Главная страница » блог » Создание команд: все или никто?

Создание команд: все или никто?

Microsoft Teams Teams Manager

Одной из самых больших проблем с Microsoft Teams является предположение о том, что его можно без усилий применить к крупным организациям, и он может быть легко принята и используется интуитивно их пользователями. Однако это рискованное предположение при внедрении Microsoft Teams в организации со смешанным уровнем доверия и компетентности, так как несоответствия в использование и настройка различных команд.

Предоставление вашим сотрудникам возможности создавать команды самостоятельно и в соответствии с их потребностями повышает уровень принятия нового инструмента. Поскольку ваши сотрудники лучше всего знают, как должна быть структурирована команда для их задачи или проекта. Такой способ избавляет от ненужной длительной переписки с ответственным администратором по электронной почте по поводу требований и уменьшает уровень разочарования.

Присоединитесь или создайте команду в Microsoft Teams.

Тем не менее, это может привести к проблемам, если многие сотрудники имеют высокие полномочия доступа. Часто нет ясного определения, когда необходимо создавать команду, а когда будет достаточно канала или даже просто чата. Это также может привести к тому, что команды с одной и той же целью будут создаваться несколько раз. Это может быстро привести к неконтролируемому росту, который запутает ваших сотрудников множеством команд без какой-либо реальной пользы. Читайте здесь, как уберечь Microsoft Teams от такого создания.

Однако не рекомендуется полностью запрещать своим сотрудникам создавать команды, поскольку длительный процесс создания команды через ИТ-отдел может привести к прерыванию рабочего процесса, особенно когда эта команда необходима для продолжения работы. Это может вызвать разочарование у сотрудников и снизить мотивацию. Создание барьеров может показаться разумным решением для контроля над потоком информации, связанный с Microsoft Teams, но это может привести к обратному результату если не управлять с этими информациями осторожно и адекватно.

Для эффективного использования Microsoft Teams в компаниях это означает, что существует несколько вариантов управления неконтролируемым ростом Teams:

  • Создание команд разрешается всем сотрудникам. Это может работать в малом бизнесе. Однако для сотрудников рекомендуется проводить обучение, где пользователям объясняется, как использовать Microsoft Teams и когда необходимо создать новую команду. Это может занять много времени и стоить дорого.
  • Только нескольким тщательно выбранным пользователям разрешено создавать команды. Для этого необходимо отключить функцию создания команды для всех кроме небольшой группы опытных пользователей, расположенных в разных частях организации. Это содержит риск долгих почтовых переговоров о требованиях и нарушает рабочий процесс.
  • Другой вариант – добавить автоматическое “workflow” утверждение для запроса по созданию команд. Это дает вашим сотрудникам возможность самим создавать команды, а вашей компании – сохранять контроль. Существует несколько способов для имплементации этой функции, но подробнее об этом позже.

Поиск оптимального решения

Узнайте, как использовать Teams Manager.

Оптимальное решение во многом зависит от требований вашей компании. Однако даже при небольшом количестве сотрудников разрешать создавать команды полностью не рекомендуется. Поэтому ограничение является приемлемым решением, но оно не всегда практически осуществимо. Длительное время ожидания может подрывать саму цель Microsoft Teams – быстрая и простая совместная работа. Таким образом остается средний путь, который, как часто бывает, кажется наиболее эффективным. Workflow утверждения дает вашим сотрудникам достаточно свободы, чтобы не потерять мотивацию, а вам достаточно возможностей для вмешательства, чтобы оставаться под контролем. Остается проблема требований: особенно в крупных компаниях может быть полезно использовать шаблоны. С одной стороны, это экономит время, поскольку вкладки и каналы и т.д. уже предварительно сконфигурированы, а с другой стороны, компания может создавать спецификации, которые соблюдаются для каждого шаблона и следовательно для каждой созданной команды.

имплементировать решение

Существует несколько способов интеграции рабочего процесса “workflow”: с низким кодом, без кода и много кода.

Много кода

Для решения проблемы кодирования вы можете привлечь корпоративных разработчиков для написания веб-приложения, включающего базой данных бэкенда, фронтендом, созданным специально для Teams, и API для чтения/записи информации для просмотра или выполнения действий пользователями. Для того чтобы удовлетворить необходимые требования, также возможно решение на основе шаблонов, даже если оно сложно в реализации.

С низким кодом

Второй вариант заключается в том, чтобы сохранить простые возможности и использовать только Teams, SharePoint Online и Microsoft Flow. В этом решении с низким кодом Flows создаются как приложения внутри Teams. Все, что вам нужно, – это современный сайт SharePoint с публичным списком SharePoint, в котором собраны запросы, и группа сотрудников, в которой вы прикрепляете список запросов в качестве вкладки канала. Теперь необходимо добавить соединитель входящего webhook к каналу запроса в Team и создать рабочий процесс утверждения в Microsoft Flow с соответствующими триггерами. Как только сотрудник создает новый элемент в списке, запускается поток. Используя карточки коннекторов, кнопки действий “утвердить” и “отклонить” могут затем отображаться непосредственно в канале команды и редактироваться утверждающими лицами.Несмотря на то, что это решение гораздо проще и быстрее создать, чем собственное решение, здесь также необходим код. Подробности о создании рабочего процесса утверждения с помощью Teams, SharePoint и Flow можно найти в разделе Блог Microsoft Teams.

Без кода

Если вы пытаетесь избежать кодирования и и усилий, или если вы хотите создавать команды на основе шаблонов, готовых к работе, решение по обеспечению поставок – правильный выбор для вас. В дополнение к быстрому внедрения и простоты в обращении, это дает вам возможность создавать свои Команды на основе шаблонов. Это экономит много времени, поскольку вкладки и каналы и т.д. уже предварительно настроены, и дает вам возможность создавать спецификации, которые соблюдаются для каждого шаблона и следовательно для каждой созданной команды. В качестве инструмента для этой задачи мы рекомендуем использовать Teams Manager, который способен создавать команды на основе шаблонов, включая каналы, настройки, членов, предопределенные вкладки, Planner, OneNote и многое другое. Изменения в шаблоне могут быть легко синхронизированы со всеми командами, основанными на шаблоне.

Управляйте запросом в Teams Manager.

Teams Manager полностью интегрирован в Microsoft Teams и убеждает своим удобством для пользователя. Вы можете предоставить своим пользователям форму запроса на новые команды в приложении Microsoft Teams, полностью настраиваемом в соответствии с вашими потребностями. Как только появляется запрос на создание новой команды, запускается либо поток, предоставляемый Teams Manager, либо самостоятельно настроенный поток Microsoft Flow. Утверждающий теперь получает уведомление команды и электронное письмо и может одобрить или отклонить создание, а также добавить соответствующий комментарий. После этого пользователь будет уведомлен о принятом решении. Он также поставляется с дополнительными функциями управления, такими как архивирование и удаление даты, список запросов, список шаблонов, отчеты, а также обзор всех управляемых команд.

Составление отчетов в Teams Manager

резюме

Итак, все или никто? Ни один, ни другой способ не являются идеальным решением проблемы, но в некоторых случаях, например, для очень маленьких компаний или компаний с жесткими требованиями, может оказаться разумным. Собственные разработки могут стать дорогостоящими и отнять поэтому они имеют смысл только в случае очень особых требований, которые иначе невозможно выполнить. С помощью Teams Manager вы получаете для пользователя удобный и простой способ для рабочих процессов утверждения и дополнительные функции управления. Интеграция с приложением Teams выделяет это решение среди других и делает его очень интуитивно понятным в использовании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт защищен reCAPTCHA и применяются Политика конфиденциальности и Условия обслуживания применять.