LE PROBLÈME

Des utilisateurs externes ont accès, et personne ne sait pourquoi

Prestataires, partenaires et fournisseurs sont invités dans SharePoint, Teams et les groupes Microsoft 365. Des mois plus tard, ils y ont toujours accès, même après la fin du projet ou l’expiration du contrat.

LA SOLUTION

Révisions d’accès et retrait des invités automatisés

Lancez des révisions d’accès régulières pour chaque invité ajouté via External User Manager. Si un réviseur refuse l’accès, l’invité est retiré automatiquement. Vous décidez si les révisions sans réponse entraînent aussi un retrait.

Voir toutes les fonctionnalités →

Recertifier l’accès invité depuis le chat Teams avec External User Manager

Approuver les demandes d’invités dans Microsoft Teams avec External User Manager

LE PROBLÈME

Vous n’avez aucune idée de qui a accès à quoi

Les invités sont dispersés dans des centaines d’équipes, de sites et de groupes. Aucun tableau de bord central, aucune piste d’audit, et aucun moyen de répondre à « qui a invité cette personne, et pourquoi ? » quand l’auditeur le demande.

LA SOLUTION

Une visibilité complète sur les invités, dans un seul tableau de bord

Visualisez chaque utilisateur externe, ses équipes, la personne qui en est responsable et la date de sa prochaine révision. Filtrez par statut, équipe, organisation ou responsable pour trouver exactement ce que vous cherchez.

Comment ça marche →

LE PROBLÈME

Chaque audit tourne à l’opération pompier

Quand la conformité réclame un rapport sur les accès externes, l’IT part à la pêche dans des scripts PowerShell et des centres d’administration. Les données sont incomplètes, périmées, et il faut des jours pour les rassembler.

LA SOLUTION

Rapports d’audit par invité et par organisation

Quand on vous pose une question sur un invité, vous avez la réponse en PDF. Le rapport d’audit montre ses équipes, ses demandes actives et passées et son cycle de vie, par invité ou par organisation invitée.

Découvrir les rapports →

Intégration des invités conforme au RGPD avec External User Manager, signature

L’utilisateur externe accepte l’invitation dans le portail d’External User Manager

LE PROBLÈME

L’arrivée des invités traîne, leur départ n’a jamais lieu

Les nouveaux collaborateurs externes attendent des jours pendant que l’IT traite les tickets à la main. Quand les projets se terminent, personne ne pense à les retirer, et le stock de comptes invités orphelins ne cesse de grandir.

LA SOLUTION

Le cycle de vie des invités automatisé, du début à la fin

Automatisez tout le cycle de vie des invités, de l’invitation au départ. Des formulaires en libre-service avec flux d’approbation les rendent opérationnels en quelques minutes. Les révisions d’accès régulières les retirent dès qu’ils n’ont plus besoin d’accès.

En savoir plus sur la gestion du cycle de vie →

Tout ce qu’il vous faut pour gérer les utilisateurs externes

De l’invitation au départ, External User Manager couvre tout le cycle de vie des invités. Sans script.

Portail d’invitation

Des formulaires en libre-service permettent aux collaborateurs d’inviter des externes, avec les approbations qui vont bien. Fini les invitations en shadow IT.

Révisions d’accès

Planifiez des révisions d’accès régulières pour chaque invité ajouté via External User Manager. Les approbateurs confirment ou révoquent l’accès dans l’app, avec un rappel dans Teams ou par e-mail.

Retrait automatique

Si la révision d’accès d’un invité est refusée, il quitte l’équipe automatiquement. Son compte invité est supprimé s’il n’a aucun autre accès.

Liste d’autorisation de domaines dans Entra ID

Approuvez une organisation invitée et External User Manager ajoute son domaine à la liste d’autorisation d’Entra ID. Une fois cette liste activée, il n’est plus possible d’inviter des personnes d’autres domaines. Édition Enterprise.

Flux d’approbation

Les demandes d’invité sont soumises à un administrateur, à un groupe d’approbateurs ou au propriétaire de l’équipe. L’invitation ne part qu’après approbation.

Rapports d’audit & export

Téléchargez un rapport d’audit en PDF pour chaque invité ou organisation invitée. Exportez votre liste d’invités en CSV pour vos propres analyses.

Tableau de bord des invités

Visualisez chaque utilisateur externe de tout votre tenant dans une seule vue. Filtrez par statut, équipe, organisation, dernière connexion ou date d’arrivée.

Documents signés à l’intégration

Pendant l’intégration, vos invités confirment ou signent vos documents, par exemple un accord de confidentialité. Chaque confirmation est enregistrée par invité et disponible dans un rapport PDF.

External User Manager face aux alternatives

Découvrez comment External User Manager se compare aux autres options de gestion des invités Microsoft 365.

Fonctionnalité

External User Manager

M365 natif

Scripts PowerShell

Portail d’invitation des invités

✓

✗

–Scripts manuels

Révisions d’accès

✓

–Uniquement avec Entra ID P2

–Scripts manuels

Flux d’approbation

✓Dans le chat Teams

–Uniquement avec Entra ID P2

✗

Liste d’autorisation de domaines

✓Via les organisations invitées (Enterprise)

–Pour tout le tenant uniquement

–Scripts manuels

Tableau de bord des invités

✓Visibilité totale

–Centre d’administration uniquement

✗

Rapports d’audit

✓PDF par invité et organisation

–Journaux bruts uniquement

✗

Aucun code requis

✓

–Réparti sur plusieurs centres d’administration

✗Expertise PowerShell

Ce que les admins IT disent d’External User Manager

Découvrez l’avis des plus de 40 000 administrateurs qui confient leur environnement Microsoft 365 à External User Manager.

Nous avons tout de suite vu que c’était exactement ce qu’il nous fallait, parce que nous cherchions un outil offrant un processus de validation automatisé et un reporting clair.

Dimitri Morgenstern

Administrateur systèmes IT, riha Wesergold GmbH & Co. KG

Avec Teams Manager et External User Manager, la gestion de Microsoft Teams tourne en pilote automatique. Nous n’avons plus à nous en soucier et gardons pourtant une vue complète et le contrôle de tous les invités et de tous les Teams.

Michaël Schmitt

Administrateur réseau, Bioland e.V.

Teams Manager nous aide depuis 3 ans à garder notre environnement Microsoft 365 organisé et propre. Depuis 2022, nous avons aussi External User Manager à bord pour la gestion de nos invités. Nous sommes entièrement satisfaits de Solutions2Share et des apps Teams.

Guenther Kerndl

Interzero Circular Solutions Europe GmbH

Avec External User Manager, nous savons exactement quels utilisateurs invités ont accès à quels canaux et fichiers. Le processus de validation nous aide à garder une meilleure vue d’ensemble. Et le portail d’onboarding nous permet de respecter les règles internes en faisant signer un NDA à nos invités au préalable.

Artur Strzalkowski

Responsable de l’équipe conseil Microsoft 365, Digital Touch

External User Manager est très simple à utiliser, ultra rapide à installer et un excellent complément à une stratégie de gouvernance complète, même pour les PME. C’est notre application de référence dès qu’il s’agit de gérer les invités dans Microsoft 365.

Christian Gorn

Commercial, GABO mbH & Co. KG

Il y a toujours des clients qui ont besoin d’une meilleure façon, plus maîtrisable, de gérer les invités dans leur tenant. Surtout quand la personne responsable d’un invité ne fait pas partie de l’IT. External User Manager offre un ensemble de fonctions simples et rapides qui répond aux besoins de beaucoup de clients.

Hendrike Seidt

Consultante IT, Bechtle AG

Arrêtez de deviner. Reprenez la main.

Réservez une démo et découvrez comment External User Manager apporte visibilité et maîtrise sur chaque invité de votre tenant.

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Questions fréquentes

Tout ce que vous devez savoir sur External User Manager, de l’installation à la sécurité.

Combien de temps faut-il pour installer External User Manager ?

L’installation prend quelques minutes. External User Manager se déploie comme une application Microsoft Teams, sans infrastructure sur site. Après le consentement administrateur, vous connectez un compte de service et configurez vos règles pour les invités, ce qui prend plus de temps.

External User Manager fonctionne-t-il avec Microsoft Entra ID (Azure AD) ?

Oui. External User Manager gère les identités invitées dans Microsoft Entra ID. Quand vous approuvez une organisation invitée (édition Enterprise), il ajoute son domaine à la liste d’autorisation d’Entra ID. Vos stratégies d’accès conditionnel restent inchangées.

Puis-je voir tous les invités de l’ensemble de mon tenant ?

Oui. Un tableau de bord montre chaque invité de vos équipes et groupes Microsoft 365. Pour chaque invité, vous voyez qui en est responsable, quand il a été ajouté et quand sa prochaine révision d’accès est prévue. Les invités ajoutés en dehors d’External User Manager, par exemple via le partage SharePoint, apparaissent dans un onglet distinct.

Comment External User Manager gère-t-il les révisions d’accès ?

External User Manager lance des révisions d’accès régulières. Il prévient les approbateurs, par exemple les administrateurs, un groupe d’approbateurs ou les propriétaires d’équipe, qui confirment ou révoquent l’accès de l’invité. Le message dans Teams ou par e-mail ouvre la révision dans l’app. Si vous activez l’option, une révision restée sans réponse peut entraîner le retrait après un délai de grâce.

External User Manager est-il conforme au RGPD et à l’ISO 27001 ?

Oui. Nous sommes certifiés ISO 27001 et conformes au RGPD. External User Manager fonctionne comme un service hébergé dans des centres de données Microsoft Azure situés en Allemagne. Il stocke ce dont il a besoin, comme les données des invités, les demandes et les documents signés. Des auditeurs indépendants vérifient régulièrement notre sécurité.

Quel support est inclus ?

Chaque licence inclut un pack de support, et son contenu dépend du pack choisi. Les temps de réponse sont fixés dans un SLA. À partir du pack Standard, notre équipe Customer Success vous accompagne. Vous trouverez tous les packs sur notre page Tarifs.

Les invités sont un risque de sécurité, tant que vous n’avez pas la main dessus.

Des utilisateurs externes ont accès, et personne ne sait pourquoi

Révisions d’accès et retrait des invités automatisés

Vous n’avez aucune idée de qui a accès à quoi

Une visibilité complète sur les invités, dans un seul tableau de bord

Chaque audit tourne à l’opération pompier

Rapports d’audit par invité et par organisation

L’arrivée des invités traîne, leur départ n’a jamais lieu

Le cycle de vie des invités automatisé, du début à la fin