Teams Manager Funktionen: Wie du die Verwaltung von Microsoft Teams vereinfachst (inkl. Infografik)

Warum verlieren Unternehmen die Kontrolle über Microsoft Teams?

Microsoft Teams einzuführen, ist relativ einfach. Die Probleme und überbordende Komplexität kommen mit dem Wachstum, wenn mehr und mehr Mitarbeiter das neue Tool akzeptieren und seine Funktionen ausprobieren.

Zu viele Teams, uneinheitliche Benennungen, unklare Zuständigkeiten und fehlende Lebenszyklusregeln sorgen mit der Zeit für Chaos.

IT-Administratoren haben oft Schwierigkeiten, grundlegende Fragen zu beantworten wie z.B.:

• Welche Teams sind noch aktiv und werden gebraucht?
• Wem gehören diese Teams und für welchen Zweck wurden sie erstellt?
• Wie können wir Struktur und Compliance im großen Maßstab durchsetzen?

Genau hier kommt der Teams Manager ins Spiel.

Teams Manager ist eine App für Microsoft Teams Management, die Unternehmen dabei hilft, Microsoft Teams zu standardisieren, zu automatisieren und zu verwalten – von der Erstellung bis zur Archivierung.

In diesem Artikel stelle ich dir alle Funktionen des Teams Managers vor, die echte Governance-Herausforderungen lösen, und gebe dir eine Infografik, die alles auf einen Blick zusammenfasst.

Was ist der Teams Manager und für wen ist er gedacht?

Teams Manager ist eine Microsoft 365 Governance-App für IT-Administratoren, Governance-Verantwortliche und Compliance-Beauftragte, die ihre Teams-Umgebung sicher und automatisiert halten wollen.

Er ist nativ in Microsoft Teams integriert und bietet Struktur durch Vorlagen, Namenskonventionen, Genehmigungsworkflows, Verwaltung von Lebenszyklen und mehr. Und das alles zentral an einem Ort.

Egal ob du 50 oder 5.000 Teams verwaltest, der Teams Manager hilft dir, deinen manuellen Verwaltungsaufwand zu reduzieren, unternehmensweite Standards durchzusetzen und eine einheitliche Governance zu gewährleisten, ohne deine Nutzer einzuschränken.

Ein neues Tool kennenzulernen und seine Funktionen und Einschränkungen zu verstehen, kann als IT Admin schwierig sein, besonders bei Plattformen wie Microsoft Teams mit so vielen verfügbaren Apps. Aus diesem Grund haben wir eine übersichtliche Infografik erstellt, die dir die wichtigsten Funktionen des Teams Managers zeigt:

• Erstellung von Vorlagen für Teams oder Gruppen
• Namenskonventionen
• Lebenszyklus-Management
• Anfrage- und Genehmigungsprozess
• Benutzerdefinierte Metadaten
• Anwendung auf alte, bestehende Teams
• Workflows und Automatisierung

Konkrete Anleitungen für deine ersten Schritte mit dem Teams Manager findest du hier: Teams Manager Basics

Welche Probleme löst der Teams Manager?

Viele Unternehmen kämpfen mit diesen oder ähnlichen Problemen:

• Unkontrollierte Teamerstellung, die zu Wildwuchs und Duplikaten führt
• Fehlende Namenskonventionen, die es schwer machen, Teams zu finden
• Inaktive oder verwaiste Teams, die noch lange nach Projektende bestehen bleiben
• Mangelnde Transparenz darüber, wem welches Team gehört
• Manuelle Provisionierungsprozesse, die viel manuellen Aufwand mit sich bringen

Teams Manager löst diese Probleme durch Automatisierung und Kontrolle, ohne die Produktivität deiner Endbenutzer einzuschränken.

Welche Funktionen machen Teams Manager zu einer umfassenden Governance-Lösung?

Schauen wir uns die wichtigsten Funktionen an, die den Teams Manager zu einem der führenden Governance-Tools für Microsoft Teams machen.

1. Was sind M365 Gruppen- oder Teams-Vorlagen?

Vorlagen legen fest, wie neue Teams oder Microsoft 365 Gruppen erstellt werden: einschließlich Kanälen, Tabs, Apps, Dateien und sogar Ordnerstrukturen.

Mit dem Teams Manager kannst du:

• Individuelle Vorlagen für Abteilungen, Projekte oder Kunden erstellen und verwalten
• Vordefinierte Kanäle und Apps einbinden (Planner, OneNote, SharePoint usw.)
• Vorlagen abteilungsübergreifend wiederverwenden
• Automatisch Metadaten zuweisen (z.B. Abteilung, Projekttyp)

Die Vorteile: Vorlagen sparen Zeit, sorgen für Einheitlichkeit und helfen dabei, Teams-Chaos zu vermeiden, indem sie die Strukturen unternehmensweit standardisieren.

Lies diesen Blogbeitrag, um herauszufinden, wie Microsofts eigene Vorlagen im Vergleich zu Teams Manager-Vorlagen abschneiden.

2. Wie vereinfacht ein Anfrage- und Genehmigungsprozess die Governance?

In vielen Unternehmen kann jeder Benutzer neue Teams erstellen, was zu Hunderten von unnötigen Teams führt.

Mit dem Teams Manager führst du benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows ein und legst fest, wer neue Team-Anfragen genehmigen oder ablehnen darf.

• Genehmiger nach Abteilung, Region oder Managementrolle festlegen
• Anfragen und Genehmigungen direkt in Microsoft Teams
• Doppelte oder nicht konforme Teams verhindern

So gehst du sicher, dass neue Teams nur dann erstellt werden, wenn sie wirklich benötigt werden.

3. Wie sorgen Namenskonventionen für Ordnung in deinen Teams?

Ohne klare Benennungsregeln werden Teams sehr schnell uneinheitlich und die Übersicht geht verloren.

Mit dem Teams Manager können IT-Administratoren automatische Namenskonventionen festlegen, die gelten, wenn ein neues Team erstellt wird.

Zum Beispiel:

• Abteilungspräfix + Projektname + Jahr
• Ländercode + Geschäftseinheit + Kundenname

So ist eine einheitliche Namensstruktur für alle Teams garantiert, was vor allem in großen Umgebungen die Suche erleichtert.

4. Wie verhindert das Lebenszyklus-Management für MS Teams und M365 inaktive Teams?

Inaktive Teams sind definitiv eine der größten Governance-Herausforderungen. Projekte z.B. enden irgendwann, aber die dazugehörigen Teams bleiben verfügbar und beinhalten entsprechend veraltete Inhalte und Berechtigungen.

Teams Manager löst dieses Problem mit automatisierten Regeln für Lebenszyklen:

• Lege fest, wie lange Teams aktiv bleiben
• Sende Benachrichtigungen an die Eigentümer vor Ablauf des Lebenszyklus
• Archiviere oder lösche inaktive Teams automatisch; oder erweitere ihren Lebenszyklus, wenn nötig
• Dokumentiere alle Schritte für Audits

5. Wie nutzt du Metadaten für Microsoft Teams und M365-Gruppen zur Automatisierung?

Mit Metadaten kannst du jedem Team wichtige Informationen hinzufügen, wie z.B:

• Abteilung
• Projekttyp
• Vertraulichkeitsstufe
• Verantwortlicher
• und viele mehr

Diese Metadaten werden bei der Erstellung von neuen Teams automatisch erfasst. Du kannst mit ihnen Automatisierungen auslösen, Berichte filtern oder Lebenszyklen definieren. Metadaten machen den Teams Manager so zu einem leistungsstarken Governance-Tool.

6. Verwalte auch alte Teams

Die Funktionen von Teams Manager sind nicht nur für neue Teams oder Gruppen hilfreich: Du kannst auch alte Teams ganz einfach in deine neue, verwaltete Umgebung „migrieren“.

Lies dazu diesen Blogpost über die Anwendung von Governance-Richtlinien für nicht verwaltete Teams!

7. Wie unterstützt der Teams Manager mehrsprachige Umgebungen?

Wenn dein Unternehmen international tätig ist, kannst du Vorlagen, Namenskonventionen und Richtlinien in mehreren Sprachen verwalten.

Teams Manager unterstützt mehrsprachige Konfigurationen, damit internationale Teams nahtlos arbeiten können.

8. Welche Insights und Berichte gibt es?

Der Teams Manager bietet übersichtliche Dashboards und Berichte, die dir einen vollständigen Überblick geben über:

• Alle aktiven und inaktiven Teams
• Teams ohne Besitzer, Teams mit nur einem Besitzer
• Lebenszyklus-Status
• Einhaltung der Governance

Diese Einblicke ermöglichen es dir, deine Umgebung proaktiv zu verwalten und Stunden an manueller Arbeit zu sparen.

Erfahrungsbericht: Wie ein Unternehmen das Teams-Chaos um 60 % reduzierte

Ein internationales Photovoltaik-Unternehmen kämpfte mit unkontrolliertem Wachstum von Teams und unklaren Zuständigkeiten für viele inaktive Teams.

Durch die Einführung des Teams Managers konnten sie:

• Vorlagen für standardisierte Projektstrukturen einführen
• Namenskonventionen durchsetzen
• Lebenszyklen zur Archivierung inaktiver Teams einführen
• die manuellen Verwaltungsaufgaben um 60% reduzieren.

Das Ergebnis: eine strukturierte und sichere Microsoft Teams-Umgebung, mit weniger Aufwand und mehr Kontrolle.

Lies den vollständigen Kundenbericht hier!

FAQ: Teams Manager-Funktionen für Governance

Warum Solutions2Share?

Solutions2Share entwickelt seit über einem Jahrzehnt Governance-Tools für Microsoft 365 und Microsoft Teams.

Mit mehr als 60.000 Installationen und 1,5 Millionen Nutzern weltweit helfen unsere Apps Unternehmen, komplexe Microsoft 365-Umgebungen zu automatisieren.

Unternehmen aller Branchen – von der Finanzbranche bis zur Fertigung – vertrauen auf den Teams Manager, um die Struktur, Sicherheit und Skalierbarkeit ihrer Teams-Umgebungen zu gewährleisten.

Übernimm die Kontrolle über Microsoft Teams-Governance

Die manuelle Verwaltung von Microsoft Teams ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit dem Teams Manager erhältst du Automatisierung, Kontrolle und Compliance in einem – ohne deine User bei der Zusammenarbeit einzuschränken.

Buche noch heute eine kostenlose Demo und lass dir zeigen, wie du Microsoft Teams-Governance mit dem Teams Manager automatisieren kannst.

Möchtest du die Kontrolle über deine MS Teams-Infrastruktur behalten
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