerer Teams versenden. Über eine einfache Vorlage kann man Titel und Text eingeben, ein Bild und wenn gewünscht einen verlinkten Button hinzufügen. Diese News lassen sich gleichzeitig in den „Allgemein“-Kanal beliebiger vieler Teams posten.
Push-Nachrichten an Mitarbeiter versenden
Außerdem kann der News Bot die erstellten News auch in den persönlichen Chat von Mitarbeitern posten und so die Information noch direkter zur Verfügung stellen. Als Teams Chat Bot lädt dieses Format zu noch mehr Interaktion ein.
Alarm für wichtige Nachrichten aktivieren
Bei besonders wichtigen oder dringenden Neuigkeiten lässt sich über den News Bot auch ein Alarm für die Nachricht aktivieren, der eine Push-Benachrichtigung auslöst.
News einzeln oder in einer Zusammenfassung teilen
Die geposteten News können einzeln oder ein einer Zusammenfassung nochmals an die Mitarbeiter geteilt werden.
Die News Bot Integration in MS Teams
News Bot ist ein Add-on von Intranet by Solutions2Share, der Intranet-Lösung für Microsoft Teams. Sie erhalten die App bei Interesse von Solutions2Share direkt zur Verfügung gestellt – kontaktieren sie uns einfach!
Sie benötigen Administrator-Berechtigungen, um den News Bot einzusetzen – dies wird bei der Installation automatisch abgefragt.
Anwendungsfälle im Unternehmen mit dem News Bot
Mit dem News Bot steht Unternehmen ein vielseitiges Werkzeug zur Verfügung, um wichtige oder dringende Neuigkeiten schnellstmöglich zu kommunizieren.
Auch für das Teilen von Informationen in einem einheitlichen Look, das Einholen von Mitarbeiter-Feedback zu bestimmten Fragestellungen, oder zur Ankündigung von Events oder Terminen ist der News Bot als Kommunikationstool für Unternehmen bestens geeignet.
Das Wichtigste zur internen Kommunikation auf einen Blick
Um die interne Kommunikation nicht unkoordiniert über den Flurfunk laufen zu lassen und damit Missstimmung zu erzeugen, hilft nur eine durchdachte Strategie für das Teilen von Informationen und den Dialog mit den Mitarbeitern.
Verschiedene Werkzeuge und Kanäle stehen zur Verfügung, und es gilt, die geeignetsten davon für das eigene Unternehmen auszuwählen. Sind alle Mitarbeiter jederzeit online erreichbar? Dann sind Intranet und Email eine gute Wahl. Gibt es Mitarbeiter, die nicht am Computer arbeiten? Dann sind dringend auch ‚offline‘ Kommunikationswege nötig.
Häufig gestellte Fragen zur internen Kommunikation im Unternehmen
Was versteht man unter interner Kommunikation?
Interne Kommunikation bezeichnet den Austausch und das Teilen von Informationen innerhalb einer Organisation über verschiedenste Wege. Im Arbeitsumfeld ist auch der Begriff „Mitarbeiterkommunikation“ geläufig.
Wie kann ich die interne Kommunikation im Unternehmen verbessern?
Wie bei den meisten Themen gilt es, sich selbst ständig zu hinterfragen. Erreichen die Informationen alle Mitarbeiter gleichzeitig? Kommuniziere ich häufig und klar genug? Verklausuliere ich unangenehme Informationen, oder gebe ich auch schlechte Neuigkeiten offen weiter? Haben meine Mitarbeiter die Möglichkeit, sich einzubringen, an der Kommunikation mitzuwirken und Feedback zu geben?
Welche MS Teams Tools helfen bei interner Unternehmenskommunikation?
Viele Funktionen von Microsoft Teams eignen sich auch für die interne Kommunikation. Der Beitrags-Feed ist ein hervorragender Ort, um Neuigkeiten zu kommunizieren und Feedback zu erhalten.
Über die Videokonferenz-Funktion in MS Teams lassen sich auch digitale Mitarbeiter-Events umsetzen.
Ebenso kann Microsoft Teams (in begrenztem Rahmen) die Funktion eines Intranets übernehmen, indem Informationen zum Unternehmen, Dokumentenvorlagen etc. geteilt werden. Allerdings ist die Ablagestruktur nicht so geordnet wie in einem Intranet, so dass man hier Vorsicht walten lassen sollte.
Wie schreibe ich alle Mitarbeiter in Teams an?
Mit dem News Bot für Microsoft Teams ist es ein Leichtes, gleichzeitig alle Mitarbeiter in Microsoft Teams anzuschreiben. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter informieren möchten, postet der News Bot entweder in mehrere Teams-Kanäle gleichzeitig oder kann alle Mitarbeiter direkt im Teams-Chat anschreiben.
Was ist der News Bot von Solutions2Share?
Der News Bot von Solutions2Share ergänzt eine umfassende interne Kommunikationsstrategie noch um einen weiteren Punkt: die sofortige Verbreitung von dringenden Nachrichten über Microsoft Teams Kanäle und Chat-Nachrichten an die einzelnen Mitarbeiter, samt Push-Benachrichtigungen.
Selbstverständlich lassen sich mit der News Bot App auch Nachrichten von geringerer Dringlichkeit veröffentlichen.
Jetzt den News Bot kennenlernen
Erfahren Sie, wie der News Bot Ihre Strategie zur internen Kommunikation im Unternehmen verbessern und ergänzen kann – holen Sie sich jetzt eine kostenlose Demo!
CEO bei Solutions2Share – Christian Groß ist Teams Experte der ersten Stunde. In den letzten 4 Jahren entwickelte er mit seinem Team 6 Teams Apps mit über 20.000 Installationen weltweit, baute ein eigenes Dienstleistungsunternehmen auf und gründete zusätzlich noch die größte deutschsprachige Teams Konferenz.
