Microsoft Teams Governance-Hacks für mehr Struktur

Für Unternehmen, die gerade erst mit Microsoft Teams starten, für Organisationen, die sich mit Teams schon ein bisschen auskennen und für Unternehmen, die schon lange mit Microsoft Teams arbeiten, gibt es nur ein Thema:

Wie behalte ich meine Teams-Umgebung unter Kontrolle?

Wie halte ich meine User davon ab, unnötig neue Teams und Kanäle zu erstellen?

Wie kann ich die unübersichtliche Teams-Liste aufräumen?

Warum sieht jedes Team anders aus als die anderen?

Diese und weitere Fragen haben wir so oft von unseren Kunden gehört, dass wir ein Buch darüber schreiben könnten – oder einfach alle Antworten in einer Infografik sammeln!

Sieh selbst, wie einfach Teams Governance sein kann und wie der Teams Manager dir helfen kann!

6 Microsoft Teams Governance-Hacks für mehr Struktur in MS Teams

Hier teilen wir mit dir unsere Geheimnisse und sechs Microsoft Teams Governance-Hacks für mehr Struktur.

1. Deaktiviere die Erstellung von Teams für alle Benutzer

Herausforderung

Wenn jeder Benutzer in deiner Organisation neue Teams erstellen kann, hast du bald Hunderte oder Tausende von inaktiven oder unnötigen Teams. Der Überblick geht komplett verloren.

Lösung

Deaktiviere die standardmäßige Erstellung von Teams für alle Benutzer und richte eine Gruppe ausgewählter Benutzer ein, die die Erstellung neuer Teams autorisieren können.

2. Erstelle benutzerdefinierte Vorlagen

Herausforderung

Wenn jedes Team anders aussieht und eine andere Struktur hat, ist es für deine Benutzer schwierig, relevante Informationen schnell zu finden.

Lösung

Richte mehrere Team-Vorlagen ein – jeweils eine für Abteilungen, Projekte, Partner usw. Passe die Vorlagen mit Tabs, Listen, Ordnern, Anwendungen wie Planner und OneNote und mehr an. Mit einer einheitlichen Struktur wissen deine Benutzer sofort, wo sie suchen müssen.

3. Verwende einen automatisierten Genehmigungs-Workflow

Herausforderung

Wenn du deinen Nutzern die Möglichkeit, neue Teams zu erstellen, komplett vorenthaltest, sinken die Identifikation mit dem Tool und die Akzeptanzrate.

Lösung

Richte einen automatisierten Anfrage- und Genehmigungsworkflow ein, der es deinen Benutzern ermöglicht, neue Teams auf der Grundlage deiner Vorlagen anzufordern. Eine ausgewählte Benutzergruppe kann dann die Anfragen prüfen und genehmigen. Deine Benutzer können weiterhin neue Teams anfordern, aber du behältst die Kontrolle.

4. Richte Namenskonventionen ein

Herausforderung

Wenn du deinen Benutzern völlige Freiheit bei der Benennung von Teams gibst, werden sie sich seltsame und lustige Teamnamen einfallen lassen. Die Frage ist, ob du wirklich Teams mit Namen wie “:)” oder “Me myself and I” willst.

Lösung

Richte Namenskonventionen ein, um einheitliche Namen und mehr Struktur zu gewährleisten. Füge vordefinierte Wörter als Präfixe oder Suffixe zu Team-Namen oder sogar OneNote- und Planner-Namen hinzu.

5. Archiviere inaktive oder veraltete Teams

Herausforderung

Wenn deine Benutzer alte Inhalte nicht löschen, wird deine Teams-Umgebung immer umfangreicher, unübersichtlicher und komplexer.

Lösung

Richte Lebenszyklen für jedes Team ein. Deine Team-Besitzer werden automatisch gefragt, ob sie das Team noch benötigen oder ob es inzwischen inaktiv ist. Ein Workflow archiviert dann das Team oder löscht es sogar ganz, um Ressourcen zu sparen.

6. Erfasse Metadaten und wende Governance-Richtlinien an

Herausforderung

Selbst mit allen Arten von Governance-Regeln würde es deine Administratoren viel Zeit kosten, sie alle einzeln anzuwenden.

Lösung

Wenn deine Benutzer ein neues Team anfordern, frag zusätzliche Metadaten ab, z. B. die zugehörige Abteilung, das Projekt, die Kostenstelle, die Niederlassung usw. Mit diesen Informationen wendest du automatisch eine Governance-Richtlinie an, die deine einzelnen Governance-Regeln kombiniert.

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Natürlich gibt es immer wieder neue Fragen und Herausforderungen, um die Kontrolle über dein Microsoft Teams zu behalten.

Was würdest du gerne wissen? Was ist für dich das dringendste Thema? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen!